Los empleados y los contratistas son básicamente lo mismo, ¿no es cierto? La realidad es que no.
Es como decir que Superman y Batman son lo mismo. Claro, ambos son defensores con capas, pero mientras Superman utiliza sus superpoderes, Batman depende de su ingenio e inteligencia para combatir el crimen.
Del mismo modo, los empleados y los contratistas tienen características distintas que los diferencian unos de otros. Y hay que conocerlas, porque contratar a un contratista que debería ser un empleado tiene graves consecuencias.
Estos son algunos datos que debes conocer sobre la contratación de un empleado frente a la de un contratista para ayudarte a empezar a pensar en cuál es la mejor opción para tu empresa ahora mismo.
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¿En qué se diferencian los empleados de los contratistas independientes?
Trabajan de forma diferente.
A continuación, repasaremos las definiciones. Según el IRS:
- Un empleado es “cualquier persona que preste servicios para usted […] si usted puede controlar lo que se va a hacer y cómo se va a hacer. Esto es así incluso cuando da al empleado libertad de acción”. Lo que esto significa es que, aunque permitas que alguien trabaje con una supervisión o vigilancia mínimas, si quieres decirle lo que tiene que hacer y cómo, tendrás que contratar a un empleado.
- Un contratista independiente es un trabajador para el que “el pagador tiene derecho a controlar o dirigir solo el resultado del trabajo y no lo que se va a hacer y cómo se va a hacer”. En otras palabras, cuando contratas a un contratista solo puedes controlar el resultado o lo que se va a entregar, no cómo se realiza el trabajo.
Por ejemplo, si contratas a un desarrollador web para que cree un sitio web, el resultado del trabajo es el sitio web; y puedes indicarle que quieres un sitio web de seis páginas con unicornios y arco iris. Pero como se trata de un desarrollador que es contratista independiente, no puedes decirle que quieres que trabaje todos los martes durante tres horas, en tu oficina, con tu computadora, siguiendo un flujo de trabajo específico.
Se les paga de forma diferente.
Existen algunas diferencias clave entre la forma de pagar a un contratista y a un empleado.
Pago a empleados
Cuando le pagas a un empleado, hay ciertas cosas que tienes que cubrir:
- Los impuestos federales sobre la nómina del empleador. Estos impuestos constituyen el 7.65 % del salario del empleado y se destinan a cubrir una parte de su Seguridad Social y Medicare.
- Los impuestos FUTA, que constituyen el 6 % de los primeros $7,000 de salario de cada empleado.
- El seguro de desempleo estatal (SUI), si lo exige tu estado.
- Cualquier impuesto estatal o local.
Otros costos asociados a la contratación de empleados son los siguientes:
- Paquete de beneficios
- Horas extra
- Seguro de compensación por accidentes laborales
¡Guau! Hay que pagar mucho dinero además del salario de los empleados. ¿Existe otra alternativa? Pues sí, los contratistas.
Pago a contratistas
Los contratistas suelen clasificarse como autónomos o personas empleadas a través de otra entidad, como un proveedor externo, lo que significa que son responsables de pagar sus propios impuestos. A diferencia de los empleados, con quienes se divide la carga fiscal, cuando se paga a un contratista no se paga ningún impuesto sobre la nómina.
¡Qué bueno! Entonces, ¿por qué contrataría a un empleado?
Porque, según el IRS —y los tribunales estatales— los empleados y los contratistas no son intercambiables. Cada uno tiene su propia clasificación legal, y si contratas a alguien como contratista cuando debería ser un empleado, te pueden sancionar y puedes estar sujeto a impuestos retroactivos sobre la nómina y otros cargos. En otras palabras, te podrías meter en un gran problema y tendrías que pagar mucho dinero al gobierno e incluso, posiblemente, al empleado en cuestión.
Ten en cuenta que el hecho de que alguien acepte ser contratado como contratista no significa que lo sea legalmente. Hace poco, uno de mis clientes fue auditado por la agencia de empleo de su estado. Si bien todos sus empleados aceptaron trabajar como contratistas y firmaron contratos como contratistas independientes, se consideró que eran empleados.
