De contrato, has encontrado al empleado de tus sueños y estás listo para contratarlo. Pero antes de firmar en la línea de puntos y contratar a esta nueva persona, ¿deberías comprobar sus antecedentes laborales?
¡Depende! Por lo general, en el sector privado, no es necesario comprobar los antecedentes, a menos que los empleados sean contratistas de un organismo público que exija acreditaciones de seguridad.
Si bien las empresas están legalmente autorizadas a comprobar los antecedentes de los posibles empleados, puede que, si realizas una investigación previa a la contratación demasiado amplia, termines descartando a candidatos perfectamente válidos con antecedentes que sucedieron hace mucho tiempo.
Debido, en parte, al estigma cultural asociado a los antecedentes penales, muchas personas quedan automáticamente descartadas cuando un posible empleador conoce su historial. Los defensores también afirman que esta práctica perjudica sobre todo a las personas de color, ya que son encarceladas en tasas desproporcionadamente más altas que las personas blancas.
A la hora de tomar decisiones en materia de personal, los empleadores quieren conocer a la persona a la que van a contratar y confiar funciones de su empresa. Muchos empleadores lo hacen mediante pruebas previas a la contratación que proporcionan información relevante sobre las calificaciones del candidato para el puesto. Por ejemplo, pueden hacerlo mediante verificaciones de empleo y educación, verificaciones de licencias profesionales y comprobaciones de referencias.
Si una empresa decide comprobar los antecedentes de un candidato a un puesto de trabajo, existen leyes y directrices que restringen la forma de hacerlo. Por ejemplo, las empresas deben notificar a los solicitantes que tienen previsto realizar una comprobación de antecedentes y obtener su autorización por escrito. Las empresas también deben notificar a los solicitantes que han sido rechazados debido a la información contenida en un informe y darles la oportunidad de impugnarlo.
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¿Debo avisarle a las personas que estoy comprobando sus antecedentes?
Sí.
La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) exige que avises a las personas sobre la verificación de antecedentes prevista para un puesto de trabajo antes de iniciar el proceso. Si los sorprendes con un informe de antecedentes, pueden denunciarte a la Comisión Federal de Comercio (FTC).
Estas son las normas que debes seguir para notificar a la persona antes de realizar una comprobación de sus antecedentes:
- Informa por escrito al solicitante o al empleado de la próxima verificación de antecedentes. Este aviso debe estar separado de cualquier otra información que facilites. No puedes introducir un aviso en una solicitud de empleo, por ejemplo.
- Obtén su permiso por escrito para realizar la verificación de antecedentes. Por ejemplo, puedes hacer que el posible empleado firme el aviso que le proporciones. (¿Quieres comprobar los antecedentes de tus empleados durante la contratación? También tendrás que notificárselo).
Si estás pensando en obtener un “informe de investigación”, que contenga entrevistas personales sobre el estilo de vida, la reputación y otros aspectos del nuevo empleado, habrá más restricciones. La persona cuyos antecedentes se están comprobando tiene derecho a conocer el alcance de la investigación, y puede ser necesario revelar información adicional. Consulta con un abogado antes de realizar estas comprobaciones exhaustivas de antecedentes.
¿Cómo se comprueban los antecedentes?
Existen muchos servicios de comprobación de antecedentes previos a la contratación y, según el que elijas, podrás seleccionar lo que quieras comprobar para cada puesto.
Puedes trabajar con una empresa de precontratación local o utilizar un servicio en línea para personalizar tus comprobaciones de antecedentes.
Antes de elegir un servicio, asegúrate de que cumpla la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA). De lo contrario, tú —y ellos— podrían tener problemas con la FTC y la Oficina de Protección Financiera del Consumidor, que aplican conjuntamente la ley FCRA.
Lo más recomendable es tener en cuenta únicamente las condenas que guarden una relación directa con las funciones del puesto y considerar el tiempo transcurrido desde la infracción. Sigue las mejores prácticas de la EEOC para evaluar las condenas y evita tener en cuenta los registros de arrestos que no terminaron en una condena válida. No tengas en cuenta las condenas selladas, desestimadas o canceladas.
Ten especial cuidado al establecer tu política de comprobación de antecedentes: las leyes sobre discriminación aún están vigentes.
No puedes utilizar los resultados para discriminar en función de una categoría protegida por la EEOC. Entre ellas, se incluyen las siguientes:
- Edad (para mayores de 40 años)
- Color
- Incapacidad
- Información genética
- Origen nacional
- Raza
- Religión
- Sexo (incluido embarazo, identidad de género y orientación sexual)
Por ejemplo, si comprobaste el historial crediticio de tu contador, debes comprobar el de todos los posibles nuevos contadores, independientemente de su sexo, raza o cualquier otra cualidad protegida.
También debes evitar solicitar información genética o cuestiones médicas, ya que no suelen ser categorías de comprobación de antecedentes aceptables. Si crees que esa información es relevante para el puesto, consulta antes a un abogado para asegurarte de que tu situación esté permitida por ley.
