Como propietario de un negocio, es fundamental comprender el concepto de viáticos al pagar a los empleados . Continúe leyendo para obtener un desglose completo de lo que significan los viáticos, los dos tipos de pagos y lo que necesita saber para cumplir con las normas.
Conclusiones clave
Per diem, que significa “ por cada día ” , es una forma de pagar a los empleados.
Hay dos usos comunes de las dietas: asignaciones diarias de gastos para empleados en viajes de negocios y pago por día a trabajadores a corto plazo.
Si utiliza viáticos para compensar a empleados que viajan, es importante comprender la tasa federal de viáticos y qué gastos exactamente pueden deducir los empleados en viajes de negocios.
Si utiliza viáticos para contratar empleados a corto plazo, debe decidir cuánto compensarlos y si clasificarlos como empleados a tiempo parcial o contratistas.
¿Qué es el per diem?
En su forma más básica, «viáticos» es una frase latina que significa « por cada día » . Existen dos enfoques principales para aplicar el pago de viáticos:
Como dietas para empleados que viajan por negocios.
Pago a trabajadores a corto plazo a quienes se les paga una tarifa diaria por su trabajo, en lugar de una tarifa por hora o un salario.
Echaremos un vistazo al significado de per diem en ambos contextos.
¿Cómo pago los viáticos para los empleados que viajan?
Cuando un empleado viaja por negocios, es probable que incurra en gastos adicionales de alojamiento, comidas y otros gastos, y espera recibir un reembolso .
Una forma de reembolsar a sus empleados los gastos de viaje de negocios es mediante viáticos. Algunos ejemplos de gastos que el IRS considera elegibles para un reembolso de viáticos incluyen:
Tarifas de alojamiento
Comidas
Lavandería, limpieza en seco y planchado de ropa.
Servicio de habitaciones
Tarifas y propinas para proveedores de servicios, incluidos manipuladores de equipaje y camareros.
Tenga en cuenta que las dietas no incluyen el transporte de ida y vuelta a cada ubicación. Como empresario, puede organizar los viajes de sus empleados o dejar que ellos reserven su propio viaje y luego reembolsarlos.
También puede optar por organizar el viaje de sus empleados, incluyendo el transporte al lugar y el alojamiento. En este caso, puede ofrecer un viático para comidas y gastos imprevistos, que incluye todo lo mencionado anteriormente, excepto el alojamiento.
Puede proporcionar al empleado el monto de sus viáticos por adelantado, quizás dándole dinero en efectivo o asignándole una tarjeta de crédito de la empresa. Algunas empresas también permiten que el empleado conserve cualquier cantidad que no gaste . O bien, puede reembolsarle el dinero a su regreso.
¿Cuáles son las tarifas diarias?
Puede establecer sus propias tarifas de viáticos, pero el gobierno también ofrece recomendaciones basadas en el costo de vida del lugar al que viaja su empleado. Puede usar una tarifa estándar que incluya todos los costos elegibles ante el IRS o compensar solo las comidas y los gastos imprevistos.
Existen dos métodos para calcular las tarifas diarias.
Si desea planificar según una ciudad o estado específico, puede usar la práctica herramienta de viáticos de la Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA) . Debe usar las tarifas del lugar donde pernoctará su empleado.
Si desea simplificar las cosas y evitar la necesidad de llevar un registro de las tasas de cada ciudad, puede utilizar el método de justificación de tasas altas-bajas. El IRS publica nuevas tasas cada año para Estados Unidos continental: una para las zonas de alto costo (por ejemplo, la ciudad de Nueva York) y otra para el resto de las zonas.
Por ejemplo, las tarifas diarias de la GSA para 2025-2026 (vigentes hasta el 30 de septiembre de 2026) son:
Áreas estándar | Zonas de alto costo | |
Alojamiento | $110 | $110-$483 |
Comidas y gastos imprevistos por día | $68 | $68-$92 |
Total de viáticos | $178 | $178-$575, dependiendo de la ubicación y la temporada |
Puede averiguar qué lugares se consideran de alto costo cada año a través del boletín del IRS de ese año ( consulte la Sección 5) .
Si su empleado viaja a Alaska, Hawái o algún territorio estadounidense, consulte las tarifas de viáticos establecidas por la GSA . Para viajes fuera de EE. UU., el Departamento de Estado establece las tarifas de viáticos .
Por último, si trabaja en el sector del transporte, existe un conjunto separado de tarifas de gastos de comidas y gastos imprevistos para usted (consulte la Sección 3).
Las dietas correspondientes al primer y último día de viaje equivalen al 75% de la dieta total.
¿Qué pasa si pago menos que la tarifa diaria federal?
Tampoco tienes que compensar a tus empleados a la tasa federal.
Si decide pagar menos, el IRS ofrece dos opciones para establecer sus viáticos:
Tome el monto total de su viático, reste la tarifa estándar de comidas y gastos imprevistos y trate el resto como viáticos de alojamiento; o
Tome el monto total de sus viáticos y designe el 60% para alojamiento y el 40% para comidas y gastos imprevistos.
Independientemente de las tarifas de viáticos que elija, es importante ser constante. Por lo tanto, elija un método que se adapte a su empresa, comunique su política de viajes y cúmplala para todos los viajes de negocios de sus empleados.
