¿Qué es un contratista 1099 y cómo contratar a uno?

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Puntos clave

Aunque usted posiblemente haya oído el término “empleado 1099”, es un término incorrecto. El término empleado 1099 no se refiere a un empleado W-2 real, sino a un contratista independiente que utiliza el formulario 1099 como trabajador por cuenta propia.

Los contratistas 1099 —que pueden ser propietarios de pequeñas empresas, freelancers, trabajadores de la economía de trabajos por encargo o consultores— a menudo aportan ese extra de talento y rapidez que usted busca. Puede que necesite contratar a un contratista independiente para ayudar con un proyecto a corto plazo, asumir trabajo continuo para el que no dispone de tiempo o habilidades, o cubrir brechas críticas en su plantilla.

Al igual que los empleados, los contratistas independientes vienen con cierta cantidad de papeleo. Siga leyendo para aprender más sobre la diferencia entre contratistas y empleados W-2, y obtener una guía paso a paso sobre cómo contratar empleados 1099.

¿Cuál es la diferencia entre un empleado 1099 y un empleado W-2?

Un empleado 1099, o contratista independiente, es una persona por cuenta propia que realiza tareas o proyectos específicos para su empresa, generalmente de forma temporal u ocasional. Un empleado W-2, por otro lado, no es por cuenta propia: está empleado por su empresa y trabaja de forma regular, por lo general a tiempo completo.

Independientemente de si contrata trabajadores 1099 o W-2, es crucial clasificarlos correctamente. Clasificarlos incorrectamente puede tener repercusiones financieras y legales (piense: sanciones y posibles demandas).

Los empleados y los contratistas independientes no solo tienen diferentes responsabilidades laborales, sino también distintos beneficios y obligaciones fiscales. Aquí tiene algunas diferencias clave entre los trabajadores 1099 y los empleados W-2:

• Los contratistas por lo general tienen control total sobre cómo, cuándo y dónde trabajan; los empleados W-2 están sujetos a las reglas de control de comportamiento de su empresa respecto a cómo, cuándo y dónde trabajan

• Los contratistas pueden trabajar para varias empresas, a veces simultáneamente; los empleados W-2 trabajan para un solo empleador

• Los contratistas son pagados por hora, por proyecto o con una tarifa fija; los empleados W-2 reciben un salario por hora o un sueldo

• Los contratistas no reciben beneficios de la empresa; la mayoría de los empleados W-2 tienen derecho a beneficios como tiempo libre pagado y seguro de salud

• Los contratistas pagan sus propios impuestos y no están sujetos a retenciones; los empleados W-2 están sujetos a deducciones como el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare

Cómo contratar a un empleado 1099

Contratar a un empleado 1099 puede parecer desalentador, pero el proceso suele ser más rápido y sencillo que contratar a un empleado a tiempo completo. No tiene que pasar horas revisando solicitudes de empleo ni programando y realizando múltiples entrevistas. Cuando contrata a un contratista independiente, normalmente intercambia unos correos electrónicos, programa una llamada de incorporación para conocer mejor su experiencia y proceso, y luego discute los siguientes pasos.

A continuación, desglosamos el proceso, incluida la parte más importante: organizar su documentación.

Paso 1: Encuentre al contratista adecuado

Puede buscar contratistas independientes utilizando métodos tradicionales de reclutamiento, como publicar en bolsas de trabajo o explorar plataformas de freelancers como Upwork y Fiverr en busca de talento. Sin embargo, un enfoque más activo podría funcionar mejor; muchos contratistas experimentados dependen del boca a boca y del contacto directo, no solo de anuncios, para encontrar trabajo.

Pida a excolegas referencias de contratistas, comuníquese con grupos profesionales o asociaciones del sector, envíe mensajes a contratistas prometedores directamente en LinkedIn o publique en grupos especializados de redes sociales.

Una vez que encuentre a alguien cualificado e interesado, programe una llamada para conocer más sobre su método de trabajo y experiencia. Después de discutir los detalles del proyecto, los plazos y los términos de pago, es aconsejable redactar un acuerdo formal antes de comenzar. Algunos contratistas proporcionan una Declaración de Trabajo (Statement of Work) para que la firme, la cual enumera sus responsabilidades laborales y tarifas acordadas, mientras que otros esperarán que su empresa elabore un contrato.

Paso 2: Ponga en orden sus formularios fiscales

Probablemente necesitará dos documentos cuando llegue la época de impuestos: un W-9 y el Formulario 1099-NEC. Hemos incluido enlaces a los documentos correspondientes a continuación, pero también debería visitar el sitio web del (IRS) sitio web para asegurarse de que tiene las versiones más recientes.

