¿Qué es un per diem, también llamado viático? Bueno, en su forma más básica, es una compensación económica que recibe un empleado. Pero, en la práctica, ¿qué se entiende por tarifas per diem a la hora de saber cómo pagar a los empleados por dias?

Hay dos enfoques principales para aplicar el uso de las tarifas per diem:

  • Como asignación diaria para los empleados que viajan por trabajo.
  • Como pago para los trabajadores a corto plazo que reciben una tarifa diaria por su trabajo, en lugar de una tarifa por hora o un sueldo.

Veamos el significado de los viáticos o per diem en estos dos contextos.

¿Cómo se pagan los viáticos a los empleados que viajan?

Cuando un empleado viaja por trabajo, es probable que tenga que hacer frente a gastos adicionales de alojamiento y comidas, entre otros. Y el empleado espera que le reembolsen esos gastos.

Una forma de reembolsar a tus empleados los gastos de viaje por trabajo es a través de los viáticos o per diem. Entre los ejemplos de conceptos que el IRS considera elegibles para las tarifas per diem, están las siguientes:

  • Alojamiento
  • Comidas
  • Lavandería, tintorería y planchado de ropa
  • Servicio a la habitación
  • Tarifas y propinas para los proveedores de servicios, incluidos quienes manejan el equipaje y los meseros

Ten en cuenta que los viáticos no incluyen el transporte de ida y vuelta a cada lugar. Como propietario de una empresa, puedes organizar los viajes de tus empleados, o dejar que estos reserven sus propios viajes y luego reembolsarles los gastos.

También puedes optar por organizar un viaje para tus empleados que incluya el transporte hasta el lugar y el alojamiento. En ese caso, puedes ofrecer viáticos para gastos de comidas e imprevistos, que incluyen todo lo que figura en la lista anterior, excepto el alojamiento.

Puedes dar al empleado los viáticos por adelantado, quizás en efectivo o a través de una tarjeta de crédito de la empresa. Algunas compañías también permiten que el empleado se quede con la cantidad que no gaste. O bien, puedes rembolsar los gastos a tu empleado cuando regrese.

¿Cuáles son las tasas de viáticos o per diem rates?

Puedes fijar tus propias tasas de viáticos, pero el gobierno también tiene sus recomendaciones según el lugar al que viaje tu empleado. Puedes usar una tasa que incluya todos los costos elegibles según el IRS o que solo compense las comidas y los gastos imprevistos.

Hay dos métodos para calcular las tasas de viáticos

Si quieres planificar en función de una ciudad o un estado concreto, puedes usar la herramienta de viáticos de la GSA, que es muy práctica. Debes usar las tasas correspondientes al lugar donde tu empleado va a pasar la noche.

Si quieres hacerlo más fácil y evitar tener que llevar un registro de las tasas de cada ciudad, puedes usar el método de justificación alto-bajo. El IRS publica cada año nuevas tasas para los Estados Unidos continentales, una para las zonas de costos altos y otra para las demás zonas.

Por ejemplo, las tasas de 2020-2021 son:

Zonas de costos altosTodas las demás zonas
Viáticos totales$297$204
Viáticos solo para comidas y gastos imprevistos$74$64

Puedes averiguar qué lugares se consideran de costo alto cada año en el boletín del IRS de ese año (consulta la sección 5).

Si tu empleado viaja a Alaska, Hawái o a un territorio de los EE. UU, consulta las tasas de viáticos fijadas por la Administración General de Servicios de los EE. UU. Para los viajes fuera de los EE. UU., el Departamento de Estado establece las tasas de viáticos.

Por último, si trabajas en el rubro del transporte, hay un conjunto separado de {tasas de gastos de comida e imprevistos para ti (consulta la sección 3).

Los viáticos del primer y último día de viaje son el 75 % de la asignación total diaria.

¿Qué ocurre si pago menos que la tasa federal de viáticos?

No estás obligado a compensar a tus empleados conforme a la tasa federal.

