Actualizado: 23 de junio de 2020
Usted deslizó a la derecha (en su montón de currículums, claro) y encontró al empleado con el que siempre había soñado.
Pero antes de que sea oficialmente su primer día, necesita integrarlo en su círculo íntimo de estrellas. O, en otras palabras, debe asegurarse de que sepa exactamente qué esperar en ese día tan especial en que todo comienza.
Hay un montón de cosas que puede hacer antes su nuevo empleado comience para asegurarse de que su primer día sea realmente de primera. En este artículo, le ayudaremos a ponerlo todo en orden para que esté listo antes de que siquiera ingrese a la oficina.
Primero lo primero: ¿Por qué es importante esto?
Un proceso de incorporación optimizado ayuda a que las personas se adapten rápidamente y se sientan integradas en la estructura de la empresa. Además, también puede ayudarle, como empleador, a retener a los mejores empleados.
Según la Society for Human Resources Management (SHRM), los empleados de Corning que participaron en un exhaustivo programa de incorporación tenían un 69% más de probabilidades de permanecer en la empresa hasta tres años. Esto se debe a que la primera experiencia que tiene una persona deja una huella indeleble en todo su recorrido dentro de la empresa.
Una encuesta de BambooHR también encontró que casi uno de cada tres encuestados renunció a su trabajo dentro de los primeros seis meses, con la mayoría de las dimisiones ocurriendo en los primeros tres meses. Aquellos que dejaron sus equipos poco después de incorporarse identificaron las siguientes áreas en las que la incorporación podría haber marcado la diferencia:
23% quería “recibir pautas claras sobre cuáles eran sus responsabilidades”
21% quería “una capacitación más eficaz”
17% dijo “una sonrisa amistosa o un compañero servicial habría marcado toda la diferencia”
La buena noticia es que un poco de planificación puede ayudarle a satisfacer todas estas necesidades y más. Ahora, exploremos cómo crear una gran experiencia de incorporación mediante:
comunicación clara,
organizar la bienvenida, y
asegurarse de que todo esté en orden.
Paso 1: Comuníquese con claridad.
Todos hemos sentido nervios el primer día. Por lo general, las personas están emocionadas y nerviosas al mismo tiempo cuando comienzan una nueva etapa.
Para ayudar a preparar a los nuevos empleados para el éxito, la comunicación adecuada es esencial desde el principio. Cuando hace que las personas sientan que usted es honesto con ellas y ellas con usted, puede evitar muchos percances innecesarios.
Con una comunicación un poco más proactiva, es más probable que su nuevo empleado traiga los elementos correctos en su primer día, y usted podrá asegurarse de que comience de manera conforme y bien preparado.
Una vez que haya contratado a la persona
Envíe una personalizada carta de oferta o una nota de bienvenida.
Una vez que haya tomado la decisión de contratación, asegúrese de enviar a su nuevo empleado una carta de oferta con los detalles de su puesto, incluido su título, compensación, beneficios y otras cuestiones logísticas. Personalice la carta de oferta con sus felicitaciones personales o considere enviar una nota separada dándole la bienvenida al equipo.
Unos días antes de que empiece
Indíquele qué debe traer para completar sus formularios I-9 y W-4: Normalmente, esto implica un pasaporte, el permiso de conducir o una tarjeta del Seguro Social. Nota al margen: si utiliza un servicio de RR. HH. que realiza esta parte por usted, podrán completar esto por su cuenta.
Envíele un correo electrónico explicando qué esperar el primer día: Incluya cualquier detalle que le pueda resultar útil, como la dirección de su negocio, el clima, lo que la gente suele vestir y las opciones de aparcamiento y transporte público disponibles. ¿Hay una buena cafetería en el camino desde la estación de tren? Destáquela para que pueda empezar el día con el pie derecho, o con un café con leche.
Envíe al equipo un correo presentando a su nuevo empleado: Antes de enviar el correo de anuncio, pida a su nuevo empleado que responda unas preguntas sobre sí mismo. Estas preguntas para romper el hielo acelerarán el proceso de presentación y ayudarán al equipo a encontrar formas fáciles de conectar con su nuevo empleado en los primeros días. Usted puede usar esta plantilla para darle una ventaja inicial.
