¿Cómo debe configurar la nómina por primera vez? Guía completa para empleadores

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Tenemos algo que decirle: usted es increíble. Ha iniciado su negocio y ahora está en el punto en que está listo para contratar a algunos empleados nuevos y configurar la nómina.

Es un gran hito para usted —y ha creado un puesto de trabajo para otra persona. ¿Qué tan genial es eso?

Por emocionante que sea crecer, conlleva un nuevo conjunto de desafíos. Términos como "estructura empresarial" y "EIN" están entrando en su vocabulario, y probablemente esté empezando a experimentar algunas emociones confusas que son el polo opuesto de la euforia que ha sentido hasta ahora.

Lo entendemos; hemos ayudado a miles de propietarios de negocios en ritos de paso como configurar la nómina por primera vez.

Hemos dividido los pasos en dos partes: qué hacer antes de configurar la nómina y cómo poner en marcha el proceso. Aquí tiene nuestro mejor consejo para cumplir la mayoría de los requisitos normativos para administrar la nómina, al mismo tiempo que ahorra tiempo y se protege de las sanciones del IRS.

Aquí tiene lo que necesitará atender antes de configurar la nómina

Los pasos 1–4 se centran en preparar la información antes de que realmente pueda abordar la nómina. Afortunadamente, completará la mayoría de estos pasos solo una vez. Tómese unos días para reunir los siguientes datos y regístrese en las cuentas correspondientes:

Paso 1: Obtenga un EIN

Antes de poder contratar a nadie, debe obtener un EIN (Número de identificación del empleador) del IRS. En caso de que la terminología resulte confusa, a menudo la gente también se refiere a los EIN como "ID fiscal del empleador."

Usará su EIN para reportar impuestos y otra información al IRS y a las agencias estatales.

Solicite un EIN en línea y listo — su primera tarea estará hecha.

Paso 2: Obtenga un número de identificación comercial local o estatal (si es necesario)

Algunos gobiernos estatales y locales exigen que las empresas tengan números de identificación para el procesamiento de impuestos. Póngase en contacto con los funcionarios de su gobierno local y estatal para averiguar si necesita un número de identificación fiscal adicional.

Sabemos que es un poco molesto, pero una vez que lo haya hecho, podrá tacharlo de la lista con orgullo.

Paso 3: Reúna la información de su equipo

Ahora que se está convirtiendo en empleador, será responsable de presentar informes e impuestos en nombre de su equipo. Estos son los datos (y formularios) que deberá tener a mano para cada empleado o contratista que contrate:

• Nombre completo

• Fecha de inicio o finalización del empleo

• Número de identificación fiscal (número de Seguro Social o EIN)

• Fecha de nacimiento

• Dirección actual

• Detalles de compensación: Asegúrese de dejar por escrito los detalles sobre la compensación para prevenir que surjan desacuerdos.

• Form I-9 para verificar la elegibilidad de los empleados para trabajar en los EE. UU.

• Un W-4 para empleados (o un W-9 para contratistas independientes)

Tenga en cuenta que recopilar esta información es solo el primer paso. Para mantener el cumplimiento, también deberá hacer cosas como enviar el formulario I-9 de sus empleados para su verificación.

Aquí tiene la lista completa (y todos los enlaces que necesita) para cumplir con los requisitos el primer día de sus empleados.

Pero estamos hablando de configurar la nómina, así que centrémonos en lo que necesita hacer para pagar a sus empleados (y mantenerlos satisfechos).

Paso 4: Clasifique a sus empleados

Antes de siquiera pensar en sumar los números de la nómina, necesita determinar quién es un contratista independiente y quién es un empleado a tiempo completo o parcial. Incluso si esto parece obvio, existen definiciones legales de cada uno —y diferencias entre ambos— que afectan cuánto les debe realmente y cómo debe retener sus impuestos. Si no está claro, el IRS le ayudará a resolverlo si completa Form SS-8.

¿Por qué es tan importante clasificar correctamente a los empleados? Bueno, si clasifica por error a un empleado como contratista independiente, por ejemplo, no le retendría impuestos sobre la renta ni pagaría impuestos sobre la nómina. Eso significa que podría verse obligado a reembolsar impuestos sobre la nómina como consecuencia de su error.

Sin mencionar que podría tener que enmendar sus impuestos y potencialmente pagar intereses o sanciones. Según un informe del Economic Policy Institute, estudios en varios estados han mostrado que entre el 10 y el 20 por ciento de los empleadores clasifican incorrectamente a sus empleados como contratistas independientes. Dado que por lo general los empleados cuestan a las empresas entre un 25 y un 30 por ciento más que los contratistas, querrá asegurarse de hacerlo bien.

Del mismo modo, la FLSA establece distinciones entre empleados exentos y no exentos—es decir, aquellos que no son elegibles para cosas como horas extra y aquellos que sí lo son.

Ahora está listo para ponerse manos a la obra

¡Felicidades! Tiene toda la información que necesitará para configurar su nómina. Los pasos 5–7 lo guiarán por el resto del proceso.

