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Así que has empezado un negocio. Las cosas van bien.

…demasiado bien. Tienes una enorme cantidad de trabajo y ha llegado la hora de contratar a otra persona para que te ayude.

¡Es un hito extraordinario! Pero también es una de las tareas más importantes de tu vida. Al contar con tan pocas personas en tu equipo inicial, la contratación tiene un impacto enorme en tu negocio.

Contratar a un nuevo empleado cuesta más de $4,000 en promedio. Así que no querrás formar parte del 62 % de las pequeñas empresas que dicen haber tomado una mala decisión de contratación.

Pero contratar no tiene que ser imposible. Para nada.

Hemos creado esta guía definitiva para ofrecerte los consejos más relevantes, actualizados y prácticos de principio a fin. Esto es lo que cubriremos:

Muchos empresarios afirman que contratar a la persona adecuada puede ayudarte a evitar una gran cantidad de problemas posteriores. Así que analiza esta guía y utilízala con cuidado, podría ser la mejor decisión que tome tu empresa.

Prepara tu empresa para tu primera contratación

Antes de contratar a alguien, debes asegurarte de que tu empresa cumpla todos los requisitos legales.

Que quieras contratar a alguien no significa necesariamente que debas hacerlo… o que puedas hacerlo. Hay que tener en cuenta varias cosas antes de proceder.

Antes de fijarte si cumples los requisitos legales, deberías analizar si realmente necesitas contratar a alguien.

Paso 1: pregúntate si necesitas un empleado

No deberías contratar a alguien simplemente porque te sientes abrumado. Tienes que definir qué trabajo necesitas que haga ese empleado y cuánto tiempo le va a llevar.

Por ejemplo, supongamos que necesitas a alguien que se encargue de algunas tareas administrativas. Deberías tener en cuenta lo siguiente:

  • Calcula cuántas horas a la semana se necesitan para hacer este tipo de trabajo (estima la cantidad de horas por tarea y súmalas). Si solo son cinco horas, puede que no valga la pena contratar a un empleado de tiempo completo. Hablaremos de ello más adelante…
  • ¿Tienes tareas que quieres hacer pero para las que no tienes tiempo?
  • Piensa si necesitas ayuda temporal o permanente. Un proyecto específico puede requerir un empleado temporal, pero si necesitas ayuda continua, deberás contar con alguien permanente.

Recuerda que un empleado de tiempo completo supone un costo continuo para tu empresa. Piensa detenidamente si necesitas un empleado o un contratista.

Empleados independientes frente a contratistas

Hay varias diferencias entre ellos, aquí tienes las principales:

Empleados:

  • Trabajan en un lugar y horario específicos que tú, el empleador, fijas
  • Trabajan para una sola empresa
  • Utilizan tus herramientas y recursos
  • Cobran un sueldo o salario por horas
  • Son responsables de realizar las tareas que tú les asignas

Contratistas:

  • Pueden trabajar donde y cuando quieran
  • Pueden trabajar para varias empresas
  • Utilizan sus propias herramientas
  • Utilizan sus propios recursos
  • Cobran por proyecto o tarifa fija (pero no siempre)

Es importante entender esto, porque si has identificado a alguien como contratista pero la naturaleza de su trabajo es más parecida a la de un empleado, es posible que tengas que darle beneficios y pagar impuestos sobre el empleo.

Si un contratista se ajusta a tus necesidades actuales, consulta nuestra guía para contratar contratistas por primera vez.

Paso 2: ahora pregúntate si estás preparado para contratar a alguien

¿Está tu empresa realmente en condiciones de contratar a alguien? Debes plantearte estas preguntas:

Paso 3: obtén tu EIN

Bien, supongamos que has respondido “sí” a todas las preguntas anteriores y estás listo para contratar a alguien. ¿Vas a publicar un anuncio?

¡Claro que no!

En realidad, antes tienes que hacer algunos trámites legales, y el primero es obtener un número de identificación de empleador (EIN).

No te preocupes, es muy fácil.

Es un número que te da el IRS para identificar a tu empresa. Es como un número de la Seguridad Social, salvo que lo utilizas en todos los formularios y documentos relacionados con el pago a tus empleados.

Puedes consultar la página web del IRS para ver si necesitas uno.

Cómo solicitar un EIN

¿Cómo se solicita paso a paso un EIN? Tienes varias opciones:

  • Opción 1: solicítalo en línea en el sitio web del IRS. Tienes que responder unas cuantas preguntas, sobre todo acerca de la estructura de tu empresa (sociedad, empresario individual, etc.) y si estás a cargo de la empresa. También necesitas un número de Identificación de contribuyente, que puede ser uno de los siguientes:
    • Número de Seguridad Social
    • Número de identificación personal de contribuyente
    • Número de identificación de contribuyente para adopciones pendientes en los Estados Unidos
    • Número de identificación tributaria del preparador
  • Opción 2: no es la forma más rápida, pero si lo necesitas, descarga el formulario SS-4 del IRS y envíalo por correo o fax con toda tu información.
  • Opción 3: solicítalo por teléfono a través de la línea de Impuestos especiales y de negocios del IRS al (800) 829-4933, proporciona tu información y obtén tu EIN de inmediato.

