Si tu empresa está situada en un estado, condado o ciudad que sigue la política ban-the-box (eliminar la casilla o prohibir la caja) de antecedentes penales en las solicitudes, no puedes preguntarle a un candidato sobre este asunto, al menos al principio.
Para hacer frente a la discriminación que sufren los solicitantes de empleo, existen restricciones sobre el tipo de preguntas que los empleadores pueden hacer a los candidatos y, en algunos casos, sobre el momento en que se les puede preguntar, por ejemplo, sobre sus antecedentes penales. Esta pregunta suele ir acompañada de una casilla en la que hay que marcar sí o no. Por eso, la política se llama ban-the-box o “eliminar la casilla”. Estas leyes están pensadas para que todos los candidatos a un puesto de trabajo tengan las mismas oportunidades de empleo. Al trasladar la investigación de los antecedentes penales a una fase posterior del proceso de contratación, los empleadores pueden considerar primero las aptitudes y calificaciones del candidato. De esta forma, los empleadores tienen la oportunidad de hacerse una primera impresión del carácter de un candidato antes de evaluar sus antecedentes penales, y al mismo tiempo conservan la discreción de contratar al candidato más calificado.
La Ley de Oportunidad Justa prohíbe a la mayoría de las agencias federales y contratistas preguntar sobre el historial de arrestos y condenas en las solicitudes de empleo. Los estados o localidades que han establecido la política ban-the-box por lo general impiden a los empleadores que pregunten sobre antecedentes penales a los candidatos en las solicitudes.
En función de dónde te encuentres, estas normas también pueden:
- Indicar cuándo está permitido realizar una comprobación de antecedentes
- Exigir que se haga una oferta de trabajo condicional antes de preguntar sobre los antecedentes penales
- Prohibirte tener en cuenta condenas anteriores para evaluar a un candidato a un puesto de trabajo
- Esbozar cómo debes notificar a los candidatos tus políticas de comprobación de antecedentes
- Exigirte que alertes a un candidato antes o después de tomar una “medida adversa”, es decir, cuando rechazas su solicitud
Por ejemplo, algunos estados te permitirán realizar una comprobación de antecedentes o preguntar sobre los antecedentes penales de un candidato, pero dictan qué información puedes tener en cuenta, como las condenas de los últimos cinco años. Algunos estados con normativas para “eliminar la casilla” permiten a los empleadores tener en cuenta las comprobaciones de antecedentes, pero solo si los empleadores hacen una “evaluación individualizada” de los resultados, sopesando factores como el tiempo transcurrido desde que se produjo la condena, el motivo de esta, si tiene una relación directa con las funciones del puesto y la edad que tenía el solicitante en ese momento. Estas leyes pretenden, entre otras cosas, garantizar que los solicitantes no se vean injustamente afectados por acciones que hayan podido cometer cuando eran jóvenes.
¿Puede mi empresa optar por ban-the-box (eliminar la casilla) aunque no sea obligatorio en mi estado?
Sí. Aunque estas leyes existen para fomentar que los empleadores evalúen las calificaciones de los candidatos antes de negarles el empleo, muchas empresas han optado por ban-the-box o adoptan políticas de igualdad de oportunidades en la contratación.
Algunas empresas preguntan a los candidatos por sus antecedentes penales para descartar a los que han sido detenidos o condenados anteriormente, sin tener en cuenta la información sobre el delito, cuánto tiempo hace que sucedió o qué han hecho los candidatos desde entonces. Por lo tanto, los candidatos con antecedentes penales se enfrentan a tasas de desempleo más elevadas. Se ha demostrado que el empleo es un factor clave para reducir la reincidencia, que es la probabilidad de que alguien cometa otro delito. Al optar por “eliminar la casilla” incluso cuando no es obligatorio, los empleadores pueden asegurarse de que no estar descartando de antemano a un solicitante calificado solo porque tiene una detención en su historial.
Muchas empresas han optado por eliminar la casilla de sus solicitudes y adoptar una política de contratación con igualdad de oportunidades porque era lo más lógico y justo. A través de estas políticas, las organizaciones pueden ampliar sus bases de datos para contratar a personas calificadas, y al mismo tiempo dan a los candidatos una oportunidad justa de obtener el empleo.
¿Se aplican a mi empresa la política ban-the-box?
Es probable que sí.
En la actualidad, 36 estados, Washington, D.C., y más de 150 ciudades y condados cuentan con normativas ban-the-box. Si bien siempre debes consultar a un abogado para asegurarte de que tu empresa cumpla todas las leyes estatales y locales, a continuación te ofrecemos un resumen de la situación de cada estado en cuanto a la política ban-the-box.
Estados sin la normativa ban-the-box.
Alabama
Alaska
Arkansas
Florida
Idaho
Indiana*
Iowa
Mississippi
Montana
South Carolina
South Dakota
Texas
West Virginia
Wyoming
* Aunque Indiana tiene una ley ban-the-box para el poder ejecutivo, las leyes estatales prohíben a los condados, ciudades y pueblos establecer normativas parecidas.
