La lista definitiva de las 31 deducciones tributarias para propietarios de comercios

¿Alguna vez has tenido un día flojo en el negocio?

Entonces alguien entra y compra la mitad de las cosas de la tienda.

Tus impuestos son ese día tan flojo. Y las deducciones tributarias de tu pequeña empresa son esa persona que se lleva todos los productos estrella.

¿Por qué? Porque las deducciones hacen que los impuestos sean MUCHO más interesantes y asequibles. Cuanto más las entiendas, más actividades empresariales podrás deducir para reducir los ingresos imponibles y pagar menos en la temporada de impuestos.

Pero antes de aprovechar los beneficios, hay que saber qué es qué. Empieza por echar un vistazo a esta enorme lista de deducciones tributarias diseñada específicamente para propietarios de pequeñas empresas con negocios físicos (como en la vida real). Y para todas las compras, ¡guarda los recibos!

31 deducciones tributarias para propietarios de comercios

1. Publicidad y promoción

Son deducibles todos los gastos empresariales de promoción del negocio, tales como:

• Marketing: anuncios en publicaciones digitales e impresas, anuncios en periódicos, carteles, letreros, Facebook Ads, Google Adwords y software de marketing por correo electrónico.
• Material promocional: folletos, tarjetas de presentación, calendarios, volantes, boletines informativos, carteles y artículos con el logotipo, como bolígrafos o pegatinas.
• Sitio web: nombres de dominio, alojamiento, servicios web de suscripción (Wix, Squarespace) temas, plugins, fotos de archivo y otras cosas que compras para el sitio web.

2. Gastos de automóvil

Tener una tienda, una cafetería o un restaurante significa hacer muchos recados. ¿Cuál es la buena noticia? Puedes deducir lo que gastes en viajes por motivos de trabajo. Los siguientes son ejemplos de gastos de viajes de negocios:

• Recados a la tienda de suministros de oficina, la oficina de correos, la tienda de comestibles y los proveedores (como una tienda de suministros para restaurantes o un taller de fabricación)
• Viajes a reuniones de negocios con socios, empleados, proveedores, vendedores y consultores
• Viajes para buscar nuevos proveedores, vendedores y mercancías

¿Qué no se considera un viaje de negocios? Viajar de tu casa al negocio. Esto se considera viajar al trabajo y no es deducible.

Hay dos métodos deducir los gastos de automóvil:

Kilometraje

La forma más fácil de deducir los gastos de automóvil es hacer un seguimiento del kilometraje por viajes de negocios y obtener la deducción del kilometraje en tiempo de impuestos. Cada año, el IRS establece una tarifa estándar por milla. Al final del año, solo tienes que multiplicar el kilometraje por viajes de negocios anual por la tarifa y, sorpresa, ya tienes la deducción del kilometraje.

• Vamos a ver un ejemplo. Conduces 2,000 millas para hacer recados de negocios. La tarifa por milla del IRS para 2023 es de 65.5 centavos por milla. La fórmula es la siguiente: 2,000 × 65.5 centavos = $1,310. !La deducción es de $1,310!

Gastos reales

La segunda forma de deducir los gastos de automóvil consiste en deducir un porcentaje de los gastos totales del vehículo. En los gastos del vehículo, se incluyen el seguro, la gasolina, las reparaciones, el cambio de aceite y el lavado. El porcentaje que se deduce depende de cuánto se utiliza el automóvil para viajes de negocios y cuánto para viajes personales.

• Vamos a ver un ejemplo. Conduces un total de 10,000 millas y 3,000 millas son por viajes de negocios. Puedes deducir el 30 % de los gastos. Supongamos que gastas $6,000 en tu automóvil. La fórmula es la siguiente: $6,000 × 0.30 = $1,800. !La deducción es de $1,800!
  

Independientemente del método que elijas para calcular la deducción por automóvil, el estacionamiento y los peajes son gastos de viajes de negocios deducibles al 100 %. Así que sigue alimentando ese medidor hambriento.

3. Comisiones bancarias

Las comisiones asociadas a las cuentas bancarias y a los préstamos de tu empresa son deducibles.

