Tu empresa está creciendo. Sin duda, es una etapa muy emocionante, pero antes de que puedas sacar provecho a la ayuda adicional, tienes que averiguar cómo hacer la nómina, o payroll.

Hay cuatro formas de administrar un servicio de payroll y gestionar la nómina para pequeñas empresas. Puedes:

(Si ya sabes cómo quieres administrar la nómina, pasa a la sección correspondiente para aprender exactamente cómo hacerlo).

Esta guía te explicará cómo gestionar la nómina para pequeñas empresas manualmente, junto con las principales ventajas y desventajas de adoptar ese método. También te mostraremos tus otras opciones en caso de que la nómina manual no sea para ti.

Determinar quiénes deben estar en tu nómina

Primero lo primero: antes de empezar a hablar sobre cómo administrar la nómina tú mismo, vamos a explicar rápidamente para quiénes tienes que administrar la nómina.

Como empleador, puedes emplear a diversos trabajadores, {1>tanto empleados como contratistas<1}; por ejemplo, puedes contratar trabajadores de tiempo completo y de tiempo parcial para un empleo estable y a largo plazo, y traer a contratistas independientes para proyectos puntuales.

Entonces, la pregunta es: ¿quiénes deben estar en tu nómina?

Como empleador, tienes la obligación legal de incluir a todos los empleados en tu nómina, tanto si están designados a tiempo completo como a tiempo parcial, exentos o no exentos. Tendrás que retener todos los impuestos sobre nómina y la renta locales, estatales y federales pertinentes de los sueldos de tus empleados.

Los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Por lo tanto, si empleas a contratistas, no necesitas administrar la nómina ni retener nada de sus cheques; en su lugar, les emitirás un cheque por la tarifa completa por hora o por proyecto y, a partir de ahí, ellos se encargarán de calcular lo que deben de impuestos y de pagarlos a las autoridades correspondientes.

Algunos empleadores intentan eludir el pago de los impuestos sobre la nómina clasificando erróneamente a los empleados como contratistas independientes, pero esto puede acarrear serios problemas con el IRS, como penalizaciones, multas e incluso la cárcel.

Por eso, es importante entender las diferencias entre empleados y contratistas independientes, clasificar a tu equipo en consecuencia y asegurarte de que todos los trabajadores que entren en la categoría de “empleados” estén incluidos en tu nómina.

Cómo gestionar la nómina tú mismo

La única solución gratuita para procesar la nómina para pequeñas empresas es hacerla a mano. El software de nóminas, los contadores y los contables cobran una tarifa por el servicio.

Si no tienes fondos adicionales para destinar a un servicio de payroll, el método “hágalo usted mismo” puede ahorrarte algo de dinero. Hacer payroll y nóminas manuales no es la tarea más sencilla, pero equipado con los conocimientos adecuados, tiempo y una calculadora robusta, puedes hacer la nómina de tu pequeña empresa tú mismo.

A continuación, te explicamos cómo hacer la nómina manualmente.

Qué debes hacer antes de empezar a administrar la nómina

Es fácil dejarte llevar por la idea de contratar a tu primer empleado, pero hay algunas cosas que debes hacer como nuevo empleador antes de empezar a entrevistar candidatos.

Son tareas puntuales que debes realizar antes de poder administrar la nómina.

1. Obtener un número de identificación federal del empleador (FEIN)

Un número de identificación federal del empleador, comúnmente llamado EIN, es un número que el IRS usa para identificar y rastrear los pagos y formularios del impuesto sobre la nómina de tu empresa. Es como un número de seguridad social para tu empresa.

Si administras la nómina, estás obligado a obtener un EIN. Por suerte, obtener un EIN es gratis y fácil.
Puedes solicitar uno directamente en el sitio web del IRS y obtener más información en esta reseña sobre el EIN.

2. Registrarte en el sistema de pago electrónico de impuestos federales (EFTPS)

Una parte importante de la administración de la nómina implica el pago de los impuestos sobre la nómina a tiempo. El EFTPS es un sistema de pago gratuito que te permite pagar tanto tus impuestos federales sobre la nómina como los impuestos federales para el desempleo directamente desde tu computadora.

Si utilizas un servicio de nómina, puedes omitir este paso, ya que ellos enviarán los pagos de impuestos por ti.

Comienza con el EFTPS aquí, en su sitio web.

3. Registrarte como empleador en tu estado

Antes de hacer tu propia nómina, también deberás registrarte como empleador en tu estado. Cada estado tiene un proceso de registro y requisitos diferentes; la mayoría de los estados exigen que los empleadores se registren también en los organismos que recopilan información tributaria (como el Departamento de Impuestos y el Departamento del Trabajo específicos del estado), así que consulta los requisitos de registro de la pequeña empresa de tu estado para empezar.