Paso 2: Organice la bienvenida.
Una vez que haya dejado bien claro lo que va a suceder, es hora de ensuciarse las manos haciendo que su nuevo empleado se sienta especialmente apreciado en este emocionante (¡pero estresante!) momento de su vida. No tenga miedo de ser creativo; aquí tiene un par de ideas para empezar:
Envíe un regalo de bienvenida personalizado: Intente programar una entrega de una floristería local, y para regalos virtuales, consulte Giftly.
Asígnele dos compañeros: Más de la mitad de los nuevos empleados dicen que quieren un mentor o un amigo que les muestre el camino cuando comienzan. Un compañero dedicado puede ayudar a mostrarles las tareas básicas, mientras que un mentor puede ayudar a sembrar las bases para el desarrollo profesional y personal. Otra idea es hacer que las personas con funciones similares empiecen el mismo día para que tengan un compañero integrado con quien pasar la orientación.
Paso 3: Prepare lo necesario.
Ahora, ponga en marcha algunas de las cosas básicas. Esto garantizará que el primer día transcurra de la manera más fluida posible.
Prepare su equipo: Cuando su nuevo empleado llegue, debería estar listo para ponerse a trabajar de inmediato. Para ayudar a que esto ocurra, pregúntele con antelación qué tipo de portátil, escritorio, auriculares u otros artículos le gustaría tener para poder realizar su mejor trabajo.
Configure su software: Mantenga una lista actualizada de las herramientas digitales que su equipo utiliza a diario para comunicación, intercambio de archivos, seguimiento del rendimiento, etc. Anote el software que usa todo su equipo, así como las herramientas específicas de ciertos equipos o funciones. Luego, avise a su equipo de TI con unos días de antelación para que obtengan el acceso que su nuevo empleado necesitará el primer día.
(Si usted es cliente de Gusto, puede sincronizarse con su software favorito, incluidos G Suite, Dropbox, Office 365, Slack y Zoom, y dar a los nuevos empleados acceso con un solo clic.)
Configure su dirección de correo electrónico: Tan pronto como empiece a recibir correos laborales, se habrá unido oficialmente al equipo. Asígnele una dirección de correo electrónico antes de que empiece para que pueda ponerse en marcha desde el primer día. (Si usted es cliente de Gusto, también puede hacerlo a través de su cuenta.)
Asegure cualquier tarjeta de acceso que necesite: ¿Su oficina requiere una llave o tarjeta de acceso? Asegúrese de hacer el pedido de inmediato para que no tengan que enviar mensajes frenéticos a sus compañeros pidiendo que los dejen entrar.
Adorne su escritorio: Añada un globo u otro distintivo en su escritorio que indique que es nuevo, para que la gente tenga más probabilidad de acercarse y presentarse. Si conoce mejor sus intereses, decórelo con objetos relacionados, como plantas o juguetes.
Pida artículos de la empresa: Cómpreles una camiseta, una sudadera con capucha, una chaqueta u otra prenda de la empresa, para que sientan que ya forman parte del equipo cuando empiecen. Si tiene un uniforme obligatorio, asegúrese de hacer el pedido con antelación para que su nuevo empleado tenga lo que necesita cuando llegue.
Pida tarjetas de presentación: A veces, ver su nombre y su nuevo cargo puede hacer que todo cobre vida. Entregarles tarjetas de presentación les permite también comenzar a compartir la noticia incluso antes de que empiecen.
Añádalo al directorio de empleados: Un directorio de empleados es un mapa que les ayuda a entender quién es cada uno en el equipo. Las fotos, los nombres de los equipos, datos curiosos y otros detalles pueden ayudarles a completar la información mientras intentan aprenderse los nombres de todos.
Una vez que haya resuelto la comunicación, la bienvenida y la configuración, su nuevo empleado estará listo para vivir la pura maravilla que es su primer día. Los nervios desaparecerán y la felicidad y la emoción por lo que está por venir ocuparán su lugar.
Además, se sentirá bien sabiendo que hizo todo lo posible para crear esa experiencia perfecta del primer día.
