Ha encontrado al empleado de sus sueños y está listo para contratarlo. Antes de firmar en la línea punteada y incorporar a esta nueva persona, ¿debería realizar un verificación de antecedentes laborales?
¡Depende! Por lo general, las verificaciones de antecedentes no son obligatorias en el sector privado a menos que sus empleados sean contratistas de una agencia gubernamental que exija autorizaciones de seguridad.
Aunque los empleadores tienen permiso legal para realizar verificaciones de antecedentes a los candidatos, los filtros de preselección laboral demasiado amplios pueden eliminar a candidatos perfectamente aptos cuyos antecedentes ya quedaron atrás.
Debido en parte al estigma cultural asociado a tener antecedentes penales, muchas personas quedan automáticamente descalificadas cuando un posible empleador conoce su historial. Los defensores también afirman que esta práctica tiene un impacto particularmente perjudicial en las personas de color, ya que son encarceladas a tasas desproporcionadamente mayores que sus contrapartes blancas.
Al tomar decisiones de personal, los empleadores quieren conocer a la persona que van a contratar y en quien confiarán funciones de su empresa. Muchos empleadores lo hacen mediante procesos de preselección que proporcionan información relevante sobre las cualificaciones del candidato para el puesto. Por ejemplo: verificaciones de empleo, verificaciones de educación, verificaciones de licencias profesionales y verificación de referencias.
Si un empleador decide realizar una verificación de antecedentes a un candidato, existen leyes y directrices que restringen la forma en que debe hacerse. Por ejemplo, los empleadores deben notificar a los solicitantes que piensan realizar una verificación de antecedentes y obtener permiso por escrito. Los empleadores también deben notificar a un solicitante cuando ha sido rechazado debido a información de un informe y proporcionar una oportunidad para disputar dicha información.
Enlaces rápidos
¿Tengo que informar a las personas que voy a verificar sus antecedentes?
Sí.
La Fair Credit Reporting Act (FCRA) le exige que avise a las personas sobre una verificación de antecedentes planificada para un empleo antes de iniciar el proceso. Si los sorprende con un informe de antecedentes, pueden denunciarlo ante la Federal Trade Commission (FTC).
Estas son las reglas para notificar a la persona antes de realizar una verificación de antecedentes:
Proporcione un aviso por escrito al solicitante de que los resultados de una verificación de antecedentes pueden utilizarse para informar su decisión de contratarlo. El aviso debe entregarse en un documento separado de la solicitud de empleo.
Obtenga permiso por escrito para realizar la verificación de antecedentes. Por ejemplo, puede pedir al posible empleado que firme el aviso que usted proporciona. (¿Desea verificar los antecedentes de sus empleados durante el empleo? También deberá informárselos.)
Si planea obtener un “informe de investigación”, que incluye entrevistas sobre el carácter, el estilo de vida, la reputación y más de un nuevo contratado, existen más restricciones. La persona cuyo historial se está investigando debe ser informada sobre la naturaleza y el alcance de la investigación, y pueden requerirse divulgaciones adicionales. Consulte con un abogado antes de realizar estas verificaciones de antecedentes exhaustivas.
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¿Cómo realizo una verificación de antecedentes?
Existen muchos servicios de verificación de antecedentes previos al empleo y, dependiendo del que elija, puede seleccionar lo que desea comprobar para cada puesto.
Puede trabajar con una empresa local de preselección o utilizar un servicio en línea para personalizar sus verificaciones de antecedentes.
Antes de elegir un servicio, asegúrese de que cumplan con la Fair Credit Reporting Act (FCRA). De lo contrario, usted —y ellos— podrían meterse en problemas con la FTC y el Consumer Financial Protection Bureau, que aplican conjuntamente la FCRA.
Es una buena práctica considerar solo las condenas que tienen una relación directa con las funciones del puesto y tener en cuenta el tiempo transcurrido desde la infracción. La EEOC emite orientación para evitar el uso discriminatorio de la información de antecedentes. Siga las mejores prácticas de la EEOC al evaluar condenas y evite considerar registros de detención que no hayan concluido en una condena válida. En general, no debe considerar condenas selladas, desestimadas o anuladas, pero existen excepciones según algunas leyes estatales y normas sectoriales.
Tenga especial cuidado al establecer su política de verificación de antecedentes: las leyes contra la discriminación siguen aplicándose.
No puede usar los resultados para discriminar por una categoría protegida por la EEOC. Estas incluyen:
Edad (para quienes tengan 40 años o más)
Color
Discapacidad
Información genética
Origen nacional
Raza
Religión
Sexo (incluido el embarazo, la identidad de género y la orientación sexual)
Por ejemplo, si revisó el historial crediticio de su contable, debe revisar a todos los posibles nuevos contables, independientemente de su género, raza o cualquier otra cualidad protegida.
También debe evitar solicitar información genética o preguntas médicas, ya que rara vez son categorías aceptables en una verificación de antecedentes. Si considera que esa información es relevante para el puesto, asegúrese de consultar a un abogado de antemano para verificar que su situación esté permitida por la ley.