Paso 4: averigua los requisitos fiscales de tu empresa

Bien, ya tienes tu EIN. Ahora tienes que revisar si cumples todos los requisitos fiscales. Son diferentes en cada estado, así que asegúrate de buscar asesoramiento profesional en tu estado para saber cuáles son tus requisitos en particular.

Dicho esto, la mayoría de las empresas necesitan conocer sus impuestos federales y estatales, y las normas de retención.

Estas son algunas de las normas de contratación que debes conocer, pero ten en cuenta que no se aplican necesariamente en todas las situaciones:

Ya puedes empezar a ver cómo se acumulan los costos de contratación.

Y recuerda que los estados también tienen ciertas obligaciones; por eso es importante ponerse en contacto con el departamento del trabajo de tu estado y averiguar exactamente cuáles son los requisitos en tu caso.

Por ejemplo: supongamos que contratas a un empleado en New York por $65,000 al año. Pagarás $5,414 más en impuestos de trabajo. Pero en California, esos impuestos serán de $5,428. Es una pequeña diferencia, ¿verdad? Por supuesto, pero se suma. Hay que cumplir con las normas de contratación, y no conocer los requisitos no es excusa.

Paso 5: cumple con los requisitos legales

Hay algunas cosas más que debes hacer para asegurarte de cumplir las leyes de contratación. Se incluyen las siguientes:

Recopilar los formularios fiscales de los nuevos empleados

Cada uno de tus nuevos empleados tendrá que completar los siguientes formularios:

  • Un formulario W-4, para que sepas cuánto impuesto sobre la renta retener de sus sueldos
  • Un formulario I-9 para demostrar que están autorizados a trabajar en los Estados Unidos

(Te contaremos más sobre estos formularios cuando estés listo para empezar con la inducción).

Informar sobre el nuevo empleado

Lo veremos más adelante, pero ten en cuenta que tendrás que comunicar a las autoridades su nombre, su número de Seguridad Social y algunos datos generales sobre el empleo en un plazo determinado después de su primer día.

Contratar un seguro de compensación por accidentes laborales

La mayoría de los estados lo exigen. ¿Hay alguna buena noticia? Puedes adquirirlo a través de un proveedor comercial o de un programa estatal de compensación por accidentes laborales. El seguro suele cubrir la sustitución del salario cuando un empleado se lesiona, el tratamiento médico y la rehabilitación profesional, entre otros beneficios.

Este tema cobrará más importancia a medida que contrates a más personas, así que asegúrate de informarte sobre los requisitos desde ahora.

Colgar carteles

Según dónde esté ubicada tu empresa, tendrás que colgar determinados carteles en tu lugar de trabajo. Utiliza la herramienta Poster Advisor del Departamento del Trabajo de los EE. UU para encontrar e imprimir los carteles necesarios en tu zona.

Consulta las leyes locales

Cada estado tiene sus propias leyes sobre cuestiones como el salario mínimo, los embargos, el despido, etc. Este es probablemente un buen momento para empezar a hablar con un abogado sobre los requisitos que debes cumplir, pero también puedes obtener recursos gratuitos como la Guía del empleador del Departamento del Trabajo de los EE. UU.

Paso 6: configura tu nómina

Una nómina no es tan sencilla como extender un cheque. Tienes que asegurarte de que tus empleados reciban su paga a tiempo, que se cumplan todas las leyes y que disfruten de una buena experiencia.

Un proveedor de nóminas puede ayudarte a conseguir esto. Se encargaría de lo siguiente:

  • Te ayudará a configurar las nóminas desde un dispositivo móvil
  • Automatizará tus procesos y reducirá el papeleo
  • Te ayudará a cumplir con las leyes de RRHH, la declaración de impuestos sobre el empleo, el seguimiento de los días de licencia por enfermedad y mucho más a un bajo costo

Ya sea que contrates a un proveedor o decidas gestionar tus nóminas internamente, echa un vistazo a nuestro tutorial completo sobre cómo configurar las nóminas por primera vez.

¡Ya estás preparado!

Uf, ¡eso fue más que suficiente! Pero ahora que ya tienes todo listo, puedes encontrar a tu primer empleado.

Cómo encontrar empleados y contratar el talento adecuado

No basta con contratar a alguien, hay que asegurarse de que sea la persona adecuada para el puesto y para tu empresa.

Nos decepcionamos cuando no se cumplen nuestras expectativas, y no hay mejor forma de crear malas expectativas que redactar una descripción confusa del puesto. Si no describes con precisión a qué se dedica tu empresa, en qué consiste el puesto de trabajo y qué necesitas de él, estás condenando a los candidatos al fracaso.

Cuanto más te esfuerces al principio, más tiempo, dinero y problemas te ahorrarás más adelante, cuando no tengas que despedir a nadie.

¿Escuchaste alguna vez la frase “contrata despacio, despide rápido”? No es solo una frase hecha, sino que te ayuda activamente a evitar problemas. Como explica la Harvard Business Review, una “predisposición a la velocidad” puede dar lugar a la contratación de malos empleados. Acabas contratándolos solo porque quieres crecer rápidamente, aunque no sean los más adecuados para tu empresa.

