La lista definitiva de las 34 deducciones tributarias para propietarios de empresas independientes

Las deducciones tributarias para los trabajadores independientes son los superhéroes de los impuestos de tu empresa. Se abalanzan sobre ti, reducen tu factura tributaria y salvan tu bolsillo de serios destrozos durante la temporada de impuestos. Existe la opción de una deducción estándar (es decir, un tipo impositivo fijo tanto para solteros como para casados que presenten una declaración conjunta), pero las deducciones detalladas podrían suponer un mayor ahorro a los contribuyentes y merecer la pena el tiempo de registro que dedicas al seguimiento y al registro de los gastos deducibles.

Para obtener los beneficios de las deducciones tributarias en la renta bruta ajustada (AGI) para la declaración de la renta, tienes que saber qué gastos son deducibles, sobre todo si trabajas desde tu hogar. Así que hemos elaborado una lista increíble de 34 deducciones para trabajadores independientes para reducir la responsabilidad tributaria. 

Aunque no todas las deducciones calificadas de ingresos empresariales se aplicarán en tu caso, saber qué es deducible para los trabajadores independientes y los propietarios de pequeñas empresas puede ayudarte a planificar los gastos futuros. Pero antes de entrar en detalle sobre los consejos y deducciones tributarias, primero veamos lo siguiente.

¿Quién puede solicitar exactamente estas deducciones tributarias?

Si eres un trabajador independiente, puedes solicitar estas deducciones del impuesto sobre la renta. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) define el trabajo independiente como el ejercicio de una actividad comercial o empresarial como propietario único, contratista independiente, sociedad de responsabilidad limitada (LLC) unipersonal o miembro de una sociedad de personas.

Aunque tu pequeña empresa no genere ganancias, siempre que realices una actividad “con ánimo de lucro” (es decir, que tu objetivo sea ganar dinero en algún momento), seguirás considerándote un trabajador independiente.

Tampoco tienes que trabajar para ti mismo a tiempo completo. Si tienes un empleo secundario y un trabajo a tiempo parcial, sigues considerándote parcialmente independiente.

Deducciones tributarias para trabajadores independientes

Publicidad y marketing

El costo de dar a conocer al mundo lo que haces puede aumentar rápidamente. La buena noticia es que puedes deducir gastos de publicidad como los siguientes:

• Anuncios en línea, como la publicidad en sitios web y Google Ads
• Publicidad en redes sociales, como anuncios en Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y Pinterest
• Contenido patrocinado
• Publicidad impresa en periódicos, revistas y publicaciones del sector
• Directorios de empresas
• Software de marketing por correo electrónico y redes sociales
• Costos del marketing de contenidos
• El costo de asistir a eventos de networking

Gastos de automóvil

Aunque trabajes desde tu hogar, tienes que salir a la calle. Si conduces el automóvil por trabajo, puedes deducir los gastos de conducción relacionados con la empresa y otros gastos asociados al viaje, como peajes y estacionamiento.

Kilometraje por viajes de negocios

Hay dos maneras de deducir el uso del automóvil: el método de la tarifa estándar por milla (esta es la opción más frecuente para las empresas que operan desde el hogar) o el método de gastos reales. (Nota: Si eres un conductor de camión propietario-operador, no puedes utilizar el método de la tarifa estándar por milla para calcular la deducción tributaria por kilometraje. En su lugar, se deducen los gastos reales de los vehículos de trabajo calificados, como los camiones semirremolque, incluido el combustible, el aceite, los neumáticos, las reparaciones y el seguro).

Tarifa estándar por milla: cada año, el IRS establece una tarifa estándar para el reembolso por kilometraje. Para el 2023, la tarifa es 65.5 centavos por milla. El reembolso consiste en multiplicar el kilometraje por viajes de negocios total anual por la tarifa estándar. El resultado es la deducción tributaria. 

Kilometraje por viajes de negocios total × Tarifa estándar por milla = Deducción tributaria

Supongamos que conduces 1,200 millas por viajes de negocios este año. Cuando pagues los impuestos, multiplicarás 1,200 por 65.5 centavos: 

$1,200 × 0.655 = $786

En este ejemplo, la deducción es de $786. 

Gastos reales: con este método, deduces un porcentaje de los gastos totales del vehículo. El porcentaje se calcula al dividir el kilometraje por viajes de negocios por el kilometraje total anual.

