Un análisis de las OPE desde adentro. Un agente de seguros médicos revela las principales ventajas y desventajas

Así que estás listo para contratar nuevos empleados y preparar a tu empresa para mayores y mejores desafíos. El único problema es que cuanto más creces, más pueden agobiarte los recursos humanos. A las compañías que no están listas para contratar a un empleado de recursos humanos de tiempo completo, el crecimiento puede complicarles las cosas. Por suerte, hay varias opciones para obtener ayuda en materia de recursos humanos para pequeñas empresas y una de ellas son las organizaciones profesionales de empleadores (OPE, PEO en inglés).

Una OPE, u organización profesional de empleadores (en inglés PEO, Professional Employer Organization), es una solución subcontratada para recursos humanos, nóminas (payroll), beneficios, indemnización por accidentes laborales y el cumplimiento de las normas. Permite al empleador centrarse en su trabajo diario mientras la OPE se encarga de las tareas administrativas internas de la empresa.

Pero, ¿cómo averiguar los pros y contras de una PEO y saber si es lo adecuado para ti?

Hablamos con el agente o broker de seguros médicos Derek Bettencourt para que nos explique cómo funcionan las OPE. Derek sabe de lo que habla, su experiencia abarca las OPE, las compañías de seguros y las agencias en línea. Desglosó los principales beneficios e inconvenientes de trabajar con este tipo único de servicio de recursos humanos, junto con los pasos que debes seguir si buscas un cambio.

¿Cuál es la diferencia entre una OPE y simplemente usar un software de recursos humanos?

“Lo principal que debes saber es que, cuando se decide trabajar con una OPE, se acepta entrar en algo denominado modelo de coempleo”, explica Derek.

El coempleo significa que la OPE se convierte en tu empleador registrado y, por lo tanto, asume la responsabilidad de los recursos humanos de tu compañía y las responsabilidades asociadas. Si te gusta tener el control, esto puede ser un gran problema.

Aquí tienes una síntesis:

• Tú administras la nómina con los números de identificación tributaria de la OPE.
• La OPE asume algunos de los riesgos asociados con la condición de empleador.
• Con este reparto de riesgos, pierdes un poco de control.

Para protegerse, las OPE te exigen que adoptes sus políticas, procedimientos e incluso su texto para el manual (handbook) del empleado. Esto es así porque, si surge un problema con los empleados, solo te respaldarán si seguiste sus directrices.

Por otro lado, hay otros servicios de recursos humanos que no implican un modelo de coempleo. Sí, tú eres el responsable de cumplir todas las leyes federales, estatales y locales. Pero también tienes total autonomía para personalizar la cultura, los procesos internos y la estrategia de administración de tu compañía, dentro de los límites de la ley.

¿Cuánto cuesta una OPE?

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Q: Does Someone Have to Take PTO?

HR

Es muy importante entender cómo fijan los precios las OPE. Hay dos formas principales en las que las OPE reparten sus tarifas:

1. Un porcentaje de la nómina: se trata de un porcentaje del total de la nómina, o payroll, de cada período de pago, más los impuestos locales, estatales y federales, la indemnización por accidentes laborales y el seguro de responsabilidad por prácticas laborales (EPLI). Además, hay que sumarle una tarifa administrativa. Esto puede generar confusión en la contabilidad, ya que la tarifa administrativa de la OPE puede variar según el empleado y cambia a lo largo del año.
2. Por empleado por mes (PEPM): la tarifa PEPM se negocia directamente con la OPE en el momento de su contratación. Esto no incluye la tarifa de puesta en marcha, que puede ser de miles de dólares. Tampoco incluye cargos ocultos por funciones adicionales o incluso por tareas como la administración de una nómina fuera del ciclo.

Ahora, repasemos las principales ventajas y desventajas de recurrir a una OPE.

