Calculadora de sueldo para empleados asalariados de Virginia
Procesar la nómina, o payroll, en Virginia no tiene por qué ser una tarea pesada. Aquí encontrarás las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre los impuestos sobre la nómina de los empleados y los empleadores.
Impuestos sobre la nómina en Virginia
1. ¿Virginia tiene un impuesto sobre los ingresos personales (Personal Income Tax)?
Sí. Virginia usa un sistema de impuestos progresivo con tasas que van del 2 % al 5.75 %. La mayoría de los contribuyentes estará en la categoría del 5.75 %, ya que los ingresos superiores a $17,000 anuales se gravan a la tasa más alta.
2. Al haber diferentes tasas, ¿cómo sé cuánto debo retener de los sueldos de mis empleados?
Para determinar la cantidad de impuestos que debes retener no basta con multiplicar el salario por la tasa tributaria. La cantidad de la retención también se calcula en función del número de exenciones que un empleado solicita.
Mediante el formulario VA-4, cada empleado te notificará sus exenciones. En función de esto y de las tablas de impuestos, puedes calcular la cantidad de la retención. Por suerte, con unos pocos clics, los programas de nóminas, o payroll, pueden realizar este cálculo por ti.
Si tu empleado no te proporciona el formulario VA-4, deberás retener el impuesto como si no se hubieran solicitado exenciones. Lamentablemente, no puedes reemplazarlo por el formulario federal W-4 para calcular la retención de Virginia.
3. ¿Mis empleados deben completar un formulario VA-4 cada año?
No. Solo se necesita un formulario VA-4 nuevo cuando el empleado deba ajustar el número de exenciones. Esto suele ocurrir cuando se produce un cambio en la vida que puede influir en los impuestos, como casarse o divorciarse. Los empleados deben (idealmente) proporcionarte el formulario nuevo en un plazo de diez días a partir del cambio.
4. ¿Cuándo debo pagar la retención de impuestos de Virginia al estado?
La cantidad de impuestos que retienes cada mes determina la frecuencia con la que debes pagar. Las frecuencias de presentación son las siguientes:
- Trimestral
- Mensual
- Bisemanal
- Por temporada
Si contratas a más empleados y empiezas a retener más impuestos, puede que tu frecuencia de presentación cambie. Si esto ocurre, el estado te lo notificará.
5. Además de pagar el impuesto, ¿tengo que presentar formularios?
Sí. Deberás presentar las declaraciones del impuesto sobre la nómina en el formulario VA-5 o VA-16, según tu frecuencia de presentación. Además, todos los empleadores deben presentar un informe anual resumido en el formulario VA-6 antes del 31 de enero para el año anterior. Ten en cuenta que debes presentar la declaración del impuesto sobre la nómina incluso si no debes ningún impuesto.
6. ¿Virginia tiene un impuesto para el desempleo?
Sí. Los empleadores pagan a Virginia el impuesto para el desempleo sobre los primeros $8,000 del salario de sus empleados cada año. Las tasas base oscilan entre el 0.33 % y el 6.43 %, según tu historial de solicitudes.
Al igual que ocurre con la retención de impuestos, deberás presentar un informe y pagar el impuesto. El impuesto para el desempleo de Virginia se paga cada trimestre a la Comisión de Empleo de Virginia.
7. ¿Cuál es el umbral del salario en Virginia?
Dado que Virginia no tiene su propio umbral del salario, se adhiere al umbral del salario federal, que ahora es de $684 por semana (lo que equivale a $35,568 por año para quienes trabajan todo el año). El Departamento de Trabajo permite a los empleadores contabilizar algunas bonificaciones, comisiones y otros pagos de incentivos para alcanzar el nivel salarial estándar (hasta un 10 %). Los empleados que ganan al menos $107,432 al año calificarían como receptores de una “remuneración alta”. Consulta esta hoja informativa del Departamento de Trabajo para obtener más detalles.
8. ¿Mi compañía está obligada a tener un seguro de indemnización por accidentes laborales en Virginia?
Los requisitos para obtener una indemnización por accidente laboral varían según el estado; esta tabla resume algunos de estos requisitos. Si determinas que tu compañía está obligada a contratar un seguro de indemnización por accidentes laborales en tu estado, infórmate sobre cómo adherirte a este seguro con Gusto.
A veces, las compañías reciben una solicitud de auditoría de la indemnización por accidentes laborales. Para obtener más información, lee este artículo y haz clic en el menú desplegable sobre los informes de auditoría de la indemnización por accidentes laborales.