• Comisiones bancarias: puedes deducir las comisiones de servicio mensuales, las comisiones de cajeros automáticos, las comisiones por descubierto, las comisiones de depósito y las comisiones por transferencia bancaria.
• Comisiones de las tarjetas de crédito: se incluyen las comisiones anuales, las de demora y los intereses.
• Comisiones de préstamo y arrendamiento: se incluyen los gastos de apertura de los préstamos y las cuotas de arrendamiento financiero de los equipos.

4. Licencias y permisos comerciales

Mantener todo legal no es gratis. Los propietarios de comercios deben asegurarse de que disponen de licencias y permisos en regla para gestionarlos. Por suerte, las tarifas y gastos relacionados con la adquisición de esas licencias y permisos son deducibles. Se pueden incluir los siguientes:

• Licencias: las licencias comerciales, las licencias de reventa de alcohol y las licencias profesionales necesarias para prestar tus servicios o vender la mercancía entran en este grupo.
• Permisos: pueden deducirse los permisos de reventa y los exigidos por organismos gubernamentales.

5. Contribuciones benéficas

Se trata de las donaciones en dinero y en especie que hayas hecho a organizaciones benéficas. Para que una donación sea deducible de impuestos, la organización debe estar clasificada como 501(c)(3) sin ánimo de lucro. Eso significa que las donaciones a tus organizaciones políticas favoritas NO son deducibles de impuestos. Recuerda solicitar siempre un recibo de donación para los impuestos, ya que tendrás que incluirlo cuando solicites la deducción.

6. Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos (COGS) es un tipo especial de gasto que corresponde al costo que tú, el vendedor, asumes para fabricar o vender un artículo. También puede verse escrito como Costo de ventas.

Materiales

Son las materias primas necesarias para fabricar y vender bienes o mercancías.

• Por ejemplo: Tienes un restaurante. Los alimentos, las bebidas, las especias, los condimentos y el aceite forman parte de tu COGS.

Mano de obra

La mano de obra directa relacionada con la fabricación de un producto no incluye a una persona que contratas para que te ayude a vender un producto, pero sí a una persona que participa directamente en la producción del producto.

• Por ejemplo: Tienes una tienda donde vendes joyas hechas a mano. Le pagas un sueldo a un empleado por soldar cierres para los collares. Lo que le pagas a esta persona es tu COGS.

Inventario

Se define como mercancía que compras para revender. Solo se puede deducir el costo de las mercancías vendidas. Si tienes mercancías sin vender, eso se considera un activo.

• Por ejemplo: Tienes una tienda de ropa. Has comprado 50 chaquetas de mezclilla, pero solo vendiste 12 hasta ahora. Puedes deducir los costos de las 12 chaquetas que has vendido.

7. Decoración

Sí, la decoración es deducible. Se entiende por decoración a los pequeños gastos relacionados con la decoración de tu negocio (interior y exterior). Se incluyen:

• Cortinas, alfombras y almohadas
• Arte (y enmarcado) y tapices
• Plantas, macetas, colgadores y soportes para macetas
• Velas, lámparas y pequeños elementos de iluminación
• Pequeños objetos de decoración

8. Cuotas y suscripciones

Lo más probable es que las organizaciones profesionales a las que pertenezcas, como la cámara de comercio local o la asociación de comerciantes de tu barrio, cobren cuotas. Si está relacionado con tu negocio, es probable que esté cubierto. Es hora de empezar la deducción.  

9. Educación

Ser propietario de un negocio conlleva una curva de aprendizaje, por lo que es bastante asombroso que puedas deducir los gastos educativos relacionados. ¿Envías a los empleados a cursos y talleres especializados? Estos gastos también son deducibles.

• Libros y material de referencia: libros impresos, libros electrónicos, suscripciones a revistas, suscripciones a periódicos y audiolibros
• Talleres y capacitaciones: talleres y capacitaciones presenciales, cursos en línea, conferencias y ciclos de charlas.

