¿Cuál es la diferencia entre un contratista independiente y un empleado?

Si estás contratando a alguien nuevo, deberás clasificarlo como empleado o contratista independiente. Te explicaremos las diferencias entre un contratista independiente y un empleado, y por qué son importantes. La clasificación errónea es un problema grave para los trabajadores, quienes podrían ser privados de protecciones legales y beneficios laborales si se les clasifica erróneamente. También representa un problema para los empleadores, quienes podrían enfrentar multas y demandas.

Cómo distinguir entre un contratista independiente y un empleado

Un contratista independiente es un trabajador que generalmente es dueño de su propio negocio y normalmente celebra contratos con empleadores para realizar un proyecto específico, por lo general de forma temporal. En contraste, los empleados acuerdan trabajar de forma regular para un solo empleador. En algunas situaciones, la línea entre un contratista independiente y un empleado es bastante clara. Por ejemplo, si contratas a un profesional de TI para configurar la nueva red informática de tu empresa, probablemente sería un contratista independiente. En otras situaciones, la línea puede ser difusa. Digamos que estás contratando a un trabajador temporal para ayudar con un gran proyecto en el que tu empresa ha estado trabajando durante unos meses. Esta persona podría considerarse un empleado, pero la clasificación de empleado o contratista dependería de varios factores.

El IRS, la Ley de Normas Laborales Justas y la jurisprudencia han ayudado a definir las diferencias entre un empleado y un contratista independiente. Aunque no existe una única prueba para determinar el estatus de contratista independiente, estas pruebas comparten algunas características comunes. Por ejemplo, todas analizan el grado de control que la empresa tiene sobre el trabajador y otorgan poco peso a cómo las partes caracterizan la relación. Por lo tanto, si la relación entre tu empresa y un trabajador parece una relación empleador-empleado, ¡probablemente lo sea! Incluso si tu intención era que fuera un contratista.

Para determinar si un trabajador es un empleado a efectos de la clasificación fiscal federal, el IRS analiza tres áreas definitorias: control del comportamiento, control financiero y tipo de relación.

Control del comportamiento: los empleados generalmente trabajan horas específicas según lo indicado por su empleador y en un lugar determinado por el empleador. Utilizan las herramientas y los recursos de la empresa para realizar su trabajo. El trabajo debe ser realizado por una persona en particular; los empleados generalmente no tienen la autoridad para contratar a alguien que los ayude. Además, si el sistema de evaluación de una empresa mide los detalles de cómo se realiza el trabajo, sugiere una relación laboral.

Por el contrario, los contratistas tienen mucho más control sobre las circunstancias de su trabajo. Determinan cuándo y dónde trabajarán y utilizan sus propias herramientas (por ejemplo, los consultores tienen sus propias computadoras portátiles, los techadores traen sus propios martillos). Los contratistas generalmente tienen la autoridad para retener o contratar a sus propios empleados para realizar el trabajo. Por último, el sistema de evaluación de una empresa para un contratista independiente debe medir solo el resultado final.

Control financiero: los empleados reciben un salario por hora o un salario fijo establecido por el empleador. Los impuestos se retienen de sus pagos y los días de pago se establecen en intervalos regulares, generalmente quincenales o mensuales. Los empleados no facturan a sus empleadores.

A diferencia de los empleados, los contratistas han invertido en su propio negocio, por ejemplo, al pagar sus propios gastos. Debido a esto, tienen un interés financiero en su éxito. Además, los términos de pago de los contratistas pueden variar. A diferencia de los empleados asalariados, los contratistas generalmente facturan por tiempo y/o entregables. Por ejemplo, pueden cobrar tarifas por hora o basadas en proyectos, con la mitad a pagarse por adelantado y la mitad a pagarse 30 días después de que se haya completado el proyecto y se haya enviado una factura. Los anticipos también son comunes para los contratistas que atienden necesidades de manera regular y requieren un pago por adelantado. Las empresas no retienen impuestos cuando pagan la factura de un contratista.

Relación: los empleados pueden esperar realizar un trabajo que es esencial para el negocio y que la relación continúe indefinidamente. Si tienes un restaurante, es probable que tus cocineros sean empleados a tiempo parcial o completo. Después de todo, necesitas personas que preparen la comida para poder abrir el negocio.

Los contratistas realizan funciones especializadas a corto plazo. Por ejemplo, podrías contratar a un redactor de solicitudes de subvenciones para ayudar a tu organización sin fines de lucro a solicitar una subvención específica, o a un diseñador de interiores para decorar tu espacio de oficina. Cuando tengas dudas, el IRS generalmente asume una relación de empleo, pero como se mencionó anteriormente, la línea puede ser ambigua.

