La lista definitiva de las 26 deducciones tributarias para vendedores en línea

Los impuestos a las pequeñas empresas son una necesidad constante, pero puedes reducir la deuda tributaria maximizando la cantidad de deducciones tributarias que aplicas.

Las deducciones tributarias de las empresas afectan directamente a la cantidad de dinero que debes en impuestos cada año. Cuanto más las comprendas, más podrás deducir para reducir la factura tributaria, lo que significa que tendrás que pagar menos.

Si eres un vendedor en línea, o en otras palabras, una persona o un empresario con un negocio de comercio electrónico que gana dinero vendiendo productos o servicios en internet, las deducciones tributarias pueden ser confusas. Muchos vendedores en línea no detectan ciertos gastos empresariales como valiosas deducciones porque no saben cómo trasladar las deducciones tradicionales a un modelo en línea.Aunque pueda parecer que las deducciones se limitan al software, a los envíos y al inventario, hay muchas más actividades empresariales que podrías deducir como trabajador independiente y como propietario de una pequeña empresa.

26 deducciones tributarias para vendedores en línea

1. Publicidad y promoción

Todo lo que gastes en promocionar tu negocio línea es deducible, por ejemplo:

• Marketing: Facebook Ads, Google Adwords, anuncios en publicaciones digitales e impresas, anuncios en sitios web, anuncios patrocinados en plataformas de vendedores (como Etsy, Amazon, eBay), software de marketing por correo electrónico, tarifas por contenidos patrocinados por influencers, etc.
• Cuestiones del sitio web: nombres de dominio, alojamiento, servicios web de suscripción (Wix, Squarespace) temas, plugins, fotos de archivo y otras cosas que compras para el sitio web.

2. Gastos de automóvil

¿Crees que no conduces como propietario de un negocio en línea? Piénsalo de nuevo. Aunque no tengas que ir a los lugares de trabajo o a visitar a los clientes, es probable que tengas que conducir para ir a correos, a la tienda de suministros de oficina, a reuniones de trabajo y a eventos de networking. ¿Es así?

Hay dos formas de deducir los gastos de automóvil:

Deducción del kilometraje

La forma más fácil de deducir los gastos de automóvil es hacer un seguimiento del kilometraje por viajes de negocios y obtener la deducción del kilometraje en tiempo de impuestos. Cada año, el IRS establece una tarifa estándar por milla. Al final del año, solo tienes que multiplicar el kilometraje por viajes de negocios anual por la tarifa y ya tienes la deducción del kilometraje.

• Vamos a ver un ejemplo. Conduces 1,000 millas para hacer recados de negocios. La tarifa por milla del IRS para 2023 es de 65.5 centavos por milla. La fórmula es la siguiente: 1,000 × 65.5 centavos = $655. !La deducción es de $655!

Costos reales

La segunda forma de deducir los gastos de automóvil consiste en deducir un porcentaje de los gastos totales del vehículo. En los gastos del vehículo, se incluyen el seguro, la gasolina, las reparaciones, el cambio de aceite y el lavado. El porcentaje que se deduce depende de cuánto se utiliza el automóvil para viajes de negocios y cuánto para viajes personales.

• Vamos a ver un ejemplo. Conduces un total de 10,000 millas y 3,000 millas son por viajes de negocios. Puedes deducir el 30 % de los gastos. Supongamos que gastas $6,000 en tu automóvil. La fórmula es la siguiente: $6,000 × 0.30 = $1,800. !La deducción es de $1,800!
  

Independientemente del método que elijas para calcular la deducción por automóvil, el estacionamiento y los peajes son gastos de viajes de negocios deducibles al 100 %. Así que sigue alimentando ese medidor hambriento.

• Vamos a ver un ejemplo. Conduces un total de 10,000 millas y 3,000 millas son por viajes de negocios. Puedes deducir el 30 % de los gastos. Supongamos que gastas $6,000 en tu automóvil. La fórmula es la siguiente: $6,000 × 0.30 = $1,800. !La deducción es de $1,800!
  

