Cómo gestionar la nómina de su pequeña empresa: la guía completa

Leer en español ➝

Determinar quién debe estar en su nómina

Primero lo primero: antes de que pasemos a cómo procesar la nómina usted mismo, repasemos rápidamente a quién necesita procesar la nómina for.

Como empleador, usted puede contratar a una variedad de trabajadores, tanto empleados como contratistas; por ejemplo, puede contratar empleados a tiempo completo y a tiempo parcial para empleos estables y a largo plazo, y contratar contratistas independientes para trabajos más basados en proyectos.

Entonces, la pregunta es: ¿quién necesita estar en su nómina?

Como empleador, usted está legalmente obligado a incluir a todos los empleados en su nómina, ya sean designados como a tiempo completo o a tiempo parcial, exentos o no exentos. Deberá retener todos los ingresos locales, estatales y federales relevantes y impuestos sobre la nómina de los cheques de pago de sus empleados.

Los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Por lo tanto, si contrata contratistas, no necesita procesar la nómina ni retener nada de sus pagos; en su lugar, les emitiría un cheque por su tarifa completa por hora o por proyecto y ellos se encargarían de calcular cuánto impuesto deben al presentar sus declaraciones ante las autoridades correspondientes.

Algunos empleadores intentan evitar pagar impuestos sobre la nómina clasificando erróneamente a los empleados como contratistas independientes, pero esto puede ocasionar problemas graves con el IRS, incluidas multas, sanciones…incluso tiempo en prisión.

Por eso es esencial entender las diferencias entre empleados y contratistas independientes, clasificar a su equipo en consecuencia, y asegurarse de que cualquier trabajador que entre en la categoría de “empleado” esté incluido en su nómina.

Cómo administrar la nómina usted mismo

La única solución gratuita para procesar la nómina es hacerlo manualmente. El software de nómina, los contadores y los tenedores de libros cobran una tarifa por el servicio.

Si no tiene fondos adicionales para gastar en un servicio de nómina, el enfoque DIY puede ahorrarle algo de dinero. Hacer la nómina manualmente no es la tarea más sencilla, pero con el conocimiento adecuado, tiempo y una calculadora resistente, usted puede procesar la nómina de su pequeña empresa por su cuenta.

Qué necesita hacer antes de comenzar a procesar la nómina

Es fácil dejarse llevar por la idea de contratar a su primer empleado, pero hay algunas cosas que debe hacer como nuevo empleador antes de siquiera empezar a entrevistar personas.

Estas son tareas únicas que deben completarse antes de que pueda procesar la nómina.

1. Obtenga un número de identificación patronal federal (FEIN)

Un número de identificación patronal federal, comúnmente llamado EIN, es un número que el IRS utiliza para identificar y rastrear los pagos e informes de impuestos sobre la nómina de su empresa. Es como un número de Seguro Social para su negocio.

Si va a procesar la nómina, está obligado a obtener un EIN. Afortunadamente, obtener un EIN es gratis y fácil. Puede solicitar uno directamente a través del sitio web del IRS y obtener más información en esta descripción general del EIN.

2. Regístrese en el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS)

Una gran parte de procesar la nómina implica pagar impuestos sobre la nómina a tiempo. El EFTPS es un sistema de pago gratuito que le permite hacer precisamente eso al permitirle pagar tanto sus impuestos federales sobre la nómina como los impuestos federales por desempleo directamente desde su computadora. Comience con el EFTPS aquí en su sitio web.

Si usted utiliza un servicio de nómina, entonces puede omitir este paso ya que ellos enviarán sus pagos de impuestos por usted.

3. Regístrese como empleador en su estado

Antes de hacer su propia nómina, también deberá registrarse como empleador en su estado. Cada estado tiene un proceso de registro y requisitos diferentes; la mayoría exige que los empleadores se registren en las agencias que recaban información fiscal (como los departamentos estatales de Hacienda y los Departamentos de Trabajo), así que consulte los requisitos de registro para pequeñas empresas de su estado para comenzar.

4. Aprenda las leyes federales y estatales de trabajo y pago

Al usar un servicio de nómina automatizado, normalmente no necesita tener tanto conocimiento en profundidad sobre las leyes de pago y fiscales, ya que normalmente ya están aplicadas en el software.