Esta práctica tabla te ayudará a entender la diferencia entre ambos casos:

Un empleado:

• Trabaja en un horario y lugar específicos establecidos por ti, el empleador
• Generalmente trabaja para una sola empresa
• Recibe capacitación
• Utiliza tus herramientas u otros recursos relacionados con el trabajo
• Realiza tareas que son parte integral de tu negocio
• Está sujeto a un alto grado de control por parte tuya
• Generalmente recibe un salario o un pago por hora

¿Por qué importa? Porque los empleados…

• A menudo reciben beneficios laborales, como seguro de salud y tiempo libre remunerado
• Están sujetos a deducciones financieras como impuestos sobre la renta y el seguro social
• Pueden unirse a un sindicato
• Están protegidos por leyes estatales y federales sobre horas extras, salario mínimo y discriminación laboral

Un contratista independiente:

• Puede trabajar cuando y a veces donde desee
• Puede trabajar para varias empresas simultáneamente o en el mismo año
• No es capacitado por el empleador, sino que es contratado por su experiencia
• Utiliza sus propias herramientas y recursos
• Controla su propio método de trabajo
• A menudo (pero no siempre) se le paga por proyecto o por una tarifa fija

¿Por qué importa? Porque los contratistas…

• No reciben beneficios laborales
• Pagan sus propios impuestos y no están sujetos a otras deducciones
• Pueden no unirse a un sindicato
• Generalmente no reciben horas extraordinarias ni protección contra la discriminación laboral

Estas pautas pueden ayudarte a determinar si necesitas un empleado o un contratista independiente. Sin embargo, estas no son reglas estrictas y rápidas. Alguien que usa una computadora portátil de la empresa y trabaja en horarios flexibles desde el lugar que elija durante un promedio de 40 horas a la semana probablemente aún se considere un empleado, aunque su horario y ubicación sean flexibles. Muchos factores entran en juego al categorizar una relación laboral, como la duración de la relación en el pasado e incluso con qué frecuencia la persona trabaja para tu empresa.

Si aún no estás seguro de cómo clasificar a tus trabajadores o si tienes una situación particularmente complicada, comunícate con un abogado especializado en salarios y horas para obtener asesoramiento.

¿Aún confundido? Puedes presentar el Formulario SS-8 al IRS. Este formulario puede ser completado por el empleador o el trabajador, y tenemos una publicación de blog dedicada que te guiará paso a paso sobre cómo completar el Formulario SS-8. Una vez presentado el formulario, el IRS investigará y emitirá una determinación que te informará si el trabajador es un empleado o un contratista.

Contratación

La clasificación de tu trabajador marca una diferencia en cómo pagas, gravas y estructuras tus relaciones laborales. A continuación, se muestra un resumen rápido:

	Empleados	Contratistas
Ley laboral	Cubiertos porlaborales federalesy estatales	No cubiertos por las leyes laborales federales y estatales
Salarios	Tanto una tarifa por hora como un salario pagado, ambos pagados según un horario regular	Como se especifica en el acuerdo de contrato
Días de pago	Los días de pago deben cumplir con las leyes estatales sobre días de pago	Como se especifica en el acuerdo de contrato (por ejemplo, una suma global al final del trabajo, sumas más pequeñas pagadas por hitos, etc.)
Retención de impuestos	Se retienen la Seguridad Social, Medicare, impuesto federal (y estatal/local, si corresponde) sobre la renta de cada cheque de pago	No se retiene nada, a menos que recibas un Aviso CP2100 o CP2100A del IRS (si el nombre y el Número de Identificación del Contribuyente del beneficiario en la declaración de información presentada no coinciden con los registros del IRS)
Documentos fiscales	El empleador debe solicitar un Formulario W-4 a cada empleado((y algunos estados requieren formularios de retención adicionales))	El empleador debe solicitar un Formulario W-9 a cada contratista
Informes fiscales	Se informa toda la compensación pagada a un empleado durante el año fiscal mediante el uso de un Formulario W-2	Se informa el pago de $600 o más en un año calendario mediante el uso de un Formulario 1099-NEC—a menos que el contratista tenga una estructura empresarial corporativa, en cuyo caso no se requiere el Formulario 1099-NEC
Otros impuestos	Seguro de Desempleo estatal y federal	Ninguno

Para obtener más información sobre las diferencias entre empleados y contratistas, visita esta página del IRS.

¿Por qué es importante la distinción entre empleado y contratista independiente?

Los trabajadores a menudo eligen convertirse en contratistas porque desean tener un mayor control sobre su entorno de trabajo y horarios. Las empresas a menudo eligen utilizar contratistas para reducir costos cuando solo necesitan a alguien para un proyecto. Si bien puede ser beneficioso para ambas partes, la clasificación incorrecta de un contratista independiente resulta en una exposición a responsabilidad en varias áreas. Hay varias razones por las que es crucial clasificar correctamente a tus trabajadores:

1. Los trabajadores clasificados incorrectamente no tienen acceso a los beneficios y protecciones que se les otorgan a los empleados.

