Los propietarios de pequeñas empresas trabajan… ¡y mucho! Una encuesta reciente reveló que casi un tercio de los propietarios trabaja más de 50 horas a la semana y el 86 % trabaja los fines de semana.
Si no tienes tiempo para hacer crecer tu empresa y no tienes los recursos para formar y contratar a un empleado de tiempo completo, quizás sea el momento de contratar a un contratista independiente.
Este artículo te servirá para agilizar cada paso del proceso de incorporación, así como para conocer los detalles que debe reunir cada contrato de trabajo de contratistas independientes, de modo que puedas obtener rápidamente la mejor asistencia conforme las necesidades de tu empresa.
Qué hacer antes de incorporar a un contratista
Cuando recurres a un contratista, no quieres llevarte ninguna sorpresa. Desde el cumplimiento de la ley de impuestos sobre el empleo hasta la clasificación correcta de tus trabajadores, estos son algunos pasos recomendables antes de recurrir a los servicios de un contratista.
1. Saber si necesitas un número de identificación de empleador (EIN) federal
Antes de incorporar a alguien, debes saber si tu empresa está registrada de hecho como empresa.
Para determinar si necesitas un número de identificación de empleador, piensa primero en el tipo de entidad que tienes (o que quieres constituir si aún no lo has hecho). La mayoría de las pequeñas empresas se constituyen como sociedades para protegerse de responsabilidades, pero existen otras opciones.
EN RESUMEN: Si no tienes empleados y eres propietario de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) unipersonal o empresa unipersonal, no necesitas un EIN, en su lugar puedes utilizar tu número de seguridad social.
Sin embargo, tendrás que obtener un EIN si eres propietario de una de esas entidades y deseas:
- cambiar la estructura de tu empresa
- incorporar empleados
- declararte en quiebra
- heredar o comprar una empresa existente y convertirla en una empresa unipersonal
- Ofrecer un plan Keogh o 401(k) de un solo participante
También deberás obtener un EIN si eres propietario de cualquier otro tipo de entidad, como una LLC de varios miembros, una sociedad de personas o una sociedad anónima. Así se obtiene un EIN.
¿No sabes qué entidad elegir? Te ofrecemos un breve resumen de los tipos de entidades empresariales que hay:
- Sociedad anónima de tipo S: sociedad anónima de tipo S, o S Corp, es una opción elegida por muchas empresas. Las sociedades anónimas de tipo S pueden brindar un importante ahorro fiscal, pero suelen ser más complicadas desde el punto de vista legal.
- Sociedad anónima de tipo C: una sociedad anónima de tipo C puede estar sujeta a la “doble imposición”, es decir, a la imposición de la persona y de la entidad, lo que a menudo las hace impopulares entre los propietarios de pequeñas empresas.
- Sociedad de personas: una sociedad de personas se forma cuando al menos dos personas tienen el control total de la empresa y ambas comparten las ganancias. Cada socio es personalmente responsable de la situación financiera de la empresa. Aunque no registres tu sociedad de personas ni presentes documentación, si tu empresa cumple con esta definición, pueden considerarla como sociedad de personas.
- Empresa unipersonal: una empresa unipersonal es una de las entidades más populares porque es fácil de poner en marcha y da al propietario el control total. Como titular de una empresa unipersonal, eres personalmente responsable de todas las obligaciones financieras de tu empresa.
- Sociedad de responsabilidad limitada o LLC: una LLC es una alternativa ligera para constituir tu empresa. Te ayuda a evitar la doble imposición y es un tipo de entidad más sencillo.
2. Cumple con las normas estatales
Si tienes una sociedad anónima, una LLC, una sociedad de personas o una organización sin fines de lucro, después de obtener un EIN, debes registrar la empresa en tu estado.
3. Aprende a clasificar a tu equipo
La diferencia entre contratistas y empleados puede ser difusa. Por eso, uno de los aspectos legales más importantes que hay que entender es cómo clasificar a los trabajadores de forma precisa.
Cualquier paso en falso podría ser perjudicial para el trabajador y, además, podría acarrearte fuertes multas y sanciones. El IRS considera que todos los trabajadores son empleados, a menos que puedas demostrar lo contrario, y emplea una batería de pruebas y consideraciones, que varían según el estado, para asegurarse de que la persona reúne los requisitos como contratista independiente. Así que presta mucha atención.
Cómo saber si el trabajador es un contratista:
Si respondes “sí” a la mayoría de estas preguntas, lo más probable es que el trabajador sea un contratista.
- ¿Incorporas al trabajador para un proyecto temporal?
- ¿El trabajador puede elegir dónde y cuándo se realiza el trabajo?
- ¿El trabajador usa sus propios materiales para realizar el trabajo?
