El pago retroactivo no es un método antiguo que la gente usaba para pagarse a sí misma en el pasado. Abreviatura de pago retroactivo, estos pagos compensan la diferencia entre la tarifa que a un empleado debió haber sido pagado y la tarifa que a un empleado se le pagó pagó.
Por ejemplo, supongamos que su empleada por hora, Linh, trabaja tanto como representante de servicio al cliente como ingeniera y recibe tarifas diferentes por sus dos funciones. Su tarifa por hora es de $20 como representante de servicio al cliente y $25 como ingeniera.
Quizá pagó por error 10 horas de trabajo de ingeniería usando la tarifa más baja de servicio al cliente, y el último cheque de Linh decía que había ganado $200. Pero ella debió haber ganado $250, y usted tendrá que pagarle la diferencia.
Esos $50 son pago retroactivo: pago que ella habría ganado en un período de pago anterior si su cheque hubiera sido calculado correctamente.
Espera, ¿cuál es entonces la diferencia entre el pago retroactivo y los salarios atrasados?
Salarios atrasados constituyen la diferencia entre lo que se le pagó a su empleado y lo que debería habérsele pagado. Incluye cosas como bonificaciones no pagadas, pago de horas extras omitidas o no pagar la remuneración correspondiente por el tiempo trabajado.
¿Eh? Sí, estos dos términos pueden ser muy confusos.
Una forma sencilla de diferenciarlos:
El pago retroactivo se usa para corregir la tarifa salarial o el sueldo correspondiente a un período histórico.
Los salarios atrasados se usan para corregir bonificaciones no pagadas, cualquier número regular de horas trabajadas que no se pagaron o las horas extras trabajadas y no remuneradas.
Si le dio a su empleado un aumento salarial pero olvidó ingresarlo en el sistema, le debería pagar pago retroactivoSi olvidó pagarle por completo un día de trabajo, le debería pagar salarios atrasados.
Entendido. ¿Cuándo tendré que pagar a mis empleados de forma retroactiva?
El pago retroactivo no es muy común—y muchas de las causas son simplemente errores humanos. Esté atento a estas situaciones:
Aumentos salariales: Si se otorgó un aumento salarial, pero los nuevos sueldos no se ingresaron en el sistema antes de ejecutar la nómina, puede aplicar los aumentos de sus empleados de forma retroactiva.
Errores de nómina: En una situación como la de Linh, arriba, o en cualquier otro error de nómina, tendrá que dar pago retroactivo para corregir el error.
Cálculos erróneos de horas extras: Si aplicó la tarifa de horas extras incorrecta, el pago retroactivo puede corregir la diferencia.
Comisión: Si no pagó la comisión de un empleado según lo establecido en su contrato de trabajo, podría deberle pago retroactivo.
¿Cómo calculo el pago retroactivo?
Necesitará la siguiente información para calcular cuánto le debe a su empleado que fue pagado incorrectamente:
Su salario bruto correcto por período,
Cuánto dinero pagó realmente su empresa al empleado, y
El número de períodos de pago en los que su empleado fue pagado incorrectamente.
Tomemos a nuestra empleada, Linh, del ejemplo anterior. ¿Qué pasaría si le pagó el salario equivocado durante dos períodos de pago de dos semanas?
Si trabajó a tiempo completo como ingeniera durante esos períodos de pago, se le adeudarían $2,000 en salarios brutos por cada cheque: 80 horas a $25 la hora. Pero si por error la pagó con su tarifa de servicio al cliente, habría recibido $1,600 por cheque. Eso supone un déficit de $400 por período de pago—por lo tanto, Linh merece $800 en pago retroactivo.
¿Cómo le pago a mis empleados el pago retroactivo?
Una vez que detecte el error, hay tres maneras de pagar a sus empleados la cantidad que se les debe.
Realice una ejecución de nómina separada. Asegúrese de etiquetar el pago como RETRO en el talón de pago para que su empleado no se confunda.
Incluya el pago retroactivo en el siguiente cheque de su empleado e identifíquelo. Nuevamente, etiquete el pago retroactivo de forma apropiada.
Combine el pago retroactivo con los salarios regulares en el siguiente cheque de su empleado. Para esta opción, no es necesario usar la etiqueta de pago RETRO. (Asegúrese de consultar con su proveedor de nómina o contador para ver si esta opción es aplicable en su estado. Muchos estados requieren que incluya las fechas exactas del período por el cual se paga al empleado.)
Al igual que con el pago normal, debe retener el Seguro Social, Medicare y los impuestos estatales y locales aplicables del pago retroactivo.
El impuesto sobre la renta es donde hay una pequeña diferencia para el pago retroactivo. El IRS considera los salarios retroactivos como “ingresos suplementarios”, es decir, dinero pagado a un empleado fuera de su salario normal.
Cómo se retira el impuesto sobre la renta del pago retroactivo depende de cuál de las tres opciones de nómina elija.
Si realiza una nómina separada o designa el pago retroactivo por separado en el cheque de su empleado, tiene dos opciones:
Retener un 22% fijo de la suma del pago retroactivo.
Agregue el monto del pago retroactivo a los salarios normales de la nómina actual o de la nómina más reciente. Luego use la suma combinada para determinar la retención apropiada del impuesto federal sobre la renta, y reste la cantidad que se está reteniendo o ya se retuvo por los salarios normales. Retenga lo que quede de los salarios retroactivos.
Si añade la suma al siguiente cheque pero no especifica cuánto es pago retroactivo y cuánto son salarios regulares, retenga los impuestos federales sobre la renta del monto combinado tal y como lo haría en una nómina normal.
¿Algo más que deba saber?
Consulte la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y las leyes laborales de su estado para entender cualquier legislación federal y local específica. Por ejemplo, la ley federal ofrece protección a los empleados para recuperar salarios mínimos no pagados y violaciones por horas extra no pagadas. Y algunos estados tienen sus propias leyes sobre el pago retroactivo. Por ejemplo:
Texas impide el pago retroactivo a empleados de agencias estatales o institutos de educación superior, a menos que los empleados estén contractual o legalmente obligados a recibir salarios más altos que no se les pagaron.
En California, los empleados pueden demandar a su empleador si sus recibos de pago no incluyen las fechas exactas del período por el cual se les paga. Por lo tanto, si está pagando pago retroactivo o salarios atrasados, asegúrese de que los períodos de nómina estén claramente indicados en el recibo de pago. California tampoco permite el pago retroactivo a ningún funcionario público, empleado o contratista después de que hayan prestado el servicio o completado su contrato.
Si prefiere evitar resolver todas las complejidades del pago retroactivo por su cuenta, un sistema de nómina de servicio completo puede ayudar a los propietarios de pequeñas empresas.
