¿Quieres saber cuál es el secreto para mantener buenas relaciones laborales con los proveedores de servicios? Contratos.
Una vez que sepas si la persona que acabas de contratar es un empleado o un contratista, puedes empezar a crear los documentos necesarios para incorporarla a tu empresa. En este artículo, te explicaremos el por qué y el cómo de los contratos de contratistas independientes para que puedas empezar a redactar un contrato completo por tu cuenta.
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Por qué es tan importante un contrato
Imagina que acabas de contratar a un contratista independiente. Cuando se dieron la mano para sellar un acuerdo verbal, quizás supusiste que ambos quedaron de acuerdo. Pero, ¿cómo es posible saber que están de acuerdo si no existe ningún contrato en papel?
Tal vez crees que solo basta con hablar de lo que se necesita, llegar a un contrato mutuo sobre las condiciones y partir de ahí. Es rápido, fácil y sencillo, hasta que, un poco más adelante, te das cuenta de que el contratista no ha hecho lo que tú pensabas debería hacer. Y a veces esos desacuerdos pueden dar lugar a proyectos incompletos, pérdidas de pagos o, simplemente, molestias en general. Hay muchas consideraciones legales, como dejar claro que se trata de una relación de contratista independiente y no de una oferta de empleo, así como proteger la información confidencial, como los secretos comerciales. Por lo tanto, es fundamental redactar un contrato por escrito.
En pocas palabras, no escatimes en contratos para contratistas independientes, ya sea que contrates a un consultor, a un profesional independiente para servicios específicos o a alguien para apoyar a la empresa. Si quieres asegurarte de que estás de acuerdo con el contratista independiente que contratas, lo más conveniente es celebrar un contrato formal por escrito sobre el trabajo del contratista.
Esto es lo que debe figurar en él:
Empieza por los detalles
Comienza con la fecha de entrada en vigor del contrato y, a continuación, nombra a las partes que lo suscriben. Te quedará algo así:
Este contrato de contratista independiente se celebra y entra en vigor el [FECHA DEL contrato] entre [NOMBRE DE TU EMPRESA], y [NOMBRE DEL CONTRATISTA].
Sección 1: Plazo y terminación
Hasta aquí todo viene bien, ¿verdad? A continuación, hay que definir el plazo o vigencia del contrato (puede ser hasta que finalice el trabajo) y cómo puede darse por terminado, de ser necesario. Llama a esta sección la 1.0, “Plazo y Terminación”. La subsección 1.1 cubriría el “Plazo” del contrato y la subsección 1.2 cubriría la “Terminación” del mismo —como una notificación por escrito de una de las partes de que la otra está violando el contrato—, además de la divisibilidad, de modo que si el contrato es terminado ciertas disposiciones del mismo seguirían aplicándose. No dudes en consultar estas plantillas de SHRM y Rocketlawyer para encontrar la redacción que mejor se adapte a tus necesidades.
Sección 2: Servicios del contratista
Consejo de experto: no pases por alto esta sección. Todas las secciones del contrato son importantes, pero la segunda es la más decisiva porque es donde se establece con la mayor claridad posible el alcance del trabajo que se supone que debe realizar el contratista. Aquí es también donde se establece la compensación por el trabajo que se va a realizar, cómo y cuándo se pagará al contratista, cómo se gestionarán los gastos, y que tú facilitarás el acceso a los materiales necesarios pero que, en última instancia, el contratista es responsable de proporcionar cualquier herramienta o equipo necesarios, los plazos que se deben cumplir, etc.
El alcance puede incluirse como cláusula dentro del contrato, pero también puede figurar en la declaración de trabajo (SOW), que es un anexo que se adjunta al contrato y sirve como documento jurídico adicional conectado al contrato inicial que sirve de contrato marco y al que se hace referencia. La SOW contiene no solo el alcance del proyecto, sino también los hitos, como la fecha de inicio y los plazos, junto con la tarifa, y cualquier otro detalle necesario para especificar los requisitos de la asignación. También se pueden añadir SOW posteriores al contrato marco para futuros proyectos sin tener que crear un nuevo contrato, a menos que se modifiquen otros términos o cláusulas que se aplicarían a todas las SOW. Si no se utiliza una SOW, el contrato debe incluir la fecha de terminación con el alcance del trabajo o debe adjuntar un calendario —al que se hace referencia en el contrato— que incluya los plazos para las entregas.
¿Cuál es tu objetivo? Eliminar cualquier tipo de ambigüedad respecto a las entregas. Redáctalo con el mayor detalle posible para que ambas partes entiendan lo que se espera del resultado final del trabajo, incluido cómo lo revisarás y cómo manejarás los problemas de calidad.
También debes dejar en claro que tu empresa no se hace responsable del seguro de responsabilidad civil ni del seguro de compensación por accidentes laborales, ni de los impuestos locales, estatales o federales sobre la renta, ni de los impuestos de trabajo independiente que se deben al IRS, que deben ser responsabilidad del profesional independiente. Por ejemplo, podrías redactar esta parte de esta manera:
Sección 3: Relación entre las partes
En la sección 3, se debe dejar lo más claro posible que el contratista es, de hecho, un contratista independiente y no un empleado de tiempo completo o parcial. Aquí es donde tienes que aclarar que la empresa no controla ni dirige la forma o los medios por los que el contratista presta sus servicios. Asegúrate de explicar que, dado que el contratista no es un empleado y tiene categoría de contratista independiente, no tiene autoridad para realizar ningún contrato o declaración en nombre de la empresa. Definir la relación entre las partes es importante por muchas razones, entre ellas está que un contratista intente reclamar beneficios como si fuera un empleado.
