El pago retroactivo no es un método antiguo que la gente solía usar para pagarse a sí misma.Estos pagos concilian la diferencia entre la tarifa que debería haber cobrado un empleado y la que se le pagó realmente.
Por ejemplo, supongamos que tu empleada, Linh, trabaja como representante de atención al cliente y como ingeniera, y recibe tarifas diferentes por sus dos funciones. Gana $20 por hora como representante de atención al cliente y $25 por hora como ingeniera.
Tal vez le pagaste por error 10 horas de trabajo de ingeniería usando la tarifa más baja de servicio al cliente y el último sueldo de Linh dice que ganó $200. Pero debería haber ganado $250 y tendrás que pagarle la diferencia.
Esos $50 son un pago retroactivo, es decir, un pago que habría ganado en un período de pago anterior si su sueldo se hubiera calculado correctamente.
¿Cuál es la diferencia entre el pago retroactivo y el pago atrasado?
Un momento, entonces ¿cuál es la diferencia entre el pago retroactivo y el pago atrasado? Los salarios atrasados compensan la diferencia entre lo que se le pagó al empleado y lo que se le debería haber pagado. Incluye conceptos como primas adeudadas, horas extras adeudadas o la falta total de pago a un empleado por el tiempo que trabajó.
Pero, ¿y entonces? ¿Cuál es la diferencia? Es cierto, estos dos términos pueden ser muy confusos.
Una forma fácil de distinguirlos:
- El pago retroactivo se usa para corregir la tarifa de pago o el sueldo de un período anterior.
- Los pagos atrasados se usan para corregir las bonificaciones no percibidas, o las horas regulares/horas extra trabajadas que no se pagaron.
Si le aumentaste el sueldo a tu empleado, pero olvidaste ingresar ese aumento en el sistema, le corresponde el pago retroactivo. Si olvidaste pagarle un día de trabajo completo, le corresponde el pago atrasado.
¿Cuándo tendré que pagar a mis empleados con carácter retroactivo?
Top-Down Participation Is Essential to Building a Culture of Diversity, Equity, and Inclusion
HREl pago retroactivo no es muy frecuente y, muchas veces, se da por errores humanos. Ten en cuenta estas situaciones:
- Aumentos: si hubo un aumento, pero los sueldos nuevos no se ingresaron en el sistema antes de administrar la nómina o payroll, puedes aplicar los aumentos de tus empleados con carácter retroactivo.
- Errores en la nómina: en una situación como la de Linh, en el ejemplo anterior, o si se produce cualquier otro error en la nómina, tendrás que pagar con carácter retroactivo para corregir el error.
- Errores de cálculo en las horas extra: si aplicaste una tarifa de horas extra errónea, el pago retroactivo puede arreglar la diferencia.
- Comisión: si no le pagaste la comisión a un empleado según lo establecido en su contrato de trabajo, podría corresponderle un pago retroactivo.
¿Cómo calculo el pago retroactivo?
Para calcular cuánto le corresponde al empleado que cobró de menos, necesitarás la siguiente información:
- Su sueldo bruto correcto por período.
- Cuánto dinero le pagó realmente tu compañía al empleado.
- El número de períodos de pago en los que el empleado cobró de menos.
Tomemos como ejemplo a la empleada mencionada, Linh. ¿Qué ocurre si le pagaste el sueldo equivocado durante dos períodos de pago de dos semanas?
Si trabajó tiempo completo como ingeniera durante esos períodos de pago, le corresponderían $2,000 por cada sueldo: 80 horas a $25 la hora. Pero si, por error, le pagaste con su tarifa de atención al cliente, en lugar de eso recibió $1,600 por cada sueldo. Es una diferencia de $400 en cada período de pago, por lo que Linh merece $800 de pago retroactivo.
¿Cómo hago pagos retroactivos a mis empleados?
Una vez que notes el error, hay tres maneras de pagar a tus empleados la cantidad que les corresponde.
- Administra una nómina separada. Asegúrate de rotular el pago como RETROACTIVO en el talón de pago para que el empleado no se confunda.
- Incluye el pago retroactivo en el próximo cheque de tu empleado e identifícalo. De nuevo, rotula el pago retroactivo de forma adecuada.
- Combina el pago retroactivo con el salario habitual en el próximo sueldo de tu empleado. Para esta opción, no es necesario usar el rótulo de RETROACTIVO. (Asegúrate de verificar con tu proveedor de nómina o tu contador si esta opción se aplica en tu estado. Muchos estados exigen que se incluyan las fechas exactas del período por el que se paga al empleado).
Al igual que con el pago normal, debes retener del pago retroactivo los impuestos de la seguridad social y Medicare, y los impuestos estatales y locales aplicables.
El impuesto sobre la renta difiere un poco en lo que respecta al pago retroactivo. El IRS considera que los salarios retroactivos son “salarios complementarios”, es decir, dinero que se paga a un empleado al margen de su sueldo normal.
La forma de descontar el impuesto sobre la renta del pago retroactivo depende de cuál de las tres opciones de nómina elijas.
Si administras una nómina separada o incluyes el pago retroactivo por separado en el sueldo de tu empleado, tienes dos opciones:
- Retener un 22 % fijo del total del pago retroactivo.
- Sumar el importe del pago retroactivo al salario normal de la nómina actual o de la más reciente. Luego, usar el total combinado para determinar la retención del impuesto federal sobre la renta que corresponda y restar la cantidad que se retiene o que ya se haya retenido por el salario normal. Retener lo que sobra del salario retroactivo.
Si sumas el total al siguiente sueldo, pero no especificas qué parte es pago retroactivo y qué parte es salario normal, retén los impuestos federales sobre la renta de la cantidad combinada tal y como lo harías para una nómina normal.
¿Hay algo más que deba saber?
Algunos estados tienen sus propias leyes sobre el pago retroactivo. Por ejemplo:
- Texas prohíbe el pago retroactivo a los empleados de las agencias estatales o de los institutos de educación superior, a menos que los empleados estén obligados contractual o legalmente a recibir salarios más altos que no se les pagaron.
- En California, los empleados pueden demandar a su empleador si sus recibos de sueldo no incluyen las fechas exactas del período por el que se paga al empleado. Así que, si pagas retroactivos o pagos atrasados, asegúrate de que los períodos de la nómina estén claramente detallados en el recibo de sueldo. California tampoco permite el pago retroactivo a ningún funcionario, empleado o contratista público después de que haya prestado sus servicios o completado su contrato.
Verifica las leyes de tu estado para asegurarte de conocer la legislación local específica.
¡Uf! Eso fue mucho. Si prefieres evitar tener que lidiar con la complejidad que es el pago retroactivo por tu cuenta, puedes recurrir a un servicio completo de nóminas para que te ayude.
Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.