Si un trabajador no ingresa a la relación laboral con la intención de ser un contratista independiente, probablemente desee recibir beneficios de jubilación, seguro de salud y vacaciones pagadas disponibles para los empleados. Los trabajadores clasificados incorrectamente también se pierden las protecciones legales que se otorgan a los empleados, como las leyes sobre horas y salarios, compensación laboral y beneficios de desempleo.

2. La ley (no tú) determina quién es un contratista independiente y quién es un empleado.

¿Tu empleado firmó un contrato de contratista, un contrato de trabajo o simplemente aparece algunos días a la semana para ayudar? No importa cuál sea tu arreglo o lo que diga tu acuerdo por escrito, la clasificación laboral de tu equipo se basa en última instancia en la naturaleza del trabajo que realizan y cómo lo hacen.

Simplemente llamar a un trabajador contratista independiente, incluso en un acuerdo por escrito, no evita desafíos legales a esa clasificación por parte de los trabajadores, el Departamento de Trabajo, el IRS o las autoridades estatales o locales. Las auditorías y demandas por mala clasificación son comunes y pueden resultar en costos y multas elevadas.

3. Los empleados y los contratistas independientes se tratan de manera diferente a efectos fiscales.

Se espera que las empresas paguen ciertos impuestos en nombre de sus empleados. Esto incluye impuestos laborales para el gobierno estatal y federal, impuestos de Seguro Social y primas para compensación laboral y discapacidad. Por otro lado, las empresas no pagan estos impuestos para los contratistas independientes. En cambio, los contratistas son responsables de sus propios impuestos.

¿Te perdiste el memo? Es hora de poner las cosas en orden. Clasificar incorrectamente a tus trabajadores puede hacerte responsable de impuestos atrasados.

Si categorizas incorrectamente a un contratista independiente, una implicación es que pueden presentar una reclamación por desempleo en tu contra cuando finalice su contrato. Los requisitos del Departamento de Trabajo también pueden significar miles de dólares en multas por mala clasificación accidental. La mala clasificación intencional o fraudulenta de empleados ha llevado a multas significativas.

4. A veces, los contratistas independientes vienen con más responsabilidad.

Escuchas a alguien gritar “¡ay!” en la esquina. Uno de tus empleados acaba de resultar herido en el trabajo y te sientes terrible. Pero si los clasificas correctamente, las cosas probablemente no serán tan graves. Cómo podrán recuperarse a menudo depende de su estado y, en muchos casos, los empleados son los únicos que pueden recibir compensación laboral. Los contratistas independientes, sin embargo, pueden demandarte bajo ciertas condiciones, por lo que, aunque los contratistas deberían tener su propia póliza de seguro, es una práctica recomendada asegurarse de que tu póliza de compensación laboral cubra a cualquier persona que trabaje para ti, independientemente de su clasificación.

5. Los empleados pueden estar sujetos a diferentes regulaciones laborales.

Algunas industrias, como la atención médica y la educación, son un laberinto de reglas y regulaciones que se aplican específicamente a los empleados. Esto no es cierto en todo el espectro laboral, pero si estás en una industria altamente regulada, es posible que debas realizar capacitaciones adicionales y conservar documentación adicional sobre el trabajo que realizan tus empleados.

¿Qué sucede si clasifico incorrectamente a un empleado como contratista?

Cuando contratar a un empleado puede costar hasta un 30% más que contratar a un contratista independiente, puede ser tentador tratar de clasificar a tus trabajadores como contratistas independientes. Pero a menos que realmente sean contratistas independientes, no vale la pena el ahorro potencial. Las cifras gubernamentales estiman que el 25-30% de todos los empleados están mal clasificados como contratistas independientes. Es crucial que los empleadores hagan esto correctamente.

Independientemente de si la mala clasificación fue intencional o no intencional, tu negocio podría enfrentar graves consecuencias legales y financieras por hacerlo. Esto podría incluir el reembolso de salarios no pagados, incluidos salarios por horas extras, el pago de beneficios de compensación laboral del individuo, contribuciones de jubilación, beneficios para empleados, contribuciones de Medicare y Seguro Social, seguro de desempleo, seguro de salud y cualquier otro costo relacionado con los empleados, como impuestos atrasados y multas correspondientes por impuestos estatales y federales sobre la renta. Incluso podrías estar sujeto a una demanda en un tribunal federal, en determinadas circunstancias.

Así que simplemente no lo hagas.Cuando se trata de la clasificación de trabajadores, lo mejor que puedes hacer es ser proactivo, no reactivo. En lugar de esperar a que ocurra una situación potencialmente precaria, debes dejar claro a tus trabajadores cómo se clasificarán desde el principio y asegurarte de que sus roles se mantengan dentro de las definiciones proporcionadas por el IRS y el Departamento de Trabajo.