¿Cuánto tiempo tarda una verificación de antecedentes?
Dependiendo de quién realice sus verificaciones de antecedentes y de cuán exhaustiva sea la información solicitada, puede obtener los resultados al instante—o puede tardar semanas.
En la mayoría de los casos, salvo sorpresas (por ejemplo, que el candidato use varios nombres), puede esperar que la verificación tome menos de una semana.
¿Qué sucede si encuentro algo negativo?
Antes de negarse a contratar a un candidato (o decidir despedir a un empleado) debido a algo en su verificación de antecedentes, pídales una explicación. Generalmente es buena práctica evitar exclusiones absolutas y considerar diversos factores sobre el historial del candidato. De hecho, muchos estados exigen que los empleadores realicen esta evaluación individualizada. (Siga leyendo para más información sobre las leyes estatales en la siguiente sección.)
Por ejemplo, un delito menor que una persona de 40 años cometió en la adolescencia tardía no necesariamente le excluye del empleo.
Considere también si el problema podría estar relacionado con una discapacidad, como un accidente automovilístico o antecedentes penales relacionados con una adicción (que puede considerarse una discapacidad si la persona ha sido rehabilitada con éxito). A una persona con discapacidad se le debe permitir demostrar su capacidad para desempeñar el puesto a menos que ello afecte gravemente sus finanzas u operaciones.
Si necesita tomar una decisión adversa basada en una verificación de antecedentes, asegúrese de que está rechazando de manera justa. Si no lo está, la EEOC podría mostrar interés.
Recuerde que debe evaluar a todos con los mismos criterios.
Eso significa que, si contrató a otro empleado con un delito menor en su historial, rechazar a esta persona puede constituir discriminación ilegal, especialmente si pertenece a una categoría protegida por la EEOC. Obtenga más información sobre estas leyes aquí—y tenga en cuenta que su estado puede tener regulaciones y leyes adicionales sobre la discriminación en el empleo.
Si cree que es poco probable que contrate a un candidato debido a los resultados de su verificación de antecedentes, la FTC le exige que proporcione un aviso por escrito antes de que tome oficialmente su decisión. Además, debe proporcionar una copia del informe de antecedentes que utilizó y el folleto “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act.”
Eso le da a la persona la oportunidad de decirle si hay inexactitudes que puedan cambiar su decisión.
Por ejemplo, tal vez el servicio de verificación de antecedentes confundió a Erika A. Smith, de 46 años, con Erika A. Smith, de 35 años, y toda la información es incorrecta.
Una vez que haya decidido oficialmente no ofrecerles el puesto, la FTC tiene un requisito más. Debe proporcionar un aviso verbal o por escrito que incluya lo siguiente:
Que el posible empleado fue rechazado debido a la información del informe adjunto;
La información de contacto de la empresa que proporcionó el informe—y una nota de que la empresa que realizó la verificación de antecedentes no tomó la decisión de contratación; y
Que tienen derecho a disputar el informe y a obtener un informe adicional gratuito dentro de los próximos 60 días.
Los mismos procesos se aplican si toma una medida adversa contra un empleado existente tras una verificación de antecedentes.
¿Hay leyes estatales a las que prestar atención?
Sí. Las leyes estatales sobre verificaciones de antecedentes varían.
Por ejemplo, algunos estados permiten a los empleadores considerar la información de las verificaciones de antecedentes, pero solo si los empleadores realizan una “evaluación individualizada” de los resultados—sopesando factores como cuánto tiempo ha pasado desde las condenas, por qué se produjeron, si tienen una relación directa con las funciones del puesto y la edad del solicitante en ese momento. Estas leyes pretenden ayudar a asegurar que los solicitantes no se vean afectados injustamente por acciones que pudieron haber cometido cuando eran jóvenes, entre otras cosas.
Algunos estados tienen restricciones adicionales sobre la información de las verificaciones de antecedentes que puede utilizar en una decisión de contratación. Por ejemplo:
La Fair Chance Act dice que los empleadores no pueden preguntar sobre antecedentes penales hasta después de que se haga una oferta de trabajo condicional.
La Genetic Information Privacy Act dice que no puede solicitar ninguna información genética al candidato potencial ni a los miembros de su familia.
La NYC Human Rights Law dice que no puede tomar decisiones de contratación basadas en antecedentes penales a menos que dichos antecedentes interfieran directamente con su negocio.
Vermont prohíbe a los empleadores preguntar a los candidatos potenciales por cualquier información de redes sociales.
La ley de Pensilvania prohíbe a los empleadores considerar el historial criminal de un solicitante a menos que exista una relación directa entre el delito y el puesto al que solicitó.
Muchos estados también tienen leyes “Ban the Box”, las cuales impiden a los empleadores preguntar sobre condenas penales previas en las solicitudes de empleo.
Antes de comenzar las verificaciones de antecedentes, asegúrese de entender las leyes específicas de su estado que puedan afectar la forma en que recopila y utiliza la información de los empleados.
