¿Estás pensando en contratar empleados o contratistas que vivan y trabajen en el extranjero? Entonces quizás necesites un empleador registrado (EOR) que te ayude a hacer frente a la burocracia y que te facilite el proceso. Sigue leyendo para obtener una guía completa sobre los EOR.
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¿Qué es un EOR?
Las cosas son así: tú tienes una empresa. Quieres contratar empleados o contratistas en otro país. Pues bien, un EOR es una organización que te ayuda a hacerlo.
El EOR asume el papel de empleador legal de los empleados extranjeros, por lo que asumirá las responsabilidades legales relacionadas con el empleo, lo que incluye la gestión de contratos, compensación, beneficios, etc. Sobre todo, debido a que la normativa laboral varía de un país a otro, puede ser difícil y llevar mucho tiempo estar al tanto de los cambios y asegurarte de que tus operaciones cumplan con la normativa. Por lo tanto, un EOR se encarga de esos asuntos y asume las responsabilidades de cumplimiento relacionadas con tus empleados y contratistas extranjeros.
¿Por qué mi empresa necesita un EOR?
La contratación de personal internacional conlleva una serie de retos. Aparte de la necesidad de cumplir la normativa en todas las regiones, los empleados de distintos países necesitarán sistemas, integraciones y procesos adicionales para gestionar las nóminas, administrar los beneficios, controlar el tiempo y la asistencia, etc. En lugar de preocuparte por configurar muchos sistemas, puedes simplemente delegar estas tareas a un EOR, que te librará de estas responsabilidades.
¿Cuáles son exactamente las responsabilidades clave de un EOR?
El alcance del servicio de un EOR variará en función de la empresa concreta que contrates, de tus necesidades y del acuerdo al que lleguen. Estas son algunas de las principales tareas que puedes tratar con tu EOR:
Contratación e inducción: algunos EOR se encargarán de identificar a los candidatos adecuados en distintos países y de contratarlos, así como del proceso de incorporación.
Contratos de trabajo: un EOR creará y gestionará la documentación laboral. Puede incluir cartas de oferta, contratos de trabajo y documentación de terminación. También se asegurará de que la documentación cumpla la normativa laboral local.
Gestión de nóminas: el EOR se encargará de procesar las nóminas de los empleados y contratistas extranjeros; esto incluye el cálculo de sueldos y salarios, las retenciones fiscales y la gestión de cualquier otra deducción o retención.
Cumplimiento fiscal: el EOR se registrará ante las autoridades fiscales como empleador de los empleados y contratistas extranjeros. El EOR gestionará los asuntos relacionados con los impuestos de los empleados extranjeros; esto incluye las retenciones, deducciones y contribuciones fiscales a los organismos locales correspondientes. Es responsabilidad del EOR garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de conformidad con la normativa local.
Cumplimiento de la legislación laboral local: el rango de legislaciones laborales locales es muy amplio, sobre todo cuando trabajas con personas que hablan idiomas distintos en varias regiones. Un EOR que cuente con especialistas en las leyes cambiantes de cada lugar puede ayudar a tu empresa a cumplir la normativa y evitar multas.
Control del tiempo y la asistencia: si tu empresa controla el tiempo y la asistencia de los empleados al lugar de trabajo, un EOR puede facilitar el papeleo y garantizar que los trabajadores reciban la compensación adecuada. También puede asegurarse de que no pagues a los empleados que no han presentado la documentación requerida sobre su control de tiempo, eliminando así una tarea administrativa que requiere mucho tiempo.
Apoyo en recursos humanos (RRHH): un EOR proporciona un contacto local para gestionar las responsabilidades de RRHH que tu empresa necesite, desde la contratación y el despido hasta las nóminas, los impuestos y los beneficios. Y lo hará con un conocimiento de la normativa y los requisitos legales locales muy superior al que tú puedas tener acceso en este momento.
Administración de beneficios: si necesitas un socio capaz de administrar los beneficios y responder a las preguntas de los trabajadores, un EOR puede ayudarte como una extensión de tu equipo. Puede gestionar tanto la inscripción como las preguntas posteriores.
Documentación de cumplimiento: no basta con cumplir la normativa, tu organización debe disponer de la documentación adecuada para demostrarlo. Un EOR actúa como el principal punto de contacto, recopila y presenta el papeleo necesario y te transfiere la documentación para codificar el cumplimiento.
Elaboración de informes sobre la nómina: los informes sobre la nómina pueden ser complejos y requieren la presentación periódica de informes locales y federales. También deben proporcionar informes financieros precisos a los trabajadores en función de los períodos de pago trabajados, que luego pasan a tu organización. Un EOR puede agilizar el proceso de elaboración de informes sobre las nóminas para tus trabajadores internacionales.
No todos los EOR asumen todas las tareas enumeradas anteriormente, por lo que debes identificar las necesidades de tu empresa y analizar las responsabilidades clave que tu organización necesita antes de contratar uno.