Pero si no cuenta con un servicio así, es importante conocer las leyes relevantes de pago y laborales antes de procesar la nómina. Algunas de estas leyes se relacionan con cuestiones como con qué frecuencia procesa la nómina y qué información debe proporcionar en los talones de pago de sus empleados. Estas pueden ser complicadas porque hay leyes federales, estatales e incluso locales con las que debe cumplir.

La regla general es que debe seguir la ley que brinde el mayor beneficio a sus empleados. Por ejemplo, si el salario mínimo federal es de $7.25 por hora, pero el salario mínimo de su ciudad es de $15 por hora, usted pagará a su empleado $15 por hora.

Como mínimo, estas son las leyes relacionadas con la nómina que debería conocer:

• El salario mínimo en su estado, ciudad o condado

• Cómo se calcula el pago de horas extras

• La información que está obligado a proporcionar en un talón de pago

• Los requisitos de frecuencia de pago

• Cómo y cuándo debe entregar el último cheque de pago de un empleado

• Si está obligado a retener dinero para el Seguro Estatal por Discapacidad (SDI)

• Si necesita retener impuesto sobre la renta local

• Qué descansos pagados y no pagados está obligado a proporcionar

• Sus requisitos de seguro de compensación laboral requirements

• Asegúrese de que su estado no tenga requisitos adicionales de retención de impuestos (como licencia familiar, impuesto estatal por desempleo, impuesto estatal por discapacidad, etc.)

Si utiliza un servicio de nómina en línea, no tendrá que profundizar tanto en su investigación. Su servicio de nómina puede ayudarle a cumplir con requisitos como los talones de pago, la discapacidad estatal y las retenciones de impuesto sobre la renta local.

5. Elija su calendario de nómina

Antes de contratar a alguien, deberá decidir con qué frecuencia procesará la nómina. No olvide consultar las leyes laborales de su estado sobre la frecuencia de pago antes de decidir.

6. Pida a los empleados que completen la documentación para nuevos contratados

Después de contratar a su nuevo empleado, éste debe completar la documentación para nuevos contratados. Estos formularios son obligatorios y proporcionan la información del empleado y otros datos que necesita para las ejecuciones de nómina.

Tenga en cuenta que muchos servicios de nómina en línea pueden encargarse de este tipo de documentación permitiendo que los empleados presenten electrónicamente los formularios requeridos.

Debe recopilar:

• Formulario W-4

• Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleo

• Formulario de retención de impuestos estatal, si su estado exige que retenga impuesto sobre la renta estatal (muchos estados permiten usar el W-4 federal en lugar del formulario de retención estatal).

• Formulario de autorización de depósito directo, si planea depositar electrónicamente el pago de su empleado. Este formulario le da permiso para depositar electrónicamente el pago del empleado en su cuenta bancaria.

Algunos servicios de nómina envían estos formularios a los nuevos empleados por correo electrónico e incluso les permiten presentar sus formularios y documentos electrónicamente.

7. Informe sus nuevos contratados al estado

Lo último que deberá hacer es informar a su nuevo contratado a la agencia estatal de informes de nuevos contratados. Cada estado tiene su propia agencia y requisitos de datos. Normalmente puede omitir este paso si usa un servicio de nómina, ya que la mayoría informará sus nuevos contratados por usted.

¿Qué necesita tener antes de procesar la nómina manualmente?

Bien, ¡finalmente está listo para procesar la nómina! Pero antes de hacerlo, es útil tener algunas cosas a mano.

• W-4 del empleado completado

• Tablas de retención de impuestos federales sobre la nómina: Las tablas de retención se encuentran en la Publicación 15-T.

• Tarifas de retención de impuestos estatales o locales sobre la nómina: Si se le exige retener impuesto sobre la renta estatal o local, también necesitará las tablas fiscales o tarifas de retención de su estado.

Cómo administrar la nómina manualmente

Por fin, es hora de procesar la nómina. Cuando se trata de la nómina manual, hay tres fases principales:

• Procesar la nómina

• Pagar los impuestos sobre la nómina

• Presentar formularios fiscales trimestrales y anuales

Cada fase tiene su propio conjunto de pasos. Aunque al principio pueda parecer abrumador, concéntrese en seguir las instrucciones paso a paso, una tarea a la vez.