Ventajas de las OPE

• Te olvidas de los recursos humanos por completo. Esta es la razón primordial por la que se usan las OPE. Asumen todas las responsabilidades relacionadas con los recursos humanos para que puedas centrarte de lleno en las actividades de tu empresa.
• Están al día con la normativa. Una OPE se asegura de que tu compañía cumpla siempre con la normativa vigente. Para ello, se mantiene al tanto de las leyes y reglamentos que cambian rápidamente y te proporciona el plan de acción que necesitas para cumplirlos. Sin embargo, las directrices que recibes pueden estar sesgadas a favor de la OPE, ya que esta es el empleador registrado.
• Beneficios y seguros médicos competitivos. Una OPE se apoya en su poder de compra para negociar beneficios y coberturas de seguros económicos para sus clientes.
• Garantía de responsabilidad. Una OPE te brinda acceso a profesionales de recursos humanos y abogados que pueden ayudar a mitigar los riesgos relacionados con el empleo. De este modo, no tendrás que contratar a especialistas en recursos humanos y abogados por tu cuenta. Esto también significa que renuncias a cierto control para seguir las directrices de la OPE, que no siempre se ajustan a la cultura o estilo de tu empresa.

Desventajas de las OPE

• Fijación de precios. Fijación de precios. Los precios de las OPE carecen de cierta transparencia. Cuando se te cobra un porcentaje de la nómina, puede ser difícil saber cuánto pagas realmente. Por lo general, las facturas pueden ser poco claras, ya que agrupan nóminas, impuestos, indemnización por accidentes laborales, EPLI y la tarifa administrativa. Las tarifas PEPM, de apertura y por empleado dependen únicamente de las negociaciones. “Dado que ambas cifras son muy imprecisas, los empleadores no tienen forma de saber si la tarifa es razonable”, dice Derek. También es difícil calcular cuál es el precio justo para una empresa de tu tamaño, rubro y geografía específicos.
• Inflexibilidad de los planes de seguro médico. Inflexibilidad de los planes de seguro médico. Las OPE ofrecen una gran variedad de planes de seguro médico. Sin embargo, todos proceden de una o dos aseguradoras que la OPE selecciona. Los empleados y las compañías no pueden decidir con qué aseguradoras se asocia la OPE y están limitados a los planes que esta haya elegido. Digamos que querías obtener un plan de United HealthCare y tu OPE solo ofrece planes de Aetna. Con una OPE, no hay nada que puedas hacer. Si la flexibilidad del plan y la elección de la aseguradora son importantes para ti, una agencia o broker de seguros médicos independiente puede ser una mejor opción.
• Servicio de atención al cliente. Las OPE prestan apoyo a muchos empleados y, en consecuencia, el servicio de atención al cliente puede ser algo impersonal. Las preguntas suelen trasladarse a varios representantes, por lo que no hay una persona dedicada a brindarte apoyo a ti y a tu equipo.
• Falta de facilidad de uso. Las OPE existen desde hace décadas, pero, por lo general, la tecnología que usan no es muy moderna. Cuestiones como la personalización de los informes, por ejemplo, pueden requerir asistencia adicional y podrían tardar semanas en actualizarse. Las OPE suelen usar sistemas dispares para gestionar las nóminas y los beneficios.

Es el momento de decidir: ¿debo contratar una OPE?

Para Derek, después de sopesar los pros y contras de una PEO, todo se reduce a cuán delicadas sean tus necesidades de recursos humanos.

 “En general, las OPE funcionan mejor para las pequeñas empresas con procesos complejos de contratación y gestión de empleados”, señala. Por ejemplo, si vas a contratar a empleados internacionales, puede que el sistema de solicitud y seguimiento de visados de una OPE te resulte útil cuando intentes utilizarlo por primera vez.

Asimismo, a las empresas consideradas de “alto riesgo” desde el punto de vista de los recursos humanos, como las que tienen una alta rotación de personal, les puede resultar útil contar con profesionales de guardia para atenuar sus preocupaciones. Sin embargo, ten en cuenta que algunos servicios subcontratados de recursos humanos para pequeñas empresas pueden ofrecer el mismo tipo de especialistas en recursos humanos que las OPE.

