Puntos clave
Resumen | |
Definición | El pago de PTO se refiere a pagar a los empleados por el tiempo libre pagado acumulado no utilizado cuando dejan una empresa. |
Ley federal vs. estatal | No existe un requisito federal para pagar el PTO no utilizado, pero muchos estados tienen leyes específicas sobre el pago de PTO. |
Qué se cubre | Las leyes sobre el pago de PTO generalmente se aplican a las vacaciones y la licencia por enfermedad cuando se combinan en un único banco de PTO. |
Importancia de la política | Las políticas de PTO del empleador y los manuales del empleado pueden ser legalmente exigibles y pueden requerir el pago incluso si la ley estatal no lo exige. |
Propósito | Ayuda a los empleadores a comprender cuándo se debe pagar el PTO, evitar riesgos legales y gestionar las separaciones de empleados de forma conforme. |
Cuando un empleado renuncia o es despedido, es esencial saber si debe pagar el tiempo libre pagado (PTO), que suele ser una combinación de días de vacaciones, licencia por enfermedad y tiempo personal.
No existen leyes federales que le exijan pagar a los empleados por el tiempo de vacaciones no utilizado cuando dejan su empresa. Sin embargo, muchos estados sí tienen leyes específicas sobre el pago de PTO.
Si las leyes de su estado sobre tiempo libre pagado le obligan a pagar el tiempo de vacaciones acumulado cuando un empleado es despedido, normalmente no puede separar vacaciones, tiempo personal y licencia por enfermedad del PTO. Sin embargo, si su estado no tiene leyes relevantes, puede dividir esas categorías como considere apropiado.
¿Se aplican las leyes de pago de PTO tanto a las vacaciones como a la licencia por enfermedad?
En general, sí: las leyes de pago de PTO se aplican tanto a las vacaciones como a la licencia por enfermedad. Esto se debe a que las leyes sobre tiempo libre pagado tienden a considerar el PTO como vacaciones, ya que todo el tiempo acumulado de PTO puede, en última instancia, utilizarse como vacaciones.
Algunos empleadores se preguntan si pueden separar los días de vacaciones acumulados que están obligados a pagar de la licencia por enfermedad y los días personales acumulados. Dado que la licencia por enfermedad acumulada es un tipo de PTO, las leyes estatales sobre el pago de PTO también se aplican a los días de enfermedad no utilizados, lo que significa que es posible que tenga que pagarlos cuando un empleado se vaya.
¿Qué sucede con el pago de PTO o de vacaciones cuando un empleado se va?
A menos que sus empleados sean miembros de un convenio colectivo (es decir, un sindicato) o tengan un contrato que establezca explícitamente que pagará el PTO cuando se vayan, sus obligaciones dependen de las leyes de tiempo libre pagado de su estado.
Asegúrese de conocer las respuestas a estas dos preguntas:
¿Lo exige su estado? Algunos estados tienen leyes explícitas sobre tiempo libre pagado. Por ejemplo, en California, los empleadores están obligados a pagar el tiempo de vacaciones acumulado no utilizado cuando los empleados dejan la empresa. En el estado de Washington, sin embargo, la ley establece que no se requiere el pago de PTO por parte de los empleadores.
¿Tiene su estado limitaciones para los pagos de PTO? Algunos estados le exigen pagar el tiempo de vacaciones acumulado en determinadas situaciones. Por ejemplo, en Rhode Island, los empleadores solo deben pagar las vacaciones devengadas al término del empleo si el empleado ha trabajado en la empresa durante al menos un año.
Aquí hay otras dos cosas que debe tener en cuenta:
La mayoría de los estados no le exigen proporcionar tiempo de vacaciones a sus empleados. Sin embargo, si usted lo hace proporciona tiempo de vacaciones, es posible que deba pagarlo. Si su manual del empleado dice explícitamente que pagará el tiempo de vacaciones, debe pagar el PTO cuando su empleado se vaya. Y si tiene la costumbre de pagar el PTO, mantenga esa política de forma coherente: los tribunales pueden considerarla exigible. Recuerde: muchos manuales del empleado son exigibles como contratos laborales.
¿Qué estados exigen el pago de PTO cuando un empleado deja un trabajo?
Los siguientes estados exigen que usted pague el PTO cuando un empleado deja su trabajo:
California
Colorado
Illinois
Indiana
Louisiana
Maryland
Massachusetts
Minnesota
Montana
Nebraska
New Mexico
New York
North Carolina
North Dakota
Ohio
Rhode Island
South Carolina
Washington D.C.
West Virginia
Wisconsin
Wyoming
Sin embargo, algunos estados tienen estipulaciones especiales que dicen que usted no tiene que pagar el PTO si su acuerdo de empleo dice que no lo hará. Para entender mejor las leyes de su estado, consulte nuestra tabla a continuación.