Procesar la nómina

1. Calcule los salarios brutos de sus empleados

Los salarios brutos son el importe total de los salarios que su empleado gana, antes de deducciones de la nómina como contribuciones de jubilación, beneficios de salud y retenciones de impuestos sobre la nómina. Cómo calcule los salarios brutos de su empleado depende de si el empleado es por hora o asalariado.

Para empleados por hora, multiplique el total de horas trabajadas en el periodo de pago por su salario por hora. (Deberá proporcionar hojas de horas u otras herramientas de seguimiento del tiempo para que las usen los empleados.) Por ejemplo, si paga a Riley $15 por hora y trabajó 64 horas en el periodo de pago quincenal, así es como calcularía sus salarios brutos:

$15 x 64 = $960

Para empleados asalariados, divida su salario anual total por el número de periodos de pago que tiene a lo largo del año. Por ejemplo, el salario anual de Riley es $60,000 y usted tiene 24 nóminas al año. Su salario bruto en cada periodo es $2,500.

$60,000/24 = $2,500

Los salarios brutos también incluyen:

Si su empleado tiene alguno de estos durante un periodo de pago, deberá sumarlos a sus salarios base.

2. Calcule las deducciones antes de impuestos de sus empleados y réstelas de los salarios brutos

Las deducciones antes de impuestos son deducciones de nómina que el empleado autoriza voluntariamente para retener de su cheque. Ejemplos comunes son:

• Contribuciones de jubilación

• Beneficios de salud

• Seguro por discapacidad

• Beneficios de transporte

Estas deducciones se restan de los salarios brutos de su empleado antes de calcularse los impuestos sobre la nómina. Eso significa que reducen la renta imponible de su empleado.

Supongamos que Riley contribuye $200 por periodo de pago a su plan de jubilación y $100 por periodo de pago a su prima de seguro de salud. Usted deduciría estas contribuciones de su salario bruto:

*Este número podría ser distinto según el tipo de impuesto porque no todas las deducciones antes de impuestos están exentas de todos los impuestos. Por ejemplo, los beneficios de salud están excluidos del impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) y del impuesto federal sobre la renta, pero las contribuciones de jubilación no están excluidas del impuesto FICA. Asegúrese de verificar qué impuestos afectan a las deducciones de sus empleados.

3. Calcule las retenciones de impuestos federales de sus empleados y réstelas de su cheque

Ahora que conoce los salarios brutos imponibles de su empleado, el siguiente paso es calcular y retener los impuestos obligatorios sobre la nómina. Estas son las porciones de impuestos sobre la nómina que corresponden al empleado. Más adelante calculará su parte como empleador.

Hay dos tipos de impuestos federales sobre la nómina:

• FICA

• Impuesto federal sobre la renta (FIT)

Impuestos FICA sobre la nómina

Los impuestos FICA se destinan al Seguro Social y Medicare de sus empleados. El impuesto total es 15.3% de los salarios brutos imponibles del empleado. Los empleados son responsables de pagar la mitad (7.65%) del impuesto, y usted, como empleador, es responsable de la otra mitad (7.65%).

Así es como se asigna la porción del empleado:

• Impuesto del Seguro Social: 6.2%

• Impuesto de Medicare: 1.45%

Aunque los empleados pagan la mitad de sus impuestos FICA, usted es responsable de restar su pago de sus cheques de pago y enviarlo al gobierno.

Así es como calcularía los impuestos FICA del cheque de Riley:

Parece bastante sencillo, ¿verdad? Bueno, hay dos cosas importantes a tener en cuenta:

• La base salarial del Seguro Social: Existe un límite sobre la cantidad de salarios sujetos al impuesto del Seguro Social. En 2025, el límite de la base salarial es $176,100. Si su empleado gana más de $176,100, no retendrá impuesto del Seguro Social sobre los salarios que excedan esa cantidad.

• Impuesto adicional de Medicare: Si su empleado gana más de $200,000 en salarios brutos imponibles, está obligado a pagar un impuesto adicional del 0.9% sobre los salarios que excedan $200,000.

Estos casos especiales significan que debe llevar un control cuidadoso de cuánto paga a sus empleados a lo largo del año.

Impuesto federal sobre la renta

Hay dos métodos para calcular la retención del impuesto federal sobre la renta de su empleado:

• Método de tabla de salarios

• Método de porcentaje

Si su empleado gana más de $100,000 anuales, no puede usar el Método de tabla de salarios y deberá usar el Método de porcentaje. Si su empleado gana hasta $100,000 por año, puede usar cualquiera de los dos métodos. El método de tabla de salarios es más simple que el método de porcentaje, por lo que si tiene opción, esta será la opción más fácil.