10. Adquisición de equipos

Los equipos que adquieras para tu negocio pueden deducirse. Según el costo del equipo, se contabilizará como gasto y se deducirá en un año tributario, o como activo y se depreciará a lo largo de varios años.

Espera. ¿Qué significa eso?

La depreciación es un método de distribución del costo de un activo a lo largo de su vida útil. Por ejemplo, si compras una computadora de $5,000 y piensas utilizarla durante cinco años, cada año, la computadora se depreciaría $1,000. Si bien no podrías deducir la compra inicial de $5,000, sí puedes solicitar en los impuestos ese gasto anual de $1,000 por depreciación.Si realizas grandes compras de equipos para tu negocio, habla con un contador sobre la mejor manera de deducirlas. Existen directrices para depreciar los gastos, así como excepciones, y un contador puede ayudarte a determinar la mejor estrategia tributaria.

11. Alquiler de equipos

Puedes deducir cualquier equipo que alquiles para prestar tus servicios o vender tus productos. Por ejemplo, supongamos que acabas de organizar una tienda pop-up y alquilaste una casa rodante y un generador para llevarla a cabo. Guarda los recibos y deduce el equipo.

12. Costos de los eventos

Los gastos relacionados con los actos que organices, tanto para el público en general como para tus empleados, pueden deducirse, entre otros:  

• Comidas, bebidas y catering (100 % deducible para eventos públicos y eventos para empleados)
• Papelería, cubertería, mantelería, alquiler de mesas y sillas
• Gastos de entretenimiento, como DJ, bandas, presentadores, animadores y oradores
• Gastos de personal, como planificador y coordinador del evento, personal de estacionamiento, personal de limpieza y personal de montaje y desmontaje
• Alquiler del lugar

13. Mobiliario e instalaciones

Al igual que ocurre con la adquisición de equipos, el mobiliario y las instalaciones se contabilizarán como gasto y se deducirá en un año tributario, o como activo y se depreciará a lo largo de varios años. Se incluyen:

• Muebles como mesas, sillas, taburetes, escritorios, sofás y bancos
• Vitrinas y estanterías
• Escaparates

14. Regalos

Los regalos a los clientes, a los socios comerciales y a los empleados pueden deducirse, hasta $25 por destinatario por año. Sí, eso significa que si regalas a cada uno de tus empleados tarjetas regalo de $50 para el salón de pinball local, solo puedes deducir $25. Lo siento.

15. Seguro para empresas

Ser propietario de un negocio significa tener MUCHOS riesgos de responsabilidad civil. Si un empleado deja accidentalmente la Keurig encendida, tendrás que limpiar ese desastre. Y si un cliente roba, tienes que compensar la diferencia. Por suerte, todos los seguros son deducibles. Esto incluye lo siguiente:

• Cobertura de responsabilidad civil general
• Seguro de bienes inmuebles
• Seguro de robo
• Seguro de pérdida de ingresos

16. Gastos por intereses

¿Los gastos de financiación te desaniman? Oye, al menos son deducibles. Puedes deducir tanto los intereses de la tarjeta de crédito como los del préstamo comercial.

17. Mejoras a la propiedad arrendada

¿Tu negocio necesita una reforma importante para estar en óptimas condiciones? ¿La reforma requiere permisos de construcción? ¿Qué tal pequeñas reformas para que el espacio sea funcional? Estos gastos se denominan mejoras a la propiedad arrendada.

Las mejoras a la propiedad arrendada pueden contabilizarse como gastos en un año tributario o considerarse un activo y depreciarse a lo largo del tiempo. La forma de deducir las mejoras a la propiedad arrendada en los impuestos depende del costo total de las mejoras y de tu estrategia tributaria.

Otro aspecto a tener en cuenta: Las mejoras a la propiedad arrendada están vinculadas a la propiedad de tu negocio. Por ejemplo, una estantería portátil no es una mejora a la propiedad arrendada, pero una estantería empotrada sí. Si no puedes llevártelo cuando te vayas, probablemente se trate de una mejora a la propiedad arrendada.