4. Conocer las leyes laborales y salariales federales y estatales

Cuando se usa un servicio automatizado de nómina, normalmente no es necesario tener un conocimiento tan profundo de las leyes salariales y tributarias, ya que suelen estar aplicadas en el software.

Pero si no lo usas, es importante que conozcas las leyes salariales y laborales pertinentes antes de administrar la nómina. Algunas de estas leyes se refieren a cuestiones como la frecuencia de administración de la nómina y la información que debes proporcionar en los talones de pago de tus empleados. Esto puede ser complicado, porque hay normas federales, estatales e incluso locales que debes cumplir.

La regla general es que debes aplicar la ley que proporcione el mayor beneficio a tus empleados. Por ejemplo, si el salario mínimo federal es de $7.25 por hora, pero el salario mínimo de tu ciudad es de $15 por hora, le pagarás a tu empleado $15 por hora.

Estas son las leyes relacionadas con las nóminas que no puedes dejar de conocer:

Si usas un servicio de nómina en línea, no tendrás que profundizar tanto en tu investigación. El servicio de nómina puede ayudarte a cumplir con cuestiones como los requisitos de los talones de pago, o pay stubs, y las retenciones de los impuestos federal para la discapacidad y local sobre la renta.

5. Elegir el cronograma de nómina o día de pago

Antes de contratar a alguien, deberás decidir la frecuencia con la que administrarás la nómina. Recuerda consultar las leyes laborales de tu estado sobre la frecuencia del día de pago antes de definir el cronograma.

6. Pedir a los empleados que completen el papeleo para las nuevas contrataciones

Después de que contrates a un empleado nuevo, este deberá completar el papeleo para las nuevas contrataciones. Estos formularios son obligatorios y proporcionan los datos que necesitas al administrar la nómina.

Ten en cuenta que muchos servicios de payroll en línea pueden encargarse de este tipo de papeleo por ti al permitir que los empleados presenten electrónicamente los formularios exigidos.

Debes reunir lo siguiente:

Algunos servicios de payroll envían estos formularios a los empleados nuevos por correo electrónico, e incluso les dejan presentar sus formularios y documentos electrónicamente.

7. Informar al estado sobre tus nuevas contrataciones

Lo último que deberás hacer es informar sobre tu nueva contratación a la agencia de información sobre nuevas contrataciones de tu estado. Cada estado tiene su propia agencia de información sobre nuevas contrataciones y sus requisitos de datos.

Haz clic en este PDF para ver una lista de los requisitos para las nuevas contrataciones y las agencias respectivas en cada estado.

Por lo general, si usas un servicio de payroll, puedes omitir este paso, ya que la mayoría informará sobre tus nuevas contrataciones por ti.

Qué debes tener antes de administrar la nómina manualmente

Bien, por fin estás listo para administrar el payroll y las nóminas. Pero antes de hacerlo, es útil tener algunos elementos a mano.

  • El W-4 de los empleados
  • Las tablas de retenciones del impuesto federal sobre la nómina:
  • las tablas de retenciones se encuentran en la publicación 15-T.
  • Las tasas de retención del impuesto sobre la nómina estatal o local: si estás obligado a retener el impuesto sobre la renta estatal o local, también necesitarás las tablas de impuestos o las tasas de retención de tu estado.

Cómo gestionar la nómina para pequeñas empresas manualmente

Al fin llegó el momento de administrar la nómina. Hay tres fases principales en el proceso de elaboración manual de la nómina:

  • Administrar la nómina
  • Pagar los impuestos sobre la nómina
  • Presentar los formularios de impuestos trimestrales y anuales

Cada fase tiene sus propios pasos. Aunque al principio pueda parecer abrumador, concéntrate en seguir las instrucciones paso a paso.

Administrar la nómina

1. Calcula el salario bruto de tus empleados

El salario bruto es el importe o la cantidad total del salario que gana tu empleado antes de las deducciones de la nómina, como las aportaciones a la jubilación, los beneficios médicos y las retenciones de impuestos sobre la nómina.

La forma de calcular el salario bruto de tu empleado dependerá de si se trata de un empleado por horas o de un empleado asalariado.

Para los empleados por hora, multiplica el total de las horas que hayan trabajado en el período de pago por su salario por hora. Por ejemplo, si le pagas a Riley $15 por hora y trabajó 64 horas en el período de pago quincenal, así calcularías su salario bruto:

$15 x 64 = $960

Para los empleados asalariados, divide el salario total anual por el número de períodos de pago que tienes a lo largo del año. Por ejemplo, el salario anual de Riley es de $60,000 y tienes 24 nóminas al año.
Su salario bruto en cada período de pago es de $2,500.

