Cuando se ha invertido en un empleado, es una pena el momento en que se va la empresa. Sin embargo, hay una forma correcta y otra incorrecta de despedir a alguien. Es importante hacerlo de forma profesional, ética y de acuerdo con la legislación laboral. Esta guía contiene información importante sobre cómo despedir a un empleado, si debes hacerlo y cuándo, y si debes ofrecerle una indemnización por el despido.
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¿Qué es la terminación laboral?
La terminación laboral es el acto de poner fin a la relación laboral entre tu empresa y un empleado. Hay distintos tipos de terminación.
Un empleado puede terminar la relación de forma voluntaria si renuncia, por ejemplo, si se va a trabajar a otra empresa. Por otra parte, un empleador puede despedir a un empleado por diversas razones, como un mal rendimiento en el trabajo, mala conducta o reducción de personal.
Cuando se pone fin a la relación laboral suele haber varios procesos de RRHH involucrados, como explicar el bajo rendimiento o la infracción de una política de la empresa.
¿Qué es el empleo a voluntad?
La mayoría de las relaciones laborales en los EE. UU. son de empleo a voluntad, lo que significa que la terminación puede ser iniciada tanto por el empleador como por el empleado, sin previo aviso y sin causa. En general, salvo que exista un contrato que disponga lo contrario, los empleadores pueden despedir a un empleado en cualquier momento y por cualquier motivo, o sin motivo alguno. Sin embargo, los empleadores no pueden despedir a una persona por motivos ilegales, como por ejemplo por discriminación.
“A voluntad” significa que el empleador puede cambiar las condiciones de empleo cuando y como quiera. Por ejemplo, un empleador puede modificar las políticas de la empresa y modificar los beneficios laborales en cualquier momento. Sin embargo, “a voluntad” también significa que los empleados pueden abandonar la empresa en cualquier momento, por cualquier motivo o sin motivo alguno.
En todos los estados de EE. UU. excepto en Montana, se supone que las relaciones laborales son a voluntad. Montana es el único estado que, por lo general, exige a los empleadores una causa justificada para despedir a un empleado que ha superado un período de prueba.
¿Qué es la terminación voluntaria?
La terminación voluntaria de la relación laboral es una iniciativa del empleado. Dicho de otro modo, se trata de una renuncia. Se produce cuando un empleado notifica por escrito o verbalmente su renuncia a su empresa. También puede ocurrir cuando un empleado no se presenta a trabajar durante una serie de días consecutivos sin informar a su empresa y no tiene intención de volver a su puesto de trabajo. Esto suele denominarse abandono de trabajo. Sin embargo, los empleadores deben tener cuidado a la hora de suponer que si un empleado se ausenta, eso indica que quiere abandonar su puesto de trabajo. Las empresas deben desarrollar procedimientos de investigación para determinar si existen circunstancias que podrían modificar la actuación de la empresa, por ejemplo, una urgencia médica.
En general, se espera que los empleados notifiquen su intención de renunciar con al menos dos semanas de antelación, aunque esto no es legalmente obligatorio. También es recomendable que el empleado envíe un correo electrónico o una carta de renuncia en lugar de hacerlo verbalmente.
¿Qué es la terminación involuntaria?
La terminación o despido involuntario se produce cuando es el empleador, y no el empleado, quien inicia el despido. Puede haber muchos motivos para despedir a un empleado, entre ellos:
- Por causa justificada. En este caso, el motivo del despido suele figurar en la carta de despido. Para despedir a un empleado con causa, debe haber infringido un código ético o una política de empleo, o haber mostrado un rendimiento sistemáticamente deficiente.
- Infracciones de políticas o de conducta. El despido se debe a la mala conducta del empleado, por ejemplo, acoso en el lugar de trabajo o insubordinación extrema.
- Rendimiento insatisfactorio. Un empleado también puede ser despedido debido solamente a un rendimiento laboral insatisfactorio continuado.
- Sin causa justificada. Se produce cuando se notifica a un empleado que su puesto se va a modificar de forma significativa o incluso se va a eliminar por motivos empresariales, por ejemplo, debido a una reestructuración.
- Reajuste o reducción de personal. Una empresa puede despedir a uno o más empleados por motivos financieros.
- No se adapta bien. Una relación laboral a voluntad permite al empleador despedir a un empleado que no se adapta bien a su puesto o a la cultura de la empresa. Sin embargo, los empleadores deben evaluar con cuidado si la razón por la que creen que alguien no se adapta bien, en realidad, está relacionada con su pertenencia a una clase protegida, ya que esto se considera discriminación.