Recuerda también que tu empresa es pequeña. Tu primera contratación puede desempeñar un papel muy importante en tu éxito y crecimiento, así que piénsalo bien y tómate tu tiempo.

¿Cómo atraer a los candidatos adecuados?

Ahora bien, ¿dónde debes buscar realmente a tus empleados? Esa es una buena pregunta. Pero la que sigue es todavía mejor:

¿Cómo puedes hacer que los empleados te busquen a ti? Por aquí puedes empezar:

Crea una descripción del puesto que los deje boquiabiertos

Aquí es donde muchas empresas se equivocan.

O bien crean descripciones ambiguas que no dan suficiente información sobre lo que la gente hará en su día a día, o se pasan de la raya. ¡Todo es superdivertido, asombroso, increíble y genial!

La descripción del puesto es tu oportunidad para atraer a candidatos calificados, personas con el temperamento adecuado, y para mostrar tu marca. Cuanto más demuestres tus valores y tu personalidad, más probabilidades tendrás de atraer a personas que piensen y actúen como tú.

Por ejemplo, si tienes una forma de expresarte tajante y directa, y tu descripción hace hincapié en datos y cifras, es probable que atraigas a personas más analíticas. Una descripción del puesto con un tono más coloquial que haga hincapié en la creatividad y la diversión en el lugar de trabajo probablemente atraerá a otro tipo de candidatos.

El lenguaje que elijas puede ayudarte a identificar a los candidatos adecuados incluso antes de empezar a entrevistarlos.

Esta es la fórmula para una buena descripción del puesto:

1) Elige un título de trabajo estratégico

Ahora está de moda elegir títulos llamativos o sofisticados, como “directora de felicidad”, pero son difíciles de entender. Si no atraes la atención de la gente en unos segundos, pueden pensar que el puesto no es el adecuado para ellos. En el mercado laboral, eso es un gran error.

Los candidatos suelen buscar puestos utilizando palabras clave, por lo que es conveniente usar títulos estándar para los puestos en línea. Echa un vistazo y busca distintas variantes del título de su puesto para ver cuáles son las más populares y que describan las aptitudes que necesitas.

2) Describe realmente cuál es el trabajo de tu candidato

Este es un error clave que muchos empleadores cometen en sus descripciones de trabajo: son ambiguas y se centran en los resultados finales en lugar de centrarse en las tareas cotidianas.

En lugar de decir que tu candidato ideal “se pasaría el día resolviendo problemas y trabajando duro”, ofrece descripciones reales como las siguientes:

  • Dirigirás talleres técnicos trimestrales
  • Gestionarás y asignarás proyectos para un equipo de tres diseñadores creativos
  • Analizarás informes de ventas para hacer proyecciones detalladas

Y así sucesivamente. De este modo, captarás la atención de personas que realmente pueden hacer el trabajo y hacerlo bien.

También debes ser sincero. “Aunque seas responsable de X, la mayor parte del tiempo harás X, Y y Z”. Esto demuestra que eres de fiar, así que es probable que sigan leyendo.

Consejo de experto: asegúrate de decirles cuáles son las oportunidades de ascenso. Es mejor atraer a personas ambiciosas y de alto rendimiento.

3) Escribe de una forma que resulte natural para tu empresa

Tu marca lo es todo, pero la mayoría de las empresas tienden a dejar la personalidad que los caracteriza fuera de las descripciones de puestos. Piensan que son demasiado formales para perder el tiempo con ellas.

Pero eso no es cierto. Cuanto más demuestres a los candidatos cómo es trabajar en tu empresa, más interesados y motivados estarán. You Need a Budget (YNAB), una empresa de software para presupuestar personalmente, es un gran ejemplo de ello, ya que transmite su identidad de marca, divertida y honesta, en cada frase:

“Tenemos un plan de bonificaciones basado en la rentabilidad. Si YNAB gana, todos ganamos. Y no nos podemos olvidar de la hoja de cálculo ‘Bucket List’, que cada miembro del equipo tiene que completar con 50 elementos. Esto nos ayuda a decidir qué regalar a las personas en su cumpleaños y en Navidad. Nada de tarjetas regalo. Ya lo hemos intentado. Es muy aburrido”.

Eso capta su atención inmediatamente. Pero tal vez no sea tu caso, no hay problema. Solo asegúrate de escribir de una manera honesta que refleje tus valores. (¿Aún no los tienes claros? Bueno… te recomendamos que te pongas a hacerlo).

4) Diles lo que obtendrán

Piensa en los beneficios que puedes ofrecer. Puede que aún no trabajes en una oficina grande y llamativa, pero asegúrate de que los candidatos conozcan todos los beneficios que las pequeñas empresas pueden ofrecer y que las grandes quizás no:

  • Flexibilidad. Al tratarse de un equipo pequeño, es posible que no se cumpla la norma de “entrar a las 9 y salir a las 5”. Esto puede llamarle la atención a un padre joven. Pero no te limites a decir “flexibilidad”. Especifica qué significa eso para tu equipo.
  • Descuentos, por ejemplo, para el café o el estacionamiento.
  • Descuentos en otros negocios locales.
  • Participación en los beneficios, si estás dispuesto a ofrecerla.