Kilometraje por viajes de negocios / Kilometraje total = Porcentaje deducible 

Por ejemplo, si conduces 1,200 millas por viajes de negocios en un año y 6,000 millas en total, entonces deducirás el 20 % de tus gastos de automóvil. En los gastos de automóvil, se incluyen la gasolina, el seguro, el lavado, el cambio de aceite y las reparaciones. 

Supongamos que tu gasto de automóvil total anual es de $7,500. A continuación, te explicamos cómo calcular la deducción:

$7,500 × 0.20 = $1,500

Independientemente del método que utilices, es fundamental saber qué se considera kilometraje por viajes de negocios. El kilometraje por viajes de negocios se refiere a cualquier trayecto que realice por motivos laborales y que no tenga como origen o destino tu lugar de trabajo principal. 

Tu lugar de trabajo principal es donde llevas a cabo la mayor parte de tus negocios. Si trabajas desde tu hogar, tu lugar de trabajo principal es tu casa. Si tu lugar de trabajo principal no es tu casa, los desplazamientos desde tu casa hasta ese lugar no son deducibles.

Pero no desesperes. Todos los demás desplazamientos por motivos de trabajo cuentan como kilometraje por viajes de negocios, incluidos los trayectos de ida y vuelta:

• Visitas a clientes o lugares de trabajo
• Reuniones con colegas o contratistas
• Talleres y otras actividades educativas
• Recados para la empresa
• Aeropuerto para viajes de negocios

¿Qué ocurre si tu lugar de trabajo principal es tu casa? Entonces, ¡cualquier trayecto en automóvil de ida y vuelta por negocios es deducible de impuestos! Puedes utilizar una de las muchas aplicaciones de seguimiento del kilometraje que existen como cuaderno de bitácora o registrar las lecturas del odómetro en una hoja de cálculo.

Comisiones bancarias

¿Tienes comisiones? No te preocupes. Puedes deducirlas si solo utilizas la cuenta bancaria para negocios. Puedes deducir lo siguiente:

• Comisiones mensuales de mantenimiento
• Comisiones por descubierto
• Comisiones de cajeros automáticos
• Comisiones de demora
• Comisiones de tarjetas de crédito
• Comisiones de apertura de un préstamos

Seguro para empresas

Protegerte no es barato, pero puedes deducir el costo de tu seguro de responsabilidad civil y profesional.

Contratistas

Como propietarios de empresas, no podemos hacerlo todo nosotros mismos. A veces, necesitamos subcontratar a un contratista independiente, como un diseñador gráfico o un asistente virtual. 

Todo lo que pagues a un contratista es deducible de impuestos, con una salvedad importante. Si le pagas a alguien más de $600 en un año tributario por servicios relacionados con la empresa, debes presentar el formulario 1099-MISC.  La única excepción es si le pagas al contratista mediante tarjeta de crédito o PayPal. Entonces, la empresa de procesamiento de tarjetas de crédito (o PayPal) se encarga de presentar un formulario de impuestos 1099-K.

Comisiones

Las comisiones pagadas a los socios afiliados son deducibles de impuestos. Solo tienes que asegurarte de presentar un formulario 1099-MISC si alguien gana más de $600 en comisiones, ya que los afiliados se consideran contratistas independientes.

Equipos informáticos y tecnológicos

Desde computadoras portátiles y tablets hasta computadoras de escritorio y cámaras web, si utilizas una computadora y otros equipos tecnológicos para tu empresa, puedes descontarlos a través de la depreciación. Y no te olvides de los pequeños detalles, como cambiar el cargador de la computadora portátil que ha mordido el perro o cambiar el mouse por un nuevo y elegante panel táctil.

Cuotas y afiliaciones

Los grupos profesionales son una forma estupenda de estar en contacto con otras personas y hacerle frente a la monotonía de trabajar desde el hogar. Además, puedes deducir las cuotas que pagas por pertenecer a una organización profesional.

Alquiler de equipos

¿Alquilas equipos para un uso laboral esporádico? Lleva la cuenta de esos gastos porque el alquiler de equipos, incluidos los vehículos, es deducible de impuestos.

