Si contratas a contratistas internacionales para que realicen trabajos para tu empresa, es fundamental saber cómo pagarles adecuadamente. No solo hay que utilizar métodos de pago distintos para los contratistas internacionales que para los nacionales, sino que también hay que tener en cuenta distintos factores para negociar las cantidades y condiciones de pago.
A continuación, hemos elaborado una guía para pagar a contratistas internacionales. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre cuándo, cómo y cuánto pagarles.
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¿Qué es un contratista internacional?
Un contratista internacional —contratista del extranjero— es un contratista independiente que vive fuera del país donde desarrollas tu actividad. A diferencia de los empleados de tiempo completo, los contratistas independientes suelen ser trabajadores autónomos que prestan servicios específicos o realizan determinados proyectos para diversas empresas de forma continua o a plazo fijo.
El auge del trabajo a distancia ha hecho que sea más fácil que nunca ampliar tu búsqueda de talentos más allá de las fronteras nacionales. Al igual que los contratistas nacionales o los profesionales independientes, los contratistas internacionales realizan un trabajo valioso para tu empresa y no requieren la formación o administración que tienes que ofrecer a los empleados de tiempo completo. Puedes utilizar contratistas independientes para externalizar tareas que consumen mucho tiempo, obtener el apoyo de expertos en estrategia o proyectos clave y llenar los vacíos en tu carga de trabajo.
Estos son algunos beneficios de trabajar con contratistas internacionales:
- Tienes acceso a más talento, incluidos los mercados laborales sin explotar de todo el mundo.
- Puedes diversificar a tu equipo, incorporando personas con aptitudes y experiencia que quizá no encuentres en tu país.
- No tienes que formar a los contratistas, supervisar su proceso de trabajo ni realizar evaluaciones de rendimiento.
- No tienes que pagar sus herramientas y materiales.
- Puedes ahorrar dinero en costos de empleados de tiempo completo, como en beneficios y bonificaciones.
- Tienes mucha flexibilidad sobre cómo y cuándo contratar a los contratistas, así como sobre cuándo dejar de trabajar con ellos.
Sin embargo, trabajar con contratistas internacionales también supone ciertos desafíos. Además de las posibles barreras lingüísticas, las diferencias de días festivos y los conflictos de husos horarios, también hay que tener en cuenta los tipos de cambio, la legislación laboral local del contratista y las diferentes normas y procesos bancarios.
¿Estás clasificando correctamente a tus trabajadores? Consulta nuestra infografía que te servirá para saber si alguien es un empleado o un contratista y evitar clasificaciones erróneas que pueden resultar costosas e ineficaces.
Cuánto pagar a los contratistas internacionales
La compensación de un contratista internacional depende de muchos factores:
- El tipo de trabajo para el que será contratado
- La experiencia del contratista
- El costo de vida local del contratista
- Las expectativas salariales locales
- Los tipos de cambio
- Las comisiones por transacciones financieras
El factor más importante, por supuesto, es cuánto cobra el contratista en cuestión por su trabajo. En general, los contratistas piden tarifas más altas porque se especializan en una o dos áreas, utilizan su propio equipo y cubren sus propios gastos de beneficios.
Como empresario, existen dos vías principales para negociar el salario con los contratistas internacionales:
- Crear un estándar de pago por función y pagar a los contratistas en dólares estadounidenses: si trabajas en los EE. UU. y contratas regularmente a contratistas internacionales para que hagan una variedad de tareas, es posible que desees crear un estándar de pago por función o tipo de trabajo. Establecer tarifas estándar facilita a tu empresa presupuestar el trabajo de los contratistas y mantenerse al día con las tareas administrativas. La desventaja es que, en función de dónde vivan los contratistas, el salario estándar que ofrezcas puede no satisfacer sus expectativas o no ajustarse a su costo de vida.
- Saber la tarifa vigente en cada país y pagar a los contratistas en su moneda local: si no trabajas con muchos contratistas internacionales, probablemente sea más sencillo satisfacer las solicitudes de las tarifas locales de cada contratista. Este enfoque garantiza que los contratistas reciban una compensación justa que cubra su costo de vida local, aunque puede requerir más tipos de cambio y comisiones por tu parte.
Cuándo pagar a los contratistas internacionales
El momento de pagar a los contratistas internacionales depende de sus condiciones y solicitudes de pago, así como del proceso habitual de cuentas por pagar de tu empresa. Primero pregunta al contratista cuáles son sus preferencias, para poder satisfacerlas o encontrar una solución intermedia.