5) Cumple todas las leyes pertinentes

Asegúrate de que la descripción del puesto no infrinja ninguna ley contra la discriminación o de igualdad de oportunidades. Por ejemplo, no puedes decir que el candidato de tus sueños es una persona “joven” o de una edad, raza o sexo concretos. Si tienes más de 15 empleados, también debes redactar las descripciones de acuerdo con la Ley para Estadounidenses con Discapacidades.

Lee más sobre estas normas en nuestra guía de redacción de descripciones de puestos.

Publica tus anuncios de empleo en Internet

De acuerdo, ya tienes la descripción del puesto. Pero ¿dónde puedes publicarla para que llegue a los candidatos adecuados? Existen los sitios habituales de búsqueda de empleo, como los siguientes:

Una gran parte de tu éxito al publicar ofertas de empleo en estos sitios depende de cómo presentes tu “marca de empleador”. Del mismo modo que tienes unos valores internos para tu empresa (en serio, ¡ponte a pensar en ellos!), también tienes que mostrar tus valores como empleador a los solicitantes de empleo para que puedan entender quién eres como empresa. Puedes hacerlo de las siguientes maneras:

  • Mantén actualizada tu página de LinkedIn y comparte publicaciones sobre los valores de tu empresa.
  • Crea una sección de tu sitio web dedicada a los empleos.
  • Responde con regularidad a las reseñas o publicaciones en sitios web de empleo como Glassdoor.

Obtén más información sobre cómo puedes construir tu marca en Internet y atraer a los mejores candidatos.

También hay muchas otras formas de hacer correr la voz:

Pregúntales a otros empleados a quién podrían conocer

Hay una razón por la que las recomendaciones de los empleados son la principal fuente de contrataciones de calidad. Es probable que tus empleados también conozcan a otras personas estupendas. Incluso puedes ofrecer bonificaciones en efectivo por cada contratación que termine resultando eficaz para inspirar a tu equipo.

Haz una búsqueda virtual

Las redes sociales son una herramienta poderosa, y no solo de forma “oficial”. Por ejemplo, LinkedIn es básicamente un motor de búsqueda de todos los candidatos adecuados del país. Solo tienes que escribir las palabras clave que buscas y ver quién aparece.

¿Por qué no te diriges directamente a algunos de ellos para ver si están interesados?

Si no, aprovecha tu red de contactos: sube una publicación sobre quién buscas y pide a la gente que lo comparta.

Contrata a un reclutador

Si te dedicas a un campo especializado, tal vez valga la pena obtener ayuda profesional para encontrar personas con las aptitudes que necesitas. Por supuesto, su ayuda puede ser costosa (los honorarios promedio de contratación rondan los $22,000, pero esto varía según el sector), así que tenlo en cuenta a la hora de decidir si necesitas su ayuda para encontrar a la persona que necesitas.

Haz la publicación en grupos privados

Hay muchos grupos privados de Facebook, LinkedIn y Slack dedicados a sectores concretos. Busca algunos en tu campo y empieza a publicarlos. En promedio, conseguirás candidatos mucho mejores en estos grupos especializados porque vas directamente a la fuente.

Consejo de experto: ¡busca siempre posibles empleados! Si conoces a alguien que crees que puede ser un buen candidato, no des por sentado que está contento en su puesto actual. Hazle una propuesta para ver qué te dice.

Luego, ¿cómo elegir a la persona adecuada?

Utiliza técnicas de selección para reducir tus opciones

Supongamos que tienes muchísimos currículos. ¿Cómo averiguar rápidamente cuáles son los mejores candidatos?

  1. Busca siempre errores ortográficos. No siempre es un factor determinante, pero pueden ser una señal de que no prestan suficiente atención a los detalles. (Aunque, ya sabes, no te vuelvas loco).
  2. Si pediste criterios específicos en una carta de presentación, ¿los abordaron?
  3. ¿Cumplen los requisitos de la descripción del puesto?

Estas son pautas sencillas y básicas que los buenos candidatos respetarán. Pero asegúrate de que no estés descalificando a buenos empleados potenciales solo por indicadores obsoletos.

Realiza una buena entrevista de trabajo

No hay ninguna ciencia detrás de las buenas entrevistas. Pero debes saber de antemano que hacer más entrevistas no es necesariamente mejor. De hecho, Google descubrió que hacer más de cuatro entrevistas perjudica las posibilidades de un candidato para obtener una oferta. Puede que solo necesites una o dos para una pequeña empresa, de modo que puedas analizar tres cosas fundamentales:

  1. Habilidades
  2. Personalidad
  3. Cultura

Y las entrevistas no son la única opción. De hecho, cada vez son más las empresas que invitan a los candidatos a trabajar por un breve período, o que utilizan pruebas basadas en habilidades, como problemas de codificación o evaluaciones de escritura, porque ofrecen una representación mucho más precisa de cómo se desenvolverán los candidatos en el trabajo.

Haz las preguntas adecuadas en la entrevista

La entrevista no es tanto para hacer preguntas, sino para poder descubrir lo que te interesa del candidato y cómo esto se puede aplicar al puesto que necesitas.

