Si un empleado renuncia o lo despiden, es importante saber si tienes que pagar el tiempo libre remunerado (PTO) acumulado, que suele ser una combinación de días de vacaciones, licencia por enfermedad y tiempo libre personal.
No existe ninguna ley federal que te obligue a pagar a los empleados las vacaciones no utilizadas cuando dejan la empresa. Sin embargo, muchos estados tienen leyes específicas sobre el pago del PTO.
Si las leyes sobre el tiempo libre remunerado de tu estado te exigen pagar las vacaciones acumuladas cuando se despide a un empleado, normalmente no puedes separar las vacaciones, el tiempo personal y la baja por enfermedad del PTO. Aunque, si tu estado no tiene leyes al respecto, puedes dividir esas categorías como mejor te parezca.
Las leyes sobre el tiempo libre remunerado tienden a considerar el PTO como vacaciones, ya que, al fin y al cabo, todo el tiempo de PTO puede utilizarse para vacaciones. Por lo tanto, si te encuentras en un estado que exige que pagues el tiempo no utilizado, es probable que tengas que pagar todo el PTO acumulado cuando se lleva a cabo la recisión del contrato laboral.
¿Se pagan de forma diferente los días de licencia por enfermedad y los días de vacaciones?
Por lo general, no.
Algunos empleadores se preguntan si pueden separar los días de vacaciones acumulados que están obligados a pagar de las licencias por enfermedad y los días personales acumulados. Dado que las bajas por enfermedad acumuladas son un tipo de PTO, las leyes sobre el pago del PTO de tu estado también se aplican a los días de licencia por enfermedad no utilizados de tu equipo, lo que significa que puede que tengas que pagarlos cuando un empleado deje de trabajar.
¿Qué ocurre con el pago del PTO o de las vacaciones cuando un empleado deja de trabajar?
A menos que tus empleados estén afiliados a un convenio colectivo (es decir, a un sindicato) o tengan un contrato en el que se estipule explícitamente que les pagarás el PTO cuando dejen de trabajar, tus requisitos dependerán de las leyes sobre el tiempo libre remunerado de tu estado.
Asegúrate de conocer las respuestas a estas dos preguntas:
- ¿Lo exige tu estado? Algunos estados tienen leyes específicas sobre el tiempo libre remunerado. Por ejemplo, en California, los empleadores están obligados a pagar las vacaciones acumuladas no utilizadas cuando los empleados dejan la empresa. Sin embargo, en el estado de Washington, la ley dice que el pago del PTO no es obligatorio para los empleadores.
- ¿Tu estado tiene limitaciones para el pago del PTO? Algunos estados exigen el pago de las vacaciones acumuladas en determinadas situaciones. Por ejemplo, en Rhode Island, los empleadores solo tienen que pagar las vacaciones ganadas en el momento del despido después de que el empleado haya trabajado en la empresa durante al menos un año.
Hay otros dos aspectos a tener en cuenta:
- La mayoría de los estados no te exigen que les des vacaciones a los empleados. No obstante, si les das vacaciones, es posible que tengas que pagárselas.
- Si en el manual del empleado se dice explícitamente que pagarás las vacaciones, tienes que pagar el PTO cuando el empleado deje de trabajar. Y si tienes la costumbre de pagar el PTO, mantén esa política coherente: los tribunales pueden considerarla exigible. Recuerda: Muchos manuales del empleado son exigibles como contratos de trabajo.
¿Qué estados exigen el pago del PTO en el momento de la rescisión? Utiliza el siguiente cuadro para ver si tu empresa tiene que pagar las vacaciones, la baja por enfermedad o los días personales no utilizados.
Leyes sobre el pago del PTO según el estado
Este cuadro se ha simplificado y refleja las leyes vigentes en el momento de la publicación de este artículo. Asegúrate de consultar al Departamento de Trabajo de tu estado para conocer las normas más actualizadas y cualquier requisito adicional.
Recuerda que si la política del PTO de tu empresa dice que pagarás el PTO, eso es por lo general legalmente exigible, independientemente de las leyes sobre el pago del PTO que se enumeran a continuación.
