Tenemos que decirte algo: eres una persona asombrosa. Pusiste en marcha tu empresa y ahora estás listo para contratar algunos empleados y configurar la nómina por primera vez.
Es un gran logro para ti y has creado un puesto de trabajo para otra persona. ¿No es genial?
Si bien es muy emocionante, hacer crecer una empresa implica una serie de dificultades. Términos como “estructura empresarial” y “EIN” comienzan a formar parte de tu vocabulario, y es probable que empieces a sentir algunas emociones ambiguas que son el polo opuesto de la euforia que habías sentido hasta ahora.
Lo entendemos; hemos ayudado a miles de propietarios de empresas a superar diferentes etapas; entre ellas, configurar la nómina, (payroll), por primera vez.
En esta guía para configurar la nómina por primera vez, En esta guía para configurar la nómina por primera vez, dividimos los pasos en dos partes: qué hacer antes de crear la nómina para un empleado y cómo iniciar el proceso. Aquí te ofrecemos nuestros mejores consejos para cumplir con la mayoría de los requisitos reglamentarios para administrar la nómina. Te ayudarán a ahorrar tiempo y protegerte de las sanciones del IRS.
Qué hacer antes de crear la nómina para un empleado
Los pasos 1 a 4 consisten en la preparación de la información antes de crear la nómina para un empleado. Por suerte, la mayoría de estos pasos se realizan una sola vez. Tómate unos días para reunir los siguientes datos y registrar las cuentas correspondientes:
Paso 1: Obtén un EIN
Para poder contratar a alguien, necesitas obtener un EIN (número de identificación de empleador) del IRS. Para decirlo en términos simples, la gente también suele referirse a los EIN como “identificación fiscal del empleador”.
Usarás tu EIN para informar sobre los impuestos y otros datos al IRS y a los organismos estatales.
Solicita un EIN en línea y ¡listo!, acabas de completar tu primera tarea.
Paso 2: Obtén una identificación local o estatal de la empresa (si es necesario)
Algunos gobiernos estatales y locales exigen que las empresas tengan números de identificación para procesar los impuestos. Ponte en contacto con las autoridades locales y estatales para averiguar si necesitas un número de identificación fiscal adicional.
Si bien puede ser molesto, una vez que hayas terminado, podrás tachar con satisfacción esta tarea de la lista.
Paso 3: Determina la información de tu equipo
Ahora que pasas a ser un empleador, serás responsable de presentar informes e impuestos en nombre de tu equipo. Estos son los datos (y formularios) que deberás tener a mano para cada empleado o contratista que incorpores:
- Nombre completo
- Fecha de inicio o finalización de la relación laboral
- Número de declaración de impuestos (número de la seguridad social o EIN)
- Fecha de nacimiento
- Dirección actual
- Detalles de la remuneración:
- asegúrate de poner por escrito los detalles de la remuneración para evitar que surjan desacuerdos.
- El formulario I-9 para verificar la elegibilidad de los empleados para trabajar en los EE. UU.
- Un W-4 para los empleados (o un W-9 para los contratistas independientes)
Ten en cuenta que reunir esta información es solo el primer paso. Para cumplir con la normativa, también deberás hacer otros trámites, como presentar el formulario I-9 de tus empleados para su verificación.
Aquí tienes la lista completa (y todos los enlaces que necesitas) para cumplir con la normativa el primer día de trabajo de tu empleado.
Pero estamos aquí para hablar sobre cómo establecer la nómina, así que vamos a centrarnos en lo que debes hacer para que tus empleados cobren (y estén contentos).
Paso 4: Clasifica a tus empleados
Antes de pensar en hacer cuentas y totalizar la nómina, debes determinar quién es contratista independiente y quién es empleado de tiempo completo y de tiempo parcial. Aunque parezca obvio, las definiciones legales de cada uno —y las diferencias entre ambos— influyen en la cantidad que les corresponde y en la forma de retener sus impuestos. Si no está claro, puedes llenar el formulario SS-8 para que el IRS te ayude a averiguarlo.