Supongamos que estás entrevistando a una persona para un puesto de recepcionista. Si ya sabes que tiene cierta experiencia, deberás preguntarle estos tipos de detalles:

  • El tipo de trabajo cotidiano que solía hacer
  • El tipo de problemas que debía resolver
  • Cualquier área de especialización en particular que pueda tener

Mientras más realistas sean los ejemplos que proporcione, mejor. Por lo tanto, podrías preguntarle lo siguiente:

  • Cuéntame de una experiencia de trabajo en la que tuviste que enfrentar grandes dificultades. Dime cómo fue todo. ¿Cómo lo resolviste?

Escucha su respuesta con atención. ¿Su relato es muy específico? En tal caso, es probable que esta persona preste mucha atención a los detalles. Si su relato es muy ambiguo y no te cuenta muchos detalles, puede que no te transmita mucha confianza.

También puedes hacerle este tipo de preguntas:

  • Cuéntame sobre tus objetivos profesionales.
  • ¿Qué logros son los que te han causado más orgullo?
  • ¿Cómo prefieres resolver los problemas a los que te enfrentas en el trabajo?

Este tipo de preguntas sirve para detectar si los valores de tu candidato coinciden con los tuyos. Recuerda lo siguiente…

No contrates a alguien solo por sus habilidades

Según un estudio de Leadership IQ sobre trabajadores que fueron despedidos en sus primeros 18 meses, solo el 11 % fracasó por falta de habilidades.

Pero entonces… ¿por qué fracasaron?

En la mayoría de los casos, se trataba de una cuestión de actitud. Muchas empresas se rigen por esta máxima: es más fácil contratar a un empleado agradable al que se pueda capacitar que a uno calificado o con experiencia con el que sea una pesadilla trabajar.

Por eso hay que prestar atención a estas habilidades interpersonales durante una entrevista:

  • Lenguaje corporal. ¿Hacen contacto visual? ¿Te prestan toda su atención?
  • Temperamento. ¿Son groseros o educados? ¿Parecen ser impacientes? ¿Son amables con todos en la oficina?
  • Puntualidad. ¿Respetan tu tiempo?

Todo esto puede influir tanto como las respuestas que recibas sobre sus habilidades.

Prepárate para responder a las preguntas

Si estás frente a un gran candidato, también deberías estar preparado para responder a sus preguntas.

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes que pueden hacer los candidatos que están realmente interesados en el puesto:

  • ¿Cómo es la cultura de trabajo aquí? ¿Cuál es el horario habitual?
  • ¿Qué esperas de mí a los 30 o 60 días de empezar a trabajar?
  • ¿Qué tendría que hacer en este trabajo para fracasar?

No te olvides de la comunicación

La contratación conlleva mucho trabajo. Asegúrate de comunicarte durante todo el proceso, incluso con las personas que no obtuvieron el puesto. Ahorra tiempo utilizando plantillas de correo electrónico.

Cierra el trato

Si has encontrado a la persona adecuada, tienes que hacerle una oferta que no pueda rechazar.

Como pequeña empresa, a veces te puede resultar difícil competir con empresas más grandes en cuanto a salarios. No te preocupes. En lugar de eso, haz hincapié en las oportunidades que puedes ofrecer, y prueba estos otros consejos de cierre del jefe de captación de talento de la startup Springboard de San Francisco.

Ahora, sigue leyendo para saber cómo hacer ofertas irresistibles que conquisten a los candidatos de tus sueños.

Cómo crear ofertas y paquetes de compensación competitivos

Determinar el salario, los beneficios de los empleados y mucho más es complejo, pero no tiene por qué ser difícil.

Ya has encontrado al empleado de tus sueños. Ahora tienes que ofrecerle el trabajo, pero es más complicado que solo enviarle una carta.

Paso 1: determina el salario y los beneficios

Hay algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de decidir cuánto pagar a alguien:

  1. ¿Cuánto puedes permitirte realmente?
  2. ¿Cuánto vale el puesto en el mercado?
  3. ¿Cuánto valor crees que obtendrás de esa persona?

Recuerda que no todo el valor que alguien aporta está en lo que crea. También está en el tiempo que te permite dedicarte a otras cosas.

Si eres director general (CEO) y contratas a alguien para que te quite 40 horas de estrés, piensa en el valor que recibes por tu tiempo. ¿Te pagarías a ti mismo $50 la hora por el trabajo que haces?

Si es así, piensa en esta ecuación:

tu tiempo ($$$) – salario que pagas ($$$) = retorno de la inversión ($$$)

Supongamos que crees que tu tiempo vale $104,000. Si pagas a alguien $52,000, entonces ya estás obteniendo un retorno de la inversión —siempre que hagas un buen uso de tu tiempo—.

$104,000 – $52,000 = $52,000

Para calcular el salario adecuado para tu nuevo empleado, no le preguntes necesariamente por su historial salarial.

Es… complejo. Y hay leyes. Debes informarte antes de preguntar.

Haz la tarea: averigua lo que suelen cobrar otras personas con ese mismo puesto en tu estado y ciudad. También puedes utilizar sitios como Salary.com y Glassdoor para encontrar información.

