Los impuestos sobre la nómina son impuestos pagados sobre los salarios o sueldos que ganan los empleados.Nómina los impuestos son pagados por ambos empleadores Los impuestos sobre la nómina son impuestos pagados sobre los salarios o sueldos que ganan los empleados. Nómina los impuestos son pagados tanto por empleadores como por empleados.
Por lo general, se puede distinguir a los empleados de otros tipos de trabajadores, como contratistas independientes o trabajadores por cuenta propia, según su trabajo, condiciones de pago y relación con su empleador. En general, si usted le ofrece a un trabajador beneficios laborales, retiene impuestos de su recibo de pago y establece sus condiciones de trabajo y pago, esa persona se considera empleada de su organización.
¿Cuál es la principal diferencia entre los impuestos sobre la nómina de los empleados y los de los empleadores?
Aunque los impuestos sobre la nómina son pagados tanto por empleadores como por empleados, hay una diferencia importante. Los impuestos sobre la nómina pagados por los empleados afectan el pago neto de los empleados, pero los impuestos sobre la nómina pagados por los empleadores no.
Los impuestos que pagan los empleados se restan del salario bruto del empleado, lo que reduce el pago neto de ese recibo de pago. (Aquí tiene un breve repaso sobre la diferencia entre el salario bruto y el salario neto.)
La parte de los impuestos sobre la nómina a cargo del empleador no afecta a un recibo de pago del empleado. Aquí tiene un resumen de los impuestos sobre la nómina que pagan los empleadores y los empleados.
Impuestos sobre la nómina a cargo del empleador:
Impuesto del Seguro Social
Impuesto de Medicare
Impuestos locales aplicables para empleadores
Impuestos sobre la nómina a cargo del empleado:
Impuesto del Seguro Social
Impuesto de Medicare
Impuesto federal sobre la renta
Impuesto estatal sobre la renta
Impuestos locales aplicables para empleados
Tenga en cuenta que los impuestos sobre la nómina son diferentes de los impuestos laborales, aunque comparten cierto solapamiento.
Los impuestos laborales incluyen Medicare, el Seguro Social, FUTA, y los impuestos federales sobre la renta, así como los Impuestos Adicionales de Medicare para los empleados elegibles (más información sobre estos a continuación). Aunque algunos puedan provenir de los salarios de los empleados, los empleadores los retienen y presentan automáticamente al Servicio de Impuestos Internos (IRS) en su nombre.
Mientras tanto, los impuestos sobre la nómina son aquellos que se deducen del recibo de pago de un empleado y que su empleador iguala, y más específicamente, los impuestos del Seguro Social y de Medicare.
Dicho de otra manera, todos los impuestos sobre la nómina son impuestos laborales, pero no todos los impuestos laborales se consideran impuestos sobre la nómina.
Impuestos sobre la nómina que pagan tanto empleados como empleadores
Tanto empleadores como empleados pagan el impuesto FICA, es decir, los impuestos del Seguro Social y de Medicare, como resultado de la Federal Insurance Contributions Act. Es un reparto 50-50.
Impuesto del Seguro Social
El impuesto del Seguro Social para 2025 es del 12,4 %; eso equivale al 6,2 % para empleadores y al 6,2 % para empleados (esto no ha cambiado respecto a años anteriores).
Esta tasa se aplica a los primeros $176,100 que gane su empleado, por lo que si su empleado gana más que esa cantidad en un año calendario, no se retendrán impuestos del Seguro Social una vez que supere ese límite salarial.
Impuesto de Medicare
La porción de Medicare del impuesto FICA es del 2,9 % de los salarios brutos, y se aplica a cada dólar que gane su empleado. Por lo tanto, para este impuesto, su parte es del 1,45 % y la parte del empleador es del 1,45 %.
Impuestos sobre la nómina a cargo del empleador
Estos son los impuestos empresariales que pagan los empleadores, no los empleados, en lo que respecta a la nómina.
Impuestos federales por desempleo (FUTA)
La Federal Unemployment Tax Act, o FUTA por sus siglas, existe para proporcionar un colchón para las personas que han perdido recientemente sus empleos.
Los empleadores tienen que pagar un 6 % por FUTA, aunque las empresas que pagan sus impuestos estatales por desempleo a tiempo pueden recibir un crédito fiscal de hasta el 5,4 % para su tasa de FUTA. Después de todo, la tasa de FUTA suele equivaler al 0,6 % de todos los salarios sujetos a impuestos, hasta los primeros $7,000 que gane cada empleado.
