Empleados y contratistas: ¿son básicamente lo mismo, verdad? No exactamente.
Eso sería como decir que Superman y Batman son lo mismo. Claro, ambos son héroes enmascarados, pero mientras Superman usa sus superpoderes, Batman depende de su ingenio e inteligencia para combatir el crimen.
De igual modo, empleados y contratistas tienen características distintas que los diferencian. Y usted necesita conocerlas, porque hay consecuencias graves si contrata a un contratista que debería ser un empleado.
A continuación, información que debe saber sobre la contratación de un empleado frente a un contratista para ayudarle a empezar a pensar cuál es el adecuado para su negocio en este momento.
¿En qué se diferencian los empleados y los contratistas independientes?
Trabajan de manera diferente.
Aquí tiene un breve repaso sobre las definiciones. Según el IRS:
Un empleado es “cualquier persona que realice servicios para usted… si usted puede controlar qué se hará y cómo se hará. Esto es así incluso cuando le da al empleado libertad de acción.” Lo que esto significa es que, incluso si permite que alguien trabaje con supervisión o vigilancia mínima, si usted quiere decirle qué hacer y cómo hacerlo, deberá contratar a un empleado.
Un contratista independiente es un trabajador para quien “el pagador tiene el derecho de controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo y no lo que se hará ni cómo se hará.”En otras palabras, cuando contrata a un contratista solo puede controlar el resultado o entregable, no cómo se realiza el trabajo.
Por ejemplo, si contrata a un desarrollador web para crear un sitio web, el resultado del trabajo es el sitio web. Usted puede exigir que quiera un sitio web de seis páginas con unicornios y arcoíris. Suponiendo que el desarrollador sea un contratista independiente, usted no puededictar que el desarrollador trabaje todos los martes durante tres horas, en su oficina, usando su computadora, siguiendo un flujo de trabajo específico.
Los paga de manera diferente.
Hay algunas diferencias clave en la forma en que paga a un contratista frente a un empleado.
Pago de empleados
Cuando paga a un empleado, estas son algunas cosas que debe cubrir:
Impuestos federales sobre la nómina del empleador. Estos impuestos ascienden al 7,65 % del salario del empleado y sirven para cubrir una parte de su Seguro Social y Medicare.
Impuestos FUTA, que son el 6 por ciento de los primeros $7,000 en salarios de cada empleado.
Seguro de desempleo estatal (SUI), si su estado lo exige.
Cualquier impuesto estatal y local.
Otros costos asociados con la contratación de empleados son:
Paquetes de beneficios
Pago de horas extra
Seguro de compensación laboral
¡Vaya! Es mucho dinero para pagar además de los salarios de los empleados. ¿Hay otra forma? Pues sí: los contratistas.
Pago a contratistas
Los contratistas suelen clasificarse como trabajadores por cuenta propia o como personas empleadas por otra entidad, como un proveedor externo, lo que significa que son responsables de pagar sus propios impuestos. A diferencia de los empleados, con quienes usted comparte la carga fiscal, cuando paga a un contratista no paga ningún impuesto sobre la nómina.
¡Genial! Entonces, ¿por qué contrataría alguna vez a un empleado?
Porque, a los ojos del IRS (¡y también a los ojos de los tribunales estatales!), empleados y contratistas no son intercambiables. Cada uno tiene su propia clasificación legal, y si contrata a alguien como contratista cuando debería ser un empleado, puede recibir sanciones y estar sujeto a impuestos sobre la nómina retroactivos y otros costos. En otras palabras, tendrá problemas y pagará al gobierno (y quizá incluso a la persona empleada en cuestión) mucho dinero.
Tenga en cuenta que, solo porque alguien acepte ser contratado como contratista, no significa que legalmente lo sea. Recientemente, una de mis clientas fue auditada por la agencia de empleo de su estado. Aunque todo su personal aceptó trabajar como contratistas y firmó contratos de contratista independiente, aún así se determinó que eran empleados.
¿El resultado? Todo el personal tuvo que convertirse en empleados y ella pagó cinco meses de impuestos sobre la nómina atrasados y multas, por un total de $15,000.
Por último, pueden ayudarle de maneras diferentes.
Si necesita ayuda a corto plazo o para trabajos que apoyan su negocio pero no forman parte de su producto o servicio principal, entonces podría considerar contratar a un contratista. Supongamos que usted dirige un estudio de fitness. Ejemplos de contratistas podrían ser:
Diseñador de logotipos
Contador mensual que también realiza trabajo para otros negocios
Redactor para un nuevo sitio web
Fotógrafo para fotos de retrato
Observe cómo todos estos roles requieren habilidades especializadas que están fuera de las operaciones de su negocio. Y, con la excepción del contador, todos estos ejemplos son trabajos a corto plazo con un entregable claro.