- ¿El trabajador cobra una tarifa plana o por hora que factura a tu empresa?
¿Qué significa la prueba ABC para las empresas de California?
En el 2018, hubo un caso de la Corte Suprema en California ({1>Dynamex Operations West, Inc. contra<1} {1>el Tribunal Superior del Condado de Los Ángeles<1}) que hizo más difícil para las empresas de California clasificar a los trabajadores como contratistas independientes. El caso creó una lista de comprobación, denominada prueba ABC, que los empleadores pueden usar como ayuda para clasificar a los trabajadores.
Esto implica dos cambios clave para las empresas de California:
(1) Los empleadores no pueden incorporar contratistas para que realicen un trabajo que constituye una parte fundamental del objeto de su empresa.
(2) El contratista realmente debe tener un oficio, ocupación o negocio independiente en el sector para el que lo incorporas.
Por supuesto, toda regla tiene sus excepciones. Por ejemplo, California aprobó recientemente la Propuesta 22, que exenta a las empresas de transporte basadas en aplicaciones, como Lyft y Uber, de clasificar a los conductores como empleados. Aunque algunos conductores pueden cumplir los criterios para ser empleados, la ley permite clasificarlos como contratistas independientes.
¿Todavía no tienes claro dónde encaja tu trabajador? Consulta la guía de clasificación del IRS.
También puedes llenar el formulario SS-8 del IRS para recibir una última llamada. Asegúrate de hacerlo antes de recurrir a los servicios de tu contratista para no poner en riesgo tu empresa.
Podrías tardar al menos seis meses en obtener una respuesta (por lo que no es la opción más popular), pero te ayudará a acercarte a la clasificación correcta si estás especialmente preocupado por un contratista en particular.
4. Redactar la descripción del puesto y definir la relación
Uno de los primeros hitos de la relación: definir lo que son. Explorar cada una de estas cuestiones te ayudará a centrarte en la persona que buscas y en la forma en que deseas trabajar con ella.
- ¿Puedes trabajar con esta persona solo de proyecto en proyecto?
- ¿Desearías contratarla de tiempo completo al final?
- ¿Tiene que ser de la zona?
- ¿Puede trabajar desde tu oficina?
Cuando redactes la descripción del puesto, incluye estos detalles para poder encontrar al mejor candidato posible.
5. Crear un acuerdo de contratista independiente
Antes de incorporar al contratista, es conveniente crear un acuerdo de contratista independiente, que es un contrato legal que explica tu relación comercial con él.
¿Por qué? Porque es importante que todas las partes se pongan de acuerdo para no perder tiempo ni recursos, y para minimizar los problemas legales en caso de que la relación se complique.
Te recomendamos que un abogado redacte este documento, pero asegúrate de incluir lo siguiente:
Los aspectos generales de la relación
- Una descripción del proyecto
- El cronograma y los plazos
- El equipo que puede usar el profesional independiente
- Las oficinas desde las que puede trabajar el profesional independiente
- Los criterios que usarás para evaluar su trabajo
- Cualquier otro detalle
Los derechos de propiedad
Esto incluye tus derechos relacionados con la propiedad intelectual, como los programas informáticos, gráficos y cualquier otro trabajo que cree el contratista.
Acuerdo de confidencialidad
Si es necesario, aquí estableces que el contratista no puede compartir nada relacionado con el trabajo que realiza para tu empresa.
Condiciones de pago y facturación
Aquí detallas la tarifa, y cómo y cuándo se le pagará al contratista.
Cláusula de rescisión
Esta sección establece (1) cuántos días de preaviso tiene que dar cada parte antes de poner fin a la relación; y (2) por qué motivos cada parte puede poner fin a la relación, como incumplir con los estándares definidos de la relación.
La cláusula de rescisión es especialmente importante para los propietarios de pequeñas empresas, ya que permite poner fin a la relación de forma inmediata, sin necesidad de un período de notificación.
Imagina que incorporas a alguien para que escriba diez correos electrónicos para ti y solo escribe uno.
Técnicamente, escribió el correo electrónico, pero, a menos que el contrato especifique cuáles son tus criterios de rendimiento, es difícil decir si hubo un incumplimiento de contrato o no.
Qué hacer después de incorporar a tu primer contratista
Los siguientes pasos te ayudarán a minimizar sanciones y errores una vez que el profesional independiente comience a trabajar.
6. Repasar la siguiente lista de comprobación de deberes legales
Una vez que el contratista acepte el trabajo, deberás familiarizarte con algunos formularios de impuestos para contratistas independientes.
Pedirle que llene el formulario W-9 (o el formulario W8-BEN si es un ciudadano o residente extranjero)
El formulario W-9 verifica el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (TIN) del profesional independiente.