La lista de estados actualmente sujetos a una reducción del crédito FUTA se puede encontrar en el Departamento de Trabajo de EE. UU..
Impuestos estatales por desempleo
Al igual que FUTA, el seguro estatal por desempleo (SUI) los impuestos los pagan los empleadores como una red de seguridad para las personas que perdieron sus empleos sin culpa propia y que están buscando activamente un nuevo trabajo.
Casi cada estado tiene una tasa impositiva diferente, que por lo general se determina por el tipo de negocio que usted tenga y su historial con reclamaciones por desempleo. Visite el sitio web de leyes estatales del Departamento de Trabajo de EE. UU. para obtener más información sobre su tasa en particular.
Si usted está ubicado en Alaska, Nueva Jersey o Pensilvania, también retiene una contribución del empleado para los impuestos SUI.
Cualquier impuesto local
Puede haber impuestos basados en la ciudad, el condado o el municipio en el que opera. Por lo general, la mayoría de las empresas solo están obligadas a retener impuestos para los condados donde hay una ubicación de trabajo, como una cafetería, una oficina o un sitio de construcción.
Impuestos sobre la nómina a cargo del empleado
Impuesto federal sobre la renta
Este impuesto lo pagan únicamente los empleados y se calcula en función de su ingreso total, su estado civil para efectos de la declaración y sus exenciones personales.
Para calcular el monto de la retención del impuesto sobre la renta para cada recibo de pago del empleado, use su Formulario W-4 y las tablas de retención para empleadores del IRS, o ejecute la nómina mediante un software de nómina.
Impuesto estatal sobre la renta
La mayoría de los estados también recaudan impuesto sobre la renta también. Nueva York y California suelen tener las tasas más altas, pero puede variar según el año. (Esos estados —junto con Hawái, Nueva Jersey, Puerto Rico y Rhode Island—también recaudan el impuesto del Seguro de Incapacidad Estatal). En el otro extremo del espectro, Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no tienen un impuesto sobre la renta personal sobre los salarios. Obtenga más información sobre la nómina y la información fiscal específica para su estado:
Cualquier impuesto local
Puede haber impuestos locales a nivel de ciudad, condado o municipio que los empleados pueden ser responsables de pagar. Por lo general, la mayoría de las empresas solo están obligadas a retener impuestos para los condados donde hay una ubicación de trabajo, como una cafetería, una oficina o un sitio de construcción.
Consulte con su gobierno local o con su proveedor de nómina para asegurarse de que su nómina cumple con las normativas a nivel local, estatal y federal.
Impuesto adicional de Medicare
Esto se aplica a los trabajadores de alto ingreso que ganan más que estos umbrales de ingresos, según el estado civil para efectos de la declaración:
$250,000 para casados que presentan una declaración conjunta
$125,000 para casados que presentan declaraciones por separado
$200,000 para todos los demás contribuyentes
Nota: Como empleador, usted debe retener el 0,9 % de los salarios que excedan los $200,000 en un año calendario para el Impuesto adicional de Medicare, independientemente del estado civil para efectos de la declaración. Esa retención comienza en el primer periodo de pago en el que el pago supere los $200,000 y continúa hasta el final del año calendario.
Requisitos de pago y presentación de impuestos sobre la nómina para empleadores
Todo empleador debe pagar su parte de las tasas de impuestos sobre la nómina, así como el dinero que ha retenido de los recibos de pago de sus empleados.
Las empresas deben depositar estas retenciones más sus propias contribuciones fiscales al IRS de forma mensual o dos veces por semana a través del Sistema Electrónico Federal de Pago de Impuestos (EFTPS). Aunque el cronograma que siga dependerá del tipo de negocio que tenga, puede averiguar su calendario de depósitos y las fechas de vencimiento de impuestos con Publicación 15 del IRS.
Además de retener y depositar los impuestos sobre la nómina, los empleadores deben presentar Formulario 941 cada trimestre. Cada año, también deben presentar Formulario 940 y Formulario 945, así como Formularios W-2 por cada empleado.
Su pequeña empresa también puede necesitar depositar retenciones y presentar informes o declaraciones de impuestos ante las agencias gubernamentales estatales y locales, según sus requisitos.