$60,000/24 = $2,500

El salario bruto también incluye:

Si tu empleado recibe cualquiera de estos durante un período de pago, deberás sumarlo a su salario básico.

2. Calcula las deducciones antes de impuestos de tus empleados y réstalas del salario bruto

Las deducciones antes de impuestos son deducciones de la nómina que tu empleado quiere retener voluntariamente de su sueldo. Los ejemplos más comunes son los siguientes:

Estas deducciones se restan del salario bruto de tu empleado antes de que se calculen los impuestos sobre la nómina. Eso significa que disminuyen los ingresos imponibles de tu empleado.

Digamos que Riley aporta $200 por período de pago a su plan de jubilación y $100 por período de pago a su prima de seguro médico. Deducirás estas aportaciones de su sueldo bruto:

Sueldo bruto $2,500
Aportación a la jubilación – $200
Seguro médico – $100
Salario bruto imponible* $2,200

Esta cifra puede diferir en función del tipo de impuesto, ya que no todas las deducciones antes de impuestos están exentas de todos los impuestos. Por ejemplo, los beneficios médicos están excluidos del impuesto FICA sobre la nómina (más información al respecto a continuación) y del impuesto federal sobre la renta, pero las aportaciones para la jubilación no están excluidas del FICA . Asegúrate de volver a verificar a qué impuestos están sujetas las deducciones de tu empleado.

3. Calcula las retenciones de impuestos federales de tus empleados y réstalas de sus sueldos

Ahora que sabes el salario bruto imponible de tu empleado, el siguiente paso es calcular y retener los impuestos obligatorios sobre la nómina. Se trata de la parte de los impuestos sobre la nómina que le corresponden al empleado. Más tarde, calcularás la parte que te corresponde a ti.

Hay dos tipos de impuestos federales sobre la nómina:

  • Impuesto FICA sobre la nómina (FICA)
  • Impuesto federal sobre la renta (FIT)

Impuestos FICA sobre la nómina

Los impuestos FICA sobre la nómina se destinan a la seguridad social y Medicare de tu empleado.
El impuesto total es del 15.3 % del salario bruto imponible del empleado. Los empleados son responsables de pagar la mitad (7.65 %) del impuesto y tú, el empleador, eres responsable de la otra mitad (7.65 %).

Así es como se distribuye la parte del empleado:

  • Impuesto de la seguridad social: 6.2 %
  • Impuesto de Medicare: 1.45 %

Aunque los empleados pagan la mitad de sus impuestos FICA sobre la nómina, tú eres responsable de restar ese pago de sus sueldos y enviarlo al gobierno.

Así se calcularían los impuestos FICA sobre la nómina del sueldo de Riley:

Sueldo bruto $2,500
Seguro médico – $100
Salario bruto imponible (FICA) $2,400*
Impuesto de la seguridad social (6.2%) – $148.80
Impuesto de Medicare (1.45%) – $34.80
Salario neto después de los impuestos FICA sobre la nómina $2016.40

*¡Un momento! ¿Qué pasó con la deducción de la aportación a la jubilación? Las aportaciones a la jubilación están sujetas al impuesto FICA sobre la nómina, por lo que no las hemos deducido del sueldo bruto de Riley.

Parece bastante fácil, ¿no? Pero hay que saber dos cosas importantes:

  • La base salarial de la seguridad social: existe un límite en el número de salarios sujetos al impuesto de la seguridad social; esto se denomina base salarial de la seguridad social. En 2021, la base salarial es de $142,800. Si tu empleado gana más de $142,800, no retendrás el impuesto de la seguridad social sobre los salarios mayores a $137,700.
  • Impuesto adicional de Medicare: si tu empleado gana más de $200,000 de salario bruto imponible, está obligado a pagar un impuesto adicional del 0.9 % sobre los salarios superiores a $200,000.

Estos casos especiales hacen que debas llevar un control minucioso de lo que pagas a tus empleados a lo largo del año.

Impuesto federal sobre la renta

Hay dos métodos para calcular la retención del impuesto federal sobre la renta de tu empleado:

  • Método de la categoría salarial
  • Método de los porcentajes

Si tu empleado gana más de $100,000 al año, no puedes usar el método de la categoría salarial y debes usar el método de los porcentajes. Si tu empleado gana menos de $100,000 al año, puedes usar cualquiera de los dos métodos. El método de las categorías salariales es más sencillo que el de los porcentajes, por lo que, si puedes elegir, esta será la opción más fácil.