Cada año, el Internal Revenue Service (IRS) publica un nuevo formulario W-4 para empleados. Cómo calcule las retenciones del empleado variará según el tipo de W-4 que use su empleado. Para la mayoría de las empresas, hay cuatro maneras diferentes de calcular la retención de un empleado:

• Método de tabla de salarios para empleados con un W-4 de 2020 o posterior

• Método de tabla de salarios para empleados con un W-4 de 2019 o anterior

• Método de porcentaje para empleados con un W-4 de 2020 o posterior

• Método de porcentaje para empleados con un W-4 de 2019 o anterior

Si el método de tabla de salarios o el método de porcentaje no son la mejor opción para su sistema de nómina o equipo, el IRS ofrece métodos alternativos para calcular la retención del empleado, incluidos salarios anualizados, salarios estimados promedio, salarios acumulados o empleo parcial del año.

Consulte la Publicación 15-T del IRS para obtener instrucciones detalladas de cada método. Nuestro ejemplo se basará en el Método de tabla de salarios para empleados con un W-4 de 2020 o posterior.

Paso 1: En este paso, ajustará el salario del empleado en función de la información en su W-4. Tendrá en cuenta cualquier ingreso adicional o deducciones que su empleado haya indicado en su W-4. Después de considerar todos estos factores, obtendrá la cantidad de salario ajustado del empleado.

Supongamos que Riley espera ganar $12,000 en ingresos por dividendos durante el año. No planea reclamar deducciones adicionales. El proceso se ve así:

Paso 2: Ahora que conoce la cantidad de salario ajustado de su empleado, es hora de calcular su monto de retención tentativa. Para hacer esto, necesitará saber:

• Su frecuencia de pago

• El estado civil para efectos de declaración del empleado

• Si su empleado marcó la casilla en el Paso 2 del Formulario W-4

A continuación, abra la Publicación 15-T del IRS y busque la tabla de la tabla de salarios que corresponda con su calendario de pago, el estado civil del empleado y su cantidad de salario ajustado.

Por ejemplo, usted presenta la nómina de manera semimensual, y Riley es contribuyente soltero con una Cantidad de Salario Ajustado de $2,700, y no marcó una casilla en el Paso 2. Según la tabla de salario, el monto de retención tentativa es $157.

Paso 3: A continuación, contabilizará créditos fiscales adicionales, como los dependientes de su empleado. Mire el W-4 de su empleado y la línea 3 del Paso 3. Aquí es donde su empleado reclama a sus dependientes.

Divida el número en la línea 3 por el número de periodos de pago. Luego reste ese total del monto de retención tentativa del Paso 2.

Así es como funciona para Riley, que tiene un hijo menor de 17 años:

Paso 4: ¡Ya casi termina! El último paso es sumar las retenciones adicionales que su empleado solicitó en su W-4. Para encontrar esta información, vaya al Paso 4, línea 4c, del W-4 de su empleado.

Sume ese número al monto de retención ajustado del Paso 3. El total es el monto final de la retención.

Por ejemplo, Riley ha solicitado que se retengan $50 adicionales de su cheque en cada periodo de pago. El Paso 4 se ve así:

Ahora juntemos todo para calcular el pago neto de Riley después de sus retenciones del impuesto federal sobre la renta:

4. Impuesto estatal sobre la renta y otros impuestos estatales

Dependiendo de su estado, también puede necesitar retener impuestos estatales o locales sobre la renta de los cheques de pago de sus empleados. Algunos estados incluso requieren que retenga impuestos estatales adicionales. Consulte con el departamento laboral de su estado para saber qué debe retener.

5. Calcule otras deducciones voluntarias y obligatorias de la nómina y réstelas del cheque

Existen otras deducciones voluntarias y obligatorias de la nómina que puede retener después de los impuestos. Un ejemplo de una deducción voluntaria después de impuestos es la cuota sindical del empleado, que éste elige pagar.

Las deducciones obligatorias de la nómina son deducciones que usted está obligado a retener; no son deducciones voluntarias en las que los empleados puedan optar. A estas se les llama embargos salariales, y se deducen de los cheques de pago de sus empleados.