| ¿Tengo que pagar el PTO no utilizado? | ¿Hay alguna condición? | |
|---|---|---|
| Alabama | No | No |
| Alaska | No | No |
| Arizona | No | No |
| Arkansas | No | No |
| California | Sí | En California, el pago del PTO debe incluirse en el último sueldo del empleado |
| Colorado | Sí | No |
| Connecticut | No | No |
| Delaware | No | No |
| Florida | No | No |
| Georgia | No | No |
| Hawái | No | No |
| Idaho | No | No |
| Illinois | En Illinois, la ley sobre el pago del PTO dice que sí, a menos que tu contrato de trabajo diga lo contrario | Si la empresa ofrece PTO, cuando se despide a un empleado, todo el PTO no utilizado debe pagarse al empleado despedido de acuerdo con la política de la empresa o el contrato de trabajo |
| Indiana | Sí | En Indiana, puedes estipular las condiciones para el pago del PTO, como la cantidad de días trabajados |
| Iowa | No | No |
| Kansas | No | No |
| Kentucky | Sí, y el pago debe enviarse antes del siguiente período de pago o 14 días después del último día del empleado, lo que ocurra más tarde | No |
| Luisiana | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si el contrato de trabajo dice que no pagarás el PTO, no tienes que hacerlo |
| Maine | No | No |
| Maryland | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si la política de la empresa establece explícitamente que no se pagará el PTO, no tienes que hacerlo |
| Massachusetts | Sí | No |
| Michigan | No | No |
| Minnesota | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si la política de tu empresa establece explícitamente que no se pagará el PTO, no tienes que hacerlo |
| Misisipi | No | No |
| Misuri | No | Los empleados pueden intentar recuperar los salarios |
| Montana | Sí | No |
| Nebraska | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si tienes un contrato que indica que no pagarás el PTO, no tienes que hacerlo |
| Nevada | No | No |
| Nuevo Hampshire | No | La política de la organización (o el contrato firmado entre el empresario y el empleado) dictará si las vacaciones no utilizadas se pagan en el momento de la desvinculación |
| Nueva Jersey | No | No |
| Nuevo México | No | No |
| Nueva York | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si tienes una política que establece que el tiempo del PTO no utilizado se pierde, no tienes que hacerlo |
| Carolina del Norte | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si tienes una política que establece que el tiempo del PTO no utilizado se pierde, no tienes que hacerlo, excepto las licencias por enfermedad, que no tienen que pagarse |
| Dakota del Norte | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | No tienes que pagar el PTO si tienes una política escrita, el empleado trabajó para ti durante menos de un año y si dio menos de cinco días de preaviso |
| Ohio | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Una política escrita de pérdida de tiempo del PTO no utilizado sustituye a la ley de Ohio |
| Oklahoma | No | No |
| Oregón | No | No |
| Pensilvania | No | No |
| Rhode Island | Sí | Solo si el empleado ha trabajado para ti durante al menos un año |
| Carolina del Sur | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | No |
| Dakota del Sur | No | No |
| Tennessee | No | No |
| Texas | No | No |
| Utah | No | No |
| Vermont | No | No |
| Virginia | No | No |
| Washington | No | No |
| Washington, D.C. | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si el contrato o el manual dicen explícitamente que no pagarás el PTO, no tienes que hacerlo |
| Virginia Occidental | Sí | Puedes especificar requisitos y calendarios de pago |
| Wisconsin | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Si el contrato o el manual dicen que no pagarás el PTO, no tienes que hacerlo |
| Wyoming | Sí, a menos que el contrato de trabajo diga que no pagarás el PTO | Tus políticas pueden sustituir esto mediante el establecimiento de requisitos de preaviso o la denegación total del pago del PTO |
¿Qué pasa si ofrezco vacaciones ilimitadas?
Las vacaciones ilimitadas son un invento relativamente nuevo que aún no se ha probado del todo con las leyes actuales sobre el pago del PTO. Pero, por lo general, no tienes que pagar ningún PTO en esta situación.
Esto se debe a que la mayoría de los estados que exigen el pago de las vacaciones estipulan que las vacaciones “acumuladas” ya están “conferidas”, lo que significa que el empleado ya las ha ganado. Las vacaciones ilimitadas no se confieren, por lo que no hay que pagar nada.
Sin embargo, si ofreces una política de vacaciones ilimitadas, te recomendamos que te asesores legalmente con un abogado laboralista que conozca las leyes específicas de tu estado.
¿Importa si el empleado renunció por su cuenta o lo despidieron?
Por lo general, no.
Si tu estado te exige que pagues el PTO no utilizado, no importa si despidieron o suspendieron a un empleado, o si este renunció. Sin embargo, puedes especificar en la política del PTO de tu empresa que los empleados despedidos no tienen derecho a cobrar.
Habla con un abogado laboralista de tu estado para asegurarte de que cumples las leyes estatales.
¿Qué pasa si el empleado ya dejó de trabajar y no le he pagado el PTO?
Saltarse el pago del PTO puede ser ilegal, así que habla con un especialista en recursos humanos para pequeñas empresas o con un abogado si crees que puedes estar en esta situación.
Un exempleado puede iniciar acciones judiciales por impago de salarios o incumplimiento del contrato, según lo que exija tu estado en cuanto al pago del PTO o según lo que establezca la política o las costumbres de tu empresa. Además de pagar el PTO, es posible que también tengas que pagar los honorarios de los abogados y los daños y perjuicios. Así que asegúrate de pagar el PTO exigido a tiempo para evitar estos costos adicionales y factores de estrés.
Una política empresarial clara sobre el PTO es la mejor manera de que tú y tus empleados estén de acuerdo. Algunos estados exigen el pago de las vacaciones acumuladas, otros no. Independientemente de cuál sea tu estado, establecer una política de antemano ayudará a que el proceso de desvinculación se desarrolle de la forma más fluida posible.
Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.