Estados con normativas para “eliminar la casilla”
| Estado | ¿Qué empleadores deben cumplirla? | ¿Cuándo pueden los empleadores preguntar por los antecedentes penales de un candidato? | ¿Pueden los empleadores tomar decisiones de contratación en función de los antecedentes penales? | ¿Tienen los empleadores que decirles a los candidatos que los rechazan por sus antecedentes penales? |
| Arizona | Agencias estatales | Después de la presentación de la solicitud de empleo y la entrevista inicial. | Sí | No |
| California | Todos los empleadores con al menos 5 empleados en todo el país. | Después de una oferta de empleo condicional. | No, a menos que sea una necesidad profesional. Los empleadores tampoco pueden tener en cuenta nada que no haya dado lugar a una condena. | Sí, se requieren notificaciones previas y posteriores a la medida adversa, y el empleador debe mantener el puesto por cinco días mientras el solicitante responde a la notificación previa a la medida adversa. |
| Colorado | Todos los empleadores privados | Solo se restringen las solicitudes iniciales de empleo. | Sí | No |
| Connecticut | Todos los empleadores | Después de haber presentado la solicitud de empleo. Las solicitudes de empleo iniciales deben indicar que los solicitantes cuyos antecedentes hayan sido eliminados no están obligados a revelar ningún antecedente penal. | Sí, a menos que se hayan eliminado los antecedentes penales. | No |
| Delaware | Empleadores públicos | Después de una oferta condicional. | Sí, los delitos graves pueden ser considerados durante 10 años, y los delitos leves durante 5. | No |
| District of Columbia | Todos los empleadores con al menos 10 empleados en D. C. (excepto los tribunales) | Después de una oferta condicional. | Sí, por un motivo comercial legítimo que sea razonable. | Sí, es obligatorio notificarlo cuando un empleado adopta una medida adversa después de una oferta condicional de empleo. |
| Georgia | Empleadores estatales | Solo se restringen las solicitudes iniciales de empleo. | Sí | Sí |
| Hawaii | Todos los empleadores | Después de una oferta condicional. | Sí, pero solo si hacen una evaluación individualizada de la condena en relación con las funciones del puesto. La oferta puede retirarse si los antecedentes guardan una relación lógica con las funciones del puesto. Los delitos graves solo pueden tenerse en cuenta durante 7 años y los delitos leves durante 5, excluidos los períodos de encarcelamiento. | No |
| Illinois | Empleadores con al menos 15 empleados y agencias de empleo | Después de la notificación de una entrevista inicial o, si no se realiza una entrevista, de una oferta condicional. | No, a menos que exista una relación sustancial entre el delito penal y el empleo buscado o si la contratación implica un riesgo excesivo. Se requiere una evaluación individualizada. | Sí, se requieren notificaciones previas y posteriores a la medida adversa. El empleador también debe tener en cuenta cualquier información facilitada por el solicitante antes de tomar una decisión definitiva. |
| Indiana | Poder ejecutivo | Solo se restringen las solicitudes iniciales de empleo. | Sí | No |
| Kansas | Poder ejecutivo | Después de la entrevista inicial. | Sí | No |
| Kentucky | Empleadores estatales | Después de ofrecer una entrevista. | Sí | No |
| Louisiana | Todos los empleadores | Los empleadores no pueden solicitar o tener en cuenta una detención o acusación que no haya dado lugar a una condena, si dicha información se recibe de una comprobación de antecedentes. | Sí, los empleadores pueden tener en cuenta otros antecedentes penales en las decisiones de contratación, siempre y cuando realicen una evaluación individualizada de los factores pertinentes, como el tiempo transcurrido desde la detención y la edad del solicitante entonces. | Sí, los empleadores deben poner a disposición de los solicitantes cualquier información de comprobación de antecedentes utilizada durante el proceso de contratación previa petición por escrito del solicitante. |
| Maine | Todos los empleadores privados | Durante una entrevista o tras determinar que cumplen los demás requisitos, después de la solicitud inicial. | Sí, pero se debe permitir que el solicitante explique las circunstancias de la condena, incluida la rehabilitación posterior a la condena. | No |
| Maryland | Empleadores con al menos 15 empleados de tiempo completo | Durante o después de una entrevista presencial. | Sí | No |
| Massachusetts | Todos los empleadores | Durante o después de la entrevista, pero los empleadores no pueden preguntar sobre nada que no haya dado lugar a una condena. | Sí, excepto para condenas por delitos menores fuera de los tres años anteriores o antecedentes sellados o cancelados. | Sí, y se requieren notificaciones previas a la medida adversa. |
| Michigan | Empleadores públicos | Después de la solicitud inicial de empleo. | Sí | No |
| Minnesota | Todos los empleadores | Después de ofrecer una entrevista o extender la oferta condicional de empleo. | Sí | Sí, solo los empleadores públicos |
| Missouri | Empleados del poder ejecutivo | Después de la solicitud de empleo inicial. | Sí | No |