Los embargos pueden ser por manutención infantil no pagada, préstamos estudiantiles en mora, impuestos impagos, deudas de tarjetas de crédito y facturas médicas no pagadas. El gobierno le notificará si su empleado tiene un embargo salarial. La notificación le indicará cuándo comenzar y finalizar los embargos, cuánto retener y adónde enviar los fondos.

Luego restará el embargo salarial de las “ganancias disponibles” de su empleado. Las ganancias disponibles son los ingresos de su empleado después de las deducciones obligatorias de la nómina pero antes de sus deducciones voluntarias, como las contribuciones de jubilación y el seguro de salud. La definición de ganancias disponibles varía según el estado. En algunos estados, el seguro de salud forma parte de las ganancias disponibles. Consulte con el departamento de nómina de su estado para conocer su definición de ganancias disponibles.

Supongamos que se le exige embargar el 15% de las ganancias de Riley. Así es como calcularía el cheque de Riley:

6. Pague a los empleados y registre los totales de la nómina

Después de calcular el cheque de cada empleado, es hora de pagarles. Si su estado exige que proporcione un talón de pago (que la mayoría de los estados exige), asegúrese de incluir un talón de pago con su cheque. Además, asegúrese de comprobar los requisitos de talones de pago de su estado. Algunos estados tienen requisitos estrictos sobre los talones de pago.

Este también es un excelente momento para registrar los totales de la nómina de cada empleado. Esto será útil más adelante cuando pague impuestos sobre la nómina y complete sus formularios trimestrales y anuales. Para cada empleado, registre su:

• Salario bruto

• Deducciones voluntarias

• Impuestos FICA sobre la nómina

• Retenciones federales, estatales y locales

• Totales de embargos salariales

7. Calcule los impuestos federales del empleador sobre la nómina

Como empleador, usted paga dos tipos de impuestos federales del empleador:

• Impuestos FICA sobre la nómina

• Impuesto federal por desempleo (FUTA) impuesto sobre la nómina

Usted paga la mitad de los impuestos FICA, que es 7.65% de su salario bruto.

La base salarial del Seguro Social se aplica tanto a empleados como a empleadores. Una vez que los salarios de su empleado superan la base salarial, no necesita pagar impuesto del Seguro Social.

El impuesto adicional de Medicare solo se impone a los empleados. Eso significa que usted no es responsable de pagar más impuesto de Medicare después de que sus salarios superen $200,000. En su lugar, continuará pagando 1.45%.

El otro impuesto del empleador es el impuesto FUTA, que se destina al seguro federal por desempleo. El impuesto FUTA es 6% sobre los primeros $7,000 de salarios de cada empleado. Después de que su empleado gane $7,000, usted ya no paga el impuesto FUTA.

Si paga sus impuestos estatales por desempleo a tiempo, recibirá un crédito fiscal federal del 5.4%. Esto reduce la tasa efectiva del impuesto FUTA al 0.6%. Algunos empleadores pueden tener que pagar más en impuesto FUTA si están en un estado con un saldo de préstamo federal pendiente. Estos empleadores no recibirán el crédito federal completo del 5.4%. Consulte con la agencia de nómina de su estado para averiguar su tasa de impuesto FUTA.

88. Calcule los impuestos estatales del empleador

Todos los estados requieren que pague el impuesto estatal por desempleo (SUTA). Este impuesto se destina a financiar los programas públicos de desempleo.

Cada estado tiene su tasa de SUTA. En la mayoría de los estados, el impuesto SUTA varía en función de los salarios totales de su empleado y de cuántos empleados usted haya despedido en el pasado.

Por lo general, cuando se registra como nuevo empleador en su estado, recibirá su tasa de impuesto SUTA.

Algunos estados requieren que pague impuestos adicionales como empleador. Asegúrese de consultar con el departamento laboral de su estado para saber qué impuestos son obligatorios.

9. Separe dinero para pagar al gobierno

Después de calcular la porción del empleado y del empleador de los impuestos sobre la nómina, es hora de apartar esos fondos. Más adelante, enviará el dinero al IRS y al gobierno estatal, pero por ahora, transfiéralo a una cuenta de ahorros o de nómina para su custodia.

