Si eres autónomo como contratista independiente o freelancer, es probable que hayas necesitado completar el Formulario W-9, que es diferente del Formulario W-4 que completan los empleados. Si has obtenido intereses de un banco o dividendos de un fondo mutuo, es probable que también te hayas encontrado con el formulario W-9.

Como su nombre lo indica, el W-9 – Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación – solicita información de identificación como tu nombre, dirección postal e identificación del contribuyente.

A diferencia de muchos otros formularios fiscales, no envías tu W-9 completo al Servicio de Impuestos Internos (IRS).

En cambio, lo envías a la persona o institución con la que tienes una relación financiera, ya sea un propietario de negocio que te contrata para realizar trabajos freelance o el banco donde tienes una cuenta que genera intereses. Utilizarán esa información para completar los documentos fiscales 1099, para que el IRS sepa cuánto dinero te pagaron. El formulario 1099 correspondiente debe tener matasellos antes del 31 de enero (o el siguiente lunes si el 31 cae en un fin de semana), por lo que deberías recibirlo a más tardar la primera semana de febrero. También deberás presentar el formulario 1099 junto con tus impuestos.

Como puedes ver, el W-9 es importante para todos. Además, hay sanciones por no presentar correctamente y a tiempo los formularios 1099. Las sanciones van desde $50 hasta más de un millón de dólares, dependiendo de la cantidad de ingresos brutos y de qué tan tarde sea. ¡Vale la pena hacerlo bien!

Esto es lo que más necesitas saber sobre el formulario del IRS W-9 y cómo completarlo con precisión.

¿Necesito completar un formulario W-9?

Si eres un contratista independiente, deberás completar un W-9 para cada cliente para el cual factures $600 o más en el año fiscal correspondiente. Un W-9 refleja que eres responsable de tus propios impuestos sobre el ingreso y tu pagador no los retendrá, ya que no eres un empleado. También hay otras situaciones en las que debes completar un formulario W-9.

Por ejemplo, el W-9 será necesario si:

  • Tienes ganancias de transacciones de bienes raíces
  • Pagaste intereses hipotecarios
  • Pagaste intereses de préstamos estudiantiles
  • Tienes deudas canceladas
  • Obtuviste intereses de un banco

Dirígete al sitio web del IRS para ver la lista completa.

Cómo completar un formulario W-9

1. Descarga el formulario W-9 de IRS.gov

Aunque a menudo se te proporcionará una copia del formulario, también puedes descargarlo tú mismo desde el sitio web del IRS. Es un formulario de una página con cuatro páginas de instrucciones del IRS. Siempre es una buena idea consultar la información del IRS o llamar a tu contador, agente inscrito o profesional de impuestos para obtener los detalles. Sin embargo, para la mayoría de nosotros, el W-9 es bastante sencillo. Te guiaremos en el proceso.

2. Proporciona tu nombre legal completo y nombre comercial

La línea 1 del formulario te pedirá tu nombre legal.

Si eres una persona física, titular único o LLC de un miembro (empresa de responsabilidad limitada), debes ingresar tu propio nombre tal como aparece en tus declaraciones de impuestos individuales. Si tienes un nombre comercial separado o un nombre comercial conocido como “doing business as” (DBA), esa información irá en la línea 2.

Si tu negocio es una sociedad, LLC de varios miembros, corporación C o corporación S, debes utilizar el nombre legal de tu entidad.

3. Describe la estructura de tu negocio

A continuación, selecciona en la línea 3 la estructura de negocio que corresponda a tu situación. De esta manera, el IRS sabrá cómo estás clasificado para fines fiscales. Esto debe coincidir directamente con el formulario fiscal federal que completas anualmente para tu negocio.

4. Exención

La mayoría de las personas y tipos de negocios no tienen que completar nada en el recuadro 4, a menos que debas agregar un beneficiario exento o códigos de informe FATCA. (Estos últimos se relacionan con tenencias de cuentas extranjeras y el cumplimiento de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras). Sin embargo, es posible que debas hacerlo si tu negocio está estructurado como una corporación, así que asegúrate de verificarlo con tu contador de impuestos.