¿Qué sucedió? Todo el personal tuvo que convertirse en empleados y ella pagó cinco meses de impuestos atrasados sobre la nómina y sanciones por un total de $15,000.
Por último, pueden ayudarte de distintas maneras.
Si necesitas ayuda a corto plazo o con un trabajo que respalde tu negocio pero que no forme parte de tu producto o servicio principal, quizás te interese contratar a un contratista. Supongamos que eres el dueño de un gimnasio. Estos podrían ser algunos ejemplos de los contratistas que necesitas:
- Diseñador gráfico para el logotipo
- Contador mensual que también trabaje para otras empresas
- Redactor para el sitio web
- Fotógrafo para los retratos
¿Te das cuenta de que todas estas funciones tienen habilidades especializadas que no tienen nada que ver con el funcionamiento de tu empresa? Y, con la excepción del contador, todos estos ejemplos son trabajos a corto plazo con un objetivo claro.
Si necesitas ayuda con regularidad y con un trabajo que afecta directamente las operaciones de tu empresa, deberías plantearte contratar a un empleado. Los empleados no ofrecen un único servicio, sino un apoyo continuo. Algunos ejemplos de empleados para un gimnasio podrían ser los siguientes:
- Recepcionista
- Asistente administrativo
- Entrenadores que den clases con regularidad
Contratar a empleado vs contratista independiente
Esta es una hoja informativa gratuita para comparar a un empleado y un contratista.
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En primer lugar, evalúa tus necesidades. Piensa qué tipo de ayuda necesitas y de qué recursos de contratación dispones.
A continuación, te ofrecemos una lista de preguntas que puedes hacerte sobre el puesto que tienes en mente. Una vez que hayas tenido la oportunidad de pensar en ellas, ponte en contacto con un abogado o asesor que pueda guiarte a través de las leyes de clasificación laboral de tu estado.
Por lo general, cuantas más respuestas afirmativas tengas, mayor será la probabilidad de que tengas que contratar a un empleado en lugar de a un contratista.
¿El trabajador debe seguir tus instrucciones sobre cuándo, dónde y cómo trabajar?
¿El trabajador deberá realizar tareas según una secuencia o un horario que tú establecerás?
¿El trabajador deberá trabajar en tus instalaciones o en un lugar que tú elegirás?
¿El trabajador deberá utilizar equipos, herramientas, materiales y suministros que tú le proporcionarás? Por lo general, los contratistas deben invertir en herramientas y equipos.
¿El trabajador deberá trabajar durante un horario determinado? Por ejemplo, ¿tendrá que asistir a tu empresa de 10 de la mañana a 5 de la tarde todos los días?
¿El trabajador deberá trabajar tiempo completo? De ser así, estás restringiendo su capacidad para trabajar fuera de tu empresa y esto indica que es un empleado.
¿El trabajo que realiza forma parte de las actividades habituales de tu empresa? En otras palabras, ¿el funcionamiento de tu empresa depende del trabajo que va a realizar?
¿Se requiere darle formación? Por lo general, los contratistas independientes no necesitan formación porque ya son expertos en su oficio.
¿El trabajador tendrá una relación continua contigo? Si alguien trabaja para ti de forma habitual, este suele ser un indicio de que es un empleado.
¿Necesitarás que el trabajador presente informes sobre sus actividades? De ser así, esto quiere decir que te interesa cómo se realiza el trabajo.
¿Pagarás al trabajador un salario fijo, un salario por hora o una tarifa fija por artículo producido?
¿Controlarás cómo y cuándo se paga al trabajador? A los contratistas se les paga por trabajo y facturan sus servicios, generalmente, una vez terminado el trabajo.
¿Puede el trabajador trabajar para varias empresas a la vez? Si necesitas que trabaje exclusivamente contigo, entonces deberías contratarlo como empleado.
¿Los servicios del trabajador no están disponibles para el público en general? Si un trabajador ofrece sus servicios al público en general, esto significa que es un contratista.