9. ¿Hay otras normas y leyes de Virginia que deba conocer?
Ten en cuenta lo siguiente:
Nuevas contrataciones: los empleadores están obligados a informar sobre los empleados nuevos o recontratados al directorio estatal
en un plazo de 20 días desde su contratación.
Fechas de pago: los empleados asalariados deben cobrar al menos una vez al mes.
Último sueldo: cuando un empleado se marcha, debes proporcionarle el último sueldo a más tardar en la siguiente fecha de pago habitual programada.
Talones de pago (pay stubs): debes proporcionar a cada empleado un talón de pago que incluya:
- El número de horas trabajadas
- La tarifa de pago
- El salario bruto
- La cantidad y el motivo de las deducciones, si las hay
Impuestos sobre la nómina federales en Virginia
1. ¿Cómo funciona el impuesto FICA?
La Ley de Contribuciones Federales al Seguro Social, o impuesto FICA, se compone del impuesto de Medicare y el de la seguridad social.
En 2022, el impuesto de la seguridad social exige que los empleadores y empleados aporten, cada uno, el 6.2 %
de los salarios hasta $147,000. El impuesto de Medicare exige que cada uno aporte el 1.45 % del total de los salarios. Consulta el sitio web del IRS para obtener detalles, como los umbrales máximos.
| Impuesto de la seguridad social | El 6.2 % sobre los primeros $147,000 del salario de cada empleado cada año |
| Impuesto de Medicare | El 1.45 % sobre la totalidad del salario del empleado cada año |
2. ¿Debo retener el impuesto federal sobre la renta del sueldo de mis empleados?
Sí, a menos que algún empleado esté exento del impuesto federal sobre la renta. Sabrás si alguno está exento cuando completen el formulario W-4.
Los empleados deben completar el formulario W-4 cuando comienzan a trabajar para ti. La información de este formulario determinará la cantidad de impuestos que retendrás. Cuestiones como el estado de la declaración de impuestos y el número de dependientes influyen en la cantidad que se retiene.
Guarda los formularios W-4 con tus registros de nóminas. No debes enviarlos al IRS.
3. ¿Debo pagar otros impuestos federales sobre la nómina?
Deberás pagar el impuesto federal para el desempleo y es posible que algunos de tus empleados deban pagar el impuesto adicional de Medicare.
Impuesto federal para el desempleo
Al igual que el estado, el gobierno federal también tiene un impuesto para el desempleo. Se llama FUTA, por sus siglas en inglés, y es un impuesto anual que los empleadores pagan sobre los primeros $7,000 del salario de cada empleado. La tasa del FUTA para el año 2022 es del 6 %, pero la mayoría de los empleadores solo tienen que pagar el 0.6 % cada año.
Impuesto adicional de Medicare
Algunos de tus empleados pueden tener que pagar el impuesto adicional de Medicare. Si tienes empleados que ganen más de $200,000 al año, debes retenerles el 0.9 % sobre el excedente.
4. ¿Cómo le pago estos impuestos federales al IRS?
El IRS exige que pagues estos impuestos de forma anual, trimestral, mensual o bisemanal, según la cantidad de impuestos que te corresponda pagar.
El FICA, el impuesto federal sobre la renta y el impuesto adicional de Medicare se pagan, con mayor frecuencia, mensual o bisemanalmente. El pago anual o trimestral de estos impuestos no es una opción. Sin embargo, cada trimestre tendrás que presentar un resumen en el formulario 941.
Por lo general, el impuesto federal para el desempleo se paga anualmente mediante el formulario 940. Pero a los empleadores con un impuesto de más de $500 se les exige el pago trimestral.
Esperamos que te sientas más seguro para procesar tu nómina en Virginia. Si no deseas hacerlo tú mismo, Gusto está aquí para ayudarte.
Descargo de responsabilidad
La información proporcionada por la Calculadora de Impuestos del Empleador es para información general y cálculos aproximados. Es posible que no se contabilicen todos los impuestos o tasas que se aplican a tu empresa, o que no estén totalmente al día. Gusto, Inc. (cuyo nombre comercial es “Gusto”) no promete ni garantiza que la información de la Calculadora de Impuestos del Empleador sea exacta o completa, y Gusto renuncia expresamente a toda responsabilidad, pérdida o riesgo en que incurran los empleadores o empleados como resultado directo o consecuencia indirecta de su uso. Al usar la Calculadora de Impuestos del Empleador, renuncias a cualquier derecho o reclamo que puedas tener contra Gusto en relación con su uso.