Alternativas al despido
Antes de decidir despedir a una persona, los empleadores deben considerar detenidamente si la situación puede resolverse de otra manera. Reducir los índices altos de rotación de personal no solo beneficia la moral de los empleados, sino que ahorra a las empresas dinero en contratación, onboarding y formación de nuevos empleados cuando retienen a los más experimentados. Los empleadores pueden considerar diversas alternativas al despido. Si la decisión se basa en el rendimiento, el empleador puede establecer un plan de mejora del rendimiento (PIP) para ayudar al empleado a mejorar durante un período determinado. Un PIP no debe utilizarse como un medio para despedir a alguien, sino como una herramienta que le sirva al empleado con una orientación que incluya comprobaciones periódicas y comentarios.
El empleador puede trabajar con el empleado para determinar si su traslado a otro puesto sería más adecuado. Si el problema está relacionado con la conducta o el rendimiento, muchas empresas recurren a la disciplina progresiva: primero le hacen al empleado una advertencia verbal sobre su comportamiento.
Si todo lo demás no funciona, la empresa puede despedir al empleado, pero ofreciéndole servicios de reinserción laboral. Estos servicios de transición profesional los paga la empresa para ayudar al empleado a encontrar un nuevo empleo.
Cómo despedir a un empleado
Aunque no existe una forma fácil de despedir a alguien de tu equipo, hay maneras de agilizar el proceso de separación y salida una vez que se ha tomado la decisión de poner fin a la relación laboral.
Los empleadores deben elaborar una lista de comprobación para asegurarse de que se aborden todos los puntos necesarios en el proceso de salida.
Lista de comprobación para despedir a un empleado
Es muy útil tener una lista de comprobación para despedir a un empleado. Esta debería contener lo siguiente:
- Concertar una reunión para el despido
- Redactar una carta de despido
- Facilitar información sobre la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA)
- Facilitar información sobre los beneficios de desempleo
- Anunciar el despido a tu equipo de forma adecuada, sin violar la privacidad de la persona a la que se despide
- Realizar una entrevista de salida
- Reunir los bienes de la empresa que deban devolverse. (Los uniformes, por ejemplo, pueden o no tener que devolverse)
- Cancelar el acceso del empleado a las instalaciones y redes informáticas de la empresa
- Actualizar los registros del departamento de recursos humanos (RRHH)
- Preparar la última nómina del empleado
Las cartas de despido no suelen ser obligatorias por ley, pero algunas empresas las entregan a los empleados como una buena práctica.
En todos los estados, las empresas deben facilitar a los empleados despedidos información sobre la ley COBRA. La ley COBRA exige que los planes de salud patrocinados por empresas con 20 o más empleados notifiquen a los empleados la posibilidad de prorrogar temporalmente su cobertura médica de grupo en los casos en que, de lo contrario, podría finalizar. La opción de prorrogar el plan de salud de la empresa suele ofrecerse durante 60 días a partir de la fecha en que el empleado recibe el aviso de elección o de la fecha en que perdería la cobertura, si esta fuera posterior.
Además, algunos estados exigen a los empleadores que faciliten información sobre el desempleo. Por ejemplo, los empleadores de California deben entregar varios folletos sobre el desempleo al finalizar la relación laboral. No ofrezcas garantías de compensación por desempleo. En cambio, informa a la gente de que “puede tener derecho a beneficios por desempleo”.
También se recomienda que los empleadores soliciten la devolución de los bienes de la empresa; sin embargo, estos no pueden retener la última nómina de un empleado por ningún motivo, aunque haya bienes de la empresa que todavía no se hayan devuelto.
Participaciones
Si un empleado tiene participaciones en tu empresa, hazle saber sus derechos. Cuando un empleado tiene opciones financieras con pleno derecho, solo dispone de un tiempo limitado para ejercerlas después de dejar la empresa. Esto se denomina plazo de ejercicio posterior a la terminación de la relación laboral (PTE). El plazo estándar para que los empleados ejerzan sus opciones después de la terminación es de 90 días, pero las empresas pueden tener plazos más cortos o más largos. Si el empleado despedido no ejerce sus opciones dentro de este plazo, las pierde. Las opciones que el empleado ya haya ejercido son suyas. En función de la concesión, la empresa puede tener derechos de recompra o rescate. Por otro lado, el empleado puede perder su derecho a las acciones.
Con cuánto tiempo de antelación debe darse un aviso de terminación laboral
Avisar con antelación del despido tiene sus pros y sus contras. Si bien puede ser útil para que el resto del equipo se prepare para asumir nuevas tareas, puede que al empleador o a los clientes no les interese que un empleado despedido permanezca en la empresa.