¿Por qué es tan importante clasificar correctamente a los empleados? Porque si accidentalmente clasificas a un empleado como contratista independiente, por ejemplo, no le retendrás impuestos sobre la renta ni pagarás ningún impuesto sobre la nómina. Eso significa que puedes verte obligado a reembolsar los impuestos sobre la nómina como resultado de este error.
Y, lo que es peor, podrías tener corregir tu presentación de impuestos y pagar intereses o sanciones. Según un informe del Instituto de Política Económica de los EE. UU., estudios en varios estados demostraron que del 10 % al 20 % de los empleadores clasifican erróneamente a sus empleados como contratistas independientes. Dado que los empleados suelen costar a las empresas del 25 % al 30 % más que los contratistas, hay que asegurarse de clasificarlos correctamente.
Del mismo modo, la FLSA distingue entre empleados exentos y no exentos (en otras palabras, los que tienen derecho a horas extras y los que no, entre otras diferencias).
Ya estás listo para entrar en acción
¡Felicitaciones! Ya tienes toda la información que necesitas como guía para configurar la nómina por primera vez. Los pasos 5 a 7 te guiarán a través del resto del proceso.
Paso 5: Elige un período de pago
Tus empleados esperarán ansiosos el día de pago, pero ¿qué día debería pagarles? ¿Y con qué frecuencia?
Hay tres elementos que debes tener en cuenta para elegir el cronograma de nómina correcto:
- ¿Cuáles son los requisitos de tu estado? Consulta esta lista de recursos de nóminas federales y estatales para ver si hay alguna restricción sobre cuándo o cómo puedes administrar la nómina.
- ¿Cuándo es mejor para ti? La nómina es el mayor gasto para muchas pequeñas empresas. ¿La nómina te causará problemas de liquidez? ¿Hay algún período en el que te resulte más conveniente el pago? Antes de que tus empleados puedan cobrar lo que corresponde, establece tu cronograma de la manera más cómoda para ti.
- ¿Qué necesitan tus empleados? No olvides que el objetivo de la nómina es cuidar a tu equipo. Básicamente, te brindan su trabajo a crédito y puede ser difícil para ellos tener que esperar un mes para cobrar. Intenta hacerte una idea de sus necesidades y de lo que prefieren, sobre todo si tienen sus propios problemas de liquidez.
Una vez que decidas cuál será el período de pago, infórmaselo a tus empleados para que puedan planificar en consecuencia.
Paso 6: Escoge un sistema de nómina
¿Usarás una libreta y un lápiz? ¿O un servicio en línea es más razonable?
Calcular las nóminas puede ser una tarea ardua y los propietarios de pequeñas empresas dedican entre una y cinco horas al mes tratando de hacerlo bien.
Es conveniente que investigues tus opciones y te asegures de establecer un método de cálculo de nómina que te ayude a ahorrar tiempo y te permita conocer bien todos los detalles. Un proveedor de nómina debe ser fácil de usar y estar diseñado para crecer con tu empresa. Por supuesto, el proveedor de nómina también debe ajustarse a tu presupuesto.
Para elegir la empresa de nóminas adecuada, pregunta a otros empresarios cuál utilizan y recomiendan, busca opiniones en línea y decide si quieres manejar la nómina internamente o subcontratarla. Estas son algunas preguntas que debes tener en cuenta a la hora de analizar tus opciones:
- ¿Es fácil de usar? La nómina puede ser complicada, por lo que debes asegurarte de que el proveedor de nómina te guíe a través del proceso. Estos son algunos indicios de que tendrás una experiencia de usuario sin complicaciones: la plataforma funciona bien en dispositivos móviles, tiene una estructura de menús intuitiva, y cuenta con textos fáciles de leer, botones claramente etiquetados y colores atractivos.
- ¿Puedo usarla yo mismo? Incluso si piensas contratar a un contador, debes poder usar la mayoría de las funciones tú mismo. Pregunta al proveedor si tiene una copia de demostración del software y úsalo por tu cuenta. ¿Entiendes la terminología? ¿Sus características se aplican a tu empresa? ¿El proveedor ofrece una función de chat en tiempo real y otras herramientas de ayuda?
