Como propietario de un negocio, si va a contratar a un nuevo empleado, tendrá que clasificarlos como empleado o como contratista independiente. Le explicaremos las diferencias entre un contratista independiente y un empleado, y por qué son importantes. La clasificación errónea es un problema serio para los trabajadores, que podrían verse privados de protecciones y beneficios laborales si se les clasifica incorrectamente. Las clasificaciones erróneas también son problemáticas para los empleadores, que podrían enfrentarse a multas y demandas.
Cómo distinguir entre un contratista independiente y un empleado
Un contratista independiente es un trabajador que a menudo posee su propio negocio y generalmente celebra contratos con empleadores para realizar un proyecto específico, normalmente a corto plazo. En contraste, los empleados aceptan trabajar de forma regular para un único empleador. En algunas situaciones, la línea entre un contratista independiente y un empleado es bastante clara. Por ejemplo, si contrata a un profesional de TI para instalar la nueva red informática de su empresa, probablemente esa persona sea un contratista independiente. En otras situaciones, la línea puede ser difusa. Diga que está incorporando a un trabajador temporal para ayudar a cubrir un gran proyecto en el que su empresa ha estado trabajando durante unos meses. Esta persona podría considerarse un empleado, pero la clasificación de empleado frente a contratista dependería de varios factores.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS), elLey de Normas Laborales Justas, y elderecho consuetudinario han ayudado a definir las diferencias entre un empleado y un contratista independiente. Aunque no existe una prueba única para determinar la condición de contratista independiente, estas pruebas comparten algunas características comunes. Por ejemplo, todas analizan el grado de control que la empresa tiene sobre el trabajador y dan poco peso a cómo las partes mismas caracterizan la relación. Así que, si la relación entre su empresa y un trabajador se parece a una relación empleador-empleado, ¡probablemente lo sea! Incluso si usted pretendía que fuera un contratista.
Para determinar si un trabajador es un empleado a efectos de la clasificación fiscal federal, el IRS examina tres áreas definitorias: control conductual, control financiero y el tipo de relación.
Control conductual: Los empleados suelen trabajar en horarios específicos indicados por su empleador y en un lugar determinado por el empleador. Utilizan las herramientas y recursos de la empresa para desempeñar su trabajo. El trabajo debe ser realizado por una persona en particular; los empleados normalmente no tienen la autoridad para contratar a alguien que los asista. Además, si el sistema de evaluación de una empresa mide los detalles de cómo se realiza el trabajo, esto sugiere una relación empleador-empleado.
Por el contrario, los trabajadores por cuenta propia tienen mucho más control sobre las circunstancias de su trabajo y sus propios horarios. Ellos determinan cuándo y dónde trabajarán, y utilizan sus propias herramientas (p. ej., los consultores tendrán sus propios ordenadores portátiles, los techadores traen sus propios martillos). Los contratistas generalmente tienen la autoridad para contratar o emplear a sus propios trabajadores para realizar el trabajo. Finalmente, el sistema de evaluación de una empresa para un contratista independiente debería medir únicamente el resultado final.
Control financiero: A los empleados se les paga una tarifa por hora o un salario establecido por el empleador. Se retienen impuestos de sus pagos y los días de pago se establecen en intervalos regulares, generalmente quincenales o mensuales. Los empleados no facturan a sus empleadores.
A diferencia de los empleados, los contratistas han invertido en su propio negocio, por ejemplo pagando sus propios gastos. Por ello, tienen un interés financiero en su éxito. Además, los términos de pago de los contratistas pueden variar. A diferencia de los empleados asalariados, los contratistas suelen facturar por tiempo y/o entregables. Por ejemplo, pueden cobrar tarifas por hora o por proyecto, con la mitad pagada por adelantado y la otra mitad 30 días después de que el proyecto se haya completado y se haya enviado la factura. Los retenedores también son comunes para contratistas que atienden necesidades de forma regular y requieren pago por adelantado. Las empresas no retienen impuestos cuando pagan la factura de un contratista.
Relación: Los empleados pueden esperar realizar trabajos que son esenciales para el negocio y que la relación continúe indefinidamente. Si usted posee un restaurante, sus cocineros probablemente sean empleados a tiempo parcial o completo. ¡Al fin y al cabo, necesita personas que preparen la comida para poder abrir el negocio!
Los contratistas realizan funciones especializadas a corto plazo. Por ejemplo, podría contratar a un redactor de subvenciones para ayudar a su organización sin fines de lucro a solicitar una convocatoria específica, o a un diseñador de interiores para decorar su espacio de oficina. En caso de duda, el IRS generalmente asume una relación de empleo, pero, como se indicó más arriba, la línea puede ser ambigua.
