Actualización 14 de enero de 2026: En septiembre de 2025, el IRS publicó un borrador del Formulario W-9, que se revisará en enero de 2026. A partir de este borrador podemos ver un par de actualizaciones de las que le informaremos:
1. En la Parte I, Número de Identificación del Contribuyente (TIN), establece explícitamente que un Número de Identificación del Empleador (EIN) no debe utilizarse para una empresa unipersonal o una entidad ignorada a efectos fiscales.
Este cambio (del borrador) también se refleja en el Paso 7 a continuación.
2. En la sección “Parte II: Certificación”, hay un nuevo elemento en la lista de certificaciones. Se ve así:
No será relevante para la mayoría, pero si usted es un corredor de activos digitales que desea alegar que está exento de los requisitos de reporte de información en virtud de las regulaciones citadas, deberá marcar la casilla.
Si usted trabaja por cuenta propia como contratista independiente o trabajador autónomo, probablemente haya tenido que completar el Formulario W-9, que es diferente del Formulario W-4 que rellenan los empleados. Si usted ha ganado intereses de un banco o dividendos de un fondo mutuo, probablemente también se haya encontrado con el formulario W-9.
Como su nombre indica, el W-9 — Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación — solicita información de identificación como su nombre, dirección postal y número de identificación fiscal.
A diferencia de muchos otros formularios fiscales, usted no envía su W-9 completado al Internal Revenue Service (IRS).
En cambio, lo envía a la persona o institución con la que tiene una relación financiera, ya sea el propietario de un negocio que le contrata para trabajos como autónomo o el banco donde tiene una cuenta que genera intereses. Ellos usarán esa información para completar los formularios fiscales 1099, de modo que el IRS sepa cuánto dinero le pagaron. El formulario 1099 correspondiente debe estar matasellado antes del 31 de enero (o el lunes siguiente si el 31 cae en fin de semana), por lo que usted debería recibirlo a más tardar en la primera semana de febrero. También deberá presentar el 1099 con su declaración de impuestos también.
Como puede ver, el W-9 es importante para todos. Además, existen sanciones por no presentar correctamente los 1099 y a tiempo. Las sanciones van desde $50 a más de un millón de dólares, según la cantidad de ingresos brutos y cuánto se haya retrasado. ¡Conviene hacerlo bien!
Si desea ver un video sobre el W-9 y cómo completarlo, desplácese hasta el final de esta publicación.
De lo contrario, siga leyendo para conocer qué más necesita saber sobre el Formulario W-9 del IRS y cómo completarlo con precisión.
Enlaces rápidos
¿Necesita completar un formulario W-9?
Si usted es un contratista independiente, necesitará completar un W-9 para cada cliente al que facture $600 o más en ese año fiscal. Un W-9 refleja que usted es responsable de sus propios impuestos sobre la renta y que su pagador no los retendrá, ya que usted no es un empleado. También hay otras situaciones en las que debe completar un formulario W-9.
Por ejemplo, el W-9 será relevante si usted:
Ha recibido ingresos por transacciones inmobiliarias
Ha pagado intereses hipotecarios
Ha pagado intereses de préstamos estudiantiles
Ha tenido deudas condonadas
Ha ganado intereses de un banco
Vaya al sitio web del IRS para la lista completa.
Cómo completar un formulario W-9
1. Descargue el formulario W-9 de IRS.gov
Aunque a menudo le suministrarán una copia del formulario, usted también puede descargar el formulario del sitio web del IRS por su cuenta. Es un formulario de una página con cuatro páginas de instrucciones del IRS. Siempre es una buena idea consultar la información del IRS o llamar a su CPA, Agente inscrito o profesional de impuestos para los detalles. Para la mayoría de nosotros, sin embargo, el W-9 es bastante sencillo. Le guiaremos paso a paso.
2. Proporcione su nombre legal completo y el nombre de la empresa
La línea 1 del formulario le pedirá su nombre legal.
Si usted es una persona física, empresa unipersonal, o LLC de un solo miembro (sociedad de responsabilidad limitada), debe ingresar su propio nombre tal como aparece en sus declaraciones de impuestos individuales. Si tiene un nombre comercial separado o “haciendo negocios como” nombre DBA, esa información irá en la línea 2.
Si su negocio es una sociedad, una LLC con varios miembros, una corporación C o una corporación S, debe usar el nombre legal de la entidad.
