¿El secreto para mantener buenas relaciones laborales con los proveedores de servicios? Los acuerdos.
Una vez que usted sepa si la persona que acaba de contratar es un empleado o contratista, puede comenzar a crear los documentos necesarios para incorporarlos. En este artículo, explicaremos el porqué y el cómo de los acuerdos con contratistas independientes para que pueda redactar un acuerdo completo por su cuenta.
Por qué un acuerdo es tan importante
Entonces acaba de contratar a un contratista independiente. Cuando usted selló el acuerdo verbal con un apretón de manos, probablemente supuso que ambos estaban en la misma página. Pero, ¿cómo puede usted estar en la misma página cuando no hubo una página literal desde el principio?
Puede pensar que sólo puede conversar sobre lo necesario, llegar a un acuerdo mutuo sobre los términos y proceder. Es rápido, fácil e indoloro—eso es, hasta que avanza un poco más y se da cuenta de que el contratista no hizo lo que usted pensaba que haría. Y a veces esos desajustes pueden resultar en proyectos incompletos, pagos desperdiciados o simplemente molestias generales. Hay muchas consideraciones legales, incluyendo aclarar que se trata de una relación de contratista independiente y no de una oferta de empleo, así como proteger información confidencial como secretos comerciales, por lo que un acuerdo por escrito es tan esencial.
En pocas palabras, no escatime en un contrato de contratista, ya sea que esté contratando a un consultor, a un trabajador independiente para servicios específicos o a otra persona para apoyar a la empresa. Si desea estar en la misma página que el contratista independiente que está contratando, simplemente no hay sustituto para contar con un acuerdo escrito y formal para el trabajo del contratista.
Esto es lo que debe incluir:
Comience con los detalles
Comience con la fecha de vigencia del acuerdo y luego nombre a las partes que lo celebran. Tendrá un aspecto similar a este:
Este acuerdo de contratista independiente se celebra y entra en vigor a partir de [DATE OF AGREEMENT] entre [YOUR COMPANY NAME] y [THE NAME OF YOUR CONTRACTOR].
Sección 1: Plazo y terminación
Bien hasta ahora, ¿verdad? A continuación, deberá delimitar la duración de este acuerdo, es decir, cuánto tiempo tendrá vigencia (puede ser hasta que el trabajo esté completado), y cómo puede terminarse el acuerdo, si fuera necesario. Llame a esta sección 1.0, "Plazo y Terminación". La subsección 1.1 abarcaría el "Plazo" del contrato y la subsección 1.2 trataría la terminación de este acuerdo, como un aviso por escrito de una parte indicando que la otra está incumpliendo el acuerdo, junto con la cláusula de separabilidad, de modo que si el acuerdo se rescinde, ciertas disposiciones del mismo permanecerían exigibles. Siéntase libre de revisar estas SHRM y Rocketlawyer plantillas y podrá encontrar la redacción que funcione para usted.
Sección 2: servicios del contratista
Consejo práctico: no pase por alto esta sección. Todas las secciones del acuerdo son importantes, pero la sección dos es la más crítica porque es donde debe describir, lo más claramente posible, el alcance del trabajo que su contratista debe realizar. Aquí también debe especificar la tarifa de compensación por el trabajo a realizar, cómo y cuándo se pagará al contratista, cómo se manejarán los gastos, que usted proporcionará acceso a los materiales necesarios pero que, en última instancia, el contratista es responsable de proporcionar las herramientas o el equipo necesarios, los plazos que se deben cumplir, y así sucesivamente.
El alcance podría incluirse como una cláusula dentro del contrato, pero también puede contenerse en la declaración de trabajo (SOW), que es un anexo adjunto al contrato y sirve como un documento legal adicional vinculado y referenciado dentro del contrato inicial que actúa como acuerdo marco. El SOW contiene no solo el alcance del proyecto sino también los hitos, como la fecha de inicio y los plazos, junto con la tarifa y cualquier otro detalle necesario para especificar los requisitos del encargo. Se pueden añadir SOWs posteriores al acuerdo marco para proyectos futuros sin tener que crear un nuevo contrato, a menos que otros términos o cláusulas cambien y se apliquen a todos los SOWs. Si no se utiliza un SOW, entonces el contrato debe incluir la fecha de finalización con el alcance del trabajo o adjuntar un cronograma —referenciado dentro del contrato— que incluya los plazos para las entregas.
¿Su objetivo? Eliminar cualquier área de ambigüedad respecto a los entregables. Sea lo más detallado posible para que ambas partes comprendan las expectativas sobre el resultado final del trabajo, incluyendo cómo lo revisará y cómo manejará los problemas de calidad.
También deje explícito que su empresa no es responsable del seguro de responsabilidad civil ni del seguro de compensación laboral, ni de ningún impuesto sobre la renta local, estatal o federal, así como de los impuestos por cuenta propia ante el Internal Revenue Service (IRS), los cuales deben ser responsabilidad de su trabajador independiente. Por ejemplo, esta parte podría decir algo como lo siguiente:
Sección 3: relación entre las partes
La sección tres es donde deja lo más claro posible que el contratista es, de hecho, un contratista independiente y no un empleado a tiempo completo o parcial. Aquí debe dejar claro que la empresa no controla ni dirige la manera ni los medios por los cuales el contratista presta los servicios. Asegúrese de explicar que, dado que el el contratista no es un empleado y, al tener la condición de contratista independiente, no tiene autoridad para celebrar acuerdos ni hacer representaciones en nombre de la empresa. Definir la relación entre las partes es importante por muchas razones, incluido el caso de que alguna vez termine en un litigio con un contratista que intente reclamar beneficios de empleado como si fuera un empleado.