| Nebraska | Empleadores públicos | Una vez que se determine que el candidato cumple los requisitos mínimos del puesto. | Sí | No |
| Nevada | Empleadores públicos | Ya sea la entrevista final, la oferta condicional de empleo o la certificación del administrador. | Sí, excepto para las detenciones que no condujeron a condenas, los casos desestimados y las infracciones o delitos menores que no dieron lugar a penas de cárcel. | Sí, y el solicitante debe tener tiempo para responder. |
| New Jersey | Todos los empleadores con al menos 15 empleados | Después de la primera entrevista. | Sí, excepto para condenas canceladas o indultadas. | No |
| New Mexico | Todos los empleadores | Empleadores privados: después de la revisión de la solicitud. Empleadores públicos: después de que el solicitante haya sido seleccionado como finalista para el puesto. | Sí. Sin embargo, los empleadores públicos no pueden tener en cuenta las condenas por delitos menores que no impliquen “conducta inmoral”. | No |
| New York | Empleadores privados con al menos 10 empleados y todos los empleadores públicos | Los empleadores pueden incluir preguntas en la solicitud, pero no pueden tomar decisiones en función de las respuestas, salvo en determinados casos. | Sí, pero el empleador debe evaluar exhaustivamente al solicitante y la situación para asegurarse de que no exista discriminación. Se requiere una evaluación individualizada y en la decisión deben sopesarse múltiples factores específicos. | Explicación por escrito de la denegación de empleo, si así lo solicita el solicitante. |
| North Dakota | Empleadores públicos | Después de que el solicitante haya sido seleccionado para una entrevista. | Sí | No |
| Ohio | Empleadores públicos | Después de la solicitud inicial. | Sí | No |
| Oklahoma | Empleadores públicos | Durante el proceso de la entrevista. | Sí | No |
| Oregon | Todos los empleadores | Después de una entrevista inicial o de una oferta condicional de empleo. | Sí | No |
| Pennsylvania | Todos los empleadores públicos bajo la autoridad del gobernador | Solo los empleadores del sector público bajo la jurisdicción del gobernador no pueden incluir una casilla de antecedentes penales en la solicitud. | Sí, a menos que la detención no haya dado lugar a una condena; la condena haya sido anulada, eliminada o indultada; o la condena no esté relacionada con la idoneidad del solicitante para el empleo. | No |
| Rhode Island | Todos los empleadores con al menos 4 empleados | Durante la primera entrevista, después de la solicitud inicial de empleo. | Sí | No |
| Tennessee | Empleadores públicos | Después de la solicitud inicial de empleo. | No, a menos que el empleador evalúe a fondo al solicitante y determine que sus antecedentes penales afectarían directamente el puesto de trabajo. | No |
| Utah | Empleadores públicos | Durante la entrevista inicial o una oferta condicional de empleo. | Sí | No |
| Vermont | Todos los empleadores | Durante la entrevista inicial o una vez que se haya considerado que el solicitante está calificado para el puesto. | Sí, pero se debe conceder al solicitante la oportunidad de expresarse o dar una explicación. | No |
| Virginia | Todos los empleadores | El empleador no puede exigir al solicitante que revele ninguna información sobre detenciones o condenas relacionadas con la marihuana. | Sí, a menos que esté relacionado con una detención o condena por marihuana. | No |
| Washington | Todos los empleadores | Una vez que el empleador determine que el solicitante está calificado para el puesto. | Sí, sin embargo, los empresarios no pueden tener descalificadores automáticos ni rechazar a un solicitante por no revelar sus antecedentes penales. | No |
| Wisconsin | Empleadores públicos | Después de que el empleador apruebe al candidato para el puesto. | Sí | No |
Recuerda que los condados o localidades (p. ej., la ciudad de New York) también pueden tener su propias normativas para “eliminar la casilla”. Si no estás seguro si la ley se aplica a tu empresa, consulta a un abogado laboral.
¿Cómo afectan las normativas para “eliminar la casilla” mi forma de comprobar los antecedentes?
El modo exacto en que la normativa para “eliminar la casilla” afecta la política de comprobación de antecedentes de tu empresa dependerá de dónde se encuentre ubicada.
Como se indica en el cuadro anterior, la mayoría de los estados te impiden realizar comprobaciones de antecedentes penales hasta después de la entrevista inicial. A partir de ahí, puedes proceder a comprobar los antecedentes si lo consideras necesario debido a las operaciones de alto riesgo de tu empresa. Sin embargo, cabe señalar que muchos puestos de trabajo no requieren que un empleado sea el único responsable de una función empresarial de alto riesgo (p. ej., acceder a información confidencial de un cliente o supervisar a un grupo de niños), por lo que en muchos casos una comprobación de antecedentes puede ser innecesaria para un puesto de trabajo.
Este artículo puede darte una idea de la política para “eliminar la casilla”de tu estado, pero debes comprobar también las leyes de tu ciudad, condado y estado para determinar exactamente cómo proceder para contratar empleados en tu empresa.