Si necesita ayuda de manera continua y con tareas que afectan directamente a las operaciones de su negocio, debería considerar contratar a un empleado. Los empleados no solo ofrecen un único entregable, sino apoyo continuo. Ejemplos de empleados para un estudio de fitness podrían ser:
Recepcionista
Asistente administrativo
Entrenadores que imparten clases de forma continua
Contratar a un empleado frente a un contratista independiente
Hoja de referencia gratuita: empleado vs. contratista.
Primero, evalúe sus necesidades. Piense qué tipo de ayuda necesita y qué recursos de contratación tiene disponibles.
Luego, aquí tiene una lista de preguntas que puede hacerse sobre el puesto que tiene en mente. Una vez que haya tenido la oportunidad de reflexionar sobre ellas, contacte a un abogado o asesor que pueda guiarle sobre las leyes de clasificación laboral en su estado.
En general, cuanto más respuestas afirmativas tenga, mayor será la probabilidad de que deba contratar a un empleado en lugar de a un contratista.
¿Cómo se ve esto en la práctica?
Repasemos un par de ejemplos juntos, pero recuerde: estos ejemplos son solo para fines informativos y no constituyen asesoramiento legal definitivo. Debe hablar con un abogado o asesor en su estado para determinar cómo clasificar correctamente a su nueva contratación.
Ejemplo 1
Jacob es propietario de un salón de belleza y quiere contratar a una persona para la recepción que trabaje 10 horas a la semana. Esta persona registrará a los clientes en la computadora del salón, atenderá el teléfono, programará citas, procesará ventas y realizará tareas de cierre al final del día. Jacob capacitará a la persona de recepción en todos los procedimientos del salón. La persona deberá trabajar los lunes y miércoles durante el horario de atención del salón.
Según la definición del IRS y el alcance del puesto, Jacob probablemente debería considerar contratar a un empleado. He aquí por qué:
Jacob quiere dictar las tareas que la persona de recepción realizará. No tendrá libertad sobre lo que hará mientras trabaje para Jacob.
La persona de recepción debe trabajar en el lugar, en horarios específicos, de manera continua. Jacob controla el horario.
El trabajo se realizará con el equipo y los suministros que proporciona Jacob. La persona de recepción no va a traer su propia computadora y teléfono para programar citas. Utilizará artículos propiedad de Jacob.
El puesto requiere capacitación, la cual es impartida por el empleador (Jacob).
La persona de recepción desempeña un papel esencial en la función principal del negocio de Jacob. Sin la persona de recepción, algunas de las actividades diarias del salón no se realizarían y Jacob no podría reservar citas.
Ejemplo 2
Jacob quiere impulsar sus esfuerzos de marketing. Decide lanzar una campaña de anuncios en Facebook y quiere contratar a un gestor de anuncios de Facebook para diseñar y ejecutar su campaña. Es un trabajo de seis semanas, y Jacob quiere que el gestor cree tres anuncios distintos y configure la campaña en Facebook.
En este caso, Jacob probablemente debería considerar contratar a un contratista. He aquí por qué:
Aunque Jacob controla el resultado del trabajo (tres anuncios más la configuración de la campaña), no dicta cómo el gestor de anuncios realizará el trabajo ni las tareas implicadas.
El gestor decide cuándo trabajará, durante cuánto tiempo y no trabaja en el salón de Jacob.
El trabajo es por un periodo de tiempo definido y tiene una fecha de finalización y un objetivo claros.
El gestor utilizará su propia computadora para realizar el trabajo.
El trabajo no requiere capacitación porque el gestor es un experto en su área.
El gestor ofrece servicios de anuncios en Facebook al público y trabaja para varios clientes a la vez.
El trabajo realizado está fuera de la función principal del negocio de Jacob. Aunque la campaña publicitaria será beneficiosa para el negocio de Jacob, el gestor no realiza tareas que se relacionen directamente con las actividades del salón.
Ahora es momento de salir y comenzar el proceso. Quién sabe, incluso podría contratar a un héroe disfrazado.
Nota: Las opiniones expresadas en este artículo son del autor y no representan necesariamente las opiniones de Gusto.
Ninguna de las informaciones en este artículo pretende ser asesoramiento legal. Asegúrese de hablar con sus abogados y asesores sobre las leyes de clasificación laboral en su estado, porque las normas pueden variar de un estado a otro y las sanciones por una clasificación incorrecta pueden ser severas, dependiendo de sus circunstancias.