En 2020, el IRS publicó un formulario W-4 nuevo para los empleados. La forma de calcular las retenciones de los empleados variará en función del tipo de W-4 que use tu empleado.Para la mayoría de las empresas, hay cuatro formas diferentes de calcular la retención de un empleado:

  • Método de las categorías salariales para empleados con un W-4 de 2020 o posterior
  • Método de las categorías salariales para empleados con un W-4 de 2019 o anterior
  • Método de los porcentajes para empleados con un W-4 de 2020 o posterior
  • Método de los porcentajes para empleados con un W-4 de 2019 o anterior

Si el método de las categorías salariales o el de los porcentajes no es la mejor opción para tu sistema o equipo de nóminas, el IRS ofrece métodos alternativos para calcular las retenciones de los empleados, incluidos los salarios anualizados, los salarios promedio estimados, los salarios acumulados o el empleo durante parte del año.

Consulta la publicación 15-T del IRS para obtener instrucciones detalladas para cada método.
Para el ejemplo, nos basaremos en el método de las categorías salariales para empleados con un W-4 de 2020 o posterior.

Paso 1: En este paso, ajustarás el salario del empleado basándote en la información de su W-4.
Deberás tener en cuenta cualquier renta o deducción adicional que tu empleado haya anotado en su W-4. Después de tener en cuenta todos estos factores, tendrás el importe del salario ajustado de tu empleado.

Digamos que Riley prevé ganar $12,000 de renta por dividendos durante el año. No planea solicitar ninguna deducción adicional. El proceso es el siguiente:

Salario bruto imponible $2,200
Número de períodos de pago 24
Otras rentas no procedentes del empleo (la cantidad anual figura en el W-4 de Riley, en el paso 4, línea 4a) $12,000
Otras rentas contabilizadas durante el período de pago actual (divide el total de las rentas anuales por el número de períodos de pago) $500
Importe del salario ajustado (suma su salario imponible a sus otras rentas) $2,700

Paso 2: Ahora que sabes el importe del salario ajustado de tu empleado, es el momento de calcular tu importe de retención provisional. Para hacerlo, debes saber lo siguiente:

  • Tu frecuencia de pago
  • El estado de la declaración del empleado
  • Si tu empleado marcó la casilla del paso 2 del formulario W-4
Step 2: Multiple Jobs or Spouse 
Works (IRS Form W-4)

A continuación, abre la publicación 15-T del IRS y busca la tabla de categorías salariales que se corresponda con tu cronograma de pagos, el estado de la declaración del empleado y el importe de su salario ajustado.

Por ejemplo, presentas la nómina quincenalmente, y Riley declara como soltero y no marcó ninguna casilla en el paso 2. Según la tabla de categorías salariales, el importe provisional de la retención es de $304.

IRS Wage Bracket Table

Paso 3: A continuación, deberás tener en cuenta los créditos tributarios adicionales, como los dependientes de tu empleado. Mira el W-4 de tu empleado y la línea 3 del paso 3. Allí es donde tu empleado declara a sus dependientes.

Step 3: Claim Dependents (IRS Form W-4)

Divide el número de la línea 3 por el número de períodos de pago. A continuación, resta ese total al importe de la retención provisional de tu empleado que obtuviste en el paso 2.

Así es como funciona para Riley, que tiene un hijo menor de 17 años.

Amount from Step 3 on Form W-4 $2,000
Número de períodos de pago 24
Crédito tributario para el período de pago actual (divide el importe del paso 3 por el número de períodos de pago) $83.33
Importe ajustado de la retención (el importe provisional de la retención del paso 2 menos el crédito tributario) $219.67

Paso 4: ¡Ya casi lo tienes! El último paso es agregar las retenciones adicionales que tu empleado solicitó en su W-4. Para encontrar esta información, ve al paso 4, línea c, del W-4 de tu empleado.

Step 4 (optional): Other Adjustments (IRS Form W-4)

Suma esa cifra al importe de la retención ajustada del paso 3. El total es el importe final de la retención.

Por ejemplo, Riley solicitó que se le retuvieran $50 adicionales de su sueldo en cada período de pago. El paso 4 se ve así.

Retención adicional del W-4 $50
Retención ajustada (del paso 3) + $219.67
Retención del empleado para el período $269.67

Ahora juntemos todo eso para calcular el sueldo neto de Riley después de sus retenciones del impuesto federal sobre la renta.

Sueldo bruto $2,500
Aportación a la jubilación – $200
Seguro médico – $100
Salario bruto imponible (FICA) $2,400
Salario bruto imponible (FIT) $2,200
Impuesto de la seguridad social (6.2%) – $148.80
Impuesto de Medicare (1.45%) – $34.80
Salario neto después de los impuestos FICA sobre la nómina $2,016.40
Retenciones del impuesto federal sobre la renta – $269.67
Sueldo neto $1744.73

4. Impuesto estatal sobre la renta y otros impuestos estatales

Según el estado en el que te encuentres, es posible que también debas retener impuestos estatales o locales sobre la renta de los sueldos de tus empleados. Algunos estados incluso exigen que se retengan impuestos estatales adicionales.