No es necesario enviar el W-9 a ningún lugar, pero se requiere que lo conserves en tus archivos por un mínimo de cuatro años. Al revisar el W-9 del contratista, asegúrate de que se haya exentado de retenciones, ya que debe declarar los impuestos por su cuenta.
Llenar el formulario 1099-NEC
Si pagaste al profesional independiente al menos $600 en este año, no usaste una tarjeta de crédito o una plataforma de pago de terceros (como PayPal) para procesar las facturas, y no marcaste la casilla que indica que dirige una sociedad anónima de tipo S o de tipo C en el punto 3 del formulario W-9, tendrás que completar el formulario 1099-NEC. Este formulario informa cuánto ganó el contratista trabajando para ti. Tanto tú como el contratista necesitarán este formulario para presentar sus impuestos, así que no lo pierdas.
- Envía la copia A del 1099-NEC al IRS y la copia B a tu contratista antes del 31 de enero. Si el día 31 cae en fin de semana, deberás presentarlo el lunes siguiente.
- Consulta a tu contador para asegurarte de cumplir con la normativa estatal. Las leyes estatales varían y es posible que también debas presentar formularios 1099 en tu estado.
7. Revisa esta lista de comprobación de recomendaciones
Una vez que domines los requisitos legales iniciales, puedes tomar otras medidas adicionales para asegurarte de que tu relación con el contratista sea lo más fluida posible. Los siguientes trucos te ayudarán a cumplir las normas (y mantener la cordura).
Pide facturas
No le pagues a tu contratista hasta que no te haya enviado una factura. Guarda todas las facturas para tus registros y no aceptes ningún informe de gastos, a menos que lo hayas acordado de antemano. Todos los gastos de la actividad comercial son responsabilidad del profesional independiente, a menos que el acuerdo especifique lo contrario.
Considera agregar al profesional independiente a la nómina
Según la duración de su relación, puede ser más fácil incluir al contratista directamente en la nómina de tu empresa, aunque no trabaje tiempo completo. Algunos servicios de nómina, como Gusto, pueden presentar automáticamente los 1099 y enviar los formularios a los profesionales independientes para que no tengas que hacerlo tú. Aquí tienes más detalles sobre cómo pagar a los contratistas independientes.
Conserva los registros
¿Sabías que si incorporas a contratistas independientes es más probable que te hagan una auditoría? Por eso es importante conservar los registros minuciosamente. Guarda todos los documentos relacionados con el profesional independiente (y asegúrate de que estén clasificados correctamente). Lleva un registro de los contratos, facturas y comprobantes de pago, si no se hacen electrónicamente. Si usas Gusto, tus comprobantes de pago se almacenarán en forma automática.
Inscríbete en el sistema de pago electrónico de impuestos federales (EFTPS)
Inscribirte en el EFTPS te facilitará el pago de impuestos al IRS.
Recursos adicionales
Estos son algunos recursos útiles que te ayudarán a que los contratos de trabajo de contratistas independientes estén en orden. Como siempre, si tienes preguntas sobre estos formularios debes hablar con tu abogado.
Plantillas y recursos legales
Para obtener una amplia gama de plantillas y recursos legales, consulta estos sitios:
Consejos sobre la descripción del puesto
Una buena descripción del puesto es fundamental para encontrar al profesional independiente adecuado. Para obtener consejos sobre cómo redactar la descripción del puesto perfecta, consulta esta guía y plantilla.
Acuerdos de no divulgación
Es conveniente requerir a los contratistas que firmen acuerdos de no divulgación (NDA) para proteger la información comercial de uso interno. Averigua si lo más acertado es firmar un NDA unilateral o uno mutuo, y consulta los modelos de los siguientes sitios:
- Modelo de NDA de Harvard Business School
- Modelo de NDA de NOLO
- Modelo de NDA de Rocket Lawyer
- Modelo de NDA de UpCounsel
Acuerdos con contratistas independientes
Cuando incorporas a un contratista, es importante aclarar la función, la remuneración y otras ramificaciones legales del puesto (incluido el alcance, las condiciones de pago y la propiedad del producto de trabajo). Estos recursos te ayudarán a elaborar esos documentos:
- Modelo de acuerdo de contratista independiente de Berkeley Law
- Modelo de acuerdo de contratista independiente de Docracy
Acuerdo de contratista independiente de Formularios y plantillas para empresas de Entrepreneur
Dedica más energía al crecimiento de tu empresa incorporando a un contratista independiente.
Puede que todas las normas y el papeleo que conlleva sean intimidantes al principio, pero una vez que sepas cómo manejarlos, te liberarás de las tareas pesadas.
Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.