5. Ingresa tu dirección postal

Las líneas 5 y 6 son sencillas: anota la dirección postal donde deseas recibir información fiscal importante.

Si estás completando el W-9 como freelancer, tu cliente utilizará esta dirección cuando prepare tu 1099-NEC por la compensación de no empleado que obtuviste, lo cual es esencial para presentar tus impuestos de manera precisa.

Si estás completando un W-9 para ingresos diversos (como para recibir premios), es probable que recibas el Formulario 1099-MISC en esta dirección, mientras que el Formulario 1099-DIV es enviado por bancos y otras instituciones financieras para informar sobre dividendos.

6. Agrega cualquier número de cuenta

Si tu(s) cliente(s) te proporcionan un número de cuenta único para identificarte, puedes agregarlo en la línea 7. También es opcional proporcionar el nombre y dirección del solicitante en el recuadro correspondiente, lo cual puede ayudarte a realizar un seguimiento de a quién estás proporcionando tu número de identificación fiscal, junto con el número de clientes para los que estás completando este formulario (uno para cada cliente).

7. Proporciona tu número de Seguro Social o Número de Identificación de Empleador

A continuación, baja hasta la Parte I. Este es el punto principal del formulario, el lugar donde debes ingresar tu Número de Identificación del Contribuyente (TIN).

Normalmente, puedes usar tu Número de Seguro Social (SSN) o tu Número de Identificación de Empleador (EIN). Todo depende de la estructura de tu negocio para la clasificación fiscal federal que ingresaste en el recuadro correspondiente en la parte superior del formulario, pero en cualquier caso, debes ingresar el TIN correcto para la declaración de información.

Si eres…Ingresa tu…A menos que
Un individuoSSN 
Un propietario únicoSSN o EIN 
El propietario de una LLC de un solo miembro que tributa como entidad no reconocidaSSN Si personalmente tienes un EIN, también puedes usarlo. Pero no uses el EIN de tu LLC.
El propietario de una LLC clasificada como una corporación S o C o una sociedadEIN 
El propietario de cualquier otro tipo de entidad empresarialEIN  

8. Verifica si necesitas firmar y fechar el formulario

La Parte II es la parte de certificación del formulario. Ahora, esta última parte del formulario W-9 es un poco peculiar.

Si el IRS te ha informado que estás sujeto a retención de respaldo, deberás tachar el número 2. De lo contrario, deja esa parte como está. (La mayoría de las personas están exentas de impuestos).

Técnicamente, podrías haber terminado con el formulario W-9 en este punto. Esto se debe a que no necesitas firmar la Parte II en muchas situaciones.

El IRS solo requiere que firmes el W-9 si lo estás completando debido a:

  • Una cuenta de interés, dividendos, corredor o intercambio de trueque abierta después de 1983
  • Una cuenta de corredor considerada inactiva durante 1983, o
  • Una transacción inmobiliaria

Sin embargo, el IRS también permite que el solicitante del formulario W-9 te exija que lo firmes. Esto se solicita a menudo para confirmar que eres realmente una persona o extranjero residente en Estados Unidos. (Nota: Si no eres ciudadano estadounidense ni extranjero residente y te piden que proporciones un formulario W-9, debes completar el Formulario W-8BEN en su lugar y proporcionar tu Número de Identificación de Contribuyente Individual o ITIN).

Si lo firmas cuando no es necesario, eso generalmente está bien, a menos que las declaraciones no sean verdaderas. Una vez que hayas completado el formulario y lo hayas revisado para asegurarte de que sea preciso, envíalo a tu(s) cliente(s) o a la institución que lo requiera. Dado que contiene información de identidad importante, asegúrate de enviarlo solo a personas e instituciones que conozcas y en las que confíes.

Nota rápida: Esto no debe tomarse como asesoramiento legal o de recursos humanos. Dado que las leyes laborales cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación y la industria, consulta a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica. Obtén más información sobre los servicios de recursos humanos de Gusto aquí.

Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.

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