Cuando ha invertido en un empleado, es lamentable cuando llega el momento en que debe separarse de su empresa. Sin embargo, existe una manera correcta y una incorrecta de finalizar el empleo de alguien. Es importante hacerlo de forma profesional, ética y conforme a las leyes laborales. Esta guía aborda información importante sobre cómo despedir a un empleado, incluyendo si y cuándo debe hacerlo y si debería ofrecer indemnización por despido.
¿Qué es la terminación del empleo?
Terminación del empleado es el acto de poner fin a la relación laboral entre su empresa y un empleado. Existen diferentes tipos de terminación.
Un empleado puede terminar voluntariamente su relación laboral presentando la renuncia, por ejemplo, si se va a trabajar a otra empresa. Por otro lado, un empleador puede despedir a un empleado por una variedad de razones, incluyendo bajo rendimiento, conducta indebida, reducción de personal o despidos por reestructuración.
Al poner fin al empleo de alguien, normalmente intervienen varios procesos de recursos humanos, como explicar en qué no cumplió con el desempeño esperado o cómo violó una política de la empresa.
¿Qué es el empleo at-will?
La mayoría de las relaciones laborales en EE. UU. son de empleo at-will, lo que significa que la terminación puede iniciarla tanto el empleador como el empleado, sin aviso de terminación y sin causa. Generalmente, salvo que exista un contrato que indique lo contrario, los empleadores pueden despedir a un empleado en cualquier momento y por cualquier motivo, o sin motivo alguno. Sin embargo, los empleadores no pueden terminar el empleo de una persona por razones ilegales, lo que incluye tomar decisiones de despido basadas en discriminación.
At-willsignifica que un empleador tiene la capacidad de cambiar los términos del empleo cuando y como quiera. Por ejemplo, un empleador puede modificar las políticas de la empresa y alterar los beneficios laborales en cualquier momento. No obstante, at-will también significa que los empleados son libres de abandonar una empresa en cualquier momento, por cualquier razón o sin razón alguna.
En todos los estados de EE. UU. excepto Montana, las relaciones laborales se presumen at-will. Montana es el único estado que generalmente requiere que los empleadores tengan una causa justificada para despedir a un empleado que haya superado un período de prueba.
¿Qué es la terminación voluntaria?
La terminación voluntaria del empleo la inicia el propio empleado. Dicho de otra forma, se trata de una renuncia. Ocurre cuando un empleado presenta un aviso de renuncia por escrito u oral a su empleador. También puede ocurrir cuando un empleado no se presenta a trabajar durante varios días consecutivos sin informar a su empleador y no tiene intención de volver a su puesto. Esto suele denominarse abandono del puesto. No obstante, los empleadores deben tener precaución al asumir que las ausencias son automáticamente prueba de la intención del empleado de abandonar su trabajo. Los empleadores deben desarrollar procedimientos de investigación para determinar si existen circunstancias que podrían cambiar la acción del empleador, por ejemplo, una emergencia médica.
En general, se espera que los empleados proporcionen al menos dos semanas de preaviso de su intención de renunciar, aunque esto no es un requisito legal. También es buena práctica que un empleado notifique su renuncia por correo electrónico o carta en lugar de hacerlo de forma verbal.
¿Qué es la terminación involuntaria?
La terminación involuntaria ocurre cuando el empleador, no el empleado, inicia la finalización del empleo. Pueden existir muchas causales para despedir a un empleado, incluyendo:
Por causa justificada: En este caso, la razón de la terminación suele constar en la carta de despido. Para despedir a un empleado por causa justificada, debe haber violado un código de ética o una política laboral o haber mostrado un desempeño consistentemente deficiente.
Violaciones de políticas y/o de conducta: La terminación del empleo se debe a una conducta indebida por parte del empleado, por ejemplo, acoso en el lugar de trabajo o insubordinación extrema.
Desempeño insatisfactorio: Un empleado también puede ser despedido únicamente por un desempeño laboral deficiente y continuado.
Sin causa: Esto ocurre cuando se notifica a un empleado que su puesto será alterado de forma significativa o incluso eliminado por razones empresariales, por ejemplo, debido a una reestructuración.
Despido o reducción de personal: Un empleador puede despedir a uno o varios empleados por razones financieras.