Costos de los eventos

Si organizas eventos para tus clientes, puedes deducir los costos asociados a la organización. Puedes deducir lo siguiente:

• Comidas y bebidas
• Costos de entretenimiento 
• Suministros, como papelería y cubertería
• Alquileres, como mesas, sillas y mantelería
• Personal para eventos, como la contratación de un barman
• Alquiler del lugar

Mobiliario y decoración

Hagas lo que hagas, trabajar en un espacio vacío no es divertido ni práctico. Puedes deducir el costo de amueblar y decorar tu oficina en el hogar, tu oficina externa u otros espacios de trabajo. Los tipos de gastos que puedes deducir son los siguientes:

• Mobiliario, como un escritorio y una silla
• Estanterías
• Iluminación
• Elementos decorativos, como cortinas, alfombras, almohadas, plantas y obras de arte

Regalos

¿A quién no le gusta dar y recibir regalos? Además, puedes deducir los regalos que hagas a tus clientes y colegas. ¿Cuál es la trampa? Solo puedes deducir $25 por persona por año.

Costos iniciales

Poner en marcha una empresa no es poca cosa. Además de la mano de obra, los costos de establecimiento pueden requerir una gran suma de ayuda financiera, por lo que poder deducirlos puede suponer cierto alivio monetario. Esta plantilla de presupuesto para empresas nuevas no solo puede ayudarte a mantener los libros en orden y controlar el flujo de caja, sino que el mantenimiento de registros exhaustivos te ayudará a identificar fácilmente las deducciones a la hora de pagar impuestos.

Deducciones tributarias sobre el trabajo independiente

El IRS te permite deducir la mitad del 15.3 % del impuesto sobre el trabajo independiente (que cubre los impuestos a la Seguridad Social y a Medicare), es decir, el 7.65 %, la misma cantidad que deducirías si fueras empleador.

Además, reducirás la base imponible con más deducciones. Dado que el impuesto sobre el trabajo independiente se basa en los ingresos brutos menos las deducciones tributarias, también pagarás menos impuestos en total, según la cantidad de deducciones que puedas aplicar.

Primas de seguro médico

La deducción de las primas de seguro médico como propietario de una empresa independiente es un poco complicada. No lo deduces como gasto empresarial en tu Anexo C, sino como deducción personal.

Y esta deducción no se limita solo al seguro médico. También puedes deducir las primas dentales y de atención a largo plazo.

Para ello, debes cumplir dos requisitos:

1. No eres elegible para un plan de salud patrocinado por el empleador. Esto significa que no tenías un trabajo que te brindara seguro médico. También significa que tu cónyuge no tuvo la opción de inscribirte en su plan de salud patrocinado por el empleador. Aunque tu cónyuge decida no inscribirte, si existe la opción, no puedes aplicar esta deducción. 
2. Tu empresa tiene ganancias netas. Para poder aplicar esta deducción, tu empresa debe tener unos ingresos imponibles. Las ganancias de tu empresa determinan la parte del seguro médico que puedes deducir. Si las ganancias de tu empresa son superiores al total de las primas, puedes deducir el 100 % de las primas. Si las ganancias netas de tu empresa son menores que el total de las primas, entonces solo puedes deducir la cantidad igual a las ganancias netas. 

Oficina en el hogar

La codiciada deducción por oficina en el hogar. Tanto si utilizas la opción simplificada como el método normal, las deducciones tributarias por oficina en el hogar pueden suponer una importante desgravación. Pero hay mucho que aprender sobre cómo hacer correctamente estas deducciones por oficina en el hogar, sobre todo porque el IRS las mira con lupa.

En primer lugar, ¿qué se considera una oficina en el hogar? 

Debes utilizar la oficina en el hogar “regularmente”, lo que significa, por ejemplo, que no puedes ver a un cliente una vez en tu casa y llamarla oficina en el hogar. Pero no tienes por qué utilizar tu oficina en el hogar a diario. Solo hay que utilizarla de forma continua y constante. 

También debes utilizar la oficina de forma exclusiva, es decir, solo para fines de trabajo y claramente separada de tu vivienda personal. Eso significa que no puedes utilizar la mesa del comedor, el sofá o la cama como oficina. 

Si tienes una oficina en el hogar que cumple los requisitos, puedes deducir dos tipos de gastos: directos e indirectos. 

