Actualización: 23 de junio de 2020
Has dado en el clavo en tu montón de currículos, has encontrado al empleado con el que siempre habías soñado.
Pero antes de que sea oficialmente su primer día, tienes que introducirlo en tu equipo de profesionales. O, en otras palabras, tienes que asegurarte de que sepan exactamente qué puede esperar en ese día tan especial en el que empiezan a trabajar.
Hay muchas cosas que puedes hacer antes de que empiece a trabajar tu nuevo empleado para asegurarte de que su primer día sea realmente perfecto. En este artículo, te ayudaremos a organizar todo lo que necesitas para que puedas estar listo antes incluso de que el nuevo empleado entre en la oficina.
Lo primero es lo primero: ¿por qué es importante?
Una buena inducción de un empleado ayuda a este a integrarse rápidamente en la empresa. Además, puede ayudarte a retener a los mejores empleados.
Según la Sociedad para la Gerencia de Recursos Humanos (SHRM), los empleados de Corning que participaron en un programa de onboarding exhaustivo tenían un 69 % más de probabilidades de permanecer en la empresa hasta por tres años. Esto se debe a que la primera experiencia que tiene una persona deja una marca permanente en toda tu trayectoria en la empresa.
Una encuesta de BambooHR también reveló que casi uno de cada tres encuestados había dejado su trabajo en los seis primeros meses, y que la mayoría de las renuncias se habían producido en los tres primeros meses. Aquellos que abandonaron sus equipos poco después de incorporarse identificaron las siguientes áreas en las que la inducción podría haber marcado la diferencia:
- El 23 % quería “recibir directrices claras sobre cuáles eran sus responsabilidades”
- El 21 % deseaba “una formación más eficaz”
- El 17 % dijo que “una sonrisa amable o un compañero de trabajo servicial habrían marcado la diferencia”
La buena noticia es que un poco de planificación puede ayudarte a satisfacer todas estas necesidades y más. Estas son las formas en las que puedes crear una gran experiencia de inducción:
- Una comunicación clara
- Dar la bienvenida al equipo
- Asegurarse de que todo esté en orden
Paso 1: comunícate con claridad
Todos hemos tenido nervios el primer día. La gente suele estar emocionada y nerviosa a la vez cuando empieza un nuevo proyecto.
Para que las nuevas contrataciones tengan éxito, es esencial una buena comunicación desde el principio. Cuando haces que la gente sienta que eres sincero con ellos y viceversa, puedes evitar muchos contratiempos innecesarios.
Si la comunicación es algo proactiva, es más probable que el nuevo empleado traiga los artículos correctos el primer día, y tú podrás asegurarte de que empiece el día de la mejor manera posible.
Una vez realizada la contratación
Envía una carta de oferta de trabajo personalizada o una nota de bienvenida.
Una vez que hayas tomado la decisión de contratar a alguien, asegúrate de enviarle una carta de oferta de trabajo con los detalles del puesto, incluido el cargo, la compensación, los beneficios y la logística. Personaliza la carta de oferta de trabajo con una felicitación personal, o considera la enviarle una nota aparte dándole la bienvenida al equipo.
Unos días antes de que empiece
Dile qué debe llevar para completar los formularios I-9 y W-4. Por lo general, se trata del pasaporte, la licencia de conducir o la tarjeta de Seguridad Social. Nota al margen: Si utilizas un servicio de RRHH que haga esta parte por ti, ellos podrán completar todo esto por su cuenta.
Envíale un correo electrónico explicándole qué puede esperar del primer día: dale todos los detalles que pueda necesitar, como la dirección de tu empresa, el clima, la ropa que suele llevar la gente y las opciones de estacionamiento y transporte público que tiene a mano. ¿Hay una cafetería estupenda cerca del tren? Cuéntaselo para que pueda empezar el día con el pie derecho, o con un café latte.
Envía un correo electrónico al equipo presentando a la nueva persona que has contratado: antes de enviar el correo electrónico de presentación, pídele a tu nuevo empleado que responda a algunas preguntas sobre sí mismo. Estas preguntas para romper el hielo acelerarán el proceso de presentación y ayudarán al equipo a encontrar formas sencillas de conectar con el nuevo empleado en los primeros días. Puedes utilizar esta plantilla para estar preparado.
