Cada año, el Servicio de Impuestos Internos emite un W-4 nuevo y, cada año, muchas personas no se molestan en llenarlo.
Esto sucede a pesar de pueden producirse eventos importantes en un año determinado que pueden influir en cómo llenar una forma W-4.Aunque no sea un requisito federal, creemos que revisar anualmente la forma W-4 y saber cómo llenarla es un hábito excelente para casi todos.
En este artículo, ofrecemos una breve reseña del W-4 de 2022 tanto para los empleadores como para los empleados.Te mostraremos exactamente cómo llenar el formulario W-4 de 2022 y te guiaremos a través de las hojas de trabajo y la calculadora de retenciones.
Con estos conocimientos, cualquiera puede completar el formulario con la mejor información posible en función de su situación.
¿Por qué alguien se preocuparía por llenar un W-4?
Porque es menos probable que los contribuyentes que llenen el formulario W-4 del 2022 se encuentren con una factura de impuestos o un reembolso gigantesco cuando presenten la declaración de impuestos en 2023, dinero que podrían haber invertido o destinado a gastos esenciales a lo largo del año.
Actualizar el importe de las retenciones siempre es opcional, aunque el IRS recomienda que los empleados revisen sus formularios W-4 cada año.
Vamos a entrar en los detalles para que sepas cómo llenar el formulario W-4.
Guía para el empleador sobre el W-4 de 2022
En esta sección, se explican los cambios más importantes del W-4 que los empleadores deben conocer.
¿Qué debes saber sobre el formulario W-4?
Los empleados que no tuvieron cambios significativos en su vida, como casarse o tener hijos, probablemente no han llenado un W-4 en MUCHO tiempo. Por eso, te recomendamos que recuerdes a tu equipo la importancia de revisar sus retenciones cada año. Además, todos los empleados nuevos deben llenar un W-4.
Y si eso no fuera razón suficiente para volver a revisar el formulario W-4, con la aprobación de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA) en 2017 se produjeron cambios importantes en las retenciones de los empleados.
Esos cambios afectaron a muchos contribuyentes de muchas maneras… y continúan haciéndolo.
En caso de que te hayas perdido algunos de los cambios de los últimos años, estas son varias de las diferencias que siguen vigentes.
1. El nombre
Históricamente, el título del formulario W-4 era “certificado de desgravación de retenciones del empleado”. A partir del año 2020, el formulario W-4 ya no calcula las “desgravaciones”, por lo que el título se acortó a “certificado de retenciones del empleado”.
2. Adiós, hoja de trabajo de las desgravaciones personales
Así es, la hoja de trabajo de las desgravaciones personales de la página tres del antiguo formulario W-4 desapareció en 2020… y sigue desaparecida.
¿Por qué? Porque la TCJA eliminó las exenciones personales.
Estas exenciones permitían deducir la renta personal del contribuyente, lo que reducía su renta imponible y, por lo tanto, su impuesto federal sobre la renta.
Estas exenciones estaban vinculadas a las desgravaciones, pero al desaparecer las exenciones, también desapareció la necesidad de determinar la cantidad de desgravaciones.
Los cinco pasos del W-4 de 2022
Ahora, profundicemos en cada paso de modo que puedas guiar a tus empleados para que sepan cómo llenar una forma W-4 correctamente.
Paso 1: Ingresar datos personales
This step must be completed by all employees. If an employee does not fill out the form, you are required to calculate their withholding as “Single” so you can withhold their taxes at the higher “Single” rate.
Paso 2: El empleado tiene varios empleos o su cónyuge trabaja
El mensaje que aparece antes del paso dos da instrucciones sobre dónde encontrar orientación para los empleados que podrían estar exentos de retención.
Si tu empleado te pregunta, dirígelo al texto que se señala a continuación.
Este mensaje también indica a los empleados que no deben llenar del paso dos al cuatro, y que deben dirigirse al paso cinco que deben completar todos.
En el paso 2, los empleados solo tienen que completar la opción (a), (b) o (c). Para las opciones (a) y (b), los empleados deberán salir del formulario, mientras que la opción (c) puede completarse directamente en el formulario.