Pagar impuestos sobre la nómina

La nómina no termina cuando entrega los cheques a sus empleados. ¿Recuerda el dinero que reservó para su custodia? Ahora es el momento de enviar esos fondos al gobierno.

1. Pague los impuestos federales sobre la nómina

Como empleador, está obligado a enviar tanto las retenciones de impuestos de sus empleados como sus impuestos de empleador al IRS.

El momento exacto en que paga sus impuestos federales sobre la nómina depende de su calendario de depósitos. Hay cuatro tipos de calendarios de depósito:

• Trimestral

• Mensual

• Semi-semanal

• Al día siguiente

Su calendario de depósitos se basa en su responsabilidad tributaria sobre la nómina del trimestre anterior o periodo de revisión. Un periodo de revisión es un periodo de 12 meses que termina el 30 de junio.

Por ejemplo, para determinar su calendario de depósitos en enero de 2026, el periodo de revisión es del 1 de julio de 2024 al 30 de junio de 2025. Necesitará saber los impuestos totales sobre la nómina que pagó durante el periodo de revisión. Aquí le mostramos qué calendario de depósitos seguirá y cuándo vencen sus depósitos:

Para pagar sus impuestos, debe pagar mediante EFT, que inicia a través de su banco, o pagar mediante Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Los depositantes mensuales y semimensuales ya no pueden enviar sus pagos por correo.

Existen sanciones por pagar tarde. Para empresas en un calendario de depósito semi-semanal o mensual, las sanciones oscilan entre el 2% y el 15% del impuesto no pagado (dependiendo de cuánto se atrase el depósito). Si está en un calendario de depósitos trimestral y no deposita los impuestos sobre la nómina o no presenta el Formulario 941 antes de la fecha límite, puede enfrentar sanciones de entre el 5% y el 25% del impuesto total adeudado.

2. Pague el impuesto FUTA

Afortunadamente, el calendario de pagos del impuesto FUTA es más sencillo. Si su impuesto FUTA es superior a $500 en un trimestre, entonces depositará el impuesto el último día del mes siguiente al final del trimestre.

Si su impuesto FUTA es $500 o menos en un trimestre, entonces no está obligado a hacer un depósito. En su lugar, su responsabilidad fiscal no pagada se traslada al siguiente trimestre. Cuando su impuesto FUTA no pagado total supere $500, hará un depósito para ese trimestre.

Si su impuesto FUTA nunca supera $500, debe pagar la cantidad total adeudada antes del 31 de enero de cada año. Es esencial pagar sus impuestos FUTA a tiempo. Por cada mes de retraso, el IRS le impondrá una sanción del 5% del importe del impuesto no pagado.

3. Pague impuestos estatales, de la ciudad y locales

Al igual que el IRS, cada estado tiene su propio calendario de depósitos para impuestos sobre la nómina. Consulte con la agencia estatal o local correspondiente en su ciudad y estado para averiguar cuándo y cómo debe depositar sus impuestos estatales y locales.

Presentar formularios fiscales trimestrales y anuales

El paso final para procesar la nómina manualmente es presentar los formularios fiscales requeridos ante los gobiernos federal y estatales.

1. Presentar el Formulario 941

Como empleador, cada trimestre está obligado a completar el Formulario 941 del IRS, Employer’s Quarterly Federal Tax Return. Este formulario informa al IRS cuánto dinero retuvo de los cheques de pago de su equipo y la cantidad de impuestos del empleador que pagó en el trimestre.

La mayoría de los empleadores están obligados a presentar el Formulario 941. Las únicas excepciones son:

• Empresas con empleados estacionales

• Personas con empleados del hogar

• Empresas con empleados agrícolas

• Personas que han recibido una notificación de que están obligadas a presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941

El Formulario 941 vence el último día del mes siguiente al final del trimestre, es decir, 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. Si realiza depósitos puntuales en línea de impuestos sobre la nómina en su totalidad durante el trimestre, entonces tiene 10 días adicionales para presentar el formulario. Esto cambia la fecha de vencimiento al día 10 del segundo mes siguiente al final del trimestre.

Puede enviar el Formulario 941 en línea o descargar el formulario, completarlo digitalmente y enviarlo por correo al IRS.

2. Presentar el Formulario 940

El Formulario 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, es un formulario anual que utiliza para informar sus pagos del impuesto FUTA al IRS.