Esta práctica tabla puede ayudarle a distinguir la diferencia entre ambos:
Un empleado:
Trabaja en un horario y en un lugar específicos establecidos por usted, el empleador
Generalmente trabaja para una sola empresa
Recibe capacitación
Utiliza sus herramientas u otros recursos relacionados con el trabajo
Realiza tareas que son parte integral de su negocio
Está sujeto a un alto grado de control por su parte
Generalmente recibe un salario o un pago por hora
¿Por qué importa? Porque los empleados…
A menudo reciben beneficios para empleados, como seguro de salud y vacaciones pagadas
Están sujetos a deducciones financieras, como el impuesto del Seguro Social, el impuesto Medicare y las obligaciones de impuesto sobre la renta.
Pueden afiliarse a un sindicato
Están protegidos por leyes estatales y federales en cuanto a horas extras, salario mínimo y discriminación laboral
Un contratista independiente:
Puede trabajar cuando quiera y, en ocasiones, donde quiera
Puede trabajar para varias empresas simultáneamente o en el mismo año
No es capacitado por el empleador; más bien se le contrata por su experiencia
Utiliza sus propias herramientas y recursos
Controla su propio método de trabajo
A menudo (pero no siempre) se le paga por proyecto o mediante una tarifa fija
¿Por qué importa? Porque los contratistas…
No reciben beneficios laborales porque no pagan impuestos de desempleo
Pagan sus propios impuestos, incluidos los impuestos por cuenta propia, y no están sujetos a otras retenciones
No pueden afiliarse a un sindicato
Generalmente no reciben horas extras ni protección contra la discriminación laboral
Estas pautas pueden ayudarle a determinar si necesita un empleado o un contratista independiente; sin embargo, no son reglas absolutas. Alguien que usa el portátil de la empresa y trabaja horarios flexibles desde el lugar de su elección un promedio de 40 horas por semana probablemente siga considerándose empleado, aunque su horario y ubicación sean flexibles. Muchas consideraciones entran en juego al categorizar una relación laboral frente a una relación de contratista independiente — por ejemplo, cuán permanente ha sido la relación en el pasado e incluso con qué frecuencia la persona trabaja para su empresa.
Si aún no está seguro de cómo deben clasificarse sus trabajadores o si tiene una situación especialmente complicada, consulte a un abogado especializado en salarios y horas para obtener asesoramiento.
Still scratching your head? You can file a Formulario SS-8 con el IRS. Este formulario puede ser completado por el empleador o el trabajador, y tenemos un entrada de blog dedicada que le explica cómo completar el Formulario SS-8. Una vez que se presente el formulario, el IRS investigará y emitirá una determinación para informarle si el trabajador es un empleado o un contratista.
Cómo se clasifique a su trabajador influye en la forma en que paga, grava y estructura sus relaciones laborales. A continuación, un breve desglose:
Empleados | Contratistas | |
Legislación laboral | Cubierto tanto por las leyes federales ylas leyes estatales | No están cubiertos por las leyes laborales federales o estatales |
Salarios | Ya sea una tarifa por hora o un salario, ambos pagados en un calendario regular | Según lo especificado en el contrato |
Días de pago | Los días de pago deben cumplir con las leyes estatales sobre días de pago | Según lo especificado en el contrato (por ejemplo, un pago único al finalizar el trabajo, sumas más pequeñas pagadas por hitos, etc.) |
Retención de impuestos | Se retienen impuestos de Seguro Social, Medicare e impuesto sobre la renta federal (y estatal/local, si corresponde) de cada cheque de pago | No se retiene nada, a menos que reciba Notificación CP2100 o CP2100A del IRS (si el nombre del beneficiario y el TIN en la declaración informativa presentada no coinciden con los registros del IRS) |
Documentos fiscales | El empleador debe solicitar un W-4 de cada empleado (y algunos estados requieren formularios adicionales de retención) | El empleador debe solicitar un W-9 de cada contratista |
Declaración de impuestos | Informa toda la compensación pagada a un empleado durante el año fiscal mediante un Formulario W-2 | Informa pagos de $600 o más en un año calendario mediante un Formulario 1099-NEC—a menos que el contratista tenga una estructura empresarial corporativa, en cuyo caso no se requiere el 1099-NEC |
Otros impuestos | Seguro de desempleo estatal y federal | Ninguno |
Esta guía del IRS proporciona información adicional sobre las diferencias entre empleados y contratistas.
¿Por qué es importante la distinción entre empleado y contratista independiente?
Los trabajadores individuales a menudo eligen convertirse en contratistas porque desean mayor control sobre su entorno laboral y sus horarios. Las empresas frecuentemente optan por usar contratistas para reducir costos cuando solo necesitan a alguien para un proyecto. Aunque puede ser beneficioso para ambas partes, la clasificación errónea de contratistas independientes conlleva exposición a responsabilidad en varias áreas. Hay varias razones por las que es crucial categorizar correctamente a sus trabajadores:
1. Los trabajadores mal clasificados pierden beneficios y protecciones de los empleados.
Si un trabajador no entra en la relación laboral con la intención de ser un contratista independiente, probablemente quiera recibir prestaciones de jubilación, seguro de salud y vacaciones pagadas que están disponibles para los empleados. Los trabajadores mal clasificados también pierden las protecciones legales que se otorgan a los empleados, como las leyes de salario y horas, la compensación laboral y los beneficios por desempleo.