¿Cuánto tarda una comprobación de antecedentes?
En función de quién realice la comprobación de antecedentes y de la especificidad de la información solicitada, podrás obtener los resultados al instante o tardar semanas.
En la mayoría de los casos, salvo sorpresas (como cuando el candidato tiene varios nombres), se supone que la comprobación dura menos de una semana.
¿Qué hago si encuentro algo negativo?
Antes de negarte a contratar a un candidato (o decidir despedir a un empleado) por algo que figure en su comprobación de antecedentes, pídele explicaciones. Por lo general, se recomienda evitar las exclusiones generales y tener en cuenta varios factores sobre los antecedentes del candidato. De hecho, muchos estados exigen a los empleadores que realicen esta evaluación individualizada. (Sigue leyendo para obtener más información sobre las leyes estatales en la siguiente sección).
Por ejemplo, un delito menor cometido por una persona de 40 años en su adolescencia tardía no lo excluye necesariamente del empleo.
Y debes tener cuenta si el problema puede estar relacionado con una incapacidad, como un accidente de auto o antecedentes penales relacionados con una adicción (que puede considerarse una incapacidad si se ha podido rehabilitar adecuadamente). A una persona con incapacidad se le debe permitir demostrar su capacidad para realizar el trabajo, a menos que hacerlo afecte gravemente tus finanzas u operaciones.
Si tienes que tomar una decisión adversa basada en una comprobación de antecedentes, asegúrate de que estés rechazando a la persona de forma justa. Si no lo haces, es posible que la EEOC tome cartas en el asunto.
Recuerda que debes evaluar a todos con los mismos criterios.
Eso significa que si contrataste a otro empleado con un delito menor en su expediente, rechazar a esta persona puede constituir una discriminación ilegal, sobre todo si pertenece a una categoría protegida por la EEOC. Obtén más información sobre estas leyes aquí, y ten en cuenta que tu estado puede tener normas y leyes adicionales sobre la discriminación en el empleo.
Si crees que es poco probable que contrates a un candidato debido a los resultados de su comprobación de antecedentes, la FTC te exige que lo notifiques por escrito antes de tomar oficialmente una decisión. Además, debes entregar una copia del informe de antecedentes que hayas utilizado y el folleto “Un resumen de sus derechos en virtud de la Ley de Informe Justo de Crédito”.
Eso da a la persona la oportunidad de corregir los datos erróneos, lo que puede hacer que cambie tu decisión.
Por ejemplo, tal vez el servicio de comprobación de antecedentes confundió a Erika A. Smith, de 46 años, con Erika A. Smith, de 35, y toda la información es incorrecta.
Una vez que hayas decidido oficialmente no ofrecerle el trabajo a la persona, la FTC tiene un requisito más. Debes proporcionar una notificación verbal o escrita que incluya lo siguiente:
- El posible empleado ha sido rechazado debido a la información contenida en el informe adjunto.
- Hay que adjuntar la información de contacto de la empresa que proporcionó el informe y una nota indicando que la empresa de comprobación de antecedentes no tomó la decisión de contratación.
- La persona tiene derecho a impugnar el informe y obtener otro informe gratuito en los 60 días siguientes.
Los mismos procesos se aplican si estás tomando medidas adversas contra un empleado existente después de una verificación de antecedentes.
¿Hay leyes estatales a las que deba prestar atención?
Sí. Las leyes estatales sobre la comprobación de antecedentes son diferentes.
Por ejemplo, algunos estados permiten a los empleadores tener en cuenta la información de las comprobaciones de antecedentes, pero solo si los empleadores hacen una “evaluación individualizada” de los resultados, sopesando factores como el tiempo transcurrido desde que se produjo la condena, el motivo de la condena, si tiene una relación directa con las funciones del puesto y la edad que tenía el solicitante en ese momento. Estas leyes pretenden, entre otras cosas, garantizar que los solicitantes no se vean injustamente afectados por acciones que hayan podido cometer cuando eran jóvenes.
Algunos estados tienen restricciones adicionales sobre la información de la comprobación de antecedentes que puedes utilizar en una decisión de contratación. Por ejemplo:
- La Ley de Privacidad de la Información Genética de Illinois establece que no se puede solicitar ningún tipo de información genética a la persona que podría ser contratada ni a sus familiares.
- La Ley de Derechos Humanos de NYC prohíbe tomar decisiones de contratación basadas en los antecedentes penales, a menos que estos interfieran directamente en la actividad de la empresa.
- En Vermont, se prohíbe a las empresas pedir información sobre redes sociales a posibles empleados.
- En Pennsylvania, se prohíbe a las empresas tener en cuenta los antecedentes penales de un solicitante a menos que exista una relación directa entre el delito y el puesto solicitado.
Muchos estados también tienen normativas ban-the-box, que prohíben a los empleadores preguntar sobre condenas penales previas en las solicitudes de empleo. Antes de iniciar la comprobación de antecedentes, asegúrate de conocer las leyes específicas de cada estado que puedan afectar al modo de recopilar y utilizar la información de los empleados.