Si elijes pagar menos, el IRS ofrece dos opciones para fijar los viáticos:

  • toma el importe total de los viáticos, resta la tasa estándar de comidas y gastos imprevistos, y considera el resto como los viáticos de alojamiento; o bien
  • toma el importe total de los viáticos, y destina el 60 % al alojamiento y el 40 % a las comidas y los gastos imprevistos.

Independientemente de las tasas de viáticos que elijas, es importante ser congruente. Así que escoge un método que funcione para tu empresa y aplícalo a todos los viajes de trabajo de los empleados.

¿Los viáticos tienen consecuencias tributarias?

Sí y no.

Puedes pagar a tus empleados lo que consideres razonable en concepto de viáticos, pero puede haber consecuencias tributarias tanto para ti como para tus empleados.

Hablemos primero de tus empleados. No tienen que pagar impuestos por los viáticos que:

  • sean iguales o inferiores a las tasas de viáticos federales, y
  • se reflejen correctamente en un informe de gastos que presenten a su regreso.

Pero cualquier cantidad que entregues por encima de la tasa federal se considera imponible para el empleado.

Y si eliges entregar una cantidad fija y no exiges un informe de gastos —lo que permite a tu empleado quedarse con el excedente— el total de los viáticos se convierte en un ingreso imponible para tu empleado.

Los informes de gastos de los empleados deben presentarse dentro de los 60 días siguientes al viaje y deben incluir la siguiente información:

  • El propósito laboral
  • La fecha o fechas
  • El lugar o lugares
  • Los recibos de alojamiento, en caso de corresponder
  • Si el pago se ajusta a la tasa de gastos de comidas e imprevistos de la GSA o difiere de esta

Si un empleado no informa correctamente los gastos, se le puede exigir que pague impuestos por el reembolso. Te recomendamos que hables con tu contador —y con tus empleados— cuando la no presentación de informes de gastos a tiempo y con precisión te cause problemas.

Los viáticos también pueden influir en tus impuestos como empleador.

Puedes deducir parte de los viáticos pagados a los empleados como gastos de la empresa. Esto, a su vez, puede reducir la renta de tu empresa a los efectos tributarios.

Para aprovechar estas deducciones, debes asegurarte de llevar los registros correctamente. Cuanto más completos sean los registros, mayor será tu capacidad para deducir los gastos. Habla con tu contador para confirmar qué puedes deducir y qué no.

¿Cómo pagar a un empleado por días (trabajo per diem)?

Ahora que hemos repasado el primer tipo de viáticos, hablemos de los viáticos como pago del trabajo por día.

Esto ocurre cuando tienes trabajadores que se incorporan por día para llenar las vacantes que dejan los trabajadores fijos; por ejemplo, cuando un empleado fijo está de vacaciones o con licencia médica. En lugar de pagar a los trabajadores por día un salario por hora, se acuerda una tarifa por día (per diem rate).

A la hora de calcular tu presupuesto y los gastos de los trabajadores por día, asegúrate de tener en cuenta lo siguiente:

  • Aunque los trabajadores por día cobran una tarifa diaria, es importante calcular su tarifa por hora para asegurarte de no infringir ninguna ley relacionada con el sueldo mínimo.
  • Si tus trabajadores por día viajan por trabajo, es importante que cubras esos gastos de viaje relacionados con la empresa. Los trabajadores por día pueden recibir viáticos por sus viajes.
  • Además, los empleadores están obligados a pagar horas extra a los trabajadores por día que registren más de 40 horas en una semana o más de 8 horas en un día. El pago de las horas extra suele ser 1.5 veces la “tarifa habitual” del salario, que incluye todos los sueldos y las compensaciones —incluidos los viáticos por viajes— devengados en una semana de trabajo. Las leyes sobre las horas extra varían según el estado, así que asegúrate de consultar a tu asesor legal.

Los trabajadores por día pueden clasificarse como empleados o contratistas. Por lo tanto, asegúrate de cumplir las normas pertinentes sobre la nómina, ya sea llevando un buen registro o pagando los impuestos sobre la nómina del empleador.

Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.

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