¿Qué está fuera del alcance de los EOR?
Si bien los EOR son el contacto al que acudir para la administración de RRHH y mantienen la relación jurídica con el empleado, tú debes encargarte del trabajo diario. Tu EOR no gestionará la carga de trabajo, ni controlará las asignaciones o los plazos. Además, los EOR no ayudarán con la comercialización, las ventas o la distribución de productos, ya que son funciones que tu organización es responsable de cubrir. Los EOR son socios de RRHH de confianza, no puestos avanzados de tu empresa.
¿Cuáles son los diferentes tipos de EOR?
Los EOR varían en función de cómo funcionen sus propias organizaciones dentro de cada país, pero suelen ser EOR de entidad de propiedad absoluta, EOR dependientes de un socio o alguna combinación de ambas. Los EOR de entidad propia se constituyen en los países donde prestan sus servicios, convirtiéndose en una empresa local registrada oficialmente. Otros EOR subcontratan a socios en el país, posicionándose más como intermediarias para sus propios clientes. El último tipo de EOR utiliza un enfoque combinado, subcontratando en algunos países y constituyéndose en sociedad en otros. Antes de estampar tu firma, aclara con qué tipo de EOR estás tratando para entender cómo opera dicho EOR en cada país donde tendrás operaciones.
Alternativas a utilizar un EOR
Si estás buscando un EOR, el término “organización profesional de empleadores” o PEO puede resultarte familiar. En este caso, la PEO ofrece asesoramiento o coordinación local de RRHH, pero tu empresa sigue siendo el empleador legal de tu personal en el país. En decir, tu organización será responsable de cumplir las leyes y reglamentos locales, y de saber cómo mantenerte en cumplimiento. Las agencias de colocación pueden ayudarte a contratar talentos internacionales, pero su trabajo termina en el momento en que te presentan al candidato para que lo contrates. En lugar de contratar a un EOR, tu empresa también puede establecer una entidad local en tu lugar de destino, trabajar con contratistas o formar una asociación legal con otra empresa que también pueda gestionar tus necesidades de talento internacional.
¿Es lo mismo un EOR que una PEO?
Aunque oigas hablar indistintamente de EOR y PEO, no son lo mismo. Cuando trabajas con una PEO, tu organización sigue siendo el empleador legal en todos los asuntos. Y aunque una PEO puede ayudarte a conseguir precios más competitivos en beneficios como seguros y pensiones, seguirás necesitando tu propio personal de RRHH. Las PEO son más bien un complemento de tu equipo de RRHH que un sustituto. Además, ten cuidado con las empresas conocidas como “PEO domésticas”. Estas operan como PEO pero tienen un ámbito geográfico más limitado, que suele estar restringido a la administración dentro del país o incluso solo en los Estados Unidos. Es probable que estos socios no puedan ayudarte en caso de que decidas expandirte globalmente o contar con profesionales internacionales en el país para ayudarte con la administración de RRHH.
Crear una entidad en el extranjero frente a utilizar un EOR
Un EOR puede ser mucho más accesible que pagar el salario, el espacio de oficina y las tasas de registro de empresa necesarias para abrir una oficina local. Abrir una entidad en el extranjero no solo requiere contratar personal en la región, sino también que conozca los requisitos legales para las empresas, incluidos los impuestos, el cumplimiento de la normativa y los derechos de los trabajadores. Además, tendrás que adquirir, contratar, gestionar y retener a tu personal, y dedicarle el tiempo necesario para hacerlo con profesionalidad y de acuerdo con la legislación local. Los derechos de los trabajadores varían según el país, incluidos los plazos de contratación, plazo de aviso de terminación, vacaciones, licencias médicas y trabajo a distancia. Abrir una entidad en el extranjero requiere que tu equipo interno gestione y pague todo esto, a menos que te asocies con alguien como un EOR.
Lo que hay que saber
Un EOR es una organización que ayuda a las empresas a gestionar los RRHH, las nóminas y otras tareas administrativas asociadas a la contratación de talento internacional. Además, asume la relación jurídica con tu trabajador, gestionando las tareas de cumplimiento relacionadas. Trabajar con un EOR puede ser más rápido, sencillo y rentable para las empresas que desean contratar talento internacional que abrir una entidad en el extranjero por sí mismas. Existen diferentes tipos de EOR, así como otras opciones, en caso de que las empresas decidan no utilizar uno. Esto incluye la contratación de una organización profesional de empleadores, conocida como PEO. Sin embargo, las PEO sirven como complemento de apoyo a tu propio personal de RRHH, pero no lo sustituyen. La contratación de talento internacional sin una PEO requiere que tu organización elija entre trabajar con contratistas, crear una entidad en el extranjero o formar una asociación con otra organización que gestione tus necesidades de talento en ese país. Sea cual sea la opción que elijas, existen muchas vías para contratar el talento internacional que tu empresa necesita para alcanzar sus objetivos.