Independientemente del método que elijas para calcular la deducción por automóvil, el estacionamiento y los peajes son gastos de viajes de negocios deducibles al 100 %. Así que sigue alimentando ese medidor hambriento.

3. Comisiones bancarias

Las comisiones asociadas a las cuentas bancarias y a las tarjetas de crédito de tu empresa son deducibles.

• Comisiones bancarias: puedes deducir las comisiones de servicio mensuales, las comisiones de cajeros automáticos, las comisiones por descubierto, las comisiones de depósito y las comisiones por transferencia bancaria.
• Comisiones de las tarjetas de crédito: se incluyen las comisiones anuales y las de demora.

4. Seguro para empresas

¿Sabías que tu seguro de responsabilidad civil y profesional es deducible? Así que protégete y, luego, solicita esa deducción.

5. Licencias y permisos comerciales

Son deducibles todas las comisiones o gastos relacionados con una licencia, permiso o certificación que necesites para gestionar tu empresa.

6. Contribuciones benéficas

Se trata de las donaciones en dinero y en especie que hayas hecho a organizaciones benéficas. Pero ten en cuenta que no puedes deducir el valor del tiempo que donas a la caridad. Además, para que una donación sea deducible de impuestos, la organización debe estar clasificada como 501(c)(3) sin ánimo de lucro. Recuerda solicitar siempre un recibo de donación para los impuestos, ya que tendrás que incluirlo cuando solicites la deducción.

7. Comisiones

Las comisiones son lo que pagas a los afiliados y socios por promocionar tus productos o servicios. Esta cantidad es deducible en su totalidad.

Consejo de experto: Los afiliados se consideran contratistas 1099 y, si les pagas más de $600 en un año tributario, debes presentar un 1099-NEC.

8. Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos (COGS) es un tipo especial de gasto que corresponde al costo que tú, el vendedor, asumes para fabricar o vender un artículo. Se trata de todo aquello relacionado directa o indirectamente con el costo de creación del producto.

Materiales

Son las materias primas necesarias para fabricar y vender un producto.

• Por ejemplo: Vendes camisetas bordadas a mano en Etsy. Las camisetas, los hilos y las etiquetas de la marca forman parte de tu COGS.  

Mano de obra

Por mano de obra directa relacionada con la fabricación de un producto se entiende las personas que participan directamente en la producción del producto, no las personas que contratas para que te ayuden a vender un producto.

• Por ejemplo: Vendes camisetas bordadas a mano en Etsy y contratas a alguien para que cosa las etiquetas en las camisetas. Lo que pagas a esta persona por la costura forma parte de tu COGS.

Inventario

Se define como mercancía que compras para revender. Solo se puede deducir el costo de las mercancías vendidas. Si tienes mercancías sin vender, eso se considera un activo.

• Por ejemplo: Si vendes cinco cajas de velas hechas a mano, puedes deducir ese costo. Pero si tienes 10 cajas acumulando polvo en el depósito, no puedes.

9. Educación

Nadie lo sabe todo sobre la gestión de una empresa de inmediato y, desde el punto de vista tributario, la ventaja es que puedes deducir el costo de aprender cosas nuevas. Sin embargo, este material educativo debe estar relacionado con tu empresa o con el arte de dirigir una empresa. Por ejemplo, si vendes candados de bicicleta por internet, no puedes hacer un curso de manualidades y deducirlo, ya que no tiene nada que ver con tu negocio.

Esto es lo que puedes deducir:

• Libros y material de referencia: libros impresos, libros electrónicos, suscripciones a revistas, suscripciones a periódicos, audiolibros
• Talleres y capacitaciones: cursos en línea, reuniones cumbre en línea, grupos mastermind, suscripciones a sitios web, talleres presenciales, conferencias y ciclos de charlas

10. Regalos

Los regalos a clientes o socios comerciales pueden deducirse, pero solo hasta $25 por destinatario por año. Sí, eso significa que si le compras a un cliente un Furby de $60, solo podrás deducir $25. Lo siento.

• Nota: Como empresa, puedes reembolsar a los propietarios gastos como servicios de internet en casa y gastos de oficina en el hogar, de los que hablaremos más adelante. Esos reembolsos son deducibles de impuestos. No obstante, recuerda que se trata de deducciones para los propietarios de la empresa, no para la empresa en sí.