Sanciones por impuestos sobre la nómina
El no presentar el Formulario 941 o Formulario 944 (la Declaración Federal Anual de Impuestos del Empleador) antes de la fecha de vencimiento resulta en una multa basada en la cantidad que debe y en cuántos días se retrasó la presentación de los formularios fiscales. La desglose de la multa es el siguiente:
Si usted está ... | La multa es ... |
De uno a cinco días de retraso en la presentación de los formularios | 2 por ciento del monto no pagado |
De seis a 15 días de retraso en la presentación de los formularios | 5 por ciento del monto no pagado |
16 o más días de retraso en la presentación de los formularios | 10 por ciento del monto no pagado |
Recepción del primer aviso de demora del IRS, solicitando el pago inmediato ese día | 15 por ciento del monto no pagado |
Tan tarde que han pasado más de 10 días desde que recibió el primer aviso de demora del IRS | 15 por ciento del monto no pagado |
Por otro lado, si no presenta sus depósitos de impuestos a tiempo, le podrían cobrar una multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Así que, además de saldar sus impuestos sobre la nómina, tendría que pagar una TFRP igual al monto que debe más intereses.
Dónde encontrar las deducciones de impuestos sobre la nómina en un recibo de pago
Los empleados normalmente pueden encontrar un desglose de sus impuestos sobre la nómina en la sección Deducciones o en la sección Impuestos retenidos de su recibo de pago.
Este desglose incluirá el monto de dinero retenido por impuestos de ese período de pago, además del monto que se ha retenido en lo que va del año. En algunos casos, las contribuciones del empleador para el período de pago y para el año también pueden incluirse.
Preguntas frecuentes sobre los impuestos sobre la nómina de empleados y empleadores
¿Cuál es la diferencia entre un impuesto con retención y un impuesto sin retención?
El impuesto con retención exige que el pagador debite y entregue una parte del ingreso directamente al gobierno para el pago de su obligación tributaria. El impuesto sin retención exige que el beneficiario calcule, informe y entregue de forma independiente su impuesto sobre la renta directamente al gobierno. La distinción clave radica en si los contribuyentes realizan los pagos por adelantado o al final del año fiscal.
¿Cómo obtengo una devolución del impuesto sobre la renta?
Los empleadores y empleados pueden solicitar devoluciones del impuesto sobre la renta fácilmente a través del sistema de presentación electrónica del gobierno o con un proveedor autorizado de presentación electrónica. En algunos casos, los presentadores deben cumplir con plazos para obtener su devolución.
¿Qué formularios y plazos están involucrados en la presentación de informes de impuestos sobre la nómina?
Si usted tiene al menos un empleado, está obligado a presentar el Formulario 941 de forma trimestral para informar los impuestos federales sobre la renta, del Seguro Social y de Medicare retenidos de los recibos de pago de sus empleados. (La fecha límite es el último día del mes siguiente al final del trimestre—por ejemplo, el 30 de abril para el primer trimestre.)
También debe depositar los impuestos sobre la nómina con distintas frecuencias a lo largo del año, ya sea dos veces por semana o mensualmente, dependiendo de cuánto informó en impuestos sobre la nómina el año anterior.
Consulte este recurso del IRS para obtener más información sobre los depósitos de impuestos federales sobre la nómina, y siga las actualizaciones mensuales del calendario de cumplimiento de Gusto para obtener información en tiempo real sobre los plazos de nómina del mes en curso.
¿Cómo funcionan FUTA y SUTA juntos?
Los empleadores tienen que pagar tanto FUTA como impuestos SUTA si son aplicables. FUTA, que significa Federal Unemployment Tax Act, recauda contribuciones regulares de los empleadores con el fin de brindar apoyo financiero a las personas que han perdido sus empleos. SUTA significa State Unemployment Tax Act, y funciona de manera similar.
Como empleador, usted tiene que pagar un 6 % hacia FUTA, junto con los impuestos por desempleo de su estado, que varían en cantidad (y a veces cambian cada año). Hay buenas noticias, sin embargo: si paga sus impuestos estatales por desempleo a tiempo, puede obtener un crédito de hasta el 5,4 % hacia sus impuestos FUTA, reduciendo su tasa al 0,6 % de todos los salarios sujetos a impuestos, hasta los primeros $7,000 que gane cada empleado.
¿Cuál es la diferencia entre los impuestos sobre la nómina federales y estatales?
La diferencia principal entre los impuestos sobre la nómina federales y estatales es que los impuestos federales sobre la nómina están estandarizados para todos los empleadores, y los impuestos estatales sobre la nómina varían de un estado a otro. Algunos estados ni siquiera imponen impuestos sobre la renta, lo que significa que usted no tiene que pagar impuestos sobre la nómina. Asegúrese de entender cómo funcionan los impuestos en su estado.