- ¿Puede crecer con mi empresa? Haz una lista de tus necesidades actuales y futuras en materia de nómina, y verifica si el proveedor las satisface.
Paso 7: Llegó la hora
Una vez que te hayas organizado y hayas decidido determinadas cuestiones, como los períodos de pago, podrás empezar a pagar a tus empleados. Esperamos que parte del entusiasmo que sientes por tu empresa esté resurgiendo.
También es un buen momento para compartir con los empleados detalles importantes sobre el proceso de nómina. Por ejemplo, cuándo cobrarán, cómo cobrarán (con cheque o por depósito directo) y cualquier deducción que deban conocer. Agrega estos detalles al manual del empleado.
Pero recuerda que después de pagar los sueldos queda mucho camino por recorrer. Si solo quieres saber lo mínimo indispensable, puedes dejar de leer ahora mismo. Si quieres saber qué tendrás que hacer una vez que hayas establecido la nómina por primera vez, sigue leyendo.
Recomendaciones para el pago continuo de la nómina
Procesa la nómina a tiempo, siempre
Paga la nómina a tiempo en cada período de pago. Mantiene a los empleados contentos y evita que se cometan errores, como pagar de más a los empleados (o peor aún, pagarles de menos) por apresurarse al elaborarla.
Ten en cuenta también que muchos estados tienen requisitos sobre el plazo de pago del último sueldo a un empleado que se marcha, por lo que es bueno tener el hábito de cumplir con un día de pago regular cada mes.
Presenta las declaraciones de impuestos sobre la nómina a tiempo
Asegúrate de cumplir con la fecha límite del IRS para los impuestos sobre la nómina, de modo que no se te imponga la multa del 10 % por no depositar.
También deberás pagar a tiempo los impuestos sobre la nómina de la ciudad y del estado a lo largo del año, o te arriesgarás a recibir cientos o incluso miles de dólares en multas adicionales de las agencias tributarias locales. Y, según el estado, es posible que debas solicitar una cuenta de seguro de desempleo estatal.
Esta es una tabla simple que puedes usar para hacer un seguimiento rápido de los principales plazos de depósito y presentación a lo largo del año:
| Impuestos | Cuándo depositar | Formulario que se debe presentar | Fecha límite de presentación |
| Seguridad social, Medicare y el impuesto federal sobre la renta | Mensual o bisemanalmente | Formulario 941 | Trimestralmente: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero |
| Impuestos sobre la renta estatal y local | Varía | Varía | Varía |
| Impuesto federal para el desempleo (FUTA) | Trimestralmente: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero | Formulario 940 | 31 de enero |
| Impuesto/Seguro estatal para el desempleo | Varía | Varía | Varía |
Sé meticuloso y llena los formularios correctamente
Antes de presentar tus impuestos sobre la nómina, asegúrate de alinear todas esas columnas y reglones, y luego verifica varias veces que cada elemento de la línea se corresponde con tu estado financiero y tus informes de nómina. Los errores implican volver a hacerlo todo, lo que puede costar mucho tiempo y dinero en el futuro.
Mantén unos registros de nómina impecables
Cada vez que administres la nómina, tendrás que retener el impuesto federal sobre la renta, Medicare y la seguridad social de los pagos de tus empleados. Cada trimestre, deberás presentar el formulario 941, también conocido como la declaración federal trimestral de impuestos del empleador, para informar cuánto retuviste (junto con los formularios de retención específicos de cada estado).
Organiza y asigna un lugar seguro para guardar, hasta por cuatro años, los formularios I-9, W-2, W-4, los formularios estatales de nueva contratación y copias de todos los formularios presentados (941, 940 y de impuestos estatales). También debes conservar las fechas y los importes de todos los depósitos de impuestos, los controles de asistencia y talones de pago (pay stubs).
