¿Qué beneficios tiene utilizar un software de nóminas?
¿Vale la pena pagar por un software de nóminas? Al fin y al cabo, si puedes hacer la nómina gratis, ¿no deberías seguir así?
Si realmente disfrutas de hacer las cuentas y dedicarle el tiempo que requiere hacer la nómina manualmente, sigue haciéndolo.
Pero si estás buscando una salida, es el momento de considerar un software de nóminas para tu pequeña empresa. No solo te ahorrará tiempo, sino que, a largo plazo, tu proveedor de nóminas en línea puede ayudarte a ahorrar mucho dinero.
¿Qué incluye el software de nóminas para pequeñas empresas?
En lugar de calcular los salarios e impuestos de tus empleados a mano y presentar complicados formularios de impuestos, un software de nómina, como Gusto, automatiza todo ese trabajo por ti.
Muchas cosas deben ocurrir para hacer la nómina, entre ellas están:
- Cálculo de salarios y horas extra
- Gestión del pago por enfermedad y por vacaciones
- Cálculo y retención de impuestos de los sueldos de los empleados
- Envío de pagos de impuestos a organismos federales, estatales y locales
- Presentación puntual de los formularios trimestrales
- Presentación puntual de los formularios anuales
- Cumplimiento de los requisitos estatales en materia de nóminas
- Gestión de beneficios para los empleados
Un buen servicio de nóminas se encarga de todas estas cuestiones por ti. Y aún mejor. Gusto realiza estas funciones en segundo plano, lo que significa que no te molestaremos cada vez que debas presentar un formulario o enviar un pago.
Con el software de nómina, solo tienes un trabajo que hacer, ingresar la nómina. El software se encarga del resto.
Pero ¿no es más barato administrar las nóminas manualmente?
No necesariamente.
Sin duda, cuando haces la nómina por tu cuenta, te ahorras el costo del procesamiento de nóminas, pero en cambio, inviertes más tiempo. Por más sencilla que sea tu nómina, siempre hay que calcular salarios, retener impuestos y presentar formularios.
La verdadera cuestión no es el costo del software, sino el valor de tu tiempo.
Supongamos que te lleva tres horas al mes hacer la nómina de tres empleados. Y supongamos que el software de nóminas cuesta $57 al mes. ¿Tu tiempo vale más de $19 la hora ($57/3)?
En cambio, ¿no podrías generar ingresos para tu empresa en esas tres horas?
Si las respuestas son afirmativas, significa que te sale más caro administrar las nóminas a mano.
¿Y si contratas a alguien para que te gestione las nóminas? Si pagas a esa persona más de $19 la hora, estás perdiendo dinero.
“Lo que más me gusta de Gusto es que me quita de encima mucho trabajo tedioso relacionado con las nóminas y me permite centrarme en mi empresa.”
Cómo te ahorra tiempo y dinero el software de nóminas
Al leer el ejemplo anterior quizá pensaste: “No. Sigue siendo más rentable para mí hacer las nóminas manualmente”. Puede parecer así, pero el software de nóminas te ahorra dinero en otras formas que no tienen nada que ver con el tiempo.
A continuación listamos las principales ventajas de utilizar un software de nóminas para tu pequeña empresa.
1. Cálculos precisos
Es inevitable. La nómina implica hacer cuentas, y los humanos son propensos a cometer errores en matemáticas. Por suerte, nuestro software de nóminas está programado para no cometer errores.
¿Qué ocurre si cometes un error en el cálculo de la nómina? En el mejor de los casos, lo detectas a tiempo y haces una corrección en la siguiente nómina (lo que significa más trabajo para ti). Pero, en el peor de los casos, no lo detectas y un empleado descontento te demanda.
Aunque tu empleado no te demande, un error en la nómina puede traer como consecuencia tener que pagar impuestos impagados sobre la nómina, además de intereses y multas por pago insuficiente. No te expongas a esto.
2. Pagos y declaraciones de impuestos sobre nómina puntuales
La gestión de la nómina implica dos requisitos muy importantes:
- Enviar puntualmente los depósitos de impuestos al gobierno
- Presentar los formularios de impuestos sobre la nómina en los plazos establecidos
A la hora de realizar los depósitos de impuestos federales, existen tres cronogramas de pago para los empleadores:
- Trimestral
- Mensual
- Bisemanal
El calendario de depósitos quincenales se basa en el día de pago de la nómina. Por lo tanto, si la nómina se paga el lunes, el calendario de ingresos es diferente al de pagar a los empleados el viernes.
