Los impuestos sobre la nómina son impuestos pagados sobre los salarios o sueldos que los empleados ganan. Estos impuestos son pagados tanto por los empleadores como por los empleados.
Los empleados se pueden distinguir generalmente de otros tipos de trabajadores, como contratistas independientes o autónomos, basándose en su trabajo, términos de pago y relación con su empleador. En términos generales, si ofreces a un trabajador beneficios laborales, retienes impuestos de su cheque de pago y estableces sus términos de trabajo y pago, esa persona se considera un empleado de tu organización.
¿Cuál es la principal diferencia entre los impuestos sobre la nómina de empleados y la nómina de empleadores?
Aunque los impuestos sobre la nómina son pagados por ambos, empleadores y empleados, hay una diferencia clave. Los impuestos sobre la nómina que pagan los empleados afectan el salario neto de los empleados, mientras que los impuestos sobre la nómina que pagan los empleadores no lo hacen.
Los impuestos que pagan los empleados se restan de su salario bruto, lo que reduce el pago neto de ese cheque. (Aquí tienes un recordatorio rápido sobre la diferencia entre salario bruto y salario neto).
La parte del empleador en los impuestos sobre la nómina no afecta el cheque de pago de un empleado. Aquí hay un resumen de los impuestos sobre la nómina que pagan empleadores y empleados.
Impuestos sobre la nómina del empleador:
- Impuesto de seguridad social
- Impuesto de Medicare
- Impuesto federal de desempleo (FUTA)
- Impuesto estatal de desempleo (SUTA)
- Impuestos locales aplicables para empleadores
Impuestos sobre la nómina del empleado:
- Impuesto de seguridad social
- Impuesto de Medicare
- Impuesto federal sobre ingresos
- Impuesto estatal sobre ingresos
- Impuestos locales aplicables para empleados
Ten en cuenta que los impuestos sobre la nómina son diferentes de los impuestos de empleo, aunque comparten algunos puntos en común.
Los impuestos de empleo incluyen Medicare, Seguridad Social, FUTA e impuestos federales sobre los ingresos, así como impuestos adicionales de Medicare para empleados elegibles (más sobre esto a continuación). Aunque algunos pueden provenir de los salarios de los empleados, los empleadores retienen automáticamente y presentan estos impuestos ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS) en su nombre.
Mientras tanto, los impuestos sobre la nómina son aquellos que se deducen del cheque de pago de un empleado y que son igualados por su empleador—y, más específicamente, los impuestos de Seguridad Social y Medicare.
Para ponerlo de otra manera, todos los impuestos sobre la nómina son impuestos de empleo, pero no todos los impuestos de empleo se consideran impuestos sobre la nómina.
Impuestos sobre la nómina que pagan tanto empleados como empleadores
La parte de Medicare del impuesto FICA es el 2.9 % del salario bruto y se aplica a cada dólar que gana el empleado. Así que, para este impuesto, tú pagas el 1.45 % y tu empleado paga el 1.45 %.
Impuestos sobre la nómina de los empleados
Tanto los empleadores como los empleados pagan el impuesto FICA, o impuestos de Seguridad Social y Medicare, como resultado de la Ley de Contribuciones de Seguros Federales. Se reparte 50-50.
Impuesto de Seguridad Social
El impuesto de Seguridad Social para 2024 es del 12.4%; eso es 6.2% para empleadores y 6.2% para empleados (este porcentaje no ha cambiado en años anteriores).
Esta tasa se aplica a los primeros $168,600 que gana tu empleado, así que si tu empleado gana más de esa cantidad en un año calendario, no se retendrán impuestos de Seguridad Social una vez que alcance ese límite de salario base.
Impuesto de Medicare
La parte de Medicare del impuesto FICA es del 2.9% sobre los salarios brutos y se aplica a cada dólar que gana tu empleado. Así que para este impuesto, tú pagas el 1.45% y tu empleado también paga el 1.45%.
Impuestos sobre la nómina del empleador
Aquí están los impuestos empresariales que los empleadores, y no los empleados, pagan cuando se trata de nómina.
Impuestos federales de desempleo (FUTA)
La Ley Federal de Impuestos de Desempleo, o FUTA, está diseñada para proporcionar un respaldo a las personas que han perdido recientemente su trabajo.
Los empleadores deben pagar el 6% hacia FUTA, aunque las empresas que pagan sus impuestos estatales de desempleo a tiempo pueden recibir un crédito fiscal de hasta el 5.4% sobre su tasa de impuestos FUTA. Al final, la tasa de impuestos FUTA suele ser del 0.6% de todos los salarios gravables—hasta los primeros $7,000 ganados por cada empleado.
Puedes encontrar la lista de estados que actualmente están sujetos a una reducción de crédito FUTA en el Departamento de Trabajo de EE.UU.
Impuestos estatales de desempleo
Al igual que el FUTA, los impuestos de seguro de desempleo estatal (SUI) son pagados por los empleadores como una red de seguridad para las personas que perdieron su trabajo sin culpa propia y están buscando activamente un nuevo empleo.
Casi cada estado tiene una tasa de impuestos diferente, que generalmente se determina por el tipo de negocio que tienes y tu historial con reclamos de desempleo. Visita el sitio web de leyes estatales del Departamento de Trabajo de EE.UU. para aprender más sobre tu tasa en particular.
Si estás en Alaska, Nueva Jersey o Pennsylvania, también retendrás una contribución del empleado de los impuestos SUI.
Cualquier impuesto local
Hay impuestos basados en la ciudad, condado o municipio en el que trabajas. Por lo general, la mayoría de las empresas solo están obligadas a retener impuestos para los condados donde hay un lugar de trabajo, como un café, oficina o sitio de construcción.
