Dedique menos tiempo a la nómina y más tiempo a hacer crecer su negocio.

¿Realmente vale la pena pagar por un software de nómina? Después de todo, si puede procesar la nómina de forma gratuita, ¿no debería hacerlo?

Si realmente disfruta de las matemáticas y del tiempo que implica procesar la nómina manualmente, entonces mantenga esa satisfacción.

Pero si busca una salida, es hora de empezar a considerar un software de nómina para su pequeña empresa. No solo le ahorra tiempo, sino que a largo plazo un proveedor de nómina en línea puede ahorrarle una suma considerable de dinero.

En lugar de calcular manualmente los salarios y los impuestos de sus empleados y de rellenar complicados formularios fiscales, un software de nómina como Gusto automatiza todo ese trabajo duro para usted.

Hay un montón de cosas que deben suceder cuando procesa la nómina.Cosas como:

• Calcular los salarios y el pago de horas extra

• Llevar el registro de los pagos por enfermedad y por vacaciones

• Calcular y retener los impuestos de las nóminas de sus empleados

• Enviar los pagos de impuestos a las agencias federales, estatales y locales

• Presentar los formularios trimestrales a tiempo

• Presentar los formularios anuales a tiempo

• Cumplir con los requisitos de nómina de cada estado

• Gestionar los beneficios de los empleados

Un buen servicio de nómina se encarga de todas estas cosas por usted. ¿Mejor aún? Se ocupa de todo esto en segundo plano, lo que significa que usted no tendrá que ocuparse cada vez que haya un formulario que presentar o un pago que enviar.

Con un software de nómina, usted tiene un único trabajo: procesar la nómina. El software hace el resto.

No necesariamente.

Claro, cuando usted hace la nómina por su cuenta, no tiene el costo del procesamiento de nómina, pero la contrapartida es el tiempo. Por muy simple que sea su nómina, siempre hay salarios que calcular, impuestos que retener y formularios que presentar.

La verdadera pregunta no es sobre el costo del software, sino sobre el valor de su tiempo.

Supongamos que usted tarda tres horas al mes en hacer la nómina de tres empleados. Y supongamos que el software de nómina cuesta $57 al mes. ¿Vale su tiempo más de $19 ($57/3) la hora?

¿Puede generar ingresos para su negocio en esas tres horas, en su lugar?

Si respondió que sí, entonces le cuesta más hacer la nómina a mano.

¿Y si contrata a alguien para que haga la nómina por usted? Pues bien, si le paga a esa persona más de $19 por hora, está perdiendo dinero.

Quizá leyó el ejemplo anterior y pensó: «¡No! Todavía me resulta más rentable procesar la nómina manualmente.» Puede parecer así, pero hay otras formas en que el software de nómina le ahorra dinero que no tienen que ver únicamente con el tiempo.

Aquí están los principales beneficios de usar un software de nómina en su pequeña empresa.

No hay forma de evitarlo. La nómina implica cálculos, y los cálculos son propensos a errores humanos. Por suerte, su software de nómina está programado para no cometer errores.

¿Qué ocurre si comete un error en el cálculo de la nómina? En el mejor de los casos lo detecta pronto y lo corrige en el siguiente pago (lo que significa más trabajo para usted). En el peor de los casos, no lo detecta y un empleado descontento lo demanda.

Incluso si su empleado no lo demanda, un error de nómina podría hacer que tenga que pagar impuestos sobre la nómina no pagados, además de intereses y sanciones por pago insuficiente. No se ponga en esa situación.

Procesar la nómina implica dos requisitos bastante importantes:

• Enviar al gobierno sus depósitos de impuestos a tiempo

• Presentar los formularios de impuestos sobre la nómina antes de sus fechas límite

En lo que respecta a realizar depósitos de impuestos federales, existen tres calendarios de pago para los empleadores:

• Trimestral

• Mensual

• Dos veces por semana

El calendario de depósitos semisemanal se basa en el día en que se paga la nómina. Por ejemplo, si la nómina se paga el lunes, su calendario de depósitos es diferente al que tendría si paga a los empleados el viernes.