Gastos directos: son gastos relacionados únicamente con tu oficina en el hogar y no con toda la casa. Los gastos directos de la oficina en el hogar son totalmente deducibles y los contabilizarás como cualquier otro gasto empresarial. 

Gastos indirectos: estos gastos, como los impuestos sobre bienes inmuebles y los intereses hipotecarios, se reparten entre tu vivienda personal y tu oficina en el hogar. Deducirás un porcentaje de estos gastos. Para calcular el porcentaje deducible, divide los pies cuadrados de tu oficina en el hogar por los pies cuadrados totales de tu casa. 

Pies cuadrados de la oficina en el hogar / Pies cuadrados totales de la casa = Porcentaje deducible

Por ejemplo, si tu casa tiene 1,500 pies cuadrados y tu oficina en el hogar tiene 300 pies cuadrados, sería así:

300 / 1,500 = 0.20 o 20 %

Puedes deducir el 20 % de los gastos indirectos de oficina en el hogar. 

En los gastos indirectos de oficina en el hogar, se incluyen los siguientes:

• Alquiler
• Intereses hipotecarios e impuestos sobre la propiedad
• Primas de seguros de propietarios o inquilinos
• Cuotas de la asociación de propietarios
• Servicios públicos, como gas, electricidad, agua y basura
• Sistema de seguridad
• Limpieza del hogar
• Reparaciones en toda la casa, como cambiar el piso

Supongamos que los gastos totales de tu casa son $40,000. Así es como debes calcular la deducción:

$40,000 × 0.20 = $8,000

En este ejemplo, ¡la deducción por oficina en el hogar es de $8,000!

Intereses

A nadie le gusta pagar intereses, pero si tienes que hacerlo, al menos puedes deducir los intereses en que incurras por préstamos comerciales o tarjetas de crédito.

Licencias y permisos

La mayoría de las empresas deben obtener licencias y permisos específicos para operar legalmente. Puedes deducir lo siguiente:

• Licencias comerciales
• Licencias profesionales
• Permisos de organismos locales, estatales y federales

Comidas

Lo más importante que debes saber sobre la categoría de comidas es que solo es deducible al 50 %, tanto si utilizas el método de costos reales como el de la dieta estándar para comidas. Aunque pagues toda la comida a través de la empresa, solo puedes deducir el 50 % del costo total. (Como parte de la industria del transporte, el sector de los camiones es una excepción en este caso: puede deducirse el 80 % de las dietas en concepto de comidas cuando los camioneros viajan fuera de casa).

Los tipos de gastos de comida que puedes deducir son los siguientes:

• Comidas de negocios con clientes o colegas (debes pagar la comida completa)
• Comidas durante el viaje para usted o un empleado
• Snacks en la oficina y comidas para los empleados
• Comidas para las reuniones con los empleados

Comisiones por transacciones financieras

Si aceptas tarjetas de crédito, probablemente estés pagando comisiones por las transacciones financieras. Se trata de los impuestos del 2 % al 4 % que pagas a la entidad emisora de tu tarjeta de crédito por procesar las tarjetas por ti. Puedes deducir las comisiones por las transacciones de los procesadores comerciales como Square, Stripe, PayPal y Authorize.Net.

Impuestos sobre la nómina y gastos de nómina

Si contratas empleados para tu empresa, sabes que el pago de los impuestos sobre la nómina supone un serio quebranto para tu cuenta bancaria. Por suerte, los impuestos locales, estatales y federales de tu empresa por las nóminas son deducibles. 

También puedes deducir el costo del software de nóminas y del seguro de indemnización por accidentes laborales. 

Equipos de fotografía y video

Invertir en equipos de fotografía y video no solo te ayuda a conseguir esa foto del producto digna de Instagram, sino que también te permite deducir impuestos. Puedes deducir los gastos de lo siguiente:

• Cámaras
• Objetivos 
• Equipos de iluminación
• Equipos de audio
• Escenografía y utilería
• Suministros, como tarjetas SD, pilas y cables

Según el costo del equipo, puedes optar por deducirlo todo en un año o repartir la deducción depreciando el gasto a lo largo del tiempo.

Honorarios profesionales

A veces, tienes que consultar a un especialista. Por suerte, los costos de trabajar con un abogado, un contador público (CPA), un gestor y otros profesionales jurídicos, financieros y fiscales son deducibles.