¿Qué ocurre si tus necesidades de recursos humanos son sencillas? Para las empresas pequeñas y estables que desean mantener las cosas como están, las OPE pueden no ser la mejor opción. De hecho, es posible que termines desembolsando mucho dinero por tarifas administrativas para funciones que ni siquiera usas. Y si tu compañía va a crecer rápido, los gastos de administración de la OPE pueden acumularse rápidamente también, erosionando cualquier ahorro en los costos de los beneficios.

¿Cómo me salgo de una OPE?

Separarse nunca es fácil. Si quieres abandonar tu OPE, primero tienes que prepararte para presentar tus impuestos sobre la nómina de forma independiente. Para hacerlo, desentierra estos dos elementos:

1. El número de identificación federal del empleador (FEIN). Este permite al IRS identificar a tu empresa, de la misma manera que el número de la seguridad social está vinculado a una persona específica.
2. El número de identificación tributaria del estado. Este número único lo asigna el estado para identificar a tu empresa de modo que puedas presentar tus impuestos estatales.

“Salir de una OPE es más difícil que cambiar de agencia”, dice Derek. “Es muy probable que la OPE haya estado usando su propio FEIN para presentar los impuestos de tu empresa, por lo que necesitas establecer, o restablecer, estas cuentas”.

Además de tu número de identificación tributaria federal y estatal, también tienes que preparar lo siguiente de tu compañía:

• Indemnización por accidentes laborales
• Plan 401(k)
• Beneficios médicos
• Cuentas de ahorro con ventajas tributarias

¿Cuándo es un buen momento para abandonar una OPE?

Por lo general, el mejor momento para salir de una OPE es el 1 de enero.

Si cambias a mitad de año, tu compañía y tus empleados recibirán varios W-2 y formularios de impuestos, al igual que cuando cambias de trabajo a mitad de año. Pero si la abandonas el 1 de enero, la separación será tranquila y ordenada.

El siguiente mejor momento para cambiar, desde el punto de vista de la presentación de impuestos, es cada trimestre. Las fechas tope de presentación trimestral en un año determinado (a menos que caigan en un fin de semana o día festivo) son:

• 15 de abril
• 15 de junio
• 15 de septiembre
• 15 de enero del año siguiente

Las OPE tienen la opción de presentar tus impuestos estatales con su propio FEIN (lo que es más fácil para ellas) o con el FEIN de tu compañía. Si la OPE estuvo presentando los impuestos estatales con el número de identificación tributaria de tu compañía, cambiar en el trimestre es la mejor opción. Si tus impuestos estatales ya se presentaron con la identificación de la OPE, puedes cambiarte en cualquier momento.

Tomar la decisión correcta

Existen varias opciones además de las OPE, así que investiga bien.

• ¿Qué tan rápido prevés que será tu crecimiento?
• ¿Qué problemas quieres resolver o minimizar con la ayuda en materia de recursos humanos?

Si profundizas en estas cuestiones básicas, estarás más cerca de encontrar una solución.

“Todo se reduce al grado de comodidad del propietario de la empresa y a si está de acuerdo con el modelo de coempleo,” dice Derek. “Algunas empresas no quieren en lo más mínimo que aparezca una OPE e implemente sus propios manuales y terminología de recursos humanos. Puede que no tenga sentido, tanto desde el punto de vista presupuestario como de la cultura empresarial”.

¿Pero qué ocurre si ya estás en una OPE? “No hay una respuesta mágica para saber cuándo una empresa ha crecido demasiado para la OPE”, aconseja Derek. Sin embargo, si deseas tener una mayor participación en tus políticas, procesos de personal y cultura empresarial, y, por supuesto, si no quieres pagar por un montón de servicios y funciones que no utilizas, puede que sea el momento de replantearte tu relación con la OPE.

¿La clave? Tómate tu tiempo, sopesa los pros y contras de una PEO y compara, Habla con propietarios de otras empresas como la tuya y averigua qué servicios de recursos humanos para pequeñas empresas recomiendan para una compañía de tu tamaño. Y, en un abrir y cerrar de ojos, encontrarás una solución a los dolores de crecimiento de los recursos humanos.