Paso 3: Pídale a su contratista independiente que complete el Formulario W-9

Cuando llegue la época de impuestos, el Formulario W-9 será su mejor aliado. (Nota: Un formulario W-2 es para empleados tradicionales, no para contratistas; aunque si ha contratado una agencia de contratación para su fuerza laboral contingente, puede que los trabajadores temporales llenen el Formulario W-2). No necesita enviar el W-9 a ninguna parte, pero usted está obligado a conservarlo en sus archivos por un mínimo de cuatro años. Pida a su contratista que complete este formulario el primer día, para que no tenga que buscarlo a última hora.

El Formulario W-9 (Solicitud del Número de Identificación del Contribuyente o TIN) comienza fácilmente verificando el nombre y la dirección de su trabajador independiente. A continuación, la Casilla 3 (en la parte superior del formulario) le indicará cómo se clasifica el negocio de su contratista. Siempre que no operen como una S corp o una C corp y usted no esté pagando con tarjeta de crédito o a través de una plataforma de pago de terceros (como PayPal), entonces puede planear presentar el Formulario 1099-NEC del IRS en enero. (Más sobre eso abajo.)

Continuando: la Parte I cubre su Número de Identificación del Contribuyente, que es simplemente un número de Seguro Social o un número de identificación patronal (EIN), para que no puedan eludir al IRS durante la temporada de declaraciones de impuestos, lo que incluye el pago de los impuestos por cuenta propia (es decir, los impuestos del Seguro Social y de Medicare).

La Parte II también le ayuda a confirmar que tienen permiso legal para trabajar en los EE. UU. como residentes o ciudadanos estadounidenses.

Al revisar el W-9 del contratista, asegúrese de que se hayan eximido de la retención de impuestos. Como trabajadores por cuenta propia, deben presentar sus propias declaraciones de impuestos cada año fiscal. Tenemos una publicación completa dedicada a cómo completar un W-9, que quizá desee compartir con su contratista.

CONSEJO PROFESIONAL: Si su trabajador independiente es residente o ciudadano internacional, recolecte el Formulario W8-BEN

Paso 4: Complete dos Formularios 1099-NEC (Copia A y B)

Marque su calendario, porque esta declaración informativa tiene una fecha límite de presentación. En enero, revise cuánto le ha pagado al contratista independiente durante el último año. Si le ha pagado más de $600 en compensación a no empleados durante el último año calendario y su entidad comercial no es una S corp ni una C corp, deberá presentar un Formulario 1099-NEC para informar los pagos (el Formulario 1099-MISC ya no se usa para esto).

Consejo profesional: Si pagó a su contratista mediante tarjeta de crédito o una plataforma de pagos (por ejemplo, PayPal), es posible que no necesite presentar un 1099-NEC. La entidad que realiza la liquidación de pagos puede estar obligada a presentar un 1099-K.

Próximamente: A partir de 2026, el umbral de presentación del 1099-NEC cambiará de $600 a $2,000.

El 1099-NEC refleja cuánto ganó un contratista independiente (excluyendo los pagos realizados mediante tarjetas de crédito o plataformas de liquidación de terceros) mientras trabajaba con usted, el pagador. Tanto usted como su contratista tienen obligaciones fiscales.

Cada 1099-NEC incluye una Copia A y una Copia B. Presentará la Copia A ante el IRS y enviará la Copia B a su contratista. Dado que el 1099-NEC no forma parte del Programa Combinado Federal/Estatal de Presentación, es posible que también necesite proporcionar un 1099-NEC a su estado y/o al estado donde su contratista reside o trabaja. Consulte con su contador público (CPA) para obtener asesoramiento fiscal estatal y así cumplir con las normativas.

La fecha de vencimiento es el 31 de enero: Asegúrese de enviar el 1099-NEC al IRS y a su contratista antes del último día de enero. Si esa fecha cae en fin de semana, tiene hasta el lunes siguiente.

Si elige enviar por correo la Copia A del 1099-NEC al IRS, asegúrese de incluir el Formulario 1096: Resumen anual y remisión de declaraciones de EE. UU.. Esta es una hoja de cubierta para presentaciones en papel.

Para presentar 1099s al IRS electrónicamente a través del sistema FIRE, necesitará un Código de Control de Transmisor (TCC), que puede solicitarse mediante el Formulario 4419. El procesamiento de la documentación lleva tiempo, así que no demore con ese Formulario 4419. Debe presentarlo antes del 1 de noviembre del año anterior en el que planea presentar electrónicamente sus 1099. ¿Aún tiene preguntas sobre la presentación electrónica? Publicación 1220 del IRS tiene instrucciones detalladas sobre cómo presentar electrónicamente sus 1099.

Para enviar por correo electrónico la Copia B a su contratista, deberá obtener su consentimiento por escrito para entregar el documento electrónicamente. Asegúrese de seguir estos requisitos del IRS para el consentimiento de la entrega electrónica antes de enviar por correo electrónico el 1099-NEC a un contratista. De lo contrario, deberá enviarlo por correo postal.

Mejores prácticas para mantener su documentación en orden

Registros, registros, registros. Una vez que haya definido los requisitos fiscales, hay otros hábitos que debería adoptar para que su relación laboral con el contratista funcione lo más suavemente posible.