Está obligado a presentar el Formulario 940 si se cumple cualquiera de estas condiciones:

• Pagó al menos $1,500 en salarios a empleados durante el año.

• Tuvo un empleado que trabajó 20 o más semanas durante el año. (Las 20 semanas no tienen que ser consecutivas.)

El Formulario 940 vence el 31 de enero y cubre el año fiscal anterior. Si realizó pagos FUTA puntuales, entonces tiene hasta el 10 de febrero para presentar el formulario.

Puede presentar el Formulario 940 en línea o descargar el formulario y enviarlo por correo a la dirección correspondiente (consulte las instrucciones del Formulario 940 para obtener una lista de direcciones de envío).

3. Presentar el Formulario W-2

El Formulario W-2, Wage and Tax Statement es un formulario anual que completará para cada empleado. Informa los salarios anuales de su empleado, las deducciones y las retenciones de impuestos. Envía las copias a sus empleados, a la Administración del Seguro Social y al departamento de impuestos de su estado, ciudad o localidad. Sus W-2 deben presentarse antes del 31 de enero de cada año.

Hay varias opciones para preparar y presentar sus W-2. Puede comprar los formularios en una papelería, completarlos, imprimirlos y enviarlos por correo usted mismo. O puede usar un servicio de presentación en línea, que presenta electrónicamente los formularios ante las agencias correspondientes y envía copias a sus empleados.

Es importante presentar sus W-2 antes de la fecha límite del 31 de enero. De lo contrario, podría enfrentar sanciones de entre $60 por W-2 (para W-2 con un retraso no mayor a 30 días) hasta $310 por W-2 (para W-2 presentadas después del 1 de agosto o no presentadas en absoluto).

4. Presentar formularios fiscales estatales

Dependiendo de su estado, también podría necesitar presentar formularios fiscales trimestrales o anuales que informen sus retenciones y pagos de impuestos sobre la nómina. Nuevamente, consulte con la agencia estatal/local correspondiente para obtener los detalles.

Mantenga registros precisos de la nómina

Bajo la Fair Labor Standards Act (FLSA), usted está obligado a mantener ciertos registros de la nómina disponibles para todos los trabajadores no exentos, incluidos:

• El nombre completo del empleado, número de Seguro Social y fecha de nacimiento (si tiene menos de 19 años)

• La dirección del empleado, incluido el código postal

• El género del empleado

• El puesto del empleado

• La hora y el día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado

• Las horas que el empleado trabaja cada día

• El total de horas trabajadas por el empleado cada semana laboral

• La base sobre la cual se pagan los salarios del empleado (por ejemplo, “$10 por hora” o “$500 por semana”)

• La tarifa salarial por hora regular del empleado

• Total devengado en tiempo regular cada día de trabajo y/o cada semana laboral

• Total de ganancias por horas extras para cada semana laboral

• Todos los ajustes salariales del empleado (incluidas adiciones o deducciones)

• Total de salarios pagados al empleado en cada periodo de pago

• La fecha del pago y el periodo de pago que cubre dicho pago

Bajo la FLSA, deberá conservar todos estos registros durante tres años. Además de eso, el IRS también exige a los empleadores mantener registros de todos los impuestos de empleo durante cuatro años.

Otras opciones si no quiere hacer la nómina a mano

¡Uf! Fueron muchos pasos. ¿La nómina se vuelve más fácil? Con la práctica, sí, pero la mayoría de estos pasos se repetirán de manera continua. Por lo tanto, aunque pueda volverse más fácil, aún le tomará una porción de su tiempo.

¿Hay alguna forma de procesar la nómina que no implique cálculos extensos y montones de papeleo? ¡Sí! Aquí le indicamos cómo hacer la nómina de una manera más eficiente en cuanto al tiempo:

1. Use nómina en línea

¿Cómo funciona el software de nómina? Los servicios de nómina en línea, como Gusto, se encargan de los cálculos de impuestos, los pagos de impuestos y la presentación de formularios trimestrales y anuales por usted.

En lugar de reservar dinero para sus pagos de impuestos cada vez que procesa la nómina, el software de nómina debita su obligación fiscal de su cuenta y realiza los pagos estatales y federales en su nombre. Cada trimestre y año, el software de nómina como Gusto completa y presenta sus formularios fiscales e incluso envía los W-2 a sus empleados.

