¿Qué es un empleador de registro (EOR)?

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¿Está considerando contratar empleados o contratistas que vivan y trabajen en un país extranjero? Entonces, es probable que necesite un empleador de registro (EOR) que le ayude a navegar la burocracia y facilite el proceso. Siga leyendo para obtener una guía completa sobre los EOR o vea nuestro video breve al final de la publicación.

¿Qué es un EOR?

Así es: usted es propietario de un negocio. Desea contratar empleados o contratistas en otro país. Un empleador de registro es una organización que le ayuda a hacer precisamente eso.

El EOR asume el papel de empleador legal frente a los empleados extranjeros y, por tanto, asumirá las responsabilidades legales relacionadas con la relación laboral, lo que incluye la gestión de contratos, remuneraciones, beneficios, etc. Además, dado que las normativas laborales varían de un país a otro, puede ser difícil y consumir mucho tiempo mantenerse al día con los cambios y garantizar que sus operaciones cumplan con la normativa; un EOR elimina ese dolor de cabeza al asumir las responsabilidades de cumplimiento relacionadas con sus empleados y contratistas extranjeros.

¿Por qué necesitaría mi empresa uno?

Contratar una fuerza laboral global conlleva una serie de desafíos. Además de la necesidad de cumplir con las normativas en distintas regiones, los empleados de varios países requerirán sistemas, integraciones y procesos adicionales para gestionar la nómina, administrar beneficios, controlar el tiempo y la asistencia, etc. En lugar de preocuparse por configurar numerosos sistemas, puede delegar estas tareas en un empleador de registro, que se encargará de estas responsabilidades por usted.

¿Cuáles son exactamente las responsabilidades clave de un EOR?

El alcance del servicio de un EOR variará según la empresa específica que contrate, sus necesidades y el acuerdo que alcance. A continuación se presentan algunas tareas clave que puede discutir con su EOR:

Reclutamiento e incorporación:Algunos EOR asumirán el papel de identificar candidatos adecuados en distintos países y reclutarlos, además de encargarse del proceso de incorporación.

Contratos laborales:Un EOR creará y gestionará la documentación laboral. Esto puede incluir cartas de oferta, contratos de trabajo y documentación de terminación. También se asegurará de que la documentación cumpla con las normas laborales locales.

Gestión de nómina:El EOR será responsable de procesar la nómina para empleados y contratistas extranjeros; esto incluye el cálculo de salarios y sueldos, las retenciones fiscales y la gestión de cualquier otra deducción o embargo.

Cumplimiento fiscal:El EOR estará registrado ante las autoridades fiscales como el empleador de los empleados y contratistas extranjeros. Un EOR gestionará los asuntos fiscales relacionados con los empleados extranjeros; esto incluye retenciones, deducciones y contribuciones fiscales a las agencias locales correspondientes. Es responsabilidad del EOR garantizar que las obligaciones fiscales se cumplan de acuerdo con la normativa local.

Cumplimiento de la legislación laboral local:Las leyes laborales locales son extensas, especialmente al navegar entre múltiples idiomas y regiones. Un EOR con expertos en las leyes en constante cambio de cada localidad puede ayudar a su empresa a mantenerse en cumplimiento y a evitar sanciones.

Registro de tiempo y asistencia: Si su organización registra las horas de los empleados y la asistencia en los centros de trabajo, un EOR puede facilitar la documentación y garantizar que los trabajadores sean debidamente remunerados. También puede asegurarse de que no pague a empleados que no hayan presentado la documentación de hojas de tiempo requerida, quitándole esa tarea administrativa que consume mucho tiempo.

Apoyo de Recursos Humanos (RR. HH.):Un EOR proporciona un contacto local para gestionar las responsabilidades de RR. HH. que su empresa pueda necesitar, desde la contratación y la terminación hasta la nómina, los impuestos y los beneficios. Y lo harán con un conocimiento mucho más profundo de las regulaciones y requisitos legales locales para empleadores del que usted podría disponer actualmente.

Administración de beneficios:Cuando necesite un socio capacitado para administrar beneficios y responder a las preguntas de los trabajadores, un EOR puede actuar como una extensión experta de su equipo. Puede tanto gestionar la inscripción como atender las preguntas posteriores.

Documentación de cumplimiento: No basta con cumplir; su organización debe contar con la documentación adecuada que lo demuestre. Un EOR actúa como su punto de contacto principal, recopilando y presentando la documentación necesaria y transfiriéndola a usted para formalizar el cumplimiento.

Informes de nómina:Los informes de nómina pueden ser complejos y requieren reportes periódicos a nivel local y federal. Además, los informes de nómina deben proporcionar información financiera precisa a los trabajadores según los períodos de pago trabajados, que luego se consolidan en su organización. Un EOR puede agilizar el proceso de informes de nómina para sus trabajadores internacionales.