Por ejemplo, podrías redactar esta sección de esta manera:
Sección 4: Propiedad
Esta parte también es importante porque aquí se indica que todos y cada uno de los productos de trabajo que cree el contratista para los siguientes servicios enumerados en la SOW son propiedad de tu empresa y, por lo tanto, renuncia a cualquier derecho sobre ellos, incluidos los derechos de propiedad intelectual. Aquí es también donde puedes conceder permiso al contratista para mostrar el trabajo en su cartera con el fin de comercializar sus servicios a terceros.
Por ejemplo, podrías redactar esta sección de esta manera:
Otras secciones sobre las que puedes pensar
A partir de aquí, puedes incluir cualquier cantidad de secciones adicionales con todo tipo de pequeñas estipulaciones legales. Los elementos que suelen incluirse son los siguientes:
- Declaraciones: esto significa que ambas partes están autorizadas y facultadas para firmar el contrato y que hacerlo no infringe los derechos de nadie.
- Indemnización: esto cubre que la empresa no será responsable de nada malo que ocurra cuando el contratista esté realizando el trabajo, lo que incluye cualquier reclamación, daños, responsabilidades, pérdidas, gastos y costos que surjan de los servicios o de los resultados de los servicios que preste el contratista.
- Por ejemplo, podrías redactar la cláusula de indemnización de esta manera:
- Gastos de viaje y otros. ¿Cuánto dinero implican? ¿Quién paga los gastos de viaje, en tal caso? ¿Hay otros gastos asociados al proyecto que serían reembolsables? ¿Hasta qué cantidad? ¿Cómo es el proceso de reembolso? Si no hay gastos de viaje u otros gastos cubiertos y señalados con la asignación, el contrato debe dejar claro que los gastos son responsabilidad exclusiva del contratista, o que solo se reembolsarán con aprobación previa por escrito.
- Confidencialidad. Aquí se especifica que el contratista no debe compartir nada relacionado con el trabajo que está haciendo a través de una cláusula de no divulgación (es posible que incluso debas enviarle el contrato de no divulgación o NDA por separado), ni tampoco debe compartir con nadie por ninguna razón cualquier información de propiedad de tu empresa que pueda conocer.
- Por ejemplo, puedes redactar la sección de confidencialidad de esta manera:
- No captación. Es preferible que te asegures de que el profesional independiente no intente contratar a otros empleados o clientes de tu empresa durante la vigencia del contrato y por un plazo posterior, por ejemplo de un año. En una cláusula de no captación, es habitual que esos límites incluyan también a los empleados que hayan estado en la empresa durante los 12 meses anteriores. También puede incluir no solicitar consultores exclusivos además del personal, así como no persuadirlos para que abandonen la empresa, además de no contratarlos.
- Por ejemplo, podrías redactar las cláusulas de no captación de esta manera: Durante el plazo de vigencia de este contrato y por un período de un (1) año a partir de su terminación, el Consultor no solicitará directa o indirectamente los servicios de ningún empleado o consultor de la Empresa para beneficio propio del Consultor o para beneficio de cualquier otra persona o entidad.
- No competencia. Puedes asegurarte de que alguien no utilice tu propiedad intelectual (PI), pero no puedes impedir que alguien busque un empleo remunerado. Aunque las cláusulas de no competencia se suelen añadir a los contratos, tienen que ser por períodos razonables, e incluso entonces pueden no cumplirse, en función de las leyes aplicables de los estados implicados. Por ejemplo, las cláusulas de no competencia están prohibidas en California, y en abril de 2023 la Comisión Federal de Comercio (FTC) propuso una norma para prohibirlas también.
- Cesión. Se refiere a que el contratista no pueda contratar a un subcontratista para completar los servicios. Por ejemplo, podría redactarse de la siguiente manera: El Consultor no podrá ceder o transferir ninguno de los derechos del Consultor ni delegar ninguna de las obligaciones del Consultor en virtud del presente contrato, en su totalidad o en parte, sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Empresa. Cualquier intento de cesión, transferencia o delegación, sin dicho consentimiento, será inválido. Sujeto a lo anterior, este contrato será vinculante y redundará en beneficio de los sucesores y cesionarios permitidos de las partes.
- Disposiciones varias. En este apartado, puedes mencionar si el contrato sustituye a cualquier contrato anterior, cómo puede modificarse en caso necesario, cómo se interpreta de conformidad con las leyes del estado en cuestión, qué ocurre si el contratista necesita licencias o permisos para el trabajo, a quién y dónde deben entregarse las notificaciones relacionadas con el contrato, etc.
Ahora que ya tienes lo más importante, solo tienes que dejar un espacio para que ambas partes firmen y fechen el contrato.Después de haber leído todo esto, ya debes saber cómo redactar un contrato de contratista independiente. Como en todos los asuntos legales, siempre es recomendable consultar a un abogado para que te asesore y se asegure de que tus contratos estén al servicio de tu empresa. El documento que crees también permitirá a tu contratista hacer un trabajo fabuloso, sentirse protegido y estar tranquilo sabiendo que los dos están de acuerdo, ¡tanto personalmente como por escrito!