Su único trabajo es ingresar el tiempo que trabajó cada empleado y aprobar la nómina. El servicio de nómina automatizado se encarga del resto. La mayoría del software de nómina ofrece las siguientes funciones, que simplifican el proceso:

• Calcula las retenciones fiscales federales y estatales de empleados y empleadores

• Presenta automáticamente los impuestos y declaraciones de la nómina

• Realiza el seguimiento del tiempo pagado libre y beneficios de los empleados

• Envía la documentación de nuevos contratados digitalmente e informa las nuevas contrataciones en su nombre

• Genera formularios fiscales anuales, como el W-2 de sus empleados, y presenta copias a los empleados y a las agencias gubernamentales correspondientes

2. Contrate a un contador para quitarle la carga por completo

Si no quiere absolutamente nada que ver con la nómina después de leer este artículo, contratar a un contador o especialista en nómina es el camino a seguir. Cuando contrata a un contador, alguien capacitado para procesar la nómina se hace cargo.

El inconveniente de contratar a un contador es que generalmente cuesta más que usar un proveedor de nómina. Además, debido a que la gestión de la nómina está subcontratada, puede tardar más en obtener respuestas a sus preguntas sobre la nómina de la pequeña empresa.

3. Contrate a alguien para que lo haga en su empresa

Si prefiere mantener la nómina internamente en lugar de externalizarla y contratar a un proveedor, pero no quiere hacerlo usted mismo, puede contratar a alguien para que lo haga en su empresa o delegar la nómina a un empleado existente. Idealmente, contrataría a alguien con experiencia en nómina, pero también podría capacitar a un contable interno o a una persona administrativa para que se haga cargo.

¡Y eso es lo que necesita saber sobre cómo hacer la nómina para su pequeña empresa! Y si es demasiado complicado procesar la nómina usted mismo (lo entendemos), sepa que tiene muchas soluciones de nómina para ayudarle a liberarse de esa carga.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos para configurar la nómina de una pequeña empresa?

Hay una serie de pasos que debe seguir para configurar la nómina de su pequeña empresa, incluidos trámites previos como solicitar un Número de Identificación Patronal Federal (FEIN), registrarse en el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS), registrarse como empleador en su estado, pedir a los empleados que completen la documentación de nuevos contratados e informar las nuevas contrataciones a su estado. A continuación, debe decidir si procesará la nómina manualmente o usará un software de nómina. Si opta por el software, puede elegir un proveedor como Gusto que hará la mayor parte del trabajo por usted.

¿Debo procesar la nómina manualmente o usar software de nómina?

En el panorama empresarial actual, orientado a lo digital, generalmente es buena idea priorizar el software de nómina. Usar software de nómina cuesta más por adelantado que procesar la nómina manualmente, pero suele compensar a largo plazo. Un software de nómina centrado en las personas como Gusto —que también incluye planificación de RR. HH. y beneficios— le ahorra mucho tiempo (sin mencionar el estrés) y ayuda a prevenir errores costosos.

¿Con qué frecuencia debo pagar a mis empleados?

Los empleadores normalmente pagan a los empleados al menos dos veces al mes. Un calendario de pago quincenal (cada dos semanas) es el tipo más común en los EE. UU. Asegúrese de verificar las leyes de frecuencia de pago de su estado, ya que cada uno tiene un requisito específico.

¿Qué registros necesito conservar para el cumplimiento de la nómina?

Debe conservar los registros de todos sus impuestos de empleo de los últimos cuatro años, así como un registro de lo siguiente para cada empleado: su información personal, puesto de trabajo, horas de trabajo diarias y semanales, estructura de compensación (por hora frente a salario), salarios regulares, pago de horas extras, total de salarios pagados al empleado en cada periodo de pago y la fecha del pago y el periodo de pago que cubre cada cheque.

¿Puedo administrar la nómina por mi cuenta o debo externalizarla?

Si administra la nómina usted mismo o la externaliza depende de su conocimiento y capacidad para manejar la nómina. Si usted (o uno de sus empleados) ya tiene un buen entendimiento de cómo funciona la nómina, puede mantener la responsabilidad internamente. Si, por otro lado, no tiene mucha experiencia (o capacidad) con la nómina y prefiere delegarla, externalizarla a un contador comercial calificado o a un proveedor de nómina es una excelente alternativa. Ahorrará tiempo y ganará tranquilidad.