Consulta al Departamento del Trabajo de tu estado para saber qué debes retener.

5. Calcula otras deducciones voluntarias y obligatorias de la nómina, y réstalas del sueldo

Hay otras deducciones voluntarias y obligatorias de la nómina que puedes retener después de los impuestos. Un ejemplo de deducción voluntaria de la nómina después de impuestos son las cuotas sindicales del trabajador, que este elige pagar.

Las deducciones obligatorias de la nómina son deducciones que estás obligado a retener y que el empleado no elige. Se denominan embargos salariales y se deducen de los sueldos de tus empleados.

Los embargos pueden ser por manutención de los hijos impaga, préstamos estudiantiles en mora, impuestos adeudados, deudas de tarjetas de crédito y facturas médicas adeudadas.

El gobierno te notificará si tu empleado tiene un embargo salarial. La notificación te indicará cuándo comenzar y finalizar los embargos, cuánto retener y dónde enviar los fondos.

Luego, restarás el embargo salarial de los “ingresos disponibles” de tu empleado. Los ingresos disponibles son los ingresos de tu empleado después de las deducciones obligatorias de la nómina, pero antes de sus deducciones voluntarias, como las aportaciones a la jubilación y al seguro médico.
La definición de ingresos disponibles varía según el estado. En algunos estados, el seguro médico forma parte de los ingresos disponibles. Consulta al Departamento de Nóminas de tu estado para conocer su definición de ingresos disponibles. Digamos que estás obligado a embargar el 15 % de los ingresos de Riley.

Así calcularías el sueldo de Riley:

Sueldo bruto $2,500
Impuesto de la seguridad social (6.2%) – $148.80
Impuesto de Medicare (1.45%) – $34.80
Retención del impuesto federal sobre la renta – $269.67
Ingresos disponibles $2,045.73
Embargo salarial (15%) – $306.86
Sueldo neto después de impuestos y embargo $1,737.87
Aportación a la jubilación – $200
Seguro médico – $100
Sueldo neto $1,437.87

6. Paga a los empleados y registra los totales de las nóminas

Una vez calculada la nómina de cada empleado, es el momento de pagarles.

Si tu estado te exige que proporciones un talón de pago (lo que ocurre en la mayoría de los estados), asegúrate de incluir un talón de pago en el sueldo. Además, asegúrate de consultar los requisitos de los talones de pago de tu estado. Algunos estados tienen requisitos estrictos para los talones de pago.

Este es un ejemplo de un talón de pago:

Example of a Gusto Earnings Statement

Este es también un excelente momento para registrar los totales de la nómina de cada empleado.
Esto será útil más adelante, cuando tengas que pagar los impuestos sobre nómina y presentar los formularios trimestrales y anuales.

Para cada empleado, debes registrar lo siguiente:

  • Sueldo neto
  • Deducciones voluntarias
  • Impuestos FICA sobre la nómina
  • Retenciones federales, estatales y locales
  • Embargo salarial total

7. Calcula los impuestos federales sobre la nómina del empleador

Como empleador, pagas dos tipos de impuestos federales:

  • Impuestos FICA sobre la nómina
  • Impuesto FUTA sobre la nómina

Tú pagas la mitad de los impuestos FICA sobre la nómina, que es el 7,65 % del sueldo bruto.

La base salarial de la seguridad social se aplica tanto a los empleados como a los empleadores. Cuando el salario de tu empleado supere la base salarial, no tendrás que pagar el impuesto de la seguridad social.

El impuesto adicional de Medicare solo se aplica a los empleados. Eso significa que no eres responsable de pagar más impuestos de Medicare después de que el salario de tu empleado supere los $200,000. En su lugar, seguirás pagando el 1.45 %.

El otro impuesto del empleador es el FUTA, que se destina al seguro federal para el desempleo. El FUTA es el 6 % sobre los primeros $7,000 del salario de cada empleado. Una vez que tu empleado haya ganado $7,000, dejarás de pagar el FUTA.

Si pagas los impuestos estatales para el desempleo a tiempo, recibirás un crédito tributario federal del 5.4 %. Esto reduce la tasa efectiva del FUTA al 0.6%. Algunos empleadores pueden tener que pagar más en concepto de FUTA si se encuentran en un estado con un saldo federal pendiente de pago. Estos empleadores no recibirán la totalidad del crédito del 5.4 %. Consulta a la agencia de nóminas de tu estado para conocer su tasa de FUTA.