Asegúrate de que tú y el contratista creen, revisen y firmen un contrato por escrito o una declaración de trabajo (SOW) para que ambos estén de acuerdo. Las estructuras de pago más habituales para los contratistas son las siguientes:
- Pagos por adelantado
- Cierto porcentaje por adelantado y el resto al finalizar el proyecto
- Pago al finalizar el proyecto
- Pago a plazos o por hitos
- Pagos mensuales
- Fondo de retención
Impuestos con contratistas internacionales
Es importante entender las implicaciones fiscales de contratar a contratistas internacionales. En general, si operas tu empresa desde los EE. UU. y contratas a un contratista internacional (que el IRS denomina extranjero no residente) que vive y realiza su trabajo fuera de los EE. UU., esto es lo que debes saber:
- No tienes que declarar al IRS los pagos realizados a contratistas internacionales.
- No tienes que retener impuestos estadounidenses de los pagos a contratistas internacionales.
- Tus contratistas internacionales deben rellenar el formulario W-8 BEN como prueba de su condición de extranjero no residente. Si operan como particulares, deben utilizar el formulario W-8 BEN. Si son una empresa internacional o un trabajador autónomo que opera bajo una entidad empresarial, deben completar el formulario W-8 BEN-E.
- No tienes que presentar estos formularios al IRS; solo basta con tenerlos registrados.
- Los contratistas internacionales son responsables de cumplir las obligaciones fiscales y los requisitos de información de su país.
También es una buena idea informarse sobre la legislación laboral y fiscal del país en el que vive el contratista internacional, para asegurarte de que, como empleador extranjero, no tengas que asumir ninguna responsabilidad.
¿Vas a contratar a un contratista independiente nacional? Aquí tienes una guía para pagar a los contratistas y presentar los formularios fiscales adecuados.
Cómo realizar pagos internacionales
Existen varias formas de pagar a los contratistas internacionales, y no todas son iguales. El método de pago que elijas dependerá de los recursos de tu empresa y del proceso de pago de nóminas, así como de las necesidades y preferencias de tus contratistas. A continuación, te presentamos cuatro opciones habituales a considerar:
Transferencia bancaria internacional
Las transferencias bancarias internacionales son una forma muy conocida de pagar a personas en otros países. La Sociedad para las Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT) asigna a cada banco un código diferente para las transferencias internacionales.
Como pagador, por lo general, pagas una comisión de transferencia —que puede oscilar entre 15 y 30 dólares según la cantidad que envíes— más una comisión fija por la conversión de divisas. La transferencia puede tardar varios días laborables en completarse.
Es posible que a tus contratistas internacionales también se les cobre una comisión por transferencia bancaria entrante, en función del banco que utilicen. En ese caso, asegúrate de cubrir esa comisión añadiéndola al monto total de la factura.
Para saber si una transferencia bancaria internacional es o no la mejor opción, primero pregúntale al banco con el que trabajas cómo son sus plazos y comisiones de transferencia. Luego asegúrate de que tu contratista internacional pueda recibir transferencias en su banco personal. Para realizar una transferencia, deberás recabar la siguiente información de tu contratista internacional:
- Nombre del destinatario
- Tipo de cuenta
- Número de cuenta
- Nombre del banco
- Dirección del banco
- Código SWIFT del banco
Ventajas de una transferencia bancaria internacional
- Es cómodo porque utilizas tu banco personal.
- Los bancos suelen tener normas de seguridad rigurosas.
- El dinero va directamente a la cuenta bancaria del contratista.
Desventajas de la transferencia bancaria internacional
- Las comisiones y el tipo de cambio suelen ser altos.
- El dinero puede tardar varios días en llegar.
PayPal
Una de las plataformas de pago digitales de terceros más populares es PayPal, que ofrece una forma más ágil de pagar a los trabajadores internacionales. Con PayPal, puedes crear una cuenta, vincularla a tu banco o tarjeta de crédito y enviar pagos a otras personas con un par de clics. Sin embargo, el contratista internacional debe tener una cuenta en PayPal para recibir el dinero.
Cuando envíes dinero a otra cuenta de PayPal desde tu cuenta bancaria o saldo de PayPal, deberás tener en cuenta una comisión por transacción: se te cobrará el 5 % de la transacción con una comisión mínima de $0.99 y una comisión máxima de $4.99. Sin embargo, si envías dinero desde tu tarjeta de crédito o débito, también tendrás que pagar una comisión del 2.9 % más una comisión fija según la divisa que uses.
