• Taxes

Q: ¿Qué es un talón de pago o un pay stub?

Talón de pago, boleta de pago, talón de sueldo o pay stub. Todos se refieren a lo mismo. Cuando les pagas los sueldos a tus empleados, los detalles del pago de cada período de pago se resumen en el talón de pago.

Aunque la ley federal no exige a los empleadores que provean a los empleados un talón de pago, muchos estados tienen leyes que exigen algún tipo de declaración de pago por escrito. Y aunque no te encuentres en un estado que exija talones de pago, la Ley de Normas Justas de Trabajo te exige llevar un registro de las horas que trabajan tus empleados.

En un cheque de sueldo físico, el talón de pago suele estar unido al mismo papel mediante una perforación. Si les pagas a tus empleados con un depósito directo, los sueldos se depositan electrónicamente en sus cuentas bancarias; luego pueden acceder a sus talones de pago a través del sistema de nómina en línea del empleador.

Veamos qué es un pay stub o talón de pago, por qué es importante, qué información debe incluirse en él, y las leyes y los requisitos estatales que tú y tu equipo de recursos humanos deben conocer.

¿Por qué debo proveer un talón de pago?

Como empleador, un talón de pago te resultará útil a los efectos tributarios y puede usarse para resolver cualquier discrepancia con respecto al pago de los empleados.

A tu empleado le proporciona un registro de su salario, le ayuda a entender sus impuestos, aportaciones y deducciones, y le permite asegurarse de que se le pagó correctamente.
También puede servir como prueba de ingresos o empleo para ellos, lo que a menudo se requiere al solicitar un préstamo, algún tipo de crédito o una vivienda.

Por eso, es conveniente que facilites a tus empleados el acceso a sus talones de pago, incluso si no es un requisito en tu estado.

¿Qué es un pay stub o talón de pago y qué información se incluye en él?

Un talón de pago suele incluir lo siguiente:

  • Los datos del empleado, como su nombre, número de seguridad social y dirección
  • Los datos del empleador, como su nombre y dirección
  • Las fechas del período de pago
  • La tarifa salarial del empleado
  • Los ingresos en bruto, o sus ingresos antes de descontar los impuestos, las aportaciones del empleado y las deducciones
  • Los impuestos retenidos, como el impuesto federal sobre la renta y, si corresponde, los impuestos sobre la renta estatales o locales, más la parte del FICA que le corresponde al empleado.
  • Las aportaciones de los empleados, como planes de jubilación o pensiones
  • Las deducciones, como el seguro médico o el seguro de vida
  • El sueldo neto, que es la cantidad total que el empleado realmente percibe de su sueldo después de restar todos los impuestos, aportaciones y deducciones a los ingresos en bruto.

Desde el punto de vista del empleado, las siguientes secciones son especialmente importantes:

Salario bruto

Esta cifra refleja la cantidad que pagas a tus empleados antes de los impuestos, aportaciones y otras deducciones.En el apartado de ingresos en bruto de los empleados por hora, debe indicarse la tarifa por hora y el número de horas que trabajaron.

En el caso de los empleados asalariados, el valor por defecto es de 40 horas semanales. El talón de pago también debe indicar el pago de horas extra, si el empleado es elegible, y las horas extra que trabajó. Si un empleado recibió alguna bonificación, esta también debe figurar entre los ingresos en bruto. Ten en cuenta que algunos estados también exigen que se incluya información adicional, como las licencias por enfermedad acumuladas.

Deducciones

Como su nombre lo indica, una deducción es cualquier cantidad de dinero que se descuenta del salario bruto de un empleado, como los impuestos y las aportaciones. Es importante incluir estas cifras en los talones de pago para que tus empleados sepan cuánto se les descuenta de su cheque cada período de pago.

Impuestos 

Los impuestos son uno de los tipos de deducciones que figuran en los talones de pago de los empleados. Los empleados pueden prever que se retiren de sus sueldos las deducciones del impuesto FICA (impuestos de Medicare y seguridad social) y las retenciones de los impuestos sobre la renta federal y estatal.

Aportaciones

Otro tipo de deducción que se descuenta de los sueldos de los empleados son las aportaciones, que suelen estar directamente relacionadas con el tipo de beneficios que ofreces a tu personal. Estas deducciones incluyen las primas del seguro, y las aportaciones para la jubilación o los planes de ahorro.

Ten en cuenta que, si ofreces aportaciones a tus empleados —como las aportaciones equivalentes del empleador al plan 401(k)—, estas suelen añadirse al salario bruto.

Sueldo neto

Una vez descontadas todas las deducciones anteriores de los sueldos de tus empleados, estos se quedan con su sueldo líquido (también llamado sueldo neto). Según la cantidad que se deduzca en cada período de pago, el sueldo neto de tus empleados puede diferir mucho de su sueldo bruto. Por eso, es importante anotar todas las deducciones realizadas en un talón de pago.

Aquí tienes un ejemplo de talón de pago electrónico, y una guía para leer un talón de pago y todos sus detalles.

gusto earning statement

¿Qué exige mi estado en cuanto a la provisión de talones de pago?

Como se mencionó anteriormente, la ley federal de trabajo no te exige que proveas los talones de pago a tus empleados. Sin embargo, muchos estados tienen normativas que si exigen que los proveas.

Desglosemos los tres tipos de acciones que puede exigir tu estado:

  • ¿Vives en un estado que no exige nada? Si te encuentras en un estado como Alabama y Florida, que no han creado sus propias normas, no tienes que proveer ningún tipo de talón de pago.
  • ¿Vives en un “estado que exige acceso”? Estados como Ohio y Texas exigen que se presente algún tipo de talón, ya sea electrónico o en papel.
  • ¿Vives en un estado que exige “acceso/impresión”? Estados como Indiana y Kansas te permiten proporcionar un talón electrónico o en papel, pero los empleados que reciben talones electrónicos deben tener una manera fácil de imprimirlos o acceder a ellos.

También debes averiguar si te encuentras en un estado con opción de “exclusión” o de “inclusión”:

  • En los estados con opción de exclusión, las empresas deben obtener el consentimiento de los empleados antes de cambiar la forma de proveer los talones de pago y deben mantener el método anterior si el empleado lo prefiere.
  • En los estados con opción de inclusión, los empleadores deben ofrecer talones en papel, a menos que el empleado elija recibir el talón electrónicamente.

Consulta el sitio web del Departamento del Trabajo de tu estado para averiguar en qué tipo de estado vives y asegurarte de que cumples la normativa aplicable.

¿Cuánto tiempo debo conservar los talones de pago de los empleados?

Debes procurar conservar los talones de pago y los registros de la nómina de tus empleados durante al menos cuatro años.

El IRS exige a los empleadores que conserven sus registros de impuestos sobre el trabajo durante al menos cuatro años después de su presentación. Además, la Ley Federal de Normas de Trabajo Justas (FLSA) y la Ley contra la Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA) exigen a los empleadores que conserven los registros de empleo durante al menos tres años, en tanto que la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) exige que todos los registros de empleo y de personal se conserven durante al menos un año.

Tanto si tu personal está compuesto en su mayoría por trabajadores asalariados como por horas, está claro que necesitarás una forma de calcular y almacenar todos los datos de sus nóminas.
Para agilizar estos requisitos de conservación de registros para tu pequeña empresa, busca un proveedor de servicios de nómina o un software de nómina que conserve copias electrónicas de estos documentos por ti.

Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.


Back to top