Estos son algunos ejemplos más:

• Estanterías y armarios empotrados
• Instalaciones eléctricas
• Plomería
• Alfombras y pisos
• Pintura
• Permisos de trabajo
• Gastos de arquitectura y diseño

18. Comidas, pero no agasajos

El laberinto de las comidas de negocios. Desde la ley tributaria de 2018, la deducción de los gastos de las comidas se ha debatido mucho entre los especialista en impuestos. La nueva ley tributaria tiene algunas zonas grises en lo que respecta a la deducción de las comidas, pero esto es lo que sabemos:

• Comidas durante los viajes (como propietario o para un empleado): 50 % deducible
• Comidas para las reuniones con los empleados: 50 % deducible
• Comidas para los empleados durante los turnos de trabajo por conveniencia del empleador: 50% deducible (piensa en donuts, bagels, barritas de cereales, agua, té y café)
• Comidas con clientes, proveedores, vendedores y asociados: tal vez el 50 % deducible. La nueva ley tributaria no aclara la deducibilidad de estas comidas. Consulta siempre a tu contador público (CPA) o a otro especialista en impuestos para conocer su opinión antes de solicitar una nueva deducción.

¿Y para agasajar a los clientes, vendedores o proveedores? Lamentablemente, a partir de 2018, ya no puedes deducir los gastos de agasajo.

19. Comisiones por transacciones financieras

Lo más probable es que aceptes tarjetas de crédito en tu negocio. Muchas comisiones asociadas a la transacción de tarjetas de crédito son deducibles, incluidas las comisiones de lo siguiente:

• Square, Clover, ShopKeep y muchas otras plataformas y procesadores de pago

20. Gastos de nómina

Son gastos relacionados con la gestión de las nóminas de los empleados.

• Impuestos locales, estatales y federales sobre las nóminas, incluidos los impuestos sobre el empleo como Medicare y la Seguridad Social.
• Comisiones de servicio de la nómina, o en otras palabras, las comisiones que pagas a tu proveedor de nóminas.
• Seguro de indemnización por accidentes laborales

21. Honorarios profesionales

Las consultas legales y profesionales para la empresa son deducibles, incluidas:

• Honorarios de un abogado o de un servicio jurídico en línea.
• Contadores y gestores.

22. Gastos de oficina

Puedes deducir los gastos generales de oficina de la administración de tu negocio.

Equipos

Se incluyen los grandes equipos que adquieres para uso de oficina, como computadoras, tablets, impresoras y fotocopiadoras. (Ten en cuenta que los equipos de más de $2,500 pueden considerarse un activo y depreciarse con el tiempo en lugar de ser deducibles en el momento de la compra).

Software y servicios en línea

Suscripciones únicas y continuas a software, como almacenamiento en la nube, sistemas de punto de venta, software de programación, software de contabilidad, servicios de suscripción de música y aplicaciones.

Suministros

Bienes de consumo, o productos que se gastan, como los suministros de oficina. En concreto, papel, bolígrafos, tinta y carpetas.

23. Alquiler

El alquiler que pagas por tu negocio, el espacio de almacenamiento y los gastos de stand (si también vendes tu mercancía o bienes fuera de tu local) son deducibles.

Tal vez te preguntes si también puedes deducir los pies cuadrados y los impuestos sobre la propiedad con una deducción por oficina en el hogar. Cuando otro establecimiento fijo es tu lugar de trabajo principal en el que realizas importantes tareas administrativas y de gestión para tu empresa, no puedes hacerlo. Si tienes alguna duda al respecto, habla con tu asesor tributario.

24. Reparaciones y mantenimiento

Se incluyen las reparaciones en curso y el mantenimiento general del negocio:

• Servicios de limpieza y conserjería
• Pequeñas reparaciones (nota: cualquier reparación importante es una mejora a la propiedad arrendada)

25. Sueldos y beneficios

Los salarios y beneficios que proporcionas a tus empleados son deducibles, incluidos:

• Sueldos, salarios y comisiones de los empleados
• Beneficios para los empleados, como contribuciones (según el importe) a las primas de seguro médico, planes de jubilación 401(k), HSA y cuentas de gastos flexibles, seguro de vida y seguro de discapacidad
• Bonos

26. Envío y embalaje

¿Tienes a personas en todo el mundo deseando comprar tu mercancía? Entonces deduce los gastos de envío.