El IRS manifestó que la opción (a) ofrece a los empleados la mayor precisión y privacidad de las tres, ya que la nueva calculadora de retenciones computará todas las entradas pertinentes para el formulario.
La opción (b) también proporciona precisión, pero requiere trabajo manual, y la (c) es la menos precisa, ya que supone que los empleos tienen una remuneración similar, pero es la más fácil de completar.
Paso 3: Declarar dependientes
Los contribuyentes solteros con una renta total de $200,000 o menos ($400,000 si están casados y presentan una declaración conjunta) tienen derecho al crédito tributario por hijos. Los empleados tienen que prestar atención a las definiciones de la publicación 972 del IRS, Crédito tributario por hijos, si quieren solicitar el crédito.
Paso 4: Otros ajustes
Esta sección opcional es para diversos aspectos que un empleado puede querer dejar asentados al considerar sus retenciones. Entre estas áreas, se incluyen:
- (a): Otros ingresos (no procedentes de empleos). Ingresos adicionales que podrían no estar sujetos a retención, como los ingresos por jubilación o los dividendos.
- (b) Deducciones. Esta línea es para las deducciones distintas de la deducción estándar. Esto incluye todas las deducciones desglosadas, como los intereses hipotecarios y las donaciones benéficas, menos la deducción estándar. Recuerda que, en general, la deducción estándar reduce la renta bruta ajustada de un contribuyente para llegar a la renta imponible. La deducción estándar o las deducciones desglosadas, lo que sea mayor, ayudarán a reducir el importe de los impuestos a pagar. La deducción estándar de 2022 es de $25,900 para los contribuyentes casados que presentan una declaración conjunta; $12,950 para los contribuyentes solteros y los casados que declaran por separado, y $19,400 para los que presentan una declaración como jefes de familia.
- (c): Retenciones adicionales. Cualquier retención adicional que el empleado desee retener en cada período de pago.
Paso 5: Asegurarse de que el empleado haya firmado el formulario
Si el empleado no completa este último paso, el formulario no es válido:
Guía para los empleados sobre cómo llenar el formulario W-4 de 2022
Todos los empleados deben completar los pasos 1 y 5 en el W-4 nuevo. Los pasos 2, 3 y 4 solo se completan si corresponde, según ciertos criterios. Analizaremos cada uno de estos pasos en detalle aquí.
Pide a tus empleados que sigan los siguientes pasos.
Paso 1: Ingresar datos personales
Deberás llenar tus datos básicos: 1) nombre; 2) número de seguridad social; 3) dirección; 4) ciudad, estado y código postal; 5) estado de la declaración. Nada complicado.
Sería como sigue:
Debajo de los campos de información personal en el paso 1, están del paso 2 al 4. Si eres soltero y tienes un solo empleo, o si estás casado y tu cónyuge no trabaja, lo más probable es que estos pasos no se apliquen en tu caso.
Paso 2: El empleado tiene varios empleos o su cónyuge trabaja
Lo más habitual es que este paso sea para quien tenga más de un empleo, o esté casado y presente una declaración conjunta y su cónyuge trabaje. Si marcas la casilla 2(c), le indicas a tu empleador que tienes varios empleos. Si no quieres revelar ese hecho, no marques la casilla.
En este paso, el formulario señala que las personas con varios empleos deben completar el formulario W-4 con la información de su empleo mejor pagado. Esto debe dar lugar a la retención más precisa.
Si tienes más de un empleo, del paso 3 al 4b deben completarse en un solo formulario W-4.
Paso 3: Declarar dependientes
Esta sección determina tu elegibilidad para el crédito tributario por hijos. Es un paso relativamente simple de completar:
Los contribuyentes solteros con una renta total de $200,000 o menos ($400,000 si están casados y presentan una declaración conjunta) tendrán derecho al crédito tributario por hijos.
En la primera casilla, irá el número de hijos menores de 17 años que reúnen los requisitos multiplicado por $2,000. En la segunda casilla, irá el número de otros dependientes multiplicado por $500. La suma de esos dos números irá en la línea 3.