11. Servicio de internet en casa

Si gestionas tu negocio en línea desde casa, es probable que utilices MUCHO internet. Lo mejor es que puedes deducir una parte de la factura de internet. El porcentaje se basa en la proporción de uso personal y laboral de internet.

• Por ejemplo: Utilizas el 60 % del servicio de internet en casa para trabajar. La factura mensual de internet es de $100 al mes. La fórmula es la siguiente: $100 × 0.60 = $60. En un año, la deducción es doce veces la parte laboral de la factura mensual, es decir, $720.

12. Gastos de oficina en el hogar

La mágica deducción por oficina en el hogar. Si tienes un negocio en línea, probablemente habrás oído que puedes reducir en gran medida la deuda tributaria. Pero primero, ¿qué es una oficina en el hogar?

Según el IRS, una oficina en el hogar debe cumplir dos requisitos. En primer lugar, debe ser un espacio de tu casa destinado exclusivamente a fines de trabajo. Eso significa que el cuarto de juegos de tus hijos no puede servirte de oficina en el hogar.

En segundo lugar, debe utilizarse regularmente con fines de trabajo. No puedes atender una llamada una vez en el garaje y considerarlo un espacio de trabajo en casa.

¿Tienes un espacio que cumple estos dos requisitos? Entonces vamos a calcular la deducción. Tienes que calcular tanto los pies cuadrados totales de tu casa como los pies cuadrados del espacio exclusivo de oficina en el hogar. Luego, divide los pies cuadrados de la oficina en el hogar por los pies cuadrados de tu casa. Este el porcentaje deducible de los gastos de la casa.

• Por ejemplo: Tu casa tiene 1,000 pies cuadrados (no te rías, vivo en el área de la Bahía). La oficina en el hogar tiene 250 pies cuadrados. La fórmula es la siguiente: 250 pies cuadrados / 1000 pies cuadrados = 0.25 = 25 %

Ahora puedes deducir un porcentaje de los gastos de tu casa para uso laboral.

• Por ejemplo: Pagas un alquiler es de $3,000 al mes (en el área de la Bahía). La oficina en el hogar ocupa el 25 % de tu casa. La fórmula es la siguiente: $3,000 × 0.25 = $750. En un año, 12 × $750 suman $9,000.

Puedes deducir un porcentaje de los siguientes gastos:

• Alquiler
• Intereses hipotecarios e impuestos sobre la propiedad
• Seguro de alquiler o de vivienda
• Servicios públicos (como gas, electricidad y agua)
• Reparaciones en el espacio de la oficina en el hogar (cualquier reparación realizada directamente en la oficina en el hogar es deducible al 100 %).

Es importante que lleves un registro de todos los gastos de la oficina en el hogar por si alguna vez te hace una auditoría el IRS.

13. Gastos por intereses

Se incluyen los intereses de las tarjetas de crédito, los gastos financieros y los intereses de los préstamos para cualquier pasivo de la empresa. A nadie le gusta pagar intereses… pero al menos puedes deducirlos.

14. Comidas, pero no agasajos

Desde la ley tributaria de 2018, la deducción de los gastos de las comidas de negocios se ha debatido mucho entre los especialista en impuestos. Hay algunas zonas grises cuando se trata de deducir el costo de las comidas, pero esto es lo que abarca:

• Comidas durante los viajes (como propietario o para un empleado): 50 % deducible
• Comidas para las reuniones con los empleados: 50 % deducible
• Comidas para los empleados durante los turnos de trabajo por conveniencia del empleador: 50 % deducible
• Comidas con clientes y socios comerciales: tal vez el 50 % deducible. La nueva ley tributaria no aclara la deducibilidad de estas comidas. Consulta siempre a tu asesor tributario, como un contador público (CPA), para conocer su opinión antes de solicitar una deducción.

¿Y para agasajar a los clientes? No se puede deducir ninguna parte del costo del agasajo a los clientes.