Además, no puedes elegir por tu cuenta el calendario, este lo determina tu historial de nóminas. Y ten en cuenta que esto es solo el calendario federal de depósitos de impuestos sobre nómina. Cada estado tiene sus propias normas.
¿Qué ocurre si no pagas tus impuestos federales a tiempo o en el plazo previsto? Tendrás que pagar una multa por los impuestos impagados.
A continuación, mostramos un desglose de las multas del IRS por impago de impuestos sobre la nómina:
| Días de retraso | Multa |
|---|---|
| 1-5 | 2% |
| 6-15 | 5% |
| 16+ | 10% |
| Más de 10 días después de la primera factura del IRS | 15% |
Supongamos que tienes que pagar $5,000 por concepto de impuestos sobre la nómina. Estás muy ocupado y se te olvida plazo establecido. Pasan tres semanas y, de repente, te acuerdas de pagar los impuestos sobre la nómina. Además de pagar $5,000, ahora debes $500 de multa.
Eso no es todo. También tendrás que pagar intereses sobre los depósitos de impuestos impagados, que oscilan entre el 3 % y el 6 %.
Bien, esos son tus pagos de impuestos sobre la nómina. ¿Y los formularios que debes presentar? Si presentas el formulario 940 o el formulario 941 fuera de plazo, el IRS también te impone una multa.
La multa por presentar los formularios fuera de plazo es del 5 % de la deuda tributaria total por cada mes o mes parcial de retraso en la presentación de la declaración. La multa máxima es del 25 % del impuesto adeudado.
Y si no pagas los impuestos que debes con los formularios 940 o 941, el IRS te cobra una multa por impago, que es del 0.5 % del importe del impuesto impagado por cada mes de retraso.
La conclusión es que omitir un solo depósito o presentación de nómina puede costarte cientos e incluso miles de dólares. El software de nómina calcula tu calendario de depósitos de impuestos federales y estatales sobre nómina, paga tus depósitos a tiempo y presenta tus formularios fiscales de nómina antes de los plazos establecidos.
“Nos dan seguro médico, dental, de la vista y de vida. Es muy sencillo y satisfactorio; tenemos excelentes opciones y tarifas aunque seamos un equipo muy pequeño.”
3. Cumplimiento de las leyes
Lo difícil de las nóminas es la existencia de las leyes federales y estatales que debemos cumplir. Cada estado —y, a veces, cada ciudad y condado— tiene sus propias normas, desde los requisitos de salario mínimo hasta los calendarios de pago y tipos de retenciones de impuestos estatales y locales.
Si haces la nómina por tu cuenta, tienes que conocer las leyes y estar al tanto de los cambios. Utilizar un tipo impositivo incorrecto accidentalmente puede acarrear multas por pago insuficiente. Si infringes las leyes laborales federales o estatales, tus empleados podrían denunciarte ante las autoridades laborales, e incluso demandarte.
El software de nóminas se actualiza automáticamente con los tipos impositivos más recientes, para que no tengas que pasarte la noche investigando las leyes fiscales estatales.
Con un servicio de nóminas en línea, tus empleados pueden actualizar ellos mismos su información personal, como el estado de las declaraciones, las retenciones y las cuentas de depósito directo. De este modo, no corres el riesgo de olvidarte de hacer los cambios que podrían repercutir en tus impuestos sobre nómina.
4. Contabilidad y otras integraciones de software
La mayoría de los proveedores de nóminas se integran con programas de contabilidad como Xero y QuickBooks Online. Con este tipo de integración, el software sincroniza tus datos de nómina directamente con el programa de contabilidad.
En el nivel más básico, se sincronizará lo siguiente:
- Salarios regulares
- Impuestos del empleador
- Reembolsos
- Pagos por vacaciones
- Pagos por enfermedad
- Horas extra
- Bonos
- Pasivos por beneficios
¿Qué significa esto para ti como propietario de una pequeña empresa? Significa que no tienes que calcular manualmente las divisiones entre los salarios, los impuestos y los pasivos.
¿Qué significa esto para tu contador? Esto significa que tu contador dedicará menos tiempo a procesar los datos de las nóminas, lo que te ahorra dinero.
El software de nóminas también se integra con otros tipos de software, como los programas de administración de tiempo y gastos. Estas integraciones reducen drásticamente el tiempo que dedicas tú o tu contador a preparar las nóminas, y disminuye las probabilidades de errores.
Salir del mundo de las nóminas manuales puede parecer desmoralizante al principio, pero cuando experimentes los beneficios de utilizar un software de nóminas, nunca regresarás al pasado. Cada nómina correcta y cada depósito de impuestos oportuno mantienen tu dinero en tu bolsillo, dinero que puedes invertir en tu empresa.