Ventajas de PayPal
- Es fácil de usar y crear una cuenta es gratis.
- No necesitas los datos bancarios del contratista, solo su nombre y su dirección de correo electrónico de PayPal.
- Puedes introducir la cantidad de dinero en dólares estadounidenses o en la divisa local de tu contratista, y PayPal se encarga de la conversión.
Desventajas de PayPal
- El destinatario debe tener una cuenta en PayPal; de lo contrario, te redirigen a Xoom, una empresa afiliada a PayPal que te pide que completes más datos para enviar el dinero.
- El dinero no va directamente a la cuenta bancaria de tu contratista; primero tienen que aceptar el dinero en su cuenta de PayPal y luego transferirlo a su cuenta bancaria.
- Las comisiones internacionales pueden aumentar.
Wise
A la hora de pagar a contratistas independientes extranjeros, otra opción de pago digital es Wise, una plataforma que facilita el envío de pagos internacionales. Si trabajas con varios contratistas en distintos países, puedes abrirte una cuenta de empresa multidivisas que te permite almacenar dinero en 50 divisas diferentes. También puedes realizar pagos masivos con un solo clic, y Wise no tiene comisiones ocultas ni sobreprecio por el tipo de cambio.
Crear una cuenta de empresa en Wise es gratis, pero enviar dinero cuesta a partir del 0.43 % del total de la transacción y depende del país al que se envíe el dinero. A diferencia de PayPal, tus contratistas internacionales no necesitan una cuenta Wise para cobrar. El dinero va directamente a sus cuentas bancarias y no tendrán que pagar ninguna comisión por recibirlo. Para facilitar este proceso, necesitas los datos bancarios nacionales de tu contratista, en lugar del código SWIFT de su banco.
Ventajas de Wise
- Las comisiones suelen ser inferiores a las de PayPal y las transferencias bancarias internacionales.
- Puedes gestionar múltiples pagos a contratistas internacionales en el mismo lugar.
- Puedes pagar a los contratistas en dólares estadounidenses o en la moneda local.
- Tu destinatario no necesita tener una cuenta en Wise.
Desventajas de Wise
- Tienes que recopilar más información bancaria de tu destinatario.
- Hay que configurar y utilizar un nuevo sistema.
Software de nóminas
Si necesitas más ayuda con los pagos internacionales, considera la posibilidad de pagar a tus contratistas internacionales a través de un proveedor global de nóminas. Existen proveedores multinacionales como Gusto y Remote, que facilitan la gestión de nóminas con pagos internacionales. La ventaja del software de nóminas globales es que puedes gestionar las nóminas de tu empresa desde un único lugar, lo que simplifica el trabajo administrativo y ahorra costos, mientras que garantiza que tus trabajadores internacionales cobren a tiempo y en su totalidad.
La mayoría de los proveedores de nóminas cobran una comisión mensual básica más una tarifa por contratista por cada contratista internacional que tengas en nómina. Sin embargo, algunas empresas te permiten pagar a los contratistas de forma gratuita, en función del plan que hayas elegido.
Ventajas del software de nóminas
- Puedes mantener las nóminas en un lugar centralizado.
- Puedes automatizar tus pagos.
- Tus contratistas pueden acceder en línea a sus pagos y recibos de sueldo.
- Obtendrás más asistencia y un servicio de atención al cliente más personalizado.
Desventajas del software de nóminas
- Algunos planes pueden ser caros.
- Puede que tengas que cambiar de proveedor de nóminas para encontrar uno que facilite los pagos internacionales.
Paga a tus contratistas internacionales más fácilmente con Gusto
La función integrada de pagos internacionales de Gusto simplifica el pago a tus trabajadores internacionales. Tus contratistas cobran en su moneda local con solo pulsar un botón, sin necesidad de manejar varias cuentas o servicios de transferencia. Una vez que envíes la nómina, tus contratistas recibirán el pago en un plazo de dos a cinco días laborales.
Todo lo que tienes que hacer es añadir al trabajador como contratista en tu cuenta, y nosotros nos pondremos en contacto con él o ella para obtener sus datos bancarios y hacerle completar el formulario W-8 BEN. ¿Estás en condiciones de comenzar? Sigue nuestra guía paso a paso aquí.¿Buscas soluciones de nóminas especializadas para contratistas? Consulta nuestra guía para obtener recomendaciones de especialistas y encontrar un software que agilice los pagos y garantice el cumplimiento.