¿Tienen implicaciones fiscales las dietas?
Sí y no.
Puede pagar a sus empleados una tasa de reembolso que considere razonable por día, pero puede haber implicaciones fiscales tanto para usted como para sus empleados.
Hablemos primero de sus empleados. No tienen que pagar impuestos sobre las dietas que:
Igual o menor que las tarifas viáticas federales; y
Debidamente reflejado en un informe de gastos que presentan al regresar.
Pero lo que usted da por encima del monto máximo federal se considera imponible para el empleado.
Y si decide proporcionar una cantidad fija y no requiere un informe de gastos ( lo que le permite a su empleado quedarse con cualquier exceso ), la dieta diaria completa se convierte en ingreso sujeto a impuestos para su empleado.
Los informes de gastos de los empleados deben presentarse dentro de los 60 días posteriores al viaje y deben incluir información como:
Propósito comercial
Fecha(s)
Ubicación(es)
Recibos de alojamiento, si corresponde
Si el pago cumple con la tasa M&IE de GSA o difiere
Si un empleado no declara correctamente los gastos, podría verse obligado a pagar impuestos sobre el reembolso. Le recomendamos hablar con su contador (¡y con sus empleados!) si le resulta difícil informar los gastos de forma puntual y precisa.
Los viáticos también pueden incidir en sus impuestos como empleador.
Es posible que pueda deducir parte de las dietas pagadas a sus empleados como gastos comerciales. Esto, a su vez, puede reducir sus ingresos comerciales a efectos fiscales.
Para aprovechar estas deducciones, debe asegurarse de llevar un registro completo. Cuanto más completo sea, mejor podrá deducir los gastos. Consulte con su contador para confirmar qué puede y qué no puede deducir.
¿Qué significa trabajo por día?
Ahora que hemos repasado el primer tipo de viáticos, analicemos el empleo con viáticos.
Esto ocurre cuando se tienen trabajadores a tiempo parcial que entran por día para cubrir las vacantes de los trabajadores regulares, por ejemplo, cuando un empleado a tiempo completo está de vacaciones o de baja médica. En lugar de pagarles a los trabajadores por día por hora, se acuerda una tarifa por día.
Al calcular su presupuesto y gastos para los trabajadores por día, asegúrese de tener en cuenta la siguiente información:
Si bien a los trabajadores per diem se les paga una tarifa diaria, es importante calcular su tarifa por hora para asegurarse de no violar ninguna ley de salario mínimo.
Si sus trabajadores viáticos viajan por trabajo, querrá cubrir los gastos de viaje relacionados con el negocio. ¡Los trabajadores viáticos pueden recibir una dieta para viajar!
Los empleadores también están obligados a pagar horas extras a los trabajadores que trabajan más de 40 horas semanales o más de 8 horas diarias. El pago de horas extras suele ser 1.5 veces el salario regular, que incluye todos los salarios y compensaciones , incluyendo las tarifas de viaje por día , devengadas durante la semana laboral. Las leyes sobre horas extras varían según el estado, así que asegúrese de consultar con su asesor legal.
Los trabajadores por día pueden clasificarse como empleados o contratistas . Por lo tanto, asegúrese de seguir las normas de nómina pertinentes, ya sea manteniendo registros precisos o pagando los impuestos sobre la nómina del empleador.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona el viático para los empleados?
El empleo por día se da cuando los empleados se incorporan por día para cubrir las vacantes dejadas por empleados a tiempo completo (como cuando un empleado se toma una baja por maternidad o paternidad o vacaciones pagadas). En lugar de cobrar por hora, estos empleados por día reciben una tarifa diaria acordada.
¿Cómo establecen los empleadores una política de viáticos para su empresa?
Para establecer una política de viáticos, los empleadores deben saber para qué utilizarán a sus empleados (qué tipos de tareas o funciones), si los clasificarán como empleados o contratistas (según el tipo de trabajo que realicen y la cantidad de horas que trabajen) y cuál es la tarifa viática federal recomendada. Una vez definidos los detalles, la política final se resume en el manual del empleado y se informa a los gerentes.
¿Se pueden utilizar los viáticos para viajes internacionales y en qué difieren las tarifas?
¡Sí! Las tarifas de viáticos para viajes internacionales varían según la ciudad que visite su empleado. El Departamento de Estado de EE. UU. establece las tarifas de viáticos internacionales considerando el costo general de los gastos y el costo de vida en cada lugar.
¿Cómo interactúa el viático con el reembolso de gastos o las tarjetas de crédito corporativas?
El pago diario ofrece a los empleados una cantidad fija para gastos de viaje de negocios, como comida y alojamiento, por lo que no necesitan presentar reembolsos por sus gastos reales. La mayoría de las empresas ofrecen a sus empleados una tarjeta de crédito corporativa con un límite de viáticos, lo que facilita su uso durante sus viajes.
¿Qué documentación deben aportar los trabajadores al recibir el pago de viáticos?
Los empleados generalmente no tienen que proporcionar ninguna documentación o recibos detallados para recibir sus pagos diarios durante el viaje, pero el Servicio de Impuestos Internos (IRS) dice que deben documentar las fechas de viaje, los lugares de viaje y el propósito comercial del viaje dentro de los 60 días posteriores al viaje.