Asegúrate de lo siguiente:

  • Consultar los estándares del sector para el puesto concreto que necesitas
  • Incluso preguntar a otros empresarios

Obtén más información sobre cómo determinar el mejor salario para un nuevo empleado.

Incluye beneficios en el paquete

Recuerda que el salario es solo una parte de un paquete de compensación completo. Según una encuesta realizada por Glassdoor a más de 2,000 personas, los beneficios como seguro médico, tiempo libre remunerado, bonos de rendimiento, licencia por enfermedad remunerada y los horarios flexibles son más importantes que los aumentos salariales.

Por supuesto, como pequeña empresa, es posible que no puedas ofrecer beneficios caros como generosas aportaciones al plan 401(k), pero hay muchos ejemplos de pequeñas empresas que ofrecen beneficios que pueden hacer que su paquete de compensación sea más atractivo:

Sé creativo con tus beneficios. Pero ¿sabes cuál es la mejor herramienta? Preguntarles a los empleados qué quieren. Es posible que puedas darles lo que ellos quieren, y el hecho de que adaptes tus beneficios hará que tu oferta parezca más atractiva.

Paso 2: haz una oferta que no puedan rechazar

La mayoría de la gente hace ofertas de trabajo por teléfono. Pero también es necesario presentar algo por escrito para que todo sea oficial, y ayuda a que sea emocionante. Una plantilla de carta de oferta puede ayudarte, pero aquí tienes algunas cosas que deberías incluir:

  • El cargo y una breve descripción del puesto para confirmar que todos están de acuerdo.
  • La compensación, incluidos los beneficios. Si ofreces un trabajo asalariado, asegúrate de indicar cuándo piensas pagarles y en qué ciclo. En el caso de los empleados por horas, puedes indicar el monto por hora y la frecuencia con la que esperas que trabajen.
  • El calendario de nóminas. Muchas empresas pagan dos veces al mes, pero otras pagan mensualmente o cada semana. Muchos estados tienen un período mínimo de pago, así que infórmate de la legislación local y luego averigua cuál es el mejor calendario de nóminas para tu empresa.
  • Aspectos logísticos importantes, como la fecha de inicio, la ubicación de la oficina y el horario de trabajo.
  • Detalles administrativos. ¿Ante quién reportará? ¿Estará a cargo de alguien?
  • Condiciones de empleo, como pasar un control de drogas o de antecedentes (asegúrate de que el empleo dependa de ello).
  • Una sección de firmas para ti y la nueva persona.

También debes incluir si la persona será contratada “a voluntad”, lo que significa que el empleador o el empleado pueden rescindir el contrato en cualquier momento.

Y no olvides incluir si la persona estará clasificada como “exenta o no exenta”. Los empleados exentos suelen percibir un salario y, por lo tanto, no cobran horas extras y pueden no tener derecho al salario mínimo.

Paso 3: negocia

Debes encarar la negociación salarial desde un enfoque impersonal. No debes ofenderte; ambos están buscando un buen arreglo. Tú estás intentando conseguir algo que quieres, y la otra parte también está intentando conseguir algo que quiere.

Te daremos algunos consejos:

Infórmate todo lo que puedas sobre el candidato

Piensa detenidamente en lo que quieres ofrecer al candidato, pero asegúrate de que sepas lo suficiente sobre la persona como para ofrecerle algo que no pueda rechazar.

Por ejemplo, pregúntales a tus candidatos este tipo de cuestiones: ¿Qué valoras realmente de un trabajo? o ¿Qué es lo más importante para tu felicidad en el trabajo? Así, podrás adaptar tu oferta en función de sus prioridades.

Sé sincero con el candidato

Según un estudio, cuando un grupo de personas solo compartía su correo electrónico y sus nombres durante las negociaciones, llegaban a contratos en menos del 40 % de las ocasiones. Pero cuando ese mismo grupo hablaba de temas no relacionados con el trabajo, el 59 % llegaba a un contrato.

Y no tengas miedo de ofrecer apoyo. Puedes decir lo siguiente:

  • “Realmente queremos que formes parte de nuestra empresa, creemos que serías de mucha ayuda”.
  • “Si quieres hablar más del asunto, podemos conversar por teléfono”.

Haz saber al candidato que entiendes que es una decisión importante, y dale tiempo para procesarla: “Nos encantaría recibir una respuesta en el plazo de un día… Por favor, tómate un tiempo para pensarlo y danos tu respuesta”.

Menciona la cantidad tan pronto y tan claro como sea posible

Ve directamente a la parte que están esperando. Puedes decir: “Nos encantaría ofrecerte este trabajo, y te pagaremos X cantidad de dinero por el puesto”.

Fíjate cómo responden. No tengas reparos en pedirles su opinión de inmediato para poder seguir perfeccionando tu oferta: “¿Te atrae esta oferta? ¿Qué te parece?”

Piensa detenidamente cómo responder. Si te sirve de ayuda, hay guiones que puedes seguir para guiarte en el proceso de negociación de la compensación.