Como con otras actividades empresariales, conserve cada documento relacionado con su trabajo con un freelancer: contratos, facturas, comprobantes de pago y más. Aquí tiene algunos trucos del oficio que le ayudarán a mantenerse conforme (y cuerdo).

Solicite facturas a su contratista independiente

Pague a su contratista 1099 solo después de que le haya enviado una factura. Guarde cada factura para sus registros. Y no acepte informes adicionales de reembolso de gastos comerciales. ¿Por qué? Porque con gran libertad viene gran responsabilidad... por lo tanto, los gastos de su negocio son responsabilidad del freelancer.

Agregue a su freelancer a la nómina

Espere, sé lo que va a preguntar: “¿No puede el hecho de añadir freelancers a la nómina difuminar las líneas entre contratistas y empleados regulares?” En algunos casos, agregarlos a la nómina está bien. Dependiendo de la duración de las asignaciones, puede ser más fácil —y más eficiente— añadirlos directamente a la nómina de su empresa para depósitos directos en sus cuentas bancarias.

Si existe incertidumbre sobre si alguien es contratista o empleado, la empresa o el trabajador contratado pueden presentar el Formulario SS-8 ante el IRS, que emitirá una determinación sobre el estatus del trabajador basada en una serie de factores, incluido el contrato por escrito, el tipo de relación y el grado de control sobre el trabajo. (Esta clasificación de empleados distinción entre empleados y contratistas es la razón por la que el gobierno ha revisado de cerca a Uber y Lyft—y la economía de trabajos por encargo en general.)

Si un tipo de trabajador se considera un empleado, entonces deben cumplirse las leyes federales administradas y aplicadas por el Departamento de Trabajo de los EE. UU. (DOL), así como las leyes estatales, además de retener los impuestos sobre la nómina y proporcionar ciertas protecciones, tales como beneficios para empleados (o prestaciones por desempleo en caso de pérdida del empleo), al menos un salario mínimo, pago de horas extra si corresponde, y seguro de compensación laboral si es requerido.

Mantenga registros como un profesional

Mantener los registros organizados resulta mucho más fácil si todo se comparte y se almacena electrónicamente. Existen aplicaciones dedicadas para facturas y nómina, pero ¿qué pasa con otros documentos como contratos, acuerdos de confidencialidad (NDA) y otros archivos relacionados con el trabajo?

Herramientas para consultar:

• Dropbox Sign, una plataforma de firma electrónica

• DocuSign, otra plataforma de firma electrónica

• Google Docs para compartir y almacenar documentos

Mantener registros detallados forma parte de ser propietario de una pequeña empresa, pero no necesita enterrarse en tareas administrativas. Al llevar un control de sus “tareas imprescindibles” y de los plazos, y al usar herramientas para simplificar los procesos en la medida de lo posible, puede mantenerse al día con todos los requisitos de la legislación laboral y de presentación de impuestos sin mucho tiempo y esfuerzo adicionales.

Preguntas frecuentes

¿Los empleados 1099 pagan sus propios impuestos?

Sí, los empleados 1099 pagan sus propios impuestos, incluidos los impuestos por cuenta propia como el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare. Eso significa que las empresas que contratan contratistas independientes no tienen que retener dinero de sus pagos para impuestos.

¿Puede una empresa controlar cómo un trabajador 1099 realiza su trabajo?

No, una empresa no puede controlar cómo un trabajador 1099 realiza su trabajo. Las empresas pueden tener solicitudes específicas, como pedirle a un contratista que visite el lugar de trabajo para realizar determinadas tareas o asista a reuniones en horarios concretos, pero en última instancia corresponde al contratista independiente decidir cómo, dónde y cuándo hacer su trabajo.

¿Qué tipo de trabajos o roles se consideran típicamente 1099?

Los trabajos y roles que típicamente se consideran 1099 abarcan una amplia gama. El IRS define a un contratista independiente como cualquier persona que ejerza un oficio, negocio o profesión independiente que ofrezca servicios al público en general.

Los tipos comunes incluyen freelancers como redactores, fotógrafos, ilustradores, diseñadores gráficos y diseñadores web. Los consultores en áreas como TI, marketing, redes sociales y desarrollo empresarial también son contratistas 1099.

Si su empresa contrata abogados, contadores comerciales, diseñadores de interiores, repartidores, limpiadores, paisajistas, fontaneros o contratistas generales, a menudo se consideran empleados 1099.

¿Qué formularios necesita presentar una empresa para los empleados 1099?

Una empresa necesita presentar el Formulario 1099-NEC para que un trabajador 1099 reporte la compensación a no empleados. Su empresa también debe conservar en sus archivos el W-9 del contratista independiente, aunque no necesita presentarlo en ningún lugar.

¿Puede un contratista 1099 trabajar para varios clientes al mismo tiempo?

Sí, un contratista 1099 puede trabajar para varios clientes al mismo tiempo.