Impuestos sobre la nómina del empleado
Impuesto federal sobre los ingresos
Este impuesto es pagado únicamente por los empleados y se calcula en función de su ingreso total, estado de presentación y exenciones personales.
Para calcular el monto de retención del impuesto sobre los ingresos para el cheque de cada empleado, usa su Formulario W-4 y las tablas de retención del IRS o ejecuta la nómina a través de un software de nómina.
Impuesto estatal sobre los ingresos
La mayoría de los estados también recaudan impuestos sobre los ingresos. Nueva York y California suelen tener las tasas más altas, pero puede variar por año. (Esos estados—junto con Hawái, Nueva Jersey, Puerto Rico y Rhode Island—también recaudan impuestos de seguro de discapacidad estatal). En el otro extremo del espectro, Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no tienen un impuesto sobre ingreso personal en salarios. Aprende más sobre información específica de nómina e impuestos para tu estado:
- California
- Florida
- Illinois
- Michigan
- Nueva York
- Carolina del Norte
- Ohio
- Pennsylvania
- Texas
- Washington
Cualquier impuesto local
Puede haber impuestos locales a nivel de ciudad, condado o municipio que los empleados pueden ser responsables de pagar. Por lo general, la mayoría de las empresas solo están obligadas a retener impuestos para los condados donde hay un lugar de trabajo, como un café, oficina o sitio de construcción.
Consulta con tu gobierno local o tu proveedor de nómina para asegurarte de que tu nómina cumpla con los niveles local, estatal y federal.
Impuesto adicional de Medicare
Este se aplica a los altos ingresos que superan estos umbrales de ingresos, según el estado de presentación:
- $250,000 para casados que presentan conjuntamente
- $125,000 para casados que presentan por separado
- $200,000 para todos los demás contribuyentes
Nota: Como empleador, debes retener el 0.9% de los salarios que superen los $200,000 en un año calendario por el impuesto adicional de Medicare, sin importar el estado de presentación. Esa retención comienza con el primer período de pago en el que el pago supera los $200,000, y continúa hasta el final del año calendario.
Requisitos de pago y presentación de impuestos sobre la nómina del empleador
Cada empleador debe pagar su parte de las tasas de impuestos sobre la nómina, así como el dinero que ha retenido de los cheques de sus empleados.
Las empresas deben depositar estas retenciones más sus propias contribuciones fiscales al IRS de forma mensual o semanales a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). Aunque el cronograma que sigas dependerá del tipo de negocio que tengas, puedes averiguar tu calendario de depósitos y fechas de vencimiento fiscales en la Publicación 15 del IRS.
Además de retener y depositar impuestos sobre la nómina, los empleadores deben presentar el Formulario 941 cada trimestre. Cada año, también deben presentar el Formulario 940 y el Formulario 945, así como los Formularios W-2 para cada empleado.
Tu pequeña empresa también puede necesitar depositar retenciones y presentar informes o declaraciones de impuestos ante tus agencias gubernamentales estatales y locales, dependiendo de sus requisitos.
Multas por impuestos sobre la nómina
No presentar el Formulario 941 o el Formulario 944 (la Declaración Federal Anual de Impuestos del Empleador) antes de la fecha de vencimiento resulta en una multa basada en la cantidad que debes y cuántos días de retraso se presentan los formularios fiscales.
El desglose de la multa es el siguiente:
Uno a cinco días de retraso en la presentación de los formularios
2 por ciento de la cantidad no pagada
Seis a 15 días de retraso en la presentación de los formularios
5 por ciento de la cantidad no pagada
16 o más días de retraso en la presentación de los formularios
10 por ciento de la cantidad no pagada
Recibiendo el primer aviso de retraso del IRS, solicitando el pago inmediato ese día 15 por ciento de la cantidad no pagada
Tan tarde que han pasado más de 10 días desde que recibiste el primer aviso de retraso del IRS
Impuestos sobre la nómina de los empleados
Dónde encontrar deducciones de impuestos sobre la nómina en un recibo de pago
Los empleados pueden encontrar típicamente un desglose de sus impuestos sobre la nómina en la sección de Deducciones o la sección de Impuestos Retenidos de su recibo de pago.
Este desglose incluirá la cantidad de dinero retenida por impuestos de ese período de pago más la cantidad que ha sido retenida durante el año hasta la fecha. En algunos casos, también pueden incluirse las contribuciones del empleador para el período de pago y el año.
Impuestos sobre la nómina de empleados y empleadores: FAQ
¿Cuál es la diferencia entre un impuesto de retención y un impuesto no retenido?
El impuesto de retención implica que el pagador debe debitar y remitir una parte del ingreso directamente al gobierno en pago de su obligación tributaria. El impuesto no retenido requiere que el receptor calcule, informe y remita independientemente su impuesto sobre los ingresos directamente al gobierno. La distinción clave radica en si los contribuyentes realizan pagos por adelantado o al final del año fiscal.
¿Cómo obtengo un reembolso de impuestos sobre los ingresos?
Los empleadores y empleados pueden solicitar reembolsos de impuestos sobre los ingresos fácilmente a través del sistema de presentación electrónica del gobierno o con un proveedor autorizado de e-file. En algunos casos, los que presentan deben cumplir con plazos para recibir su reembolso.
Nota rápida: Esto no debe tomarse como asesoría fiscal. Dado que las reglas fiscales cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación y la industria, consulta a un CPA o asesor fiscal para obtener orientación específica. Encuentra un contador.