Paso 5: Elija un período de pago

El día de pago será un día que sus empleados apreciarán, pero ¿qué día debería ser realmente? ¿Y con qué frecuencia debería ser?

Hay tres cosas en las que debe pensar para elegir el calendario de nómina adecuado:

1. ¿Qué exige su estado? Consulte esta lista de recursos federales y estatales sobre nómina para ver si existen restricciones sobre cuándo o cómo puede ejecutar la nómina.

2. ¿Cuándo es lo mejor para usted? La nómina es el mayor gasto para muchas pequeñas empresas. ¿Causará ejecutar la nómina problemas de flujo de efectivo? ¿Hay un periodo en el que le resulte más conveniente procesarla? Antes de que sus empleados cobren, establezca su calendario de manera que le resulte cómodo.

3. ¿Qué necesitan sus empleados? No olvide que la nómina trata de cuidar a su equipo. Básicamente le entregan su trabajo a crédito, y puede ser difícil para ellos si tienen que esperar un mes para cobrar. Intente conocer sus necesidades y preferencias, especialmente si es probable que tengan problemas de flujo de efectivo propios.

Una vez que decida cuál será su período de pago, asegúrese de informar a sus empleados para que puedan planificar en consecuencia.

Paso 6: Elija un sistema de nómina

¿Usará bloc y lápiz? ¿O un servicio en línea tendrá más sentido?

El negocio de calcular la nómina puede ser un poco difícil, y los propietarios de pequeñas empresas dedican entre una y cinco horas al mes intentando hacerlo bien.

Querrá investigar sus opciones y asegurarse de configurar un método de nómina que le ayude a ahorrar tiempo y le permita acertar en todos los detalles. Un proveedor de nómina debe ser fácil de usar y estar diseñado para crecer con su empresa. Por supuesto, el proveedor de nómina también debe ajustarse a su presupuesto. 

Al elegir la empresa de nómina adecuada, pregunte a otros emprendedores qué usan y recomiendan, consulte reseñas en línea y decida si desea gestionar la nómina internamente o subcontratarla. Aquí tiene algunas preguntas a considerar cuando esté revisando sus opciones:

• ¿Es fácil de usar? La nómina puede ser complicada, por lo que querrá asegurarse de que el proveedor de nómina le guíe a través de un proceso fluido. Aquí hay algunas señales de que tendrá una experiencia de usuario sin problemas: La plataforma funciona bien en dispositivos móviles, tiene una estructura de menús intuitiva y contiene texto fácil de leer, botones claramente etiquetados y colores atractivos.

• ¿Podría usarlo usted mismo? Aunque planee contratar a un contable, debería poder usar la mayoría de las funciones por su cuenta. Pregunte al proveedor si tiene una demostración del software y navegue por el servicio usted mismo. ¿Entiende la terminología? ¿Se aplican las funciones a su negocio? ¿Ofrece el proveedor una función de chat en vivo y otras opciones de ayuda?  

• ¿Puede crecer con su empresa? Haga una lista de sus necesidades actuales y futuras de nómina y verifique si el proveedor las satisface.

Paso 7: Es hora de ponerse en marcha

Una vez que tenga todo en orden y haya decidido aspectos como los períodos de pago, podrá empezar a pagar a las personas. Esperamos que parte de la emoción que siente por su negocio esté volviendo.

También es un buen momento para compartir detalles importantes sobre el proceso de nómina con los empleados. Por ejemplo, cuándo pueden esperar cobrar, cómo se les pagará (por ejemplo, cheque escrito frente a depósito directo), y cualquier deducción de la que deban estar al tanto. Añada estos detalles a su manual del empleado.

Recuerde, sin embargo, que emitir unos cuantos cheques de pago no es el final del camino. Si solo desea conocer lo básico de lo que necesita, puede dejar de leer ahora mismo. Si quiere saber lo que deberá hacer una vez que haya configurado la nómina por primera vez, siga leyendo.

Mejores prácticas continuas de nómina

Procese la nómina a tiempo, siempre

Cumpla puntualmente con la nómina en cada periodo de pago. Esto mantiene a los empleados contentos y evita que cometa errores como pagar de más a los empleados (o, peor aún, pagarles de menos) porque se ha apresurado al procesarla.

Tenga en cuenta también que muchos estados tienen requisitos sobre cuán pronto debe proporcionar el último cheque de pago a un empleado que se va, por lo que es bueno tener el hábito de respetar un día de pago regular cada mes.

Presente los impuestos de la nómina a tiempo

Asegúrese de cumplir el plazo del IRS para los impuestos de nómina, para que no reciba la sanción por falta de depósito del 10% del IRS.

También deberá pagar los impuestos de nómina municipales y estatales a tiempo durante todo el año, o arriesgarse a recibir cientos o incluso miles de dólares en multas adicionales de las agencias fiscales locales. Y, según el estado, puede que necesite solicitar una cuenta de seguro de desempleo estatal. 