No es un buen ajuste: Una relación laboral at-will permite a un empleador terminar a un empleado que no encaja bien en el puesto o en la cultura de la empresa. Sin embargo, los empleadores deben evaluar críticamente si la razón por la que creen que alguien no encaja realmente se basa en su pertenencia a una clase protegida y, por lo tanto, podría ser discriminatoria.
Alternativas a la terminación del empleo
Antes de decidir terminar el empleo de una persona, los empleadores deben considerar detenidamente si la situación podría manejarse de otra manera. Reducir las altas tasas de rotación de empleados no solo beneficia la moral del personal, sino que también ahorra dinero a los empleadores en reclutamiento, incorporación y formación de nuevos empleados cuando conservan a los ya experimentados. Existen numerosas alternativas a la terminación del empleo que los empleadores pueden considerar. Si la decisión se basa en el desempeño, un empleador puede establecer un Plan de Mejora del Desempeño (PIP) para ayudar al empleado a mejorar durante un período determinado. Un PIP no debe usarse como un camino para eliminar a alguien, sino como una herramienta para que tenga éxito con orientación, incluidas revisiones y retroalimentación regulares.
Un empleador podría trabajar con un empleado para determinar si transferirlo a un puesto diferente podría ser más adecuado. Si el problema está relacionado con la conducta o el desempeño, muchos empleadores utilizan disciplina progresiva, comenzando por asesorar al empleado sobre su comportamiento y emitiendo una advertencia verbal.
Si todo lo demás falla, un empleador aún podría terminar el empleo de un trabajador pero ofrecerle servicios de recolocación. Estos servicios de transición profesional los paga el empleador para ayudar al empleado a encontrar un nuevo empleo.
Cómo terminar el empleo
Aunque no es fácil despedir a alguien de su equipo, hay formas de agilizar el proceso de separación y salida una vez que haya tomado la decisión de terminar el empleo de una persona.
Los empleadores deben establecer una lista de verificación de offboarding del empleado para asegurarse de abordar todos los puntos necesarios en el proceso de salida.
Use una lista de verificación para la terminación del empleo
Es útil utilizar una lista de verificación para la terminación del empleo. Esto puede incluir:
Organizar una reunión de terminación
Redactar una carta de despido
Proporcionar información sobre la Ley de Reconciliación Ómnibus Consolidada del Presupuesto (COBRA)
Proporcionar información sobre prestaciones por desempleo
Anunciar la terminación a su equipo de manera apropiada, sin violar la privacidad de la persona cuyo empleo ha sido terminado.
Realizar una entrevista de salida
Recopilar la propiedad de la empresa que deba devolverse. (Los uniformes, por ejemplo, pueden o no necesitar devolverse.)
Eliminar el acceso del empleado a las instalaciones y redes informáticas de la empresa
Actualizar los registros del departamento de recursos humanos (RR. HH.)
Preparar el cheque final para el empleado
Las cartas de despido generalmente no son obligatorias por ley, pero algunos empleadores las entregan a los empleados como buenas prácticas.
En todos los estados, los empleadores deben proporcionar a los empleados separados información sobre COBRA. COBRA exige que los planes de salud patrocinados por empleadores con 20 o más empleados ofrezcan un aviso que brinde a los empleados la oportunidad de una extensión temporal de su cobertura de salud grupal en casos donde la cobertura terminaría de otro modo. La opción de extender el plan de salud del empleador generalmente se ofrece durante 60 días desde la fecha en que el empleado recibe el aviso de elección o la fecha en que perdería la cobertura, lo que ocurra más tarde.
Además, algunos estados requieren que los empleadores proporcionen información sobre el desempleo. Por ejemplo, los empleadores en California deben entregar varios folletos sobre desempleo al terminar la relación laboral. No garantice la compensación por desempleo. En su lugar, informe a las personas que “pueden ser elegibles para prestaciones por desempleo”.
También es buena práctica que los empleadores soliciten la devolución de la propiedad de la empresa; sin embargo, los empleadores no pueden retener el cheque final de un empleado por ningún motivo, incluso si existe propiedad de la empresa pendiente de devolución.
