Está listo para desarrollar su negocio ante desafíos más grandes y mejores y desea ampliar su equipo con más talento de alto nivel, pero antes de hacerlo, también debe estar preparado para todo lo que ocurre y lo que debe ocurrir con contratar más empleados. Cuanto más crezca, más se encontrará enfocándose en los recursos humanos (RR. HH.) a menos que implemente soluciones. El crecimiento puede complicar las cosas para las empresas que no están preparadas para contratar a un profesional de RR. HH. a tiempo completo.
Hay varias opciones que puede usar para obtener ayuda desde el área de recursos humanos para pequeñas empresas, y una de ellas se denomina Organización Profesional de Empleadores (PEO). Es una solución externalizada para RR. HH., nómina, administración de beneficios, seguro de compensación laboral y cumplimiento normativo. Le permite a usted—el empleador—centrarse en su trabajo diario mientras la PEO se encarga de la parte administrativa tras bambalinas de su empresa. Pero, ¿cómo sabe si es la adecuada para usted?
Hablamos con corredor de seguros de salud Derek Bettencourt, cuya experiencia abarca PEOs, compañías de seguros y corredurías en línea. Desglosó los principales beneficios y desventajas de trabajar con este tipo de servicio de RR. HH., junto con los pasos que debe seguir si está pensando en hacer un cambio.
¿Cuál es la diferencia entre un PEO y el software de RR. HH.?
Una organización profesional de empleadores (PEO) realiza tareas administrativas y funciones de RR. HH. para una empresa. Los servicios de una PEO a menudo incluyen trabajos que consumen mucho tiempo, tales como:
Incorporación de nuevos empleados
Procesamiento de nóminas
Selección de un paquete de beneficios
Administración de planes de beneficios
Contratación del seguro de compensación laboral
Gestión de riesgos
“Lo principal que debe saber es que cuando decide trabajar con una empresa PEO, acepta entrar en algo llamado modelo de co-empleo,” explica Bettencourt.
El co-empleo significa que la PEO se convierte en su empleador registrado y, por lo tanto, asume la responsabilidad del área de RR. HH. de su empresa —y las responsabilidades legales asociadas. Si le gusta tener control, esto puede ser muy importante.
En resumen:
Usted procesa su nómina bajo los números de identificación fiscal de la PEO.
La PEO asume algunos de los riesgos asociados con ser empleador.
Al compartir estos riesgos, usted pierde algo de control.
Las PEO exigen que adopte sus políticas, procedimientos y la redacción del manual del empleado para protegerse. Porque si surge un problema con un empleado, lo respaldarán solo si usted ha seguido sus directrices.
Otros servicios de RR. HH. no implican una relación de co-empleo. Usted es responsable de cumplir todas las leyes federales, estatales y locales, que incluyen las leyes fiscales y laborales. Sin embargo, también tiene total autonomía para personalizar la cultura de su empresa, los procesos internos y la estrategia de gestión dentro de los límites de la ley.
¿Cuánto cuesta un PEO?
El precio de un PEO es algo importante de comprender. Hay dos maneras principales en que las PEO dividen sus tarifas:
Porcentaje de la nómina: Se trata de un porcentaje de su nómina total por cada periodo de pago, más los impuestos locales, estatales y federales, la compensación laboral y el seguro de responsabilidad por prácticas del empleador (EPLI). Y existe una tarifa administrativa adicional. Esto puede complicar la contabilidad, ya que la tarifa administrativa de la PEO puede variar por empleado y cambiar a lo largo del año.
Por empleado por mes (PEPM): La tarifa PEPM se negocia directamente con la PEO cuando se inscribe. Esto no incluye una tarifa de configuración separada, que puede ascender a miles de dólares. Tampoco incluye cargos ocultos por funciones adicionales o incluso por cosas como ejecutar una nómina fuera de ciclo.
Ventajas de un PEO
La gestión de RR. HH. se le quita de encima: Esta es la razón principal por la que la gente utiliza las PEO. Asumen todas las responsabilidades de RR. HH. para que usted pueda concentrarse por completo en las operaciones de su negocio.
Al día con las normativas: Una PEO se asegura de que su empresa cumpla siempre con las leyes laborales. Las normas de cumplimiento de RR. HH. cambian con frecuencia, y la PEO se mantiene al tanto de estos cambios por usted, mitigando el riesgo de incumplimiento.
Beneficios para empleados competitivos y seguro de salud: Una PEO se basa en su poder de compra para negociar beneficios y coberturas de seguros asequibles para sus clientes.
Garantía de responsabilidad: Una PEO le brinda acceso a profesionales de RR. HH. con licencia y a abogados que pueden ayudar a mitigar sus riesgos laborales. De ese modo, no tiene que contratar a expertos en RR. HH. y abogados por su cuenta. Esto también significa que renuncia a cierto control al seguir las directrices de la PEO, las cuales pueden no alinearse siempre con la cultura o el estilo de su empresa.
Desventajas de un PEO
Precio: Los precios de las PEO carecen de cierto nivel de transparencia. Cuando le cobran un porcentaje de la nómina, puede ser difícil saber cuánto está pagando realmente. Por lo general, las facturas pueden volverse confusas porque agrupan la nómina, los impuestos, la compensación laboral, el EPLI y su tarifa administrativa. Para el PEPM, la tarifa de configuración y la tarifa por empleado dependen únicamente de las negociaciones. “Como ambos son números muy flexibles, los empleadores no tienen manera de saber si esa tarifa es razonable,” dice Bettencourt. También es difícil evaluar cómo debería ser un precio justo para una empresa de su tamaño, industria y ubicación geográfica.