Paso 4: Otros ajustes
Esta sección es para los aspectos que quieras asentar.
Entre estas áreas, se incluyen:
- (a): Otros ingresos (no procedentes de empleos). Ingresos adicionales que podrían no estar sujetos a retención, como los ingresos por jubilación o los dividendos.
- (b): Deducciones. Esta línea es para las deducciones distintas de la deducción estándar. Esto incluye todas las deducciones desglosadas, como los intereses hipotecarios y las donaciones benéficas, menos la deducción estándar. Recuerda que, en general, la deducción estándar reduce la renta bruta ajustada de un contribuyente para llegar a la renta imponible. La deducción estándar o las deducciones desglosadas, lo que sea mayor, ayudarán a reducir el importe de los impuestos a pagar. La deducción estándar de 2022 es de $25,900 para los contribuyentes casados que presentan una declaración conjunta; $12,950 para los contribuyentes solteros y los casados que declaran por separado, y $19,400 para los que presentan una declaración como jefes de familia.
- (c): Retenciones adicionales. Cualquier retención adicional que el empleado desee retener en cada período de pago.
Paso 5: Firmar el formulario
Bastante fácil, ¿no? De acuerdo.
Ten en cuenta que si no firmas el formulario, no es válido.
Eso significa que tu empleador desestimará las selecciones y retenciones del W-4 nuevo y, en su lugar, calculará tu retención como “soltero”.
Hojas de trabajo para el formulario W-4
Sigamos adelante. Al igual que los formularios W-4 de 2020 y de 2021, el W-4 de 2022 solo tiene dos hojas de trabajo, en lugar de las tres que tenía el de 2019. Aquí analizaremos ambas para que sepas si debes usarlas y por qué.
Hoja de trabajo para varios empleos
Si eliges la opción b en el paso 2, deberás completar la hoja de trabajo para varios empleos. Según el IRS, esta hoja de trabajo es menos precisa que la calculadora de impuestos, pero proporciona el máximo de privacidad.
Línea 1
La línea 1 es para quien tiene dos empleos o hace una declaración conjunta con un cónyuge que también trabaja.
Usa las tablas de la página cuatro para encontrar el salario o sueldo del “empleo mejor pagado” en la columna de la izquierda (véase más abajo) y crúzalo con el importe del salario o sueldo del “empleo peor pagado” en las columnas que van de izquierda a derecha.
En la intersección entre estos dos importes se encuentra la cifra que ingresarás en la línea 1.
Ten en cuenta que la captura de pantalla de arriba es la tabla para los contribuyentes que están casados y presentan una declaración conjunta, o para los viudos que reúnen los requisitos.
Hay una tabla separada para los contribuyentes solteros y para los casados que declaran por separado, y otra tabla más para los contribuyentes que declaran como jefes de familia. Asegúrate de usar la tabla correcta.
Línea 2
La línea 2 es para quienes tienen tres empleos en total, ya sea por su cuenta o junto con su cónyuge.
La línea 2a es para los dos empleos mejor pagados. Una vez más, encuentra el salario o sueldo del empleo mejor pagado en la columna de la izquierda y el salario o sueldo del segundo mejor pagado a lo largo de la parte superior. La cifra en la intersección de esas dos cifras irá en la línea 2a.
Para la línea 2b, se deben sumar los salarios y sueldos de los dos empleos mejor pagados y buscar el resultado en la columna de la izquierda. Los salarios y sueldos del tercer empleo se encontrarán en la fila de la parte superior de la tabla. El importe en la intersección de esas dos cifras irá en la línea 2b. La suma de las líneas 2a y 2b va en la línea 2c.
Línea 3
Las líneas 3 y 4 se aplican a todas las personas que optan por llenar la hoja de trabajo de varios empleos.
La línea 3 es el número de períodos de pago por año del empleo mejor pagado. Por ejemplo, si ese empleo paga semanalmente, en la línea 3, va 52. Si el empleo paga cada dos meses, se debe ingresar 24.
Línea 4
La línea 4 solo divide el importe en la línea 1 o 2c por el número de períodos de pago en la línea 3. Es el importe que se proporciona en el paso 4c.