Aquí tiene una tabla rápida que puede usar para rastrear los principales vencimientos de depósito y presentación a lo largo del año:

Sea meticuloso y complete los formularios correctamente

Antes de presentar sus impuestos de nómina, asegúrese de alinear todas esas columnas y líneas, luego verifíquelo tres veces para asegurarse de que cada partida corresponda a su estado financiero y a los informes de nómina. Los errores implican tener que rehacer todo, lo que puede costar mucho tiempo y dinero en el futuro.

Mantenga registros de nómina impecables

Cada vez que ejecute la nómina, deberá retener el impuesto federal sobre la renta, Medicare y el Seguro Social de la paga de sus empleados. Cada trimestre, deberá presentar Form 941, también conocido como la Declaración Federal Trimestral del Empleador, para informar cuánto retuvo (junto con los formularios de retención específicos del estado).

Organice y encuentre un lugar seguro para conservar hasta cuatro años de formularios I-9, W-2, W-4, formularios estatales de nuevos empleados y copias de todos sus formularios fiscales presentados (Form 941, Form 940 y formularios fiscales estatales). También deberá mantener las fechas y los montos de todos los depósitos de impuestos, hojas de tiempo y talones de pago.

Mantenga todo archivado para todos los empleados activos y conserve esos archivos al menos tres años después de que un empleado sea despedido. Consulte con la oficina laboral de su estado y verifique también las leyes federales para asegurarse de que está registrando todo lo que se requiere.

Este paso puede facilitar la detección de problemas antes de que surjan y puede ayudar a que las auditorías transcurran sin problemas (en caso de que lleguen a ocurrir).

Tenga a mano estas listas de verificación de nómina

Hay mucho que tener en cuenta al administrar la nómina, desde encontrar los formularios fiscales que necesita hasta recordar fechas importantes y más. Es fácil pasar por alto uno o dos —o tres— formularios, por eso hemos preparado algunas listas de verificación rápidas para ayudarle a tener todos esos detalles claros.

Su equipo de nómina

¡La nómina es complicada! Por eso suele ser un esfuerzo de equipo. Esto es quiénes podrían necesitar involucrarse en su proceso de nómina:

• Su proveedor de nómina

• Un contable u otro profesional financiero

• Un socio de recursos humanos

Una vez que reúna su equipo de nómina, es hora de dividir y conquistar. Cada persona se encargará de su parte del proceso de nómina y se reunirán cuando sea necesario. Si su empresa es pequeña y aún no cuenta con un equipo de finanzas o RR. HH., no hay problema. Solo asegúrese de decidir quién será responsable de ingresar regularmente los números de nómina y aprobar la nómina. 

Formularios

Necesitará completar y presentar varios formularios fiscales para la nómina. Los hemos reunido en una lista aquí:

• Form I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo

• Form SS-8, Determinación del estatus del trabajador a efectos de impuestos federales sobre el empleo y retención del impuesto sobre la renta

• Form W-4, Certificado de retenciones del empleado

• Form W-2, Declaración de salarios e impuestos

• Form W-9, Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación (para contratistas independientes)

• Form 941, Declaración federal trimestral del empleador

• Form 940, Declaración anual federal del empleador del impuesto de desempleo (FUTA)

• Formularios estatales de reporte de nuevos empleados

• Formularios estatales y locales de retención

Configurar una cuenta de Gusto

Si decide asociarse con Gusto para administrar la nómina, reúna estos datos antes de configurar su cuenta: 

• Direcciones: Esto incluye la dirección física donde trabajan los empleados en los EE. UU., incluidos los empleados remotos. 

• Información del empleado: Necesitará el nombre, la fecha de contratación, el supervisor, la dirección de trabajo, el correo electrónico del empleado y la información de compensación para cada empleado. Si no dispone de algunos de estos datos, puede invitar a los empleados a que ingresen su propia información. 

• Información fiscal federal: Esto incluye el EIN federal de su empresa, el tipo de compañía y el nombre legal de la entidad.

• Información fiscal estatal: Necesitará información de registro y cumplimiento para cada estado donde trabajen los empleados. 

• Datos bancarios: También necesitaremos el número de ruta y el número de cuenta de la cuenta corriente de su empresa. 

• Calendario de pago: Necesitaremos detalles sobre el período de pago de su empresa, como la primera fecha de pago y los días cubiertos en cada ciclo de pago. 

• Historial de nómina: Esto incluye información sobre la nómina del año anterior, para que podamos calcular y reportar impuestos con precisión. Puede omitir este paso si está configurando su primera nómina.

• Datos del firmante: ¿Quién debe firmar los cheques de pago? Necesitaremos el nombre del firmante, título, número de Seguro Social, fecha de nacimiento, número de teléfono y dirección de domicilio. 

Puede ser mucho que asimilar, pero la buena noticia es que solo tiene que configurar la nómina una vez. Después de esa primera vez, debería establecer una rutina para encargarse de sus responsabilidades semanales y mensuales de nómina, y luego preparar las declaraciones y los informes fiscales trimestrales y de fin de año. Pero con el tiempo se vuelve más fácil.

Y muy pronto se sorprenderá de lo bien que lo hace (y cómo se desenvuelve) con la nómina.

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