Acciones/participaciones (equity)
Si un empleado tiene participaciones en su empresa, hágale saber cuáles son sus derechos. Cuando un empleado tiene opciones ya consolidadas (vested), solo dispone de un tiempo limitado para ejercitarlas después de irse. Esto se denomina ventana o período de ejercicio posterior a la terminación (PTE). El plazo estándar para que los empleados ejerzan sus opciones tras la terminación es de 90 días, pero las empresas pueden establecer ventanas más cortas o más largas. Si el empleado cuyo empleo se termina no ejerce sus opciones dentro de este tiempo, las pierde. Cualquier opción que el empleado ya haya ejercido le pertenece. Dependiendo de la concesión, la empresa puede tener derechos de recompra o redención. Alternativamente, el empleado puede perder su derecho a las acciones.
Cuánto preaviso de terminación proporcionar a un empleado
Hay pros y contras al proporcionar un aviso previo de terminación. Si bien puede ser útil para el resto del equipo prepararse para asumir nuevas tareas, puede no ser lo mejor para el empleador o los clientes que el empleado despedido permanezca en la empresa.
Algunos estados, como California, exigen que el cheque final se entregue en el momento de la terminación. Los empleadores deben consultar las leyes de salarios y horas de su estado y considerar con qué rapidez pueden generar un cheque final cuando despiden a un empleado sin previo aviso.
Redacte un guion para la terminación del empleo
¡Despedir a alguien puede ser difícil! Asegúrese de transmitir su mensaje de forma clara y decisiva. Crear un guion de antemano puede facilitar saber qué decir (y qué evitar decir) en el momento.
Su plantilla de terminación podría ser algo así:
“Hoy será su último día en XYZ Company. Estoy terminando su empleo por XYZ. Gracias por todo el trabajo que ha realizado aquí. RR. HH. ahora revisará con usted algunos aspectos logísticos.”
Además de preparar documentos, los empleadores deben arreglar que haya dos personas presentes en las reuniones de terminación. Lo más común es que el jefe directo del empleado dé el mensaje y que un representante de recursos humanos esté presente como testigo y para explicar las políticas de salida. También es importante considerar la dinámica de la situación particular y evitarla si es posible. Por ejemplo, no deberían estar a solas dos hombres en una habitación para despedir a una empleada.
Redacte una carta de terminación del empleo
En la mayoría de los estados, las cartas de terminación del empleo no son obligatorias. Hay pros y contras de proporcionar una, y los empleadores deben desarrollar primero una política basada en las leyes locales y luego en lo que sea mejor para su empresa. Asegúrese de ser coherente. Si decide proporcionar cartas, tómese el tiempo adecuado para redactarlas con precisión y atención a los detalles. Asegúrese de que cada carta incluya todo lo requerido en su estado.
Una carta de despido debe incluir detalles sobre el cheque final del empleado, COBRA y cómo se gestionarán otros beneficios (como el PTO no utilizado). Siga leyendo para más detalles sobre estos puntos.
Indique la fecha límite para que el empleado devuelva la propiedad de la empresa. Confirme cuándo ya no tendrá acceso a las instalaciones y redes informáticas de la empresa.
Documente el proceso con un formulario de terminación del empleo
Un formulario interno de terminación del empleo puede ser una herramienta de documentación útil para los empleadores. Incluya detalles tales como:
Nombre del empleado
Departamento
Fecha de terminación
Último día trabajado
Razón de la separación
Detalles sobre la razón de la separación
Si el empleado es o no elegible para ser recontratado
Entrevista de salida
Artículos recibidos
Detalles de nómina
Acuerdo de indemnización, si corresponde
Beneficios
COBRA
Qué considerar al terminar el empleo remoto
Terminar la relación laboral con un empleado remoto puede parecer un desafío por la distancia geográfica, pero debe manejarse con el mismo proceso y con el mismo cuidado que una terminación en persona.
Es recomendable programar una reunión de terminación. Asegúrese de que otro representante de la organización esté en la llamada como testigo. Durante la llamada, trate la razón de la terminación (si procede), así como asuntos de indemnización, nómina y beneficios, según corresponda. Si aplica COBRA, esté preparado para informar al empleado sobre el programa. Además, indique al empleado cómo devolver la propiedad de la empresa e infórmele cuándo se le negará el acceso a la red de la empresa.
Independientemente de dónde se encuentre su empleado, aún debe asegurarse de que reciba su cheque final dentro del plazo legalmente requerido. Esto puede requerir una atención adicional por su parte, por ejemplo, enviarles un cheque por mensajería urgente.