Cómo cumplir las normas de contratación con los nuevos empleados

Has contratado a la persona de tus sueños, pero ahora tienes que tener contentas a las autoridades. ¿Cómo hacerlo?

Muy bien. Tienes al candidato de tus sueños, ha dicho que sí y está a punto de unirse a tu equipo. Genial.

¿Y ahora qué? ¿Ya puede presentarse y… empezar a trabajar?

No es tan fácil. Hay mucho papeleo por nuevas contrataciones que debes completar para asegurarte de que tu contratación sea legítima, que los impuestos se presenten y se declaren correctamente, y que le estés pagando bien a tu nuevo empleado.

No nos cansaremos de insistir en lo importantes que son estos aspectos. Las sanciones por incumplimiento de la legislación fiscal son enormes y pueden llevar fácilmente a tu empresa a la bancarrota. Cuanto más hagas ahora para asegurarte de que todo sea legal, mejor.

¿Hay alguna buena noticia? Si, es bastante sencillo. Aquí tienes todo lo que necesitas para asegurarte de que tu nueva contratación se incorpore de forma correcta y legítima.

Lista de comprobación del papeleo para nuevos empleados

Formulario n.º 1: I-9

Este formulario se utiliza para asegurarte de que el empleado pueda trabajar en los Estados Unidos y para comprobar su identidad.

Tendrá que demostrar su identidad con una lista de documentos aceptables, que está disponible en la última página del formulario I-9. Ya sabes, deberá presentar pasaporte, licencia de conducir, historial médico…

Ahora bien, ¿qué necesitas para que empiece trabajar de hecho? Necesitas documentos aceptables como el documento de identidad federal o estatal, la tarjeta de seguridad social y el certificado de nacimiento legalizado.

Tanto tú como tu empleado tienen que completar el formulario I-9; el empleado completa una parte y tú la otra. No hace falta que envíes el formulario a ningún sitio, pero sí que lo guardes.

Formulario n.º 2: W-4

El formulario W-4 determina cuánto dinero debes retener del sueldo de tu empleado. Hay un montón de preguntas, pero en realidad no necesitas conocer todos los detalles de cada una de ellas, tu empleado debe saber las respuestas.

Debe obtener un número final llamado “asignación de retención”. Esta cifra te indica cuánto dinero debes descontar de su sueldo por concepto de impuestos.

Si un empleado vive en un estado con impuesto sobre la renta (todos los estados excepto Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington y Wyoming; Tennessee y New Hampshire no gravan los ingresos salariales, pero sí los intereses y dividendos), también tiene que completar un formulario de retención estatal. Haz clic aquí para ver una lista de los estados y sus formularios aceptables.

NO PIERDAS ESTE FORMULARIO. Guárdalo en un lugar seguro y haz copias.

Formulario n.º 3: W-9

El formulario W-9 es una Solicitud y Certificación del número de identificación del contribuyente, y se lo enviarás a todos los contratistas que contrates. Es para que puedas informarle al IRS cuánto les has pagado. Puedes obtener más información sobre cómo completar el formulario W-9 aquí.

¿Qué documentos debe llevar tu empleado o contratista?

Asegúrate de decirle a tu empleado con antelación que probablemente tendrá que traer varios documentos, entre ellos:

  • Su documento de identidad
  • Licencia de conducir y tarjeta de Seguridad Social, o pasaporte
  • El formulario I-9 completado (envíaselo con antelación)
  • El formulario W-4 completado (envíaselo con antelación)

Presenta un informe de nueva contratación

¡Ya casi! Ya estamos llegando, pero aún no hemos terminado. Tienes que informar a las autoridades de tu nuevo empleado o contratista, con datos como su nombre, dirección, número de Seguridad Social y cuándo empezó a trabajar.

Consulta con las autoridades estatales: algunos estados tienen requisitos estrictos sobre la rapidez con la que tienes que informar de la nueva contratación (la mayoría de los estados te dan 20 días).

Ahora bien, ¿qué pasa con la comprobación de antecedentes?

Si decides comprobar los antecedentes antes de contratar a un nuevo empleado, debes conocer algunas normas. Obtén más información sobre cómo hacer comprobaciones legales de antecedentes.

Una contratación exitosa y conforme a las normas consiste de muchas partes. Por eso, hemos elaborado esta lista de comprobación, para que puedas asegurarte de cubrir todo lo que necesitas.

Cómo hacer que la experiencia de onboarding sea perfecta

La entrevista es la oportunidad para que tu candidato cause una buena impresión. El onboarding o inducción es tu oportunidad de dar la tuya.

El primer día de la experiencia de tu empleado en el trabajo es una oportunidad para sorprenderlo, para que se sienta que forma parte y que se enamore de tu empresa.

No es un asunto menor. En una encuesta realizada a líderes de RRHH, más de tres cuartas partes afirmaron que el onboarding de empleados es poco utilizado en sus organizaciones, y las empresas con una gran capacidad de onboarding registran un crecimiento de los ingresos 2.5 veces superior al de las organizaciones con menor capacidad.

¿Cuáles son las mejores prácticas de onboarding?