15. Comisiones por transacciones financieras

Si tienes un negocio en línea, es probable que aceptes tarjetas de crédito. Muchas comisiones asociadas a la transacción de tarjetas de crédito son deducibles, incluidas las comisiones de lo siguiente:

• Stripe, PayPal, Authorize.net, Square, Braintree, procesador de pagos de Intuit y muchas otras plataformas y procesadores de pagos.

16. Gastos de nómina

Son gastos relacionados con la gestión de las nóminas de los empleados.

• Impuestos locales, estatales y federales sobre las nóminas
• Comisiones de servicio de la nómina, o en otras palabras, las comisiones que pagas a tu proveedor de nóminas.
• Seguro de indemnización por accidentes laborales

17. Equipos de fotografía y video

Ya sabes que las fotos llamativas aumentan las ventas. Por suerte, los equipos de fotografía y video para tu empresa son deducibles. Todo aquello que sea inferior a $2,500 es un gasto y, por lo tanto, puede deducirse, mientras que todo aquello que se compre por más de $2,500 puede considerarse un gasto de capital no deducible, así como un activo que se deprecia con el tiempo.

Entre los gastos que normalmente puedes deducir si son inferiores a $2,500, se incluyen:

• Equipo como una cámara, una cámara de video, un objetivo y un flash
• Equipo complementario como iluminación, trípodes, filtros, bolsas para cámara, soporte para telón de fondo y papel
• Reparaciones y mantenimiento de los equipos

18. Honorarios profesionales

Las consultas legales y profesionales para la empresa son deducibles, incluidas:

• Honorarios de un abogado o de un servicio jurídico en línea

• El costo de adquirir plantillas para contratos, condiciones generales y políticas de privacidad
• Contadores y gestores

19. Gastos de oficina

Que tengas un negocio sea en línea no significa que no tengas que comprar suministros de oficina. Desde software hasta carpetas de archivos, los gastos de oficina se definen como los costos cotidianos que mantienen operativa tu empresa.

Equipos

Grandes equipos adquiridos para uso de oficina, como computadoras, tablets, impresoras y fotocopiadoras. (Ten en cuenta que los equipos de más de $2,500 de valor pueden considerarse un activo y depreciarse con el tiempo en lugar de ser deducibles en el momento de la compra).

¿Depreciarse? ¿Qué significa eso? La depreciación es un método de distribución del costo de un activo a lo largo de su vida útil. Por ejemplo, si compras una computadora de $5,000 y piensas utilizarla durante cinco años, cada año, la computadora se depreciaría $1,000. Si bien no podrías deducir la compra inicial de $5,000, sí puedes solicitar en los impuestos ese gasto anual de $1,000 por depreciación.

Software y servicios en línea

Se trata de suscripciones únicas y continuas a software de contabilidad, software de programación, software de gestión de tareas, almacenamiento en la nube, programadores de redes sociales, software para carritos, aplicaciones y otras herramientas que utilizas para dirigir tu empresa.

Suministros

Bienes de consumo, o productos que se gastan, como los suministros de oficina, entran en esta categoría. En concreto, papel, bolígrafos, tinta y carpetas.

20. Alquiler

Incluso si tu negocio es en línea, es posible que sigas teniendo gastos relacionados con el alquiler de oficinas, como:

• Cuotas del espacio de co-working (únicas o periódicas)
• Almacenamiento

21. Sueldos y beneficios

Los salarios y beneficios que proporcionas a los empleados son deducibles, incluidos:

• Sueldos, salarios y comisiones de los empleados
• Beneficios para los empleados, como contribuciones (según el importe) a las primas de seguro médico, planes de jubilación 401(k), HSA y cuentas de gastos flexibles, seguro de vida y seguro de discapacidad
• Bonos

22. Comisiones por ventas

Puedes deducir las comisiones que pagas por vender los artículos en plataformas de comercio electrónico populares o por tener una tienda en línea. No se trata de comisiones por procesar tarjetas de crédito, sino por utilizar la plataforma para vender los productos. Las comisiones por ventas de Amazon, eBay, Etsy y Shopify son ejemplos válidos.