• Servicios postales y de suscripción.
• Gastos de envío.
• Materiales de embalaje como cajas, sobres, bolitas de poliestireno, plástico de burbujas, cinta adhesiva y etiquetas.

27. Subcontratistas

Los empleados no pueden hacerlo todo. Un contratista independiente es cualquier persona que contratas para realizar un servicio para tu empresa y que no es un empleado. Si le pagas a un contratista independiente más de $600 en un año tributario, tendrás que presentar una declaración 1099. Puedes contratar a un profesional independiente que trabaje como:

• Diseñador gráfico o web
• Fotógrafo o camarógrafo
• Transportista
• Persona que ofrece algún tipo de servicio especializado

28. Suministros del negocio

Los suministros generales necesarios para el mantenimiento del negocio y la venta de los productos y mercancías entran dentro de este ámbito. Según el tipo de negocio que tengas y el sector, estos gastos variarán.

• Si eres propietario de un restaurante, se pueden incluir utensilios de cocina (artículos de menos de $500), ropa, blocs de pedidos, paños y trapos de cocina, artículos de papelería (papel higiénico, toallas de papel), jabón de manos y artículos de limpieza.
• Si tienes una boutique, se pueden incluir bolsas, papel de seda, cinta, cinta de registro, precios y pegatinas.
• Si tienes un salón de belleza, se pueden incluir toallas, cepillos, peines, productos de peluquería y secadores de pelo.

29. Teléfono y comunicaciones

Este es el costo del teléfono fijo de uso comercial o servicio VoIP para tu negocio.

30. Viajes

¿Vas a una exposición comercial o conferencia? ¿Vas a reunirte con posibles proveedores? ¿Vas a un evento de ventas? Puedes deducir los gastos siempre que el viaje tenga una finalidad laboral y pases la noche fuera de la zona donde sueles trabajar. En concreto, puedes deducir lo siguiente:

• Tarifa aérea: el costo del viaje en avión.
• Transporte terrestre: como Lyft, Uber, taxis, transporte público y automóviles de alquiler.
• Alojamiento: el costo de un hotel, Airbnb, VRBO u otro alquiler a corto plazo.
• Transporte local: ¿No sales de la ciudad? También puedes deducir el costo de viajar dentro de tu área local por motivos de trabajo. Al igual que el transporte terrestre, puedes deducir los taxis, el transporte público, los Lyft y los Uber.

31. Servicios públicos

Deduce todas las facturas de servicios públicos que recibas por tu negocio, incluidas las facturas de lo siguiente:

• Internet
• Calefacción y electricidad
• Agua y residuos
• Sistemas de seguridad

Cómo solicitar deducciones tributarias

Según la estructura de tu empresa, tendrás que rellenar y presentar distintos formularios para solicitar estas deducciones tributarias:

• Las empresas unipersonales y las LLC unipersonales rellenan el Anexo C, Pérdidas y ganancias de la empresa, que se adjunta a otros formularios de impuestos, incluidos los formularios 1040, 1040-SR, 1040-NR o 1041. Las deducciones del Anexo C figuran en la Parte II, desglosadas por categorías. Si tienes deducciones que no figuran en la Parte II, puedes añadir tu propia lista de gastos empresariales en la Parte V del Anexo C. 
• Las sociedades de personas como las LLC de varios miembros presentan el formulario 1065. Declaración de ingresos de sociedades de personas para declarar las deducciones, junto con el Anexo K-1 que se presenta con el formulario 1065, ya que las sociedades de personas no pagan impuestos sobre la renta y transfieren los beneficios y las pérdidas a los socios.
• Las LLC que son sociedades anónimas de tipo C o sociedades anónimas de tipo S presentan un formulario 1120 o 1120S.

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Conocer los gastos deducibles de tu empresa y cómo puedes aplicarlos como propietario de un comercio y trabajador independiente reduce la factura tributaria y hace que el proceso de declaración de impuestos sea mucho menos estresante.

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