Los impuestos sobre la nómina son impuestos que se pagan sobre los salarios o sueldos que ganan los empleados.
Los empleados suelen distinguirse de otros tipos de trabajadores, como los contratistas independientes o los trabajadores autónomos, en función del trabajo, las condiciones de pago y la relación que mantienen con su empleador. Por lo general, si ofreces a un trabajador beneficios laborales, retienes impuestos de su sueldo y estableces sus condiciones de trabajo y de pago, esa persona se considera un empleado de tu organización.
¿Cuál es la diferencia principal entre los impuestos sobre la nómina de los empleados y de los empleadores?
Aunque los impuestos sobre la nómina los pagan tanto los empleadores como los empleados, hay una diferencia importante. Los impuestos sobre la nómina que pagan los empleados afectan su sueldo neto, pero los impuestos sobre la nómina que pagan los empleadores no.
Los impuestos que pagan los empleados se restan de su sueldo bruto, lo que reduce el sueldo neto de ese pago. (Aquí tienes un breve repaso de la diferencia entre sueldo bruto y sueldo neto).
Sin embargo, los impuestos sobre la nómina que paga el empleador no afectan el sueldo del empleado. Aquí tienes un resumen de los impuestos sobre las nóminas que pagan los empleadores y los empleados.
Aquí tienes un resumen de los impuestos sobre las nóminas que pagan los empleadores y los empleados.
Ten en cuenta que los impuestos sobre la nómina son diferentes de los impuestos sobre el empleo, aunque en algunos puntos se solapan.
Entre los impuestos sobre el empleo se incluyen Medicare, la seguridad social, el impuesto federal para el desempleo (FUTA) y los impuestos federales sobre la renta, así como el impuesto adicional de Medicare para los empleados elegibles (más información al respecto a continuación). Aunque algunos pueden proceder de los salarios de los empleados, los empleadores los retienen automáticamente y los presentan al IRS en sus nombres.
Por otra parte, los impuestos sobre la nómina son los que se retiran del sueldo del empleado y el empleador paga la misma cantidad. Son, concretamente, los impuestos de la seguridad social y Medicare.
Dicho de otra forma, todos los impuestos sobre la nómina son impuestos sobre el empleo, pero no todos los impuestos sobre el empleo se consideran impuestos sobre la nómina.
Impuestos sobre la nómina que pagan tanto los empleados como los empleadores
Tanto los empleadores como los empleados pagan el impuesto FICA, o los impuestos de la seguridad social y Medicare, en virtud de la Ley de Contribuciones Federales al Seguro Social (FICA). Se divide mitad y mitad.
Impuesto de la seguridad social
El impuesto de la seguridad social en 2022 es del 12.4 %. Es un 6.2 % para los empleadores y un 6.2 % para los empleados.
Esta tasa se aplicará a los primeros $147,000 que gane tu empleado, por lo que si este gana más de esa cantidad en un año natural, no se le retendrá el impuesto de la seguridad social una vez que alcance ese límite de base salarial.
Impuesto de Medicare
La parte de Medicare del impuesto FICA es el 2.9 % del salario bruto y se aplica a cada dólar que gana el empleado. Así que, para este impuesto, tú pagas el 1.45 % y tu empleado paga el 1.45 %.
Impuestos sobre la nómina de los empleados
Estos son los impuestos que solo pagan los empleadores, no los empleados, en lo que respecta a la nómina.
Impuestos federales para el desempleo (FUTA)
El impuesto federal para el desempleo o FUTA tiene por objeto ofrecer un respiro a las personas que han perdido su empleo recientemente.
Los empleadores tienen que pagar el 6 % del FUTA, aunque las compañías que pagan el impuesto estatal para el desempleo a tiempo pueden recibir un crédito tributario de hasta el 5.4 % para cubrir su tasa del FUTA. En definitiva, la tasa del FUTA suele ser igual al 0.6 % de todos los salarios imponibles, hasta los primeros $7,000 cobrados por cada empleado.
Puedes encontrar la lista de los estados sujetos actualmente a una reducción en el crédito del FUTA en el Departamento del Trabajo de los EE. UU.
Impuestos estatales para el desempleo
Al igual que ocurre con el FUTA, los empleadores pagan los impuestos del seguro estatal para el desempleo (SUI) como un apoyo para las personas que perdieron su trabajo por causas no imputables a ellas y están buscando activamente un nuevo empleo.
Casi todos los estados tienen una tasa tributaria diferente, que suele estar determinada por el tipo de empresa que tengas y tu historial de solicitudes de prestaciones por desempleo. Dirígete a la página web de la ley estatal del Departamento del Trabajo de los EE. UU. para más información sobre tu tasa particular.
Si tu sede está en Alaska, Nueva Jersey o Pensilvania, también retienes una aportación del empleado en concepto de impuestos SUI.
Los impuestos locales
También hay unos cuantos impuestos que deberás pagar según la ciudad, el condado o el municipio en el que trabajes. Normalmente, la mayoría de las compañías solo están obligadas a retener impuestos en los condados donde hay un lugar de trabajo, como una cafetería, una oficina o una obra en construcción.