Así calcularías los impuestos federales del empleador en el caso de Riley (nuestro ejemplo de arriba):

Salario bruto imponible $2,400
Parte del empleador del impuesto de la seguridad social (6.2 %) – $148.80
Parte del empleador del impuesto de Medicare (1.45 %) -$34.80
FUTA (0.6 % sobre los primeros $7,000 de salario) – $14.40
Total de impuestos federales del empleador $198.00

8. Calcula los impuestos estatales del empleador

Todos los estados exigen que pagues el impuesto estatal para el desempleo (SUTA). Este impuesto se destina a financiar los programas públicos de desempleo.

Cada estado tiene su propia tasa de SUTA. En la mayoría de los estados, el SUTA varía en función del salario total de los empleados y del número de empleados que hayas despedido en el pasado.

Por lo general, cuando te registres como nuevo empleador en tu estado, recibirás tu tasa de SUTA.

Algunos estados exigen que pagues otros impuestos del empleador. Asegúrate de consultar al Departamento del Trabajo de tu estado para saber qué impuestos se exigen.

9. Reserva dinero para pagar al gobierno

Una vez que hayas calculado la parte de los impuestos sobre la nómina del empleado y del empleador, es el momento de reservar esos fondos.

Más adelante, enviarás el dinero al IRS y al gobierno estatal, pero, por ahora, transfiérelo a una cuenta de ahorros o de nómina para guardarlo.

Pagar el impuesto sobre la nómina

La nómina no termina cuando pagas los sueldos de tus empleados. ¿Recuerdas el dinero que reservaste? Ahora es el momento de enviar esos fondos al gobierno.

1. Paga los impuestos federales sobre la nómina

Como empleador, estás obligado a enviar al IRS tanto las retenciones de impuestos de tus empleados como tus impuestos como empleador.

El momento exacto en que pagarás tus impuestos federales sobre la nómina dependerá de tu cronograma de depósitos. Hay cuatro tipos de cronogramas de depósitos:

  • Trimestral
  • Mensual
  • Bisemanal
  • Al día siguiente

El cronograma de depósitos se basa en tu obligación tributaria por el impuesto sobre la nómina correspondiente al trimestre anterior o a un período retroactivo. Un período retroactivo es un período de 12 meses que termina el 30 de junio.

Por ejemplo, para determinar tu cronograma de depósitos en enero del 2020, el período retroactivo es del 1 de julio del 2018 al 30 de junio del 2019. Deberás conocer el total de impuestos sobre nómina que pagaste durante el período retroactivo.

Aquí te explicamos cómo saber qué cronograma de depósitos seguir y cuándo hacer el depósito:

Cronograma de depósitos Requisito Cuándo hacer el depósito
Trimestral YEl total de tus impuestos sobre la nómina es inferior a $2,500 en un trimestre Vence con el formulario 941: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero
Mensual Tus impuestos sobre la nómina en el período retroactivo fueron de $50,000 o menos
Eres un empleador nuevo y no tuviste empleados durante el período retroactivo
Antes del 15 del mes siguiente
Bisemanal Tus impuestos sobre nómina en el período retroactivo fueron de más de $50,000 Los depósitos de las nóminas que se pagan el sábado, domingo, lunes o martes vencen el viernes siguiente.
Los depósitos de las nóminas que se pagan el miércoles, jueves o viernes vencen el miércoles siguiente
Al día siguiente Acumulas $100,000 o más en impuestos sobre la nómina durante un período de depósito mensual o bisemanal Debes depositar el siguiente día hábil y realizar los depósitos según el cronograma bisemanal por el resto del año y el año siguiente

Debes pagar tus impuestos a través del impuesto federal electrónico (EFT) que inicies en tu banco o a través del sistema de pago electrónico de impuestos federales (EFTPS). Quienes hacen depósitos mensuales y quincenales ya no pueden enviar más sus pagos de impuestos por correo.

Hay multas por el retraso en el pago. Para las empresas con un cronograma de depósitos bisemanales o mensuales, las multas oscilan entre el 2 % y el 15 % del impuesto adeudado (según el tiempo de retraso del depósito). Si tienes un cronograma de depósitos trimestrales y no depositas los impuestos sobre la nómina o no presentas el formulario 941 en la fecha límite, puedes recibir multas de entre el 5 % y el 25 % del total de los impuestos adeudados. Para más información sobre las multas por retraso, consulta el aviso 746 del IRS.

2. Paga el FUTA

Por suerte, el cronograma de pagos del FUTA es más sencillo. Si tu FUTA es superior a $500 en un trimestre, deberás depositar el impuesto el último día del mes después de que termine el trimestre.