No todos los EOR asumen todas las tareas enumeradas anteriormente, por lo que debe identificar las necesidades de su empresa y discutir las responsabilidades clave que su organización requiere antes de firmar.

¿Qué está fuera del alcance?

Aunque los EOR son el contacto de referencia para la administración de RR. HH. y mantienen la relación legal con el empleado, el trabajo diario recae en su empresa. Su EOR no gestionará la carga de trabajo, no filtrará tareas ni supervisará plazos. Además, los EOR no ayudarán con marketing, ventas o distribución de productos, ya que esas son funciones de las que su organización es responsable. Los EOR son socios confiables de RR. HH., no sucursales de su negocio.

¿Cuáles son los diferentes tipos de EOR?

Los EOR varían según cómo operen sus propias organizaciones en cada país, pero normalmente se clasifican en EOR con entidad propia, EOR dependientes de socios o alguna combinación de ambos. Los EOR con entidad propia se incorporan en los países donde prestan servicios, convirtiéndose en empresas locales oficialmente registradas. Otros EOR subcontratan a socios locales, posicionándose más como intermediarios para sus clientes. El último tipo de EOR utiliza un enfoque combinado, subcontratando en algunos países e incorporándose en otros. Antes de firmar en la línea punteada, tenga claro con qué tipo de EOR está tratando para comprender cómo opera el EOR que está considerando en cada país.

Alternativas al uso de un EOR

Si está buscando un EOR, el término “organización profesional de empleadores” o PEO puede resultarle familiar. En este arreglo, la PEO ofrece asesoría o coordinación local en RR. HH., pero su empresa sigue siendo el empleador legal de su talento en el país. En este escenario, su organización será responsable de cumplir con las leyes y regulaciones locales y de saber cómo mantenerse en cumplimiento. Las agencias de contratación pueden ayudarle a reclutar talento internacional, pero su trabajo termina en el momento en que entregan el candidato a usted para su contratación. En lugar de contratar un EOR, su empresa también puede establecer una entidad local en el lugar objetivo, trabajar con contratistas o formar una asociación legal con otra empresa que pueda gestionar sus necesidades de talento internacional.

¿Un EOR es lo mismo que una PEO?

Aunque pueda escuchar los términos EOR y PEO usados indistintamente, no son lo mismo. Al trabajar con una PEO, su organización sigue siendo el empleador legal en todos los asuntos. Y aunque una PEO puede ayudarle a obtener precios más competitivos en beneficios como seguros y pensiones, seguirá necesitando su propio personal de RR. HH. Las PEO son más un complemento para su equipo de RR. HH. que un reemplazo. Además, tenga cuidado con las empresas conocidas como “PEO domésticas”. Estas operan como PEO pero tienen un alcance geográfico más limitado, típicamente confinado a la administración dentro del país o incluso solo a Estados Unidos. Es probable que estos socios no tengan la capacidad para ayudarle si decide expandirse globalmente o si tiene talento global en el país para ayudar con la administración de RR. HH.

Abrir una entidad extranjera frente a utilizar un EOR

Un empleador de registro puede ser mucho más económico que pagar el salario, el espacio de oficina y las tasas de registro comercial necesarias para abrir una oficina local. Abrir una entidad extranjera requiere no solo contratar personal en la región, sino también comprender los requisitos legales para las empresas, incluidos impuestos, cumplimiento y derechos de los trabajadores. Además, necesitará adquirir, incorporar, gestionar y retener su talento, además de dedicar el tiempo necesario para hacerlo profesionalmente y de acuerdo con las leyes locales. Los derechos de los trabajadores varían según el país, incluidas la contratación, los plazos de aviso y terminación, los días festivos, las licencias médicas y el trabajo remoto. Abrir una entidad extranjera requiere que su equipo interno gestione y financie todo esto, a menos que se asocie con alguien como un EOR.

Conclusión

Un empleador de registro es una organización que ayuda a las empresas a gestionar los recursos humanos, la nómina y otras tareas administrativas asociadas con la contratación de talento internacional. Además, asume la relación legal con su trabajador, gestionando las tareas de cumplimiento relacionadas. Trabajar con un EOR puede ser más rápido, sencillo y rentable para las empresas que buscan contratar talento internacional en comparación con abrir una entidad extranjera por su cuenta. Existen diferentes tipos de EOR, así como otras opciones si las empresas deciden no utilizar uno. Esto incluye contratar una organización profesional de empleadores, conocida como PEO. Sin embargo, las PEO funcionan como un complemento de apoyo para su propio personal de RR. HH. y no lo reemplazan. Contratar talento internacional sin un EOR requiere que su organización elija si trabajar con contratistas, crear una entidad extranjera en el país o formar una asociación con otra organización que gestione sus necesidades de talento en el país. Sea cual sea la opción que elija, existen muchas vías para contratar el talento internacional que su empresa necesita para alcanzar sus objetivos.

Video: ¿Qué es un empleador de registro (EOR)?