Hoja de trabajo de las deducciones
La hoja de trabajo de las deducciones es para quienes planeen desglosar las deducciones.
Desde que la implementación de la TCJA aumentó la deducción estándar, muchas menos personas desglosaron sus deducciones en los últimos años. Sin embargo, muchas personas con ingresos altos las siguen desglosando, así que actúa en consecuencia.
Si crees que tus deducciones desglosadas en el año 2023 superarán los $13,850 (si eres soltero, o si estás casado y declaras por separado), los $27,700 (si estás casado y presentas una declaración conjunta) o los $20,800 (si eres jefe de familia), deberías pensar en llenar la hoja de trabajo de deducciones.
Quien vaya a llenar esta hoja de trabajo debe tener a mano su declaración de impuestos del año anterior para poder hacerse una idea de cuáles pueden ser esas deducciones.
¿Debería llenar el W-4 de 2022?
La respuesta corta es: depende.
Contesta las siguientes preguntas:
- ¿Estás casado?
- Si es así, ¿tu cónyuge trabaja?
- ¿Tú o tu cónyuge tienen un segundo empleo?
- ¿Tienen dependientes nuevos?
- ¿Existe la posibilidad de que no uses la deducción estándar?
- ¿Recibiste una factura de impuestos grande o tuviste un reembolso grande el año pasado?
Si respondiste “sí” a cualquiera de estas preguntas, te recomendamos que revises tu W-4. Si te contratan en 2022, deberás completar el W-4 nuevo.
También puedes consultar las preguntas frecuentes sobre el W-4 nuevo publicadas por el IRS que ofrecen más orientación sobre si deberías modificar tus selecciones en el W-4.
Calculadora de retenciones tributarias
Now, some of you are probably giving us side-eye now that we’ve suggested that you go through all this work. To make it easier on you, we recommend checking out the IRS’s withholding estimator.
Ahora bien, es probable que nos mires con mala cara ahora que te hemos sugerido que hagas todo este trabajo. Para facilitarte la tarea, te recomendamos que consultes la calculadora de retenciones del IRS.
(En la versión más reciente de este artículo, la calculadora de retenciones tributarias utiliza las tablas de retenciones del IRS de 2022.)
Quien quiera usar la calculadora deberá preparar información similar a la que se pide en las hojas de trabajo del W-4.
Si te interesa usar la calculadora, deberías tener lo siguiente:
- El último talón de pago. Este debe incluir el importe del impuesto federal sobre la renta retenido hasta ahora en el año tributario en curso.
- Una copia completa de tu última declaración de impuestos. Te ayudará a calcular la renta y otros rubros para el año tributario en curso.
Es importante que quien use la calculadora sepa que su precisión dependerá de la información ingresada. Si incluyes un “cálculo estimativo” para la información solicitada, el resultado no será tan preciso.
La calculadora de retenciones arrojará una aproximación de cuál será la obligación tributaria de alguien según su declaración de impuestos y si su retención actual es suficiente para cumplir con esa obligación.
En función de la situación de la persona, esta información puede hacerle modificar su W-4.
Un último comentario: el IRS recomienda que los contribuyentes con los siguientes perfiles revisen sus retenciones:
- Familias con dos ingresos.
- Personas con dos o más empleos al mismo tiempo, o que solo trabajan durante una parte del año.
- Personas con hijos que solicitan créditos, como el crédito tributario por hijos.
- Personas que desglosaron las deducciones en el año tributario anterior.
- Personas con una renta alta y declaraciones de impuestos más complejas.
Por último, si llenas un W-4 nuevo, asegúrate de presentarlo lo antes posible en el nuevo año.
Es conveniente que los ajustes surtan efecto cuanto antes para que se retenga la cantidad correcta de impuestos de tu nómina durante la mayor parte del año posible.
El formulario W-4 nuevo no tiene por qué causar confusión. Esperamos que esta guía y la recopilación de recursos sobre la W-4 y cómo llenarla te ayuden a evitar sorpresas durante la temporada de impuestos.
Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.