Desarrollo profesional

En un mundo perfecto, pondríamos en marcha nuestras empresas con todos los conocimientos necesarios para tener éxito. Pero, en realidad, hay mucho que aprender cuando se es independiente. Ahí es donde entra en juego el desarrollo profesional. Tanto si estás aprendiendo sobre el sector como si quieres aprender a dirigir una empresa, puedes deducir esos gastos educativos a la hora de presentar la declaración de la renta:

• Clases, capacitaciones y talleres (en línea y presenciales)
• Conferencias 
• Libros impresos y digitales, y audiolibros
• Revistas y periódicos
• Eventos que mejoran tus habilidades o conocimientos del sector

Suministros de oficina

Incluso el suministro de oficina más cotidiano puede tener un impacto significativo en los impuestos. Puedes deducir suministros como papel, bolígrafos, cuadernos, notas adhesivas y tinta de impresora.

Alquiler

Aunque tengas una oficina en el hogar, puedes deducir otros espacios de negocio que alquiles, entre los que se incluyen:

• Una oficina donde te reúnes con los clientes
• Espacio para talleres
• Unidad de almacenamiento
• Espacio de co-working

Reparaciones y mantenimiento

Los gastos de mantenimiento del espacio alquilado son deducibles de impuestos. Puedes deducir los gastos de mantenimiento, desde pintar la oficina hasta pagar la limpieza continua. 

Sueldos y beneficios

Los empleados no solo te ayudan a mantener tu negocio en marcha, sino que también te proporcionan una buena deducción tributaria. Puedes deducir los salarios de los empleados, las primas y el costo de sus beneficios, como el seguro médico y las aportaciones a planes de jubilación. 

Envío y franqueo

Aunque no empaquetes ni envíes productos a los clientes, puedes deducir los gastos de envío y franqueo de los envíos comerciales que realices. 

Software

Para los propietarios de empresas independientes, el software se ha convertido en una parte fundamental de la gestión de una empresa. Puedes deducir los gastos de lo siguiente:

• Compras únicas de software
• Suscripciones continuas a software, como programación, gestión de tareas, software de contabilidad o, quizás, software tributario
• Almacenamiento en la nube
• Aplicaciones que utilizas para la empresa 

Suministros

“Suministros” suena muy poco claro; lo entiendo. Pero hay una razón. Esta categoría se trata de todos los suministros que necesitas para hacer tu trabajo. Los suministros para un terapeuta son muy diferentes de los suministros para un entrenador personal.

La clave para deducir gastos de suministros es asegurarte de que están relacionados con tu sector y con lo que haces. Por ejemplo, un diseñador de interiores puede necesitar comprar muestras de telas para enseñárselas a un cliente. Aunque este gasto tiene mucho sentido para un diseñador, no lo tiene para un paseador de perros. Pero un paseador de perros podría deducir las golosinas y los juguetes, mientras que un diseñador no. 

Teléfono e internet

Si eres un trabajador independiente, puedes deducir una parte de la factura personal del teléfono celular y del servicio de internet en casa. La deducción se basa en el uso que hagas del teléfono o de internet para fines laborales o personales. 

Por ejemplo, si utilizas el teléfono celular el 50 % del tiempo por motivos laborales, deducirás el 50 % de la factura telefónica. Si la factura telefónica mensual es de $100, la parte deducible es de $50. 

Lo mismo ocurre con el servicio de internet en casa. Podrás deducir un porcentaje de la factura en función de cuánto utilices el servicio de internet en casa para tu negocio. 

Viajes

Si viajas fuera de la ciudad o de tu localidad por motivos de trabajo, alégrate, porque puedes deducir los gastos de viaje. Analicémoslo.

Viajes fuera de la ciudad: se trata de viajes que realizas fuera de tu domicilio fiscal. El domicilio fiscal es la ciudad o las inmediaciones generales donde se encuentra tu lugar de trabajo principal. Eso significa que el domicilio fiscal no es tu casa, sino tu empresa. 