Algunos estados, como California, exigen que se entregue un último pago en el momento del despido. Los empleadores deben comprobar las leyes sobre salarios y horas de su estado y considerar con qué antelación pueden generar un último pago cuando despiden a un empleado sin previo aviso.
Cómo redactar un aviso para despedir a un empleado
Despedir a un empleado puede ser difícil. Asegúrate de transmitir tu mensaje con claridad y determinación. Es recomendable tener un borrador de antemano para facilitar qué decir (y qué evitar decir) cuando llegue el momento.
Podrías redactar el aviso de la siguiente manera:
“Hoy será tu último día laboral en la empresa (…) Se pone fin a tu relación laboral debido a (…) Gracias por todo el trabajo que desempeñaste aquí. Ahora RRHH repasará contigo algunos aspectos logísticos”.
Además de preparar los documentos, los empleadores deben organizar la presencia de dos personas en las reuniones de despido. Lo más habitual es que el jefe del empleado transmita el mensaje y que un representante de recursos humanos esté presente como testigo y para explicar las políticas de despido. También es importante tener en cuenta la dinámica de la situación concreta y evitarla si es posible. Por ejemplo, no se recomienda que dos hombres estén solos en una habitación para despedir a una empleada.
Cómo redactar una carta de despido
En la mayoría de los estados, las cartas de despido no son obligatorias. Existen pros y contras para proporcionar cartas de despido, por lo que los empleadores deben desarrollar primero una política basada en la legislación local y luego en lo que sea mejor para su empresa. Asegúrate de ser congruente. Si decides enviar cartas, tómate el tiempo necesario para redactarlas con precisión y prestando atención a los detalles. Asegúrate de que cada carta incluya todo lo que se exige en tu estado.
Una carta de despido debe incluir detalles sobre la última nómina del empleado, la ley COBRA y cómo se manejarán otros beneficios (como el tiempo libre remunerado no utilizado). Sigue leyendo para obtener más información sobre estos temas.
Deja en claro la fecha en la que el empleado debe devolver los bienes de la empresa. Confirma cuándo dejará de tener acceso a las instalaciones y redes informáticas de la empresa.
Documentar el proceso con un formulario de despido
Un formulario interno de despido puede ser una herramienta de documentación útil para los empleadores. Puedes incluir detalles como los siguientes:
- nombre del empleado
- departamento
- fecha de terminación
- ultimo día trabajado
- motivo de la separación
- detalles sobre el motivo de la separación
- si el empleado puede o no volver a ser contratado
- entrevista de salida
- artículos recibidos
- datos de la nómina
- convenio de despido, si corresponde
- beneficios laborales
- COBRA
Qué debes tener en cuenta al despedir a un empleado a distancia
Terminar la relación laboral con un empleado a distancia puede parecer más complicado si se tiene en cuenta la distancia geográfica, pero debe manejarse siguiendo el mismo procedimiento y con el mismo cuidado que una terminación en persona.
Se recomienda concertar una reunión de despido. Asegúrate de que otro representante de la organización participe en la llamada como testigo. Durante la llamada, explica el motivo del despido (si corresponde), así como las cuestiones relacionadas con la indemnización, la nómina y los beneficios, según proceda. Si se aplica la ley COBRA, debes estar preparado para informar al empleado sobre el programa. Además, debes explicar al empleado cómo devolver los bienes de la empresa e informarle cuándo se cancelará su acceso a la red de la empresa.
Independientemente de dónde se encuentre tu empleado, debes asegurarte de que reciba su última nómina dentro del plazo legalmente establecido. Esto puede requerir una mayor atención por tu parte, por ejemplo, enviándole un cheque por la noche.
Problemas habituales al despedir a un empleado
El despido puede ser un asunto complicado y a menudo emotivo tanto para el empleado como para los supervisores involucrados. Por lo tanto, es importante tener en cuenta los problemas más frecuentes a la hora de despedir a un empleado para que sea lo más sencillo posible.
Como ya dijimos, debes investigar adecuadamente el motivo del despido del empleado. Si declaras una razón errónea o infundada no solo es malo para la empresa, sino que podría exponerte a repercusiones legales.
Asegúrate de no estar despidiendo al empleado de forma ilegal; por ejemplo, por discriminación. En los EE. UU., los empleados no pueden ser discriminados por motivos de raza, color, religión o credo, origen nacional o ascendencia, sexo (incluidos el género, el embarazo, la orientación sexual y la identidad de género), edad, incapacidad física o mental, antigüedad en el cargo, información genética y ciudadanía. Muchos estados tienen protecciones adicionales para los empleados, así que asegúrate de consultar las leyes aplicables a tu empresa o habla con un abogado laboral.
Puedes despedir a alguien que pertenezca a una de estas clases protegidas, pero debes tener en cuenta la situación y asegurarte de que su pertenencia a dicha clase no tenga nada que ver con el motivo del despido.