Además, no puede simplemente elegir uno de estos calendarios: su calendario está determinado por su historial de nómina. Y tenga en cuenta que este es solo el calendario de depósitos de impuestos federales sobre la nómina. Cada estado tiene sus propias reglas.

¿Qué pasa si no paga sus impuestos federales a tiempo o conforme al calendario correcto? Usted deberá pagar una multa sobre los impuestos no pagados.

Aquí tiene un desglose de las sanciones del IRS por impuestos de nómina no pagados:

Supongamos que tiene $5,000 en depósitos de impuestos de nómina que debe realizar. Se ocupa y olvida la fecha límite. Pasan tres semanas y, de repente, recuerda pagar sus impuestos de nómina. Además de pagar los $5,000, ahora debe $500 en multas.

Eso no es todo. También tendrá que pagar intereses sobre los depósitos de impuestos no pagados, que van del 3% al 6%.

Bien, esos son sus pagos de impuestos sobre la nómina. ¿Y qué pasa con los formularios que está obligado a presentar? Si presenta su Formulario 940 o Formulario 941 tarde, el IRS también impone una multa.

La multa por presentar sus formularios fuera de plazo es del 5% del impuesto total adeudado por cada mes o fracción de mes en que la declaración esté retrasada. La multa máxima es del 25% del impuesto adeudado.

Y si no paga los impuestos que debe con el Formulario 940 o 941, el IRS le aplica una multa por falta de pago, que es del 0.5% del monto del impuesto no pagado por cada mes de retraso.

En resumen, perder incluso un solo depósito o una presentación de la nómina puede costarle cientos, o incluso miles, de dólares. El software de nómina determina su calendario de depósitos de impuestos federales y estatales, realiza sus depósitos a tiempo y presenta sus formularios de impuestos sobre la nómina antes de la fecha límite.

Lo complicado de la nómina es que existen leyes federales y estatales que usted debe cumplir. Desde requisitos de salario mínimo hasta los calendarios de fechas de pago y las tasas de retención de impuestos estatales y locales, cada estado (y a veces la ciudad y el condado) tiene su propio conjunto de leyes.

Cuando usted gestione la nómina por su cuenta, es responsabilidad suya aprender las leyes y mantenerse al tanto de los cambios. Usar por error la tasa de impuestos incorrecta podría resultar en multas por pago insuficiente. Si usted incumple las leyes laborales federales y estatales, sus empleados podrían denunciarlo ante la agencia de empleo de su estado — o incluso demandarlo.

El software de nómina se actualiza automáticamente con las tasas impositivas más recientes, por lo que usted no tiene que pasar su sábado por la noche revisando las leyes fiscales estatales.

Con un servicio de nómina en línea, sus empleados también pueden actualizar por sí mismos su información personal, como su estado civil para efectos de declaración, sus exenciones de retención y sus cuentas de depósito directo. Esto significa que usted no corre el riesgo de olvidar hacer cambios que podrían afectar los impuestos de su nómina.

La mayoría de los proveedores de nómina se integran con software de contabilidad como Xero y QuickBooks Online. Con una integración contable, el software sincroniza sus datos de nómina directamente en su programa de contabilidad.

En el nivel más básico, sincronizará:

• Salarios regulares

• Impuestos del empleador

• Reembolsos

• Pago por vacaciones

• Pago por enfermedad

• Horas extra

• Bonos

• Pasivos por beneficios

¿Qué significa esto para usted, el propietario de una pequeña empresa? Significa que no tiene que calcular manualmente cómo se distribuyen los montos entre salarios, impuestos y pasivos.

¿Qué significa esto para su contador o contable? Significa que su contable dedica menos tiempo a procesar los datos de la nómina, lo que le ahorra dinero.

El software de nómina también se integra con otros tipos de software, como programas de seguimiento de tiempo y gastos. Estas integraciones reducen drásticamente el tiempo que usted (o su contador) tarda en preparar la nómina, y disminuyen la probabilidad de errores.

Abandonar el mundo de la nómina manual puede resultar intimidante al principio, pero una vez que experimente los beneficios de usar software de nómina, no volverá atrás. Cada ejecución precisa de la nómina y cada depósito de impuestos realizado a tiempo mantiene dinero en su bolsillo — dinero que puede reinvertir directamente en su negocio