¿Puedes despedir al trabajador sin motivo? El derecho a despedir a un trabajador es un derecho del empleador. Los contratistas independientes son contratados para realizar un trabajo y, en general, no pueden ser despedidos a menos que incumplan las condiciones de su contrato.
¿Puede el trabajador renunciar en cualquier momento? Del mismo modo que un contratista independiente no puede ser despedido a menos que infrinja las condiciones de su contrato, también está obligado contractualmente a terminar un trabajo.
¿Cómo podemos ver esto en la práctica?
Analicemos juntos un par de ejemplos, pero no te olvides, estos ejemplos son meramente informativos y no se deben tomar como asesoramiento legal. Debes hablar con un abogado o asesor en tu estado para determinar cómo clasificar correctamente a tu nuevo empleado.
Ejemplo n.º 1
Jacob es dueño de una peluquería y quiere contratar a una persona de recepción para que trabaje 10 horas a la semana. Esta persona registrará a los clientes en la computadora de la peluquería, atenderá el teléfono, programará los turnos, procesará las ventas y realizará las tareas de cierre al final del día. Jacob formará a la persona de recepción en todos los procedimientos de la peluquería. La persona tendrá que trabajar los lunes y los miércoles durante el horario comercial de la peluquería.
Según la definición del IRS y el alcance de la función, Jacob probablemente debería plantearse contratar a un empleado. Y te explicaré por qué:
- Jacob quiere establecer las tareas que realizará el empleado. Este no tendrá libertad sobre lo que hará mientras trabaje para Jacob.
- El recepcionista está obligado a trabajar de forma presencial —en la peluquería—,en un determinado horario y con regularidad. Jacob controla el horario.
- El trabajo se realizará con el equipo y los suministros que Jacob proporcione. El recepcionista no llevará su propia computadora y teléfono para programar los turnos. Utilizará los artículos que tenga Jacob.
- El trabajo requiere formación, que corre a cargo del empleador (Jacob).
- El recepcionista desempeña un papel esencial en la función principal de la empresa de Jacob. Sin la persona de recepción, algunas de las actividades cotidianas de la peluquería no podrían realizarse y Jacob no podría programar los turnos.
Ejemplo n.º 2
Jacob quiere impulsar sus campañas de comercialización. Entonces, decide hacer una campaña publicitaria en Facebook y quiere contratar a un gerente de anuncios de Facebook para que diseñe y lleve a cabo su campaña. Es un trabajo de seis semanas y Jacob quiere que el gerente cree tres anuncios distintos y configure la campaña en Facebook.
En este caso, Jacob quizás deba plantearse contratar a un contratista. Y te explicaré por qué:
- Si bien Jacob controla el resultado del trabajo (tres anuncios más la configuración de la campaña), no establecerá cómo va a realizar el trabajo el gerente de anuncios ni las tareas que conlleva.
- El gerente decide cuándo trabajará, durante cuánto tiempo y no trabaja en la peluquería de Jacob.
- El trabajo es para un período de tiempo definido y tiene una fecha de finalización y un objetivo claros.
- El gerente utilizará su propia computadora para realizar el trabajo.
- El trabajo no requiere formación porque el gerente es un experto en su campo.
- El gerente ofrece servicios publicitarios en Facebook al público y trabaja para varios clientes a la vez.
- El trabajo realizado no forma parte de la función principal del negocio de Jacob. Si bien la campaña publicitaria será beneficiosa para el negocio de Jacob, el gerente no realiza un trabajo directamente relacionado con las actividades de la peluquería.
Ahora es el momento de que te animes a poner en marcha todo este proceso. Quién sabe, hasta podrías terminar contratando a un héroe encubierto.
Nota: Las opiniones que se expresan en este artículo son de la autora y no representan necesariamente los puntos de vista de Gusto.
Ninguna información contenida en este artículo pretende que sea utilizada como asesoramiento legal. Asegúrate de hablar con tus abogados y asesores sobre las leyes de clasificación de empleo en tu estado, ya que las normas pueden variar de un estado a otro y las sanciones por clasificación errónea pueden ser elevadas, en función de tus circunstancias.