Guarda esto en los archivos de todos los empleados activos y guarda también los archivos de los empleados despedidos por al menos tres años. Verifica los requisitos con la oficina del trabajo de tu estado y vuelve a verificar las leyes federales para asegurarte de cumplir con todo lo que se exige.
Este paso puede facilitar la detección de problemas antes de que surjan y puede ayudar a que las auditorías (en caso de que las haya) se lleven a cabo sin problemas.
Ten a mano estas listas de comprobación de nómina
Hay mucho que considerar a la hora de administrar la nómina, desde encontrar los formularios fiscales que necesitas hasta recordar las fechas importantes, entre otras cosas. Es fácil pasar por alto un formulario o dos —o tres—, así que hemos preparado listas de comprobación rápida para ayudarte a mantener todo en orden.
Tu equipo de nómina
La nómina es complicada. Por eso, suele ser un trabajo de equipo. A continuación, te indicamos a quiénes debes incluir en tu proceso de nómina:
- A tu proveedor de nómina
- A un contador o a otro especialista financiero
- A un socio comercial de recursos humanos
La filosofía ideal en materia de nómina es “divide y vencerás ”. Cada persona se encargará de su parte del proceso de nómina y se reunirán cuando sea necesario. Si tu empresa es pequeña y todavía no tienes un equipo de finanzas o de recursos humanos, no hay problema. Solo asegúrate de decidir quién será el responsable de ingresar periódicamente los números de la nómina y de aprobarla.
Formularios
Deberás llenar y presentar varios formularios de impuestos para la nómina. Los tenemos en esta lista:
- Formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo
- Formulario SS-8, determinación de la condición laboral de un trabajador para la retención de impuestos federales e impuesto sobre la renta
- Formulario W-4, certificado de retenciones del empleado
- Formulario W-2, estado de salarios e impuestos
- Formulario W-9, solicitud y certificación del número de identificación del contribuyente (para contratistas independientes)
- Formulario 941, declaración federal trimestral de impuestos del empleador
- Formulario 940, declaración anual del empleador del impuesto federal para el desempleo (FUTA)
- Formularios estatales de notificación de nuevas contrataciones
- Formularios de retenciones estatales y locales
Crear una cuenta en Gusto
Si decides asociarte con Gusto para administrar la nómina, reúne estos datos antes de configurar tu cuenta:
- Direcciones: esto incluye la dirección física donde trabajan los empleados en los EE. UU., incluidos quienes trabajan a distancia.
- Información de los empleados: necesitarás nombre, fecha de contratación, gerente, dirección del trabajo, dirección de correo electrónico e información de remuneración de cada empleado. Si te falta alguno de estos datos, puedes pedir a los empleados que ingresen su propia información.
- Información para impuestos federales: esto incluye el EIN federal de tu empresa, el tipo de compañía y el nombre legal de la entidad.
- Información para los impuestos estatales: necesitarás información sobre el registro y el cumplimiento de la normativa en cada estado en el que trabajen los empleados.
- Datos bancarios: también necesitaremos el número de ruta y el número de cuenta corriente de tu empresa.
- Cronograma de pago: necesitaremos datos sobre el período de pago de tu empresa, como el primer día de pago y los días que abarca cada ciclo de pago.
- Historial de nóminas: esto incluye información sobre la nómina del año anterior, para que podamos calcular e informar los impuestos con precisión. Omite este paso si estás estableciendo tu primera nómina.
- Datos del firmante: ¿quién debe firmar los cheques de pago de sueldos? Necesitaremos el nombre, cargo, número de seguridad social, fecha de nacimiento, número telefónico y dirección del firmante.
Puede parecer mucho, pero lo bueno es que solo tienes que configurar la nómina por primera vez. Después, debes mantener el hábito de ocuparte de tus responsabilidades semanales y mensuales en materia de nómina, y luego preparar la presentación trimestral de impuestos y de fin de año, y los informes correspondientes. Pero se vuelve más fácil con el tiempo.
Y muy pronto te sorprenderás de lo mucho que dominas la nómina.
Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.