Inflexibilidad en la cobertura de salud: Las PEO ofrecen una variedad de planes de seguro. Sin embargo, todos provienen de una o dos aseguradoras que la PEO selecciona. Los empleados y las empresas no tienen voz en la elección de las aseguradoras con las que la PEO se asocia y están limitados a los planes que la PEO ha escogido. Digamos que usted realmente quería obtener un plan de UnitedHealthcare y su PEO solo ofrece planes de Aetna. Con una PEO, está limitado. Si la flexibilidad de los planes y la opción de selección de aseguradoras son importantes para usted, un corredor de seguros de salud independiente puede ser una mejor opción.
Atención al cliente: Las PEO atienden a muchos empleados, y el servicio al cliente puede sentirse algo impersonal. Las preguntas suelen derivarse a varios representantes, por lo que no tiene una persona dedicada que lo apoye a usted y a su equipo.
Facilidad de uso: Las PEO existen desde hace décadas, pero su tecnología suele ser menos moderna. Aspectos como la personalización de informes, por ejemplo, pueden requerir asistencia adicional y podrían tardar semanas en actualizarse. A menudo, las PEO usan sistemas dispares para gestionar la nómina y los beneficios.
Hora de decidir: ¿Debería contratar un PEO?
“Generalmente, las PEO funcionan mejor para pequeñas empresas que tienen complejidad en sus procesos de contratación y gestión de empleados,” aconseja Bettencourt. Por ejemplo, si está contratando empleados internacionales, puede encontrar útil el sistema de solicitud y seguimiento de visados de una PEO cuando intenta gestionarlo por primera vez.
Del mismo modo, las empresas consideradas “de alto riesgo” desde la perspectiva de RR. HH., como aquellas que tienen una alta rotación de empleados, pueden encontrar útil contar con profesionales disponibles para aliviar sus preocupaciones. Si está considerando una PEO, la National Association of Professional Employer Organizations (NAPEO) ofrece algunas pautas para seleccionar una. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos servicios externalizados de RR. HH. para pequeñas empresas pueden ofrecer el mismo tipo de expertos en RR. HH. que proporcionan las PEO.
¿Y si sus necesidades de RR. HH. son bastante sencillas? Para empresas pequeñas y estables que planean mantener el statu quo, externalizar a PEO puede no ser la mejor opción. Si su empresa va a escalar rápidamente, las tarifas administrativas de la PEO pueden erosionar los ahorros, haciendo que un pequeño equipo de RR. HH. interno sea más atractivo.
¿Cómo salgo de un PEO?
Terminar una relación nunca es fácil. Si desea dejar su PEO, primero debe prepararse para presentar sus impuestos de nómina de forma independiente. Para ello, recabe estos dos elementos:
Número de Identificación del Empleador Federal (FEIN). Esto permite que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) identifique su negocio, de manera similar a cómo un número de Seguro Social se vincula a una persona específica.
Número de identificación fiscal estatal. Este número único es asignado por el estado para identificar su negocio y que pueda presentar sus impuestos estatales.
“Salir de una PEO es más desafiante que cambiar de correduría,” dice Bettencourt. “Existe una buena probabilidad de que la PEO haya estado presentando los impuestos de su empresa bajo su FEIN, por lo que necesita establecer o restablecer estas cuentas.”
Más allá de su identificación fiscal federal y estatal, también debe configurar las siguientes cosas para su empresa:
Cuentas de ahorro con ventajas fiscales
¿Cuándo es un buen momento para salir de una PEO?
En general, el mejor momento para salir de una PEO es el 1 de enero. Si hace el cambio a mitad de año, su empresa y sus empleados recibirán varios W-2 y formularios fiscales, tal como ocurre cuando cambia de trabajo a mitad de año. Pero si se va el 1 de enero, es un corte limpio y claro.
Desde el punto de vista de la presentación de impuestos, el siguiente mejor momento para cambiar es trimestralmente. Los plazos trimestrales de presentación en cualquier año dado (a menos que caiga en fin de semana o feriado) son:
15 de abril
15 de junio
15 de septiembre
15 de enero del año siguiente
Las PEO tienen la opción de presentar sus impuestos estatales con su propio FEIN (lo cual es más fácil para ellas) o con el FEIN de su empresa. Si la PEO ha presentado los impuestos estatales con su número de identificación fiscal, la mejor opción es cambiar al principio de un trimestre. Si sus impuestos estatales ya se han presentado bajo el ID de la PEO, puede cambiar en cualquier momento.
Acertar en su decisión
Existen varias opciones fuera de las PEO, así que definitivamente haga su investigación. Existen varias opciones fuera de las PEO, así que definitivamente haga su investigación. Afinar estas preguntas básicas le ayudará a acercarse a una solución:
¿Qué tan rápido planea crecer?
¿Qué problemas busca resolver o minimizar con ayuda de RR. HH.?
“Se reduce al nivel de comodidad del propietario del negocio y a si está de acuerdo con el modelo de co-empleo,” dice Bettencourt. “Algunas empresas realmente no quieren que una PEO entre e implemente sus propios manuales y lenguaje de RR. HH. Puede que no tenga sentido desde una perspectiva presupuestaria y cultural.”
Pero, ¿y si ya está en una PEO? “No hay una respuesta mágica para cuando una empresa la ha superado,” aconseja. Sin embargo, puede ser momento de replantear su relación con la PEO cuando usted desee tener más participación en sus políticas, procesos de personal y cultura.
Tómese su tiempo y compare opciones. Hable con otros propietarios de pequeñas empresas con compañías similares a la suya y vea qué funciones y servicios de RR. HH. recomiendan. Y antes de que se dé cuenta, encontrará la solución adecuada para aliviar los dolores de crecimiento en RR. HH.