3. Estructura empresarial
En marzo de 2024, el IRS publicó un Formulario W-9 revisado. Los cambios más notables están dentro del Paso 3, donde ahora hay pasos 3a y 3b. Aquí están los detalles:
Paso 3a
La redacción anterior del Paso 3 era un poco confusa, por lo que el nuevo formulario intenta aclarar qué casilla marcar si su negocio es una LLC. En particular, si usted posee una LLC de un solo miembro, que está “desestimada a efectos fiscales”, eso significa que marcará la casilla para la clasificación fiscal del propietario, muy probablemente “Individuo/propietario único.”
Para las LLC que no son entidades desestimadas, se debe marcar la casilla “LLC” y debe ingresarse la clasificación fiscal correspondiente: 'C' para corporación C, 'S' para corporación S o 'P' para sociedad (Partnership).
Paso 3b
El Paso 3b es para cualquier persona que 1) marque “Partnership,” “Trust/estate,” o “LLC” y escriba “P” como su clasificación y 2) esté proporcionando el formulario a una sociedad, fideicomiso o patrimonio en el que tenga un interés de propiedad. Si cumple con ambos criterios y usted además tenga socios, propietarios o beneficiarios extranjeros, entonces debe marcar la casilla correspondiente.
Al marcar esta casilla, usted indica al destinatario que puede requerirse información adicional en los Anexos K-2 y K-3, que forman parte del Formulario 1065, Anexo K-1. Los Anexos K-2 y K-3 informan la información fiscal internacional relevante a los socios de la sociedad y a los beneficiarios de un fideicomiso o patrimonio.
4. Exención
La mayoría de las personas y tipos de negocios no tienen que completar nada en la casilla 4, a menos que tenga que añadir códigos de pagador exento o de reporte FATCA. (Lo último se relaciona con la tenencia de cuentas en el extranjero y el cumplimiento de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA).) Es posible que deba hacerlo si su negocio está constituido como corporación, por lo que asegúrese de verificar con su asesor fiscal.
5. Ingrese su dirección postal
Las líneas 5 y 6 son sencillas: escriba la dirección postal donde desea recibir información fiscal importante.
Si usted está completando el W-9 como trabajador autónomo, su cliente utilizará esta dirección cuando prepare su 1099-NEC por la compensación a no empleados que obtuvo, lo cual es esencial para presentar su declaración de impuestos con precisión.
Si usted completa un W-9 por ingresos misceláneos (por ejemplo, por recibir premios), es en esta dirección donde lo más probable es que reciba el Formulario 1099-MISC, mientras que el 1099-DIV es enviado por bancos y otras instituciones financieras para reportar dividendos.
6. Agregue cualquier número de cuenta
Si su(s) cliente(s) le dan un número de cuenta único para identificarle, este podría añadirse en la línea 7. También es opcional proporcionar el nombre y la dirección del solicitante en la casilla correspondiente, lo que puede ayudarle a llevar un registro de a quién está proporcionando su número de identificación fiscal, junto con el número de clientes para los que está completando este formulario (uno por cada cliente).
7. Proporcione su número de Seguro Social o Número de Identificación del Empleador
A continuación, pase a la Parte I. Este es el punto principal del formulario, el lugar donde debe ingresar su Número de Identificación del Contribuyente (TIN).
Normalmente, usted usa su Número de Seguro Social (SSN) o su Número de Identificación del Empleador (EIN). Todo depende de la estructura de su negocio para la clasificación fiscal federal que ingresó en la casilla correspondiente en la parte superior del formulario. Debe señalarse, sin embargo, que a partir de 2026 esta sección establece explícitamente “No informe el número de identificación del empleador (EIN) de una empresa unipersonal o entidad desestimada.” Ya sea que este cambio le afecte o no, debe ingresar el TIN correcto para la declaración informativa.
Si usted es… | Ingrese su | A menos que |
Una persona física | SSN | |
Un propietario único | SSN o EIN | |
El propietario de una LLC de un solo miembro que tributa como una entidad desestimada | SSN | Si usted personalmente tiene un EIN, puede usar ese también. Pero no utilice el EIN de su LLC. |
El propietario de una LLC clasificada como corporación S o C o como sociedad | EIN | |
El propietario de cualquier otro tipo de entidad empresarial | EIN |