Leyes de pago de PTO por estado
Esta tabla está simplificada y refleja las leyes vigentes en el momento de la publicación de este artículo: asegúrese de consultar el Departamento de Trabajo de su estado para conocer las normas más actualizadas y cualquier requisito adicional. Y tenga en cuenta que si la política de PTO de su empresa dice que pagará el PTO, eso suele ser legalmente exigible, independientemente de las leyes de pago de PTO que se enumeran a continuación.
¿Tengo que pagar el PTO no utilizado? | ¿Hay condiciones? | |
|---|---|---|
Alabama | No | No |
Alaska | No | No |
Arizona | No | No |
Arkansas | No | No |
California | Sí | En California, el pago de PTO debe incluirse en el último cheque de pago de su empleado |
Colorado | Sí | Los empleadores tienen que pagar el tiempo no utilizado dentro de los 14 días, o recibirán una penalización |
Connecticut | No | No |
Delaware | No | No |
Florida | No | No |
Georgia | No | No |
Hawaii | No | No |
Idaho | No | No |
Illinois | En Illinois, la ley de pago de PTO establece que sí, a menos que su contrato de trabajo diga lo contrario | Si la empresa ofrece PTO, cuando se termine el empleo de una persona, todo el PTO no utilizado debe pagarse al empleado despedido de acuerdo con la política de la empresa o el contrato del empleado |
Indiana | Sí | En Indiana, puede estipular condiciones para el pago de PTO, como el número de días trabajados |
Iowa | No | No |
Kansas | No | No |
Kentucky | No | No |
Louisiana | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Si su contrato de trabajo dice que no pagará el PTO, no tiene que hacerlo |
Maine | No | No |
Maryland | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Si las políticas de la empresa establecen explícitamente que no pagará el PTO, no tiene que hacerlo |
Massachusetts | Sí | No |
Michigan | No | No |
Minnesota | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Si la política de su empresa establece explícitamente que no pagará el PTO, no tiene que hacerlo |
Mississippi | No | No |
Missouri | No | Los empleados pueden intentar recuperar salarios |
Montana | Sí | No |
Nebraska | Sí | No |
Nevada | No | No |
New Jersey | No | No |
New Mexico | Sí, a menos que la política de su empresa diga que no pagará el PTO | No |
New York | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Si tiene una política que establece que el tiempo de PTO no utilizado se pierde, no tiene que pagarlo |
North Carolina | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Si tiene una política que establece que el tiempo de PTO no utilizado se pierde, no tiene que pagarlo, excepto la licencia por enfermedad, que no tiene que ser pagada |
North Dakota | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | No tiene que pagar el PTO si tiene una política por escrito, el empleado trabajó para usted por menos de un año y si dio un aviso de menos de cinco días |
Ohio | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Una política por escrito que anule el PTO no utilizado prevalece sobre la ley de Ohio |
Oklahoma | No | No |
Oregon | No | No |
Pennsylvania | No | No |
Rhode Island | Sí | Solo si un empleado ha trabajado para usted durante al menos un año |
South Carolina | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | No |
South Dakota | No | No |
Tennessee | No | No |
Texas | No | No |
Utah | No | No |
Vermont | No | No |
Virginia | No | No |
Washington | No | No |
Washington, D.C. | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Si su contrato o manual dice explícitamente que no pagará el PTO, no tiene que hacerlo |
West Virginia | Sí | Puede especificar requisitos y calendarios de pago |
Wisconsin | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Si su contrato o manual dice que no pagará el PTO, no tiene que hacerlo |
Wyoming | Sí, a menos que su contrato de trabajo diga que no pagará el PTO | Sus políticas pueden anular esto al establecer requisitos de aviso o negar los pagos de PTO por completo |
New Hampshire | No | La política de la organización (o el contrato firmado por el empleador y el empleado) dictará si las vacaciones no utilizadas se pagan al separarse |
¿Varían las leyes de pago de PTO por estado para trabajadores a tiempo parcial, por contrato o temporales?
Por lo general, no. En los estados que exigen el pago de PTO, cualquier empleado que tenga PTO no utilizado tiene derecho a ese pago, independientemente de si es a tiempo parcial o completo.
Sin embargo, por lo general, solo los empleados a tiempo completo acumulan PTO, dado que la mayoría de los empleadores no ofrece PTO a trabajadores a tiempo parcial, por contrato o temporales.
¿Pueden los empleadores en estados de 'at-will' optar por no pagar el PTO no utilizado?