Trimestre Fecha límite del depósito
Del 1 de enero al 31 de marzo 30 de abril
Del 1 de abril al 30 de junio 31 de julio/td>
Del 1 de julio al 30 de septiembre 31 de octubre
Del 1 de octubre al 31 de diciembre 31 de enero

Si tu FUTA es inferior a $500 en un trimestre, no estás obligado a hacer un depósito de impuestos. En cambio, la obligación tributaria impaga se traslada al siguiente trimestre. Una vez que el total del FUTA impago supere los $500, realizarás un depósito para ese trimestre.

Si tu FUTA nunca supera los $500, deberás pagar el importe total adeudado antes del 31 de enero de cada año.

Una vez más, es importante pagar los FUTA a tiempo. Por cada mes de retraso, el IRS te impondrá una multa del 5 % del importe del impuesto impago.

3. Paga los impuestos estatales, municipales y locales

Al igual que el IRS, cada estado tiene su propio cronograma de depósitos para los impuestos sobre la nómina. Consulta al organismo estatal o local correspondiente de tu ciudad y estado para saber cuándo y cómo debes depositar tus impuestos estatales y locales.

Presentar los formularios de impuestos trimestrales y anuales

El último paso para administrar la nómina manualmente es presentar los formularios de impuestos exigidos por el gobierno federal y estatal.

1. Presenta el formulario 941

Como empleador, cada trimestre estás obligado a llenar el formulario 941 del IRS, declaración federal trimestral de impuestos del empleador. Este formulario le indica al IRS cuánto dinero retuviste de los sueldos de tu equipo y la cantidad de impuestos del empleador que pagaste por el trimestre.

La mayoría de los empleadores están obligados a presentar el formulario 941. Las únicas excepciones son las siguientes:

  • Las empresas con empleados por temporada
  • Las personas con empleados domésticos
  • Las empresas con empleados agrícolas
  • Las personas que recibieron una notificación de que deben presentar el formulario 944 en lugar del 941

El formulario 941 debe presentarse el último día del mes siguiente al cierre del trimestre, es decir, el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero. Si realizas los depósitos de impuestos de la nómina en línea a tiempo y en su totalidad a lo largo del trimestre, tendrás 10 días adicionales para presentar el formulario. Esto cambia la fecha de vencimiento al día 10 del segundo mes siguiente al cierre del trimestre.

Puedes presentar el formulario 941 en línea, o descargarlo, llenarlo digitalmente y enviarlo por correo al IRS.

2. Presenta el formulario 940

El formulario 940, declaración anual del empleador del impuesto federal para el desempleo (FUTA) es un formulario anual que se usa para informar los pagos del FUTA al IRS.

Estás obligado a presentar el formulario 940 si alguna de estas afirmaciones es cierta:

Pagaste al menos $1,500 en concepto de salarios de empleados durante el año. Tuviste un empleado que trabajó 20 semanas o más durante el año. (Las 20 semanas no tienen que ser necesariamente consecutivas).

El formulario 940 debe presentarse el 31 de enero y abarca el año tributario anterior. Si realizaste los pagos del FUTA a tiempo, tienes hasta el 10 de febrero para presentar el formulario.

Puedes presentar el formulario 940 en línea, o descargarlo y enviarlo por correo a la dirección correspondiente (consulta las instrucciones del formulario 940 para obtener una lista de direcciones postales).

3. Presenta el formulario W-2

El formulario W-2 de declaración de salarios e impuestos es un formulario anual que deberás llenar para cada empleado.

Informa sobre el salario anual, las deducciones y las retenciones de impuestos de tu empleado. Tienes que enviar copias a tus empleados, a la Agencia de la Seguridad Social y al Departamento de Impuestos de tu estado, ciudad o localidad. Debes presentar tus W-2 antes del 31 de enero de cada año.

Hay varias opciones a la hora de preparar y presentar tus W-2. Puedes comprar los formularios en una tienda de artículos de oficina y llenarlos, imprimirlos y enviarlos tú mismo. O puedes usar un servicio de presentación en línea, que archiva electrónicamente los formularios en las agencias adecuadas y envía copias a tus empleados.

Es importante presentar los W2 antes de la fecha límite del 31 de enero. De lo contrario, podrías recibir multas de entre $50 por W2 (para los W2 que no lleven más de 30 días de retraso) y $270 por W2 (para los W2 presentados después del 1 de agosto o no presentados).

4. Presenta los formularios de impuestos estatales

Según el estado en el que te encuentres, puede que también debas presentar formularios de impuestos trimestrales o anuales para informar sobre las retenciones y pagos del impuesto sobre la nómina. Una vez más, consulta a la agencia estatal/local correspondiente para conocer los detalles.