Primero, debes asegurarte de que todo esté preparado en cuanto el empleado cruce la puerta de tu empresa. Por lo tanto, debes organizar ciertas cosas:

  • Cualquier tipo de tecnología que tenga que usar, como su computadora. (Algunas empresas les preguntan a sus empleados qué tipo de tecnologías prefieren usar y se las proporcionan).
  • Su dirección de correo electrónico y aparecer en el directorio de la empresa.
  • Acceso a cualquier canal de Slack o red de mensajería instantánea.
  • Todos los nombres de usuario y contraseñas que necesite para el correo electrónico, las redes de la empresa, etc.
  • Tarjetas de visita, si las necesita.
  • Cualquier tarjeta de acceso o llaves remotas para entrar al edificio.
  • ¡Su escritorio! No hay nada peor que no tener un sitio donde sentarse. Haz que sea acogedor: añade algunos globos, quizá una planta bonita.
  • ¡Algún regalo! Podría ser una camiseta, una sudadera, bolígrafos o cuadernos de la empresa; esto hará que el empleado se sienta parte del equipo.

Planifica el primer día del empleado

Debes tratar de que el empleado no se sienta estresado en su primer día y ayudarlo a empezar a tener un buen rendimiento lo antes posible. Para ello, crea una lista de lo que puede esperar y de cómo desenvolverse. Esta debería contener lo siguiente:

  • Dónde estacionar su auto, a quién se encontrará cuando llegue y a qué hora debe llegar a la oficina. El código de vestimenta, si todavía no se lo has comentado.
  • Conéctalo a las redes sociales para que se haga una idea de cómo es trabajar allí.
  • Una guía para su primer día, que incluya lo que esperas que haga. Muchas empresas no ofrecen instrucciones y es difícil que los empleados se pongan manos a la obra. Para el primer día, puedes limitarte a decir: “Familiarízate con el negocio y habla con la gente”.
  • Algunas empresas hacen que los recién contratados respondan a un cuestionario divertido para compartirlo con los miembros del equipo existentes, de modo que todos conozcan un poco al nuevo miembro del equipo antes de que llegue.

Si tienes un responsable de contratación, envíale un correo electrónico como recordatorio para preparar el primer día de un nuevo empleado. Google ha descubierto que esto ayuda a acelerar el onboarding un 25 %, lo que significa que el nuevo empleado puede empezar a contribuir de inmediato.

Sigue esta lista de comprobación para asegurarte de estar totalmente preparado para el primer día de tu empleado.

Ayuda, ¡no se me ocurre ninguna buena idea para ayudar a incorporar a mi nuevo empleado!

No hay problema. Puede ser difícil, pero, por suerte, hay muchas empresas que hacen un buen trabajo en este sentido. Echemos un vistazo:

Warby Parker

La empresa envía a los recién contratados un paquete de bienvenida antes de su primer día, que incluye los valores de la empresa, su historia y lo que pueden esperar en su primer día, semana y mes de trabajo. Incluso el gerente de las nuevas contrataciones les hace una llamada la noche anterior a su primer día.

Rackspace

Rackspace cuenta con un programa completo de inducción de cuatro días de duración. Además, todo el equipo participa y hay juegos, disfraces y música. Puede que sea un poco intenso para algunos… pero si esa es tu cultura, ¡anímate a hacerlo!

Google

No hay nada mejor que un amigo Google da a las nuevas contrataciones un compañero para asegurarse de que se pongan al día rápidamente, es una buena forma de asegurarse de que cualquier pregunta se responda rápidamente. IBM también ofrece un mentor durante 30 días.

LinkedIn

Esta red social ofrece a los nuevos empleados una “hoja de ruta” de 12 semanas (una guía semanal) con consejos detallados sobre cómo ser productivos y eficaces en su nuevo puesto.

Asegúrate de que todos estén en la misma sintonía

La inducción es una oportunidad importante para entusiasmar a los empleados con la misión y los objetivos de la empresa. Cuanto más se identifiquen tus empleados con tus valores (en serio, ¿ya los tienes definidos?), más pronto empezarán a contribuir a tu visión.

Según un estudio de Gallup, los empleados están más comprometidos si su jefe se sienta con ellos y los ayuda a crear objetivos de rendimiento. Puedes integrar este proceso a tu experiencia de inducción.

Por último, pregúntales a los nuevos empleados qué quieren. Cuanto más puedas adaptar tu inducción a las necesidades específicas de los empleados, mejor será su experiencia.

Vaya.

Hay que saber muchas cosas.

¿Hay alguna buena noticia? Muchas de estas cosas hay que organizarlas la primera vez que se contrata a alguien. Incorporar más empleados será más fácil una vez que lo tengas todo en orden.

Pero la gestión de un equipo es mucho más que eso. Ya has contratado a alguien, ahora tienes que asegurarte de que trabaje bien y que se adapte al puesto.

Luego, deberás pensar en otros asuntos…

También te acompañaremos en estos aspectos del proceso. Pero por ahora, ¡buena suerte y que te vaya bien en la contratación!

Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.
Patrick Stafford Patrick es un escritor profesional con experiencia en periodismo, negocios y diseño. Su empresa produce textos y contenidos para empresas de todo el mundo, desde empresas emergentes hasta las más grandes del mundo.

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