23. Envío y embalaje

Tienes que hacer llegar los productos a los clientes de alguna manera. Y ahí es donde entran en juego los gastos de envío y embalaje.

Puedes deducir los gastos de lo siguiente:

• Servicios postales y de suscripción
• Gastos de envío
• Gastos de envío directo
• Materiales de embalaje como cajas, sobres, bolitas de poliestireno, plástico de burbujas, cinta adhesiva y etiquetas

24. Subcontratistas

Un subcontratista es cualquier persona que contratas para realizar un servicio para tu empresa y que no es un empleado. Si le pagas a esta persona más de $600 en un año tributario, tendrás que presentar una declaración 1099.

Puedes contratar a un contratista que trabaje como:

• Asistente virtual
• Diseñador gráfico o web
• Fotógrafo
• Desarrollador de software

25. Teléfono y comunicaciones

Teléfono celular

Al igual que la deducción por servicio de internet en casa, también puedes deducir un porcentaje de la factura personal de teléfono celular. Ese porcentaje se basa en cuánto utilizas el teléfono para uso laboral y cuánto para uso personal.

• Vamos a ver un ejemplo. Supongamos que un 50 % del uso que haces del teléfono celular es para trabajar. La factura mensual es de $80 al mes. La fórmula es la siguiente: $80 × 0.50 = $40. En un año, la deducción es de $480.

Si tienes un teléfono celular exclusivamente para uso laboral, puedes deducir toda la factura.

Tarifas de Skype y VoIP

Si utilizas un servicio telefónico por internet o contratas un número 1-800 para tu empresa, puedes deducir todo el costo de esas tarifas.  

Es una buena idea documentar cómo se calcula esta deducción. De este modo, en el improbable caso de que tengas que someterte a una auditoría, tendrás pruebas de cómo determinaste el porcentaje y de que se ha aplicado de forma coherente año tras año.

26. Viajes

¿Tienes que viajar para asistir a una conferencia o a una exposición comercial? ¿O para conocer a un posible distribuidor? Puedes deducir los gastos siempre que el viaje tenga una finalidad laboral y pases la noche fuera de la zona donde sueles trabajar.

Puedes deducir lo siguiente:

• Tarifa aérea: el costo del viaje en avión
• Transporte terrestre: como Lyft, Uber, taxis, transporte público y automóviles de alquiler
• Alojamiento: el costo de un hotel, Airbnb, VRBO u otro alquiler a corto plazo
• Transporte local: el costo de viajar dentro de tu área local por motivos laborales (por ejemplo, transporte terrestre, como taxis, transporte público, Lyfts y Ubers)

Cómo solicitar las deducciones tributarias

Según la estructura de tu empresa, tendrás que rellenar y presentar distintos formularios para solicitar estas deducciones tributarias:

• Las empresas unipersonales y las LLC unipersonales rellenan el Anexo C, Pérdidas y ganancias de la empresa, que se adjunta a otros formularios de impuestos, incluidos los formularios 1040, 1040-SR, 1040-NR o 1041. Las deducciones del Anexo C figuran en la Parte II, desglosadas por categorías. Si tienes deducciones que no figuran en la Parte II, puedes añadir tu propia lista de gastos empresariales en la Parte V del Anexo C. 
• Las sociedades de personas como las LLC de varios miembros presentan el formulario 1065. Declaración de ingresos de sociedades de personas para declarar las deducciones, junto con el Anexo K-1 que se presenta con el formulario 1065, ya que las sociedades de personas no pagan impuestos sobre la renta y transfieren los beneficios y las pérdidas a los socios.
• Las LLC que son sociedades anónimas de tipo C o sociedades anónimas de tipo S presentan un formulario 1120 o 1120S.

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¿Sorprendido por la cantidad de deducciones que tienes como vendedor en línea? Cuanto más las utilices en tu estrategia empresarial y tributaria, menos se resentirán los impuestos sobre los ingresos de tu empresa a la hora de presentar la declaración de la renta. Además, te sentirás como un auténtico jefe sabiendo que has superado la temporada de impuestos. Y recuerda: Guarda los recibos.

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