Llevar un registro preciso de la nómina

En virtud de la Ley de Normas Justas de Trabajo ({1>FLSA<1}), estás obligado a tener a mano ciertos registros de payroll y nóminas de todos los trabajadores no exentos, lo que incluye:

  • El nombre completo, número de la seguridad social y fecha de nacimiento (si es menor de 19 años) del empleado
  • La dirección del empleado, incluido el código postal
  • El sexo del empleado
  • El puesto de trabajo del empleado
  • La hora y el día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
  • Las horas que el empleado trabaja cada día
  • El total de horas que el empleado trabajó cada semana
  • La base sobre la que se paga el salario del empleado (por ejemplo, “$10 por hora” o “$500 por semana”)
  • El salario por hora habitual del empleado
  • El salario básico total cobrado por día o semana laboral
  • El total de ingresos por horas extra en cada semana laboral
  • Todos los ajustes salariales del empleado (incluidas las sumas o deducciones)
  • El salario total pagado al empleado en cada período de pago
  • La fecha del pago y el período de pago que abarca dicho pago.

En virtud de la FLSA, tendrás que conservar todos estos registros durante tres años.

Además de conservar los registros de payroll y nóminas durante tres años, el IRS también exige a los empleadores que guarden los registros de todos los impuestos sobre el empleo durante cuatro años, así que asegúrate de tenerlos también a la mano.

Normativa sobre COVID-19 que puede afectar la nómina

En respuesta a la pandemia de COVID-19, el gobierno de los Estados Unidos aprobó leyes para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas y algunas de esas leyes pueden afectar a tu nómina.

Otras opciones si no quieres hacer la nómina a mano

¡Uf! Fueron muchos pasos. ¿La nómina se vuelve más fácil? Con práctica, sí, pero la mayoría de estos pasos se repetirán constantemente. Así que, aunque puede resultar más fácil, seguirá consumiendo gran parte de tu tiempo.

¿Hay alguna forma de administrar el payroll y las nóminas que no implique largos cálculos y montones de papeleo? Sí

De esta forma se puede hacer la nómina sin perder tanto tiempo:

1. Usa un servicio de payroll en línea

¿Cómo funcionan los softwares de nóminas? Los servicios de nómina en línea, como Gusto, se encargan de calcular los impuestos, pagarlos y presentar los formularios trimestrales y anuales por ti.

En lugar de reservar dinero para el pago de impuestos cada vez que administras la nómina, el software de nóminas debita la obligación tributaria de tu cuenta y realiza los pagos de impuestos estatales y federales en tu nombre.

Cada trimestre y cada año, un software de nóminas como Gusto completa y presenta tus formularios de impuestos e incluso envía los W-2 a tus empleados.

Tu único trabajo es ingresar el tiempo que trabajó cada empleado y aprobar la nómina. El servicio de nómina automatizada se encarga del resto.

La mayoría de los softwares de nóminas ofrecen las siguientes funciones que simplifican el proceso:

  • Calcula las retenciones de impuestos federales y estatales de los empleados y del empleador
  • Presenta los impuestos y las declaraciones de la nómina en forma automática
  • Registra el tiempo libre remunerado y los beneficios de los empleados
  • Envía el papeleo de las nuevas contrataciones de forma digital e informa sobre las nuevas contrataciones en tu nombre
  • Genera formularios de impuestos anuales, como el W-2 de tus empleados, y envía copias a los empleados y a las agencias gubernamentales correspondientes

2. Contrata a un contador para desentenderte de esto por completo

Si después de leer este artículo no quieres tener nada que ver con la nómina, lo mejor es incorporar a un contador o a un especialista en nóminas.

Al incorporar a un contador, una persona preparada para procesar las nóminas se encarga de hacerlo.

La desventaja de incorporar a un contador es que suele costar más caro que un servicio de payroll. Además, como la nómina se subcontrata, es posible que tardes más en obtener respuestas a tus preguntas sobre la nómina.

3. Contrata a alguien para que lo haga en tu empresa

Si prefieres administrar la nómina internamente, pero no quieres hacerla tú mismo, puedes contratar a alguien para que la haga en tu empresa o delegar la nómina a un empleado que ya forme parte de esta.

Lo ideal sería contratar a alguien con experiencia en payroll y nóminas, pero también podrías capacitar a un contable o administrativo interno para que se encargue de ello.


Eso es todo, ya tienes los conocimientos necesarios para hacer la nómina para pequeñas empresas! Pero si hacer la nómina tú mismo te resulta demasiado complicado (lo entendemos perfectamente), recuerda que tienes muchas opciones desentenderte de ella.

Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.

Andi Smiles es una asesora y consejera financiera que enseña a los propietarios de empresas a asumir el control de sus finanzas. Ha ayudado a cientos de trabajadores independientes a organizar y comprender las finanzas de sus empresas y a descubrir su relación afectiva con el dinero.
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