Los empleadores en estados 'at-will' deben cumplir tanto con las leyes estatales como con las políticas de la empresa sobre el pago del PTO no utilizado. El hecho de que usted se encuentre en un estado 'at-will'—lo que significa que puede terminar la relación laboral de un empleado por cualquier motivo (siempre que sea legal)—no significa que esté exento de la ley estatal sobre el pago de PTO.
Si su estado le exige pagar el PTO no utilizado, debe hacerlo. Si su estado le exige pagar el PTO no utilizado solo si la política de su empresa ya lo establece, debe cumplir la política de su empresa.
¿Qué pasa si ofrezco vacaciones ilimitadas?
Las vacaciones ilimitadas son un concepto relativamente nuevo que no está completamente probado y comprobado con las leyes actuales de pago de PTO. Pero, por lo general, no tiene que pagar ningún PTO en esta situación.
Esto se debe a que la mayoría de los estados que le exigen pagar el tiempo de vacaciones estipulan el tiempo de vacaciones “acumulado” que ya está “adquirido”, es decir, el empleado ya lo ha ganado. Las vacaciones ilimitadas no se adquieren, por lo que no hay nada que pagar.
Sin embargo, si ofrece una política de vacaciones ilimitadas, le recomendamos que obtenga asesoría legal de un abogado laboral que conozca las leyes específicas de su estado.
¿Cómo funcionan las políticas de PTO de “úselo o piérdalo” según la ley estatal?
Depende del estado en el que se encuentre. Una política de PTO de “úselo o piérdalo” esencialmente significa que no pagará el PTO no utilizado. Por lo tanto, si su estado remite a la política de su empresa en lo que respecta a las leyes de PTO, no tendrá que pagar el PTO no utilizado con una política de “úselo o piérdalo”.
Los estados que no hacen cumplir el pago de PTO si la política de su empresa se opone específicamente a ello incluyen: Illinois, Louisiana, Maryland, Minnesota, New Hampshire, New York, North Carolina, North Dakota, Ohio, South Carolina, Washington D.C., Wisconsin, y Wyoming.
Si tiene una política de “úselo o piérdalo” pero su estado aún exige pagos de PTO—y no permite excepciones por la política de la empresa—está obligado a seguir la ley estatal. Tenga en cuenta que algunos estados, como Colorado, han prohibido explícitamente que los empleadores creen e implementen políticas de “úselo o piérdalo” que prohíban la acumulación de PTO.
¿Importa si mi empleado renunció por su cuenta o fue despedido?
En general, no.
Si su estado le exige pagar el PTO no utilizado, no importa si un empleado fue despedido, fue despedido por reducción de personal, o renunció. Sin embargo, es posible que pueda especificar que los empleados despedidos no son elegibles para pagos en la política de PTO de su empresa.
Consulte a un abogado laboral en su estado para asegurarse de que está cumpliendo las leyes estatales.
¿Están obligados los empleadores a incluir los pagos de PTO en el último cheque de pago de un empleado?
Depende. La mayoría de los estados que exigen pagos de PTO no tienen estipulaciones sobre cuándo debe realizarse el pago. California es el único estado que exige a los empleadores incluir los pagos de PTO en el último cheque de pago de un empleado. Colorado exige que los empleadores paguen el PTO no utilizado dentro de los 14 días posteriores al aviso por escrito del empleado, mientras que Kentucky exige el pago de los salarios finales en el siguiente período de pago o dentro de los 14 días posteriores al último día del empleado, lo que ocurra más tarde.
¿Qué sucede si mi empleado ya se fue y no pagué el PTO?
Omitir el pago de PTO puede ser ilegal, así que consulte a un experto en recursos humanos para pequeñas empresas o a un abogado si cree que puede estar en esta situación.
Su exempleado puede demandarle por salarios impagados o incumplimiento de contrato, según si su estado exige pagos de PTO o si su política o prácticas de la empresa establecen precedentes. Además de pagar el PTO, también podría tener que pagar honorarios de abogados y daños y perjuicios. Así que asegúrese de pagar el PTO requerido con prontitud para evitar estos costos y situaciones estresantes.
Una política de PTO clara por parte del empleador es la mejor manera de mantenerlo a usted y a sus empleados en la misma línea. Mientras que algunos estados le exigen pagar cualquier tiempo de vacaciones acumulado, otros no. Independientemente de la postura de su estado, establecer una política de antemano ayudará a que el proceso de salida (offboarding) de su empresa funcione lo más sin problemas posible. Nota rápida: esto no debe tomarse como asesoramiento legal o de recursos humanos. Dado que las leyes laborales cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación y la industria, consulte a un abogado o a un experto en recursos humanos para obtener orientación específica.Conozca los servicios de Recursos Humanos de Gusto