Cuestiones comunes al terminar el empleo
Terminar el empleo puede ser un asunto complicado que a menudo es emocional tanto para el empleado como para los supervisores implicados. Por ello, es importante estar al tanto de las cuestiones comunes al despedir a un empleado para que el proceso sea lo más fluido posible.
Como se indicó anteriormente, investigue siempre adecuadamente la razón para terminar al empleado. Indicar una razón incorrecta o infundada no solo es perjudicial para el negocio, sino que podría exponerle a repercusiones legales.
Asegúrese de que el empleado no esté siendo despedido de forma ilegal, por ejemplo, por discriminación. En EE. UU., no se puede discriminar a los empleados por motivos de raza, color, religión o credos, origen nacional o ascendencia, sexo (incluidos género, embarazo, orientación sexual e identidad de género), edad, discapacidad física o mental, condición de veterano, información genética y estatus de ciudadanía. Muchos estados ofrecen protecciones adicionales para los empleados, por lo que debe investigar las leyes que aplican a su negocio o consultar a un abogado laboral.
Una persona que pertenece a una de estas clases protegidas puede ser despedida, pero esté atento a la situación y asegúrese de que su pertenencia a dicha clase no tenga nada que ver con la razón de su despido.
Además, tenga en cuenta que reemplazar a un empleado es un procedimiento costoso. Por ello, a menudo es mejor confiar en los procesos de RR. HH. y en una buena gestión de personal para resolver los problemas y evitar la terminación cuando sea posible.
Comprender el despido injustificado
Aunque la mayoría de las relaciones laborales son at-will, el despido injustificado es despedir a un empleado por una razón ilegal. Esto puede implicar que un empleador viole las leyes federales o estatales de discriminación al despedir a alguien por su estatus protegido. Más allá de la discriminación, existen muchas leyes estatales y federales que protegen a los empleados del despido injustificado. Un empleador debe asegurarse de que el empleado que se despide no haya sido víctima de acoso en el lugar de trabajo o represalias.
Represalias contra empleados por ejercer derechos protegidos es ilegal. Ejemplos de represalias serían degradar o despedir a un empleado por presentar una denuncia legal contra la empresa, solicitar o tomar una licencia protegida, o presentar una reclamación de compensación de trabajadores. Si un empleado actuó como denunciante (whistleblower) y sacó a la luz las irregularidades del empleador, tampoco puede ser despedido en represalia.
Pagos a los empleados tras la terminación
Cheque final para empleados despedidos
Antes de finalizar el empleo de alguien, los empleadores deben determinar sus obligaciones relacionadas con el pago final de salarios al empleado. Varias leyes estatales estipulan cuándo debe recibir su pago final un empleado despedido. Estas leyes van desde inmediatamente al momento de la terminación, al siguiente día hábil y hasta el próximo día de pago programado regularmente. El plazo también varía según si la terminación es voluntaria o involuntaria. Las terminaciones voluntarias, como las renuncias, generalmente conceden a los empleadores más tiempo para emitir el pago final, aunque varía según el estado.
Es importante tener en cuenta que la mayoría de los estados, como California y Colorado, consideran las comisiones como salarios y requieren que se paguen dentro del mismo plazo. Otros estados permiten más tiempo para procesar pagos por comisiones. Los empleadores deben verificar las leyes salariales de su estado y consultar a un abogado laboral si no están seguros.
Pago por vacaciones y licencia por enfermedad al terminar
A nivel federal, no existen leyes sobre el pago de vacaciones al terminar. Sin embargo, algunos estados sí requieren que pague a los empleados por el PTO no utilizado cuando se termina su empleo. Si una empresa no está en un estado que obliga al pago del PTO no utilizado, el empleador aún debe desarrollar una política de empresa sobre PTO y tiempo por enfermedad y ser coherente al pagar o no dichos montos al terminar.
La ley federal no obliga a los empleadores a pagar el tiempo por enfermedad acumulado al terminar. Sin embargo, puede estar requerido por un convenio colectivo o un contrato de trabajo.
Calculadora de pago de vacaciones
Para determinar cuánto pago de PTO debe añadir al cheque final del empleado despedido, utilice una calculadora de pago de PTO o una calculadora de pago de vacaciones.