Paso 2: dale una buena bienvenida al equipo
Una vez que hayas dejado claro lo que está pasando, es hora de ponerse manos a la obra y hacer que el nuevo empleado se sienta aún más querido en este momento tan emocionante (y un tanto estresante) de su vida. No tengas miedo de ser creativo; aquí tienes un par de ideas para empezar:
Envía un regalo de bienvenida personalizado: prueba programar una entrega desde un local de flores, y para regalos virtuales, echa un vistazo a Giftly.
Preséntalo a dos compañeros: más de la mitad de los nuevos empleados dicen que quieren tener un mentor o un compañero que les enseñe el camino cuando empiezan. Un compañero dedicado puede ayudarle a familiarizarse con el trabajo, mientras que un mentor puede ayudarle a desarrollar su carrera profesional y personal. Otra idea es que las personas con funciones similares empiecen el mismo día para que tengan un compañero que los acompañe en la orientación.
Paso 3: prepara las cosas
Ahora pongamos en marcha algunos aspectos básicos. Esto garantizará que el primer día se desarrolle lo mejor posible.
Prepara a tu equipo: cuando llegue el nuevo empleado, debe estar listo para empezar a trabajar de inmediato. Para que esto ocurra, pregúntale con antelación qué tipo de computadora portátil, escritorio, auriculares y otros elementos le gustaría tener para poder trabajar lo mejor posible.
Configura su software: haz una lista de las herramientas digitales que tu equipo utiliza a diario para comunicarse, compartir archivos, hacer un seguimiento del rendimiento, etcétera. Fíjate en el software que utiliza todo el equipo, así como en las herramientas específicas para determinados equipos o funciones. A continuación, avisa a tu TI con unos días de antelación para que proporcionen a tu nuevo empleado el acceso que necesita desde el primer día.
(Si eres cliente de Gusto, puedes sincronizar con tu software favorito, como G Suite, Dropbox, Office 365, Slack y Zoom, y dar acceso a los nuevos empleados con un solo clic).
Establece su dirección de correo electrónico: en cuanto el empleado empiece a recibir correos electrónicos del trabajo, se habrá incorporado oficialmente al equipo. Dale una dirección de correo electrónico antes de que empiece para que pueda empezar a trabajar desde el primer día. (Los clientes de Gusto, también pueden hacerlo a través de su cuenta).
Obtén las tarjetas de acceso que necesite: ¿necesita tu oficina una llave o tarjeta de acceso? Asegúrate de darle una copia de inmediato para que no tenga que enviar mensajes a sus compañeros de equipo para que lo dejen entrar.
Decora su escritorio: coloca un globo u otro distintivo en su escritorio para indicar que es una nueva contratación, así será más probable que la gente se acerque y se presente. Si conoces sus intereses, decóralo con objetos relacionados, como plantas o juguetes.
Encarga su regalo de empresa: cómprale una camiseta, una sudadera con capucha, una chaqueta u otra prenda de la empresa para que se sienta parte del equipo cuando llegue. Si tienes un uniforme obligatorio, asegúrate de hacer el pedido con antelación para que el nuevo empleado tenga lo que necesita en cuanto llegue.
Pide tarjetas de presentación: a veces, ver su nombre y su nueva función puede hacer que todo empiece a cobrar vida. Entregarle tarjetas de presentación le permite también empezar a compartir la noticia incluso antes de empezar a trabajar.
Añádelo a tu directorio de empleados: un directorio de empleados es un mapa que lo ayudará a entender quién es cada uno en el equipo. Las fotos, los nombres del equipo, las anécdotas divertidas y otros detalles pueden ayudarlo a rellenar los espacios en blanco mientras intenta aprenderse el nombre de todos.
Una vez que hayas terminado con las comunicaciones, la bienvenida y la configuración, tu nuevo empleado estará listo para entrar en la maravilla que es su primer día. Los nervios desaparecerán y la felicidad y el entusiasmo por lo que le espera ocuparán su lugar.
Además, te sentirás bien sabiendo que has hecho todo lo posible para crear esa experiencia perfecta del primer día.