Si viajas fuera de tu domicilio fiscal por motivos laborales, puedes deducir gastos como:

• Tarifas aéreas y de equipaje
• Alojamiento
• Alquiler de automóviles
• Taxis, transporte público y viajes en Lyft o Uber
• El 50 % de tus comidas durante el viaje

Viajes locales: se trata de viajes de negocios que realizas dentro de tu domicilio fiscal y en los que no utilizas el automóvil para desplazarte. Si, por ejemplo, tienes una reunión para comer con un cliente y tomas un Lyft hasta el restaurante, el costo del Lyft es deducible de impuestos. 

Al deducir los viajes locales, se aplican las mismas reglas que al kilometraje por viajes de negocios. No se pueden deducir los viajes de ida y vuelta al lugar de trabajo. 

Los siguientes son algunos ejemplos de viajes locales:

• Taxis
• Aplicaciones para compartir viajes como Lyft o Uber
• Transporte público

Gastos del sitio web

Todos los gastos relacionados con el sitio web son deducibles de impuestos. Puedes deducir lo siguiente:

• Alojamiento web
• Registro de nombres de dominio
• Temas y plugins
• Creadores de sitios web por suscripción, como Squarespace o Wix
• Fotografía de archivo
• Ayuda con el sitio web, como contratar a alguien para que diseñe el sitio o lo mantenga (recuerda que esta persona es un contratista independiente y puede necesitar un 1099, lo que significa que tendrá que rellenar un formulario W-9 cuando empiece a trabajar; no esperes a fin de año para enviárselo).

Cómo solicitar estas deducciones

Para solicitar estas deducciones tributarias para trabajadores independientes, deberás rellenar el Anexo C, Pérdidas y ganancias de la empresa al presentar la declaración de la renta. Las deducciones del Anexo C figuran en la Parte II del formulario, desglosadas por categorías. 

Si tienes deducciones que no figuran en la Parte II, puedes añadir tu propia lista de gastos empresariales en la Parte V del Anexo C. 

Si tienes deducciones que no figuran en la Parte II, puedes añadir tu propia lista de gastos empresariales en la Parte V del Anexo C. 

Qué hay que tener en cuenta

El IRS define una deducción tributaria como un gasto ordinario y necesario. “Ordinario” significa que es común para todas las empresas o el sector. En otras palabras, no es raro ver otras empresas con costos similares. 

“Necesario” significa que el gasto es útil y adecuado para la empresa. No es necesario que el gasto sea esencial para el funcionamiento de tu empresa, pero sí tiene que ser útil de alguna manera.

A la hora de decidir si algo es una deducción tributaria, asegúrate de que entra en una de estas dos categorías. Por ejemplo, si eres terapeuta de pareja, un libro sobre terapia de pareja es ordinario y necesario. Un libro sobre diseño de jardines no lo es. 

También podrías preguntarte: ¿La ropa de trabajo es deducible para los trabajadores independientes? La respuesta corta: Por lo general, no se puede deducir la ropa de trabajo ni los gastos personales para la apariencia. 

La ropa solo es deducible si es ropa de protección (como un casco o guantes de trabajo), ropa promocional (como una camiseta con el logotipo impreso) o un disfraz. La norma del IRS es que si puedes salir a la calle con esa ropa, no es deducible. 

Por ejemplo, si compras un traje para dar una charla, el costo del traje no es deducible porque podrías usarlo en la calle. Lo mismo ocurre con los pantalones de yoga, las camisas de vestir, los vestidos de trabajo y la ropa para salir ante las cámaras o acudir a eventos. 

Los gastos de apariencia personal, como peluquería, maquillaje y manicura, tampoco son deducibles. La única ocasión en la que puedes deducir los gastos de peluquería es si te peinas para una sesión de fotos o video. 

Lo mismo ocurre con el maquillaje. Solo puedes deducir el maquillaje en los siguientes casos:

• Maquillaje para una sesión de fotos 
• Maquillaje comprado a un proveedor profesional para uso exclusivo en sesiones de fotos y video o en el escenario

Ahora que ya conoces lo que debes y no debes hacer para deducir impuestos como trabajador independiente, es hora de que empieces a llevar la cuenta de tus gastos. Asegúrate de registrar y hacer un seguimiento de todas las deducciones tributarias, para que cuando llegue el momento de pagar impuestos, las deducciones puedan hacer lo que mejor saben hacer: proteger a tu empresa de una costosa factura tributaria e incluso conseguir que te devuelvan los impuestos.