2. La ley (no usted) determina quién es contratista independiente y quién es empleado.
¿Su empleado firmó un contrato de contratista independiente, un contrato de empleo, o simplemente se presenta algunos días a la semana para ayudar? No importa cuál sea su arreglo, o lo que diga su contrato por escrito, la clasificación laboral de su equipo se basa en última instancia en la naturaleza del trabajo que realizan y en cómo lo realizan.
Referirse simplemente a un trabajador como contratista independiente, incluso en un acuerdo por escrito, no impide que dicha clasificación sea impugnada por los trabajadores, el Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL), el IRS o las autoridades estatales o locales. Las auditorías y demandas por clasificación errónea son comunes y pueden resultar en costos y sanciones elevadas.
3. Los empleados y los contratistas independientes son tratados de manera diferente a efectos fiscales.
Se espera que las empresas paguen ciertos impuestos en nombre de sus empleados. Esto incluye impuestos por empleo para el gobierno estatal y federal, impuesto del Seguro Social, y primas para compensación laboral y discapacidad. Por otro lado, las empresas no pagan estos impuestos por los contratistas independientes. En cambio, los contratistas son responsables de sus propios impuestos.
¿Se perdió el comunicado? Es hora de poner las cosas en orden. Clasificar incorrectamente a sus trabajadores podría hacerlo responsable por impuestos atrasados.
Si clasifica incorrectamente a un contratista independiente, una implicación es que podría presentar una reclamación de desempleo contra usted cuando su contrato termine. Los requisitos del DOL también pueden significar miles de dólares en multas por clasificación errónea accidental. La clasificación intencional o fraudulenta de empleados ha dado lugar a importantes multas.
4. A veces, los contratistas independientes conllevan más responsabilidad.
Escucha a alguien gritar “¡ay!” a la vuelta de la esquina. Uno de sus empleados acaba de lastimarse en el trabajo y usted se siente fatal. Pero si los clasifica correctamente, probablemente las cosas no serán tan graves. La forma en que podrán recuperarse a menudo depende de su estatus y, en muchos casos, los empleados son los únicos que pueden recibir compensación laboral. Sin embargo, los contratistas independientes pueden demandarle bajo ciertas condiciones, por lo que, aunque los contratistas deberían tener su propia póliza de seguro, es buena práctica asegurarse de que su póliza de compensación laboral cubra a cualquier persona que trabaje para usted, independientemente de su clasificación.
5. Los empleados pueden estar sujetos a diferentes normativas laborales.
Algunas industrias, como la atención sanitaria y la educación, son un laberinto de reglas y regulaciones que se aplican específicamente a los empleados. Esto no es cierto en todo el espectro laboral, pero si usted está en una industria altamente regulada, puede necesitar realizar capacitaciones adicionales y conservar documentación adicional relacionada con el trabajo que realizan sus empleados.
¿Qué sucede si clasifico erróneamente a un empleado como contratista?
When contratar a un empleado puede costar hasta un 30% más que contratar a un contratista independiente, puede ser tentador intentar clasificar a sus trabajadores como contratistas independientes. Pero, a menos que realmente sean contratistas independientes, no vale la pena el ahorro potencial. Un análisis del National Employment Law Project de 2020 estimó que entre el 10% y el 30% de los empleadores han clasificado erróneamente a empleados. Es crucial que los empleadores lo hagan bien.
Independientemente de si la clasificación errónea fue intencional o no, su empresa podría enfrentar serias consecuencias legales y financieras por hacerlo. Esto podría incluir el reembolso de salarios no pagados, incluidas las horas extras, el pago de las prestaciones de compensación laboral del individuo, contribuciones de jubilación, beneficios para empleados, contribuciones al Medicare y al Seguro Social, seguro de desempleo, seguro de salud y cualquier otro costo relacionado con empleados como impuestos atrasados y las sanciones aplicables por impuestos estatales y federales sobre la renta. Incluso podría estar sujeto a una demanda en un tribunal federal, en determinadas circunstancias.
En lo que respecta a la clasificación de trabajadores, lo mejor que puede hacer es ser proactivo, no reactivo. En lugar de esperar a que ocurra una situación potencialmente precaria, debe dejar claro a sus trabajadores exactamente cómo se les clasificará desde el principio y asegurarse de que sus funciones se mantengan dentro de las definiciones proporcionadas por el IRS y el DOL.
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