Indemnización por despido, garden leave y prestaciones por desempleo
La indemnización por despido es una cantidad de dinero que un empleador puede pagar a un empleado en el momento de la terminación a cambio de un acuerdo firmado que libere futuras reclamaciones legales.
Existen pros y contras al ofrecer un paquete de indemnización, por lo que los empleadores deben equilibrar sus prioridades para determinar si y cuándo es apropiado. La indemnización no es obligatoria por ley y no es común entre las pequeñas y medianas empresas. Algunos empleadores pueden ofrecer acuerdos de indemnización como un gesto de buena voluntad en situaciones potencialmente conflictivas o como política de empresa para ser competitivos en su sector.
La mayoría de los empleadores que ofrecen indemnización suelen calcular el monto en función de una o dos semanas de salario por cada año de empleo.
Se diferencia del garden leave en que se paga después de que el empleo ha terminado y el empleado ya no está en la nómina. Con el garden leave, un empleado permanece en la nómina y continúa recibiendo beneficios pero no trabaja; el propósito es evitar que tenga acceso a información propietaria sensible al tiempo que podría compartirse con competidores a los que pueda buscar empleo. También se diferencia de los pagos recibidos a través de prestaciones por desempleo, que son prestaciones financiadas por el estado que un empleado puede recibir después de ser despedido involuntariamente.
Preguntas frecuentes
¿Qué se considera despido injustificado y qué pruebas se necesitan para presentar una demanda?
El despido injustificado significa despedir a un empleado por una razón ilegal, ya sea porque viola una ley estatal o federal o porque contraviene el contrato del empleado. Las terminaciones que se deben a discriminación por la raza, color, origen nacional, género o capacidad del empleado se consideran despido injustificado. Otros ejemplos incluyen despedir a alguien por represalia, como cuando un empleado presentó una queja contra su supervisor, tomó su licencia completa o sacó a la luz irregularidades del empleador.
¿Puede un empleador legalmente despedir a un empleado que actualmente se encuentra de baja médica o con FMLA (Ley de Licencia Médica y Familiar)?
Sí, un empleador puede legalmente despedir a un empleado en licencia médica o con FMLA siempre que la terminación no esté relacionada con su licencia. En otras palabras, un empleado debe ser despedido por un problema relacionado con su desempeño o conducta en el lugar de trabajo, o por despidos generalizados en la empresa, y no por haber tomado la licencia.
¿Cuáles son las reglas clave que los empleadores deben seguir durante la reunión de terminación para minimizar el riesgo legal?
Durante una reunión de terminación, es buena idea que haya dos personas adicionales (además del empleado que se despide) presentes, usualmente un gerente y un profesional de RR. HH. También es importante ser claro y decisivo con su mensaje de terminación para evitar confusiones y discusiones innecesarias. Por último, es útil ofrecer al empleado despedido una carta oficial de terminación que explique por qué se le despide, qué debe hacer para completar el offboarding correctamente y otros detalles sobre su cheque final y beneficios no utilizados.
¿Qué documentación deben proporcionar los empleadores a un empleado despedido (por ejemplo, formularios de COBRA, estados finales de salario)?
Cuando un empleador termina la relación laboral con un empleado, debe proporcionar una variedad de documentos, que incluyen el cheque final del empleado, un estado final de salarios, un documento sobre beneficios o pagos, la notificación de COBRA para la continuidad de la cobertura de salud y cualquier formulario estatal específico sobre los derechos de seguro por desempleo del empleado.
¿Qué pasos debe tomar un empleador para asegurarse de que la terminación sea legalmente defendible bajo la doctrina del empleo at-will?
Los empleadores pueden preparar un formulario de terminación del empleo para documentar las razones y el proceso de despedir a un empleado. En este documento, pueden declarar la razón at-will para la terminación y detallar el desempeño o la conducta del empleado. t después de que el empleo haya terminado y el empleado ya no esté en la nómina. Con el garden leave, un empleado permanece en la nómina y continúa recibiendo beneficios pero no trabaja; el propósito es evitar que tenga acceso a información propietaria sensible al tiempo que podría compartirse con competidores a los que pueda buscar empleo. También se diferencia de los pagos recibidos a través de prestaciones por desempleo, que son prestaciones financiadas por el estado que un empleado puede recibir después de ser despedido involuntariamente.