Además, no te olvides que sustituir a un empleado es un procedimiento costoso. Por ende, a veces es mejor confiar en los procesos de RRHH y en una buena gestión del personal para resolver cualquier problema y evitar el despido cuando sea posible.
Qué es un despido injustificado
Si bien la mayoría de las relaciones laborales son a voluntad, el despido injustificado consiste en despedir a un empleado por un motivo ilegal. Esto puede implicar que un empleador viole las leyes federales o estatales de discriminación al despedir a alguien en función de su situación de protección. Más allá de la discriminación, hay muchas leyes estatales y federales que protegen a los empleados contra el despido injustificado. El empleador debe asegurarse de que el empleado despedido no haya sido víctima de acoso laboral o de represalias.
Las represalias contra los empleados por ejercer derechos protegidos son ilegales. Por ejemplo, una represalia podría ser degradar o despedir a un empleado por presentar una denuncia legal contra la empresa, por solicitar o tomar un permiso protegido o por solicitar una compensación por accidente laboral. Si un empleado ha actuado como denunciante de las irregularidades cometidas por la empresa, tampoco puede ser despedido como represalia.
Pago a los empleados después del despido
Pago final del salario de los empleados despedidos
Antes de poner fin a la relación laboral de una persona, los empleadores deben determinar sus obligaciones en relación con el pago final del salario del empleado. Hay varias leyes estatales que estipulan cuándo un empleado despedido debe recibir su último pago. Estas leyes varían, algunas estipulan que debe ser inmediatamente después de la terminación; otras, el siguiente día hábil; o el siguiente día de pago programado regularmente. El plazo también varía en función de si la terminación es voluntaria o involuntaria. Las terminaciones voluntarias, como las renuncias, suelen conceder a los empleadores más tiempo para emitir la última nómina, aunque varía de un estado a otro.
Es importante tener en cuenta que la mayoría de los estados, como California y Colorado, consideran las comisiones como salarios y exigen que se paguen en el mismo plazo. Otros estados conceden más tiempo para tramitar el pago de las comisiones. Los empleadores deben verificar las leyes salariales de su estado y ponerse en contacto con un abogado laboral si no están seguros.
Pago de vacaciones y licencia por enfermedad en caso de despido
En el ámbito federal, no existen leyes relacionadas con el pago de vacaciones en caso de despido. Sin embargo, algunos estados sí exigen que se pague a los empleados el tiempo libre remunerado (PTO) no utilizado cuando se pone fin a su relación laboral. Si una empresa no se encuentra en un estado que exija el pago del PTO no utilizado, el empleador debe establecer una política sobre el PTO y el tiempo de licencia por enfermedad, y ser coherente para concederlos o no al momento del despido.
La ley federal no obliga a los empleadores a pagar el tiempo de licencia por enfermedad acumulado en caso de despido. Sin embargo, puede exigirse en virtud de un convenio o contrato de trabajo colectivo.
Calculadora de pagos de vacaciones
Para determinar cuánto hay que pagar por el PTO, debes tenerlo en cuenta en la última nómina del empleado despedido y usar una calculadora del pago del PTO o una calculadora del pago de vacaciones.
Indemnización por despido, suspensión remunerada y beneficios por desempleo
La indemnización por despido o liquidación es una cantidad de dinero que el empleador puede pagar a un empleado en el momento del despido a cambio de un acuerdo firmado por el que se exime de futuras reclamaciones legales.
La indemnización por despido tiene sus pros y sus contras, por lo que los empleadores deben sopesar sus prioridades para determinar si es apropiada y cuándo pagarla. La indemnización por despido no es obligatoria por ley y no es habitual entre las pequeñas y medianas empresas. Algunos empleadores pueden ofrecer indemnizaciones por despido como gesto de buena voluntad en situaciones potencialmente conflictivas o como política de la empresa para ser competitivos en sus sectores.
La mayoría de las empresas que ofrecen indemnizaciones por despido suelen calcular la cantidad total en función de una o dos semanas de pago por cada año de empleo.Se diferencia de la suspensión remunerada en que se abona una vez finalizada la relación laboral y el empleado deja de estar en nómina. En el caso de la suspensión remunerada, el empleado sigue en nómina y percibiendo beneficios, pero no trabaja; el objetivo es evitar que tenga acceso a información privilegiada y sensible en ese momento, y que corre el riesgo de ser compartida con competidores con los que podría buscar empleo. También es diferente de los pagos recibidos a través de los beneficios por desempleo, que es un beneficio financiado por el estado que un empleado puede recibir después de haber sido despedido involuntariamente.