Por ejemplo, la sección podría decir algo como esto:
Sección 4: Propiedad
Esta parte también es importante porque es donde usted establece que todos y cada uno de los productos de trabajo que su contratista cree para los siguientes servicios listados en el SOW son propiedad de su empresa y, por lo tanto, el contratista renuncia a todos los derechos sobre los mismos, incluidos los derechos de propiedad intelectual. Aquí también puede otorgar permiso al contratista para mostrar el trabajo en su portafolio con el fin de comercializar sus servicios a terceros.
Por ejemplo, la sección podría decir algo como esto:
Otras secciones a considerar
A partir de aquí, puede incluir cualquier número de secciones adicionales con todo tipo de pequeñas estipulaciones legales. Los elementos que se suelen incluir son:
Manifestaciones:Esto significa que ambas partes están autorizadas y facultadas para celebrar el acuerdo y que hacerlo no infringe los derechos de nadie.
Indemnización:Esto cubre que la empresa no será considerada responsable de nada malo que ocurra cuando el contratista esté realizando el trabajo, lo cual incluye cualquier reclamación, daño, responsabilidad, pérdida, gasto y costo que surja de los servicios o de los resultados de los servicios que el contratista proporcione.
Por ejemplo, la cláusula de indemnización podría decir algo como esto:
Gastos de viaje u otros:¿Cuánto implica? ¿Quién paga los gastos de viaje, si los hubiera? ¿Hay otros gastos asociados con el proyecto que serían reembolsables? ¿Hasta qué monto? ¿Cómo es el proceso de reembolso? Si no hay gastos de viaje u otros gastos cubiertos y especificados en la asignación, entonces el acuerdo debe dejar claro que los gastos son responsabilidad exclusiva del contratista, o que sólo serán reembolsados con aprobación previa por escrito.
Confidencialidad:Aquí es donde se establece que el contratista no debe compartir nada relacionado con el trabajo que está realizando mediante una cláusula de confidencialidad (incluso puede querer enviarle un NDA separado, que significa acuerdo de confidencialidad), ni ninguna de las informaciones propietarias de su empresa que pueda conocer, con nadie ni por ninguna razón.
Por ejemplo, la sección de confidencialidad podría decir algo como esto:
No solicitación: Puede querer asegurarse de que el trabajador independiente no intente reclutar a ninguno de sus otros empleados o clientes durante la vigencia del acuerdo y por un período de tiempo posterior, por ejemplo, un año. En una cláusula de no solicitación, es común que esos límites también incluyan a empleados que han estado en la empresa durante los 12 meses anteriores. También puede abarcar no solicitar consultores exclusivos además del personal, así como no persuadirlos para que abandonen la empresa ni contratarlos.
Por ejemplo, las cláusulas de no solicitación podrían decir algo como esto:Durante la vigencia de este Acuerdo y por un período de un (1) año después del mismo, el Consultor no solicitará directa ni indirectamente los servicios de ningún empleado o consultor de la Compañía para beneficio propio del Consultor o para beneficio de cualquier otra persona o entidad.
No competencia:Puede asegurarse de que alguien no utilice su propiedad intelectual (PI), pero no puede restringir a alguien de buscar empleo remunerado. Aunque las cláusulas de no competencia suelen añadirse a los contratos, deben limitarse a períodos de tiempo razonables y, aun así, pueden no ser ejecutables, dependiendo de las leyes aplicables de los estados involucrados. Por ejemplo, las cláusulas de no competencia están prohibidas en California, y en abril de 2023 la Comisión Federal de Comercio (FTC) propuso una norma para prohibirlas, también.
Cesión:Esto se refiere a que el contratista no pueda contratar a un subcontratista para completar los servicios. Por ejemplo, esto podría redactarse de la siguiente manera:El Consultor no podrá ceder ni transferir ninguno de los derechos del Consultor ni delegar ninguna de las obligaciones del Consultor en virtud de este Acuerdo, total o parcialmente, sin el expreso consentimiento previo por escrito de la Compañía. Cualquier intento de cesión, transferencia o delegación, sin dicho consentimiento, será nulo. Sujeto a lo anterior, este Acuerdo será vinculante y redundará en beneficio de las partes, sus sucesores y cesionarios permitidos.
Disposiciones misceláneas:En este apartado, puede mencionar si el acuerdo reemplaza a acuerdos previos, cómo puede enmendarse si es necesario, cómo se interpreta conforme a las leyes vigentes del estado correspondiente, qué sucede si el contratista necesita licencias o permisos para el trabajo, quién y dónde deben enviarse las notificaciones relacionadas con el acuerdo, etc.
Ahora que usted tiene todos los ingredientes cruciales, puede simplemente concluirlo con espacios para que ambas partes firmen y fechen el acuerdo.
Ahora debería sentir que tiene una comprensión sólida de cómo elaborar un acuerdo excelente. Como con todos los asuntos legales, siempre es buena idea consultar con un abogado para recibir asesoramiento para asegurarse de que sus contratos sirvan bien a su negocio. El documento que cree también permitirá que su contratista haga un trabajo fabuloso, se sienta protegido y descanse tranquilo sabiendo que ambos están en la misma sintonía (y página por página).