Impuestos sobre la nómina de los empleados
Impuesto federal sobre la renta
Solo los empleados pagan este impuesto y se calcula en función de su renta total, su estado de la declaración y sus exenciones personales. La tasa del impuesto federal del año 2022 se sitúa entre el 10 % y el 37 %.
Para calcular el importe de la retención del impuesto sobre la renta de cada empleado, utiliza el formulario W-4 y las tablas de retención del empleador del IRS, o administra la nómina a través de un software de nóminas.
Impuesto estatal sobre la renta
La mayoría de los estados también cobran el impuesto sobre la renta.
Nueva York y California suelen tener las tasas más altas, pero esto puede variar según el año. En el otro extremo del espectro, Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no aplican un impuesto personal sobre la renta sobre los salarios. (Nota: Tennessee sí grava las rentas por intereses y dividendos).
Los impuestos locales
También hay unos cuantos impuestos que deberás pagar según la ciudad, el condado o el municipio en el que trabajes. Normalmente, la mayoría de las compañías solo están obligadas a retener impuestos en los condados donde hay un lugar de trabajo, como una cafetería, una oficina o una obra en construcción.
Impuestos sobre la nómina de los empleados
Impuesto federal sobre la renta
Solo los empleados pagan este impuesto y se calcula en función de su renta total, su estado de la declaración y sus exenciones personales. La tasa del impuesto federal del año 2022 se sitúa entre el 10 % y el 37 %.
Para calcular el importe de la retención del impuesto sobre la renta de cada empleado, utiliza el formulario W-4 y las tablas de retención del empleador del IRS, o administra la nómina a través de un software de nóminas.
Impuesto estatal sobre la renta
La mayoría de los estados también cobran el impuesto sobre la renta.
Nueva York y California suelen tener las tasas más altas, pero esto puede variar según el año. En el otro extremo del espectro, Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no aplican un impuesto personal sobre la renta sobre los salarios. (Nota: Tennessee sí grava las rentas por intereses y dividendos).
Los impuestos locales
Una vez más, puede haber impuestos locales de la ciudad, el condado o el municipio que los empleados pueden estar obligados a pagar.
Consulta a tu gobierno local o a tu proveedor de nóminas para asegurarte de que tus nóminas cumplan con la normativa local, estatal y federal.
Impuesto adicional de Medicare
Bien, este último es para quienes tienen salarios altos.
Si tu empleado gana más de $200,000, también está sujeto al impuesto adicional de Medicare.
Como empleador, debes retener el 0.9 % de los salarios que superen los $200,000.
Obtén más información sobre los impuestos sobre el salario en Estados Unidos específicos de tu estado:
- California
- Florida
- Illinois
- Michigan
- Nueva York
- Carolina del Norte
- Ohio
- Pennsylvania
- Texas
- Washington
Requisitos de pago y presentación de los impuestos sobre la nómina del empleador
Todos los empleadores deben pagar su parte de los impuestos sobre la nómina, además del dinero que hayan retenido de los sueldos de sus empleados.
Las compañías deben depositar estas retenciones más sus propias aportaciones tributarias al IRS en forma mensual o bisemanal a través del sistema de pago electrónico de impuestos federales (EFTPS). Aunque el cronograma que sigas dependerá del tipo de empresa que tengas, puedes averiguar tu cronograma de depósitos y fechas tope de impuestos en la publicación 15 del IRS.
Además de retener y depositar los impuestos sobre la nómina, los empleadores deben presentar el formulario 941 cada trimestre. Cada año, también deben presentar el formulario 940 y el formulario 945, así como los formularios W-2 de cada empleado.
Es posible que tu pequeña empresa también tenga que depositar las retenciones y presentar informes o declaraciones de impuestos en las agencias gubernamentales estatales y locales, según sus requisitos.
Sanciones de los impuestos sobre el salario en Estados Unidos
Si no presentas el formulario 941 o el formulario 944 (la declaración anual de impuestos federales del empleador) antes de la fecha tope, se te aplicará una multa según el importe que debas y el número de días de retraso en la presentación de los formularios de impuestos.
El desglose de la multa es el siguiente:
| Si te retrasas: | Multa |
| De uno a cinco días en la presentación de los formularios | 2 por ciento |
| De 6 a 15 días en la presentación de los formularios | 5 por ciento |
| 16 o más días en la presentación de los formularios | 10 por ciento |
| Dentro de los 10 días siguientes a la recepción del primer aviso de retraso del IRS | 10 por ciento |
| Tanto que pasaron más de 10 días desde que recibiste el primer aviso de retraso del IRS | 15 por ciento |
Por otro lado, si no pagas tus impuestos sobre la nómina a tiempo, se te podría cobrar una multa de recuperación de fondo fiduciario (TFRP). En ese caso, además de hacer frente a tus impuestos sobre la nómina, tendrías que pagar una TFRP igual a la cantidad que debes más los intereses.
Dónde encontrar las deducciones del impuesto sobre la nómina en un talón de pago
Los empleados suelen encontrar un desglose de sus impuestos sobre la nómina en la sección “Deducciones” o en la sección “Impuestos retenidos” de su talón de pago.
Este desglose incluirá la cantidad de dinero retenida por impuestos en ese período de pago más la cantidad que se haya retenido para el año hasta la fecha. En algunos casos, también pueden incluirse las aportaciones del empleador para el período de pago y el año.
