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¿Incorporaste a un contratista 1099? Esta es tu lista de control para contratistas

Krystal Barghelame Exdirectora de Marketing Integrado, Gusto 

Quizás has oído el término “empleado 1099”, pero se trata de un término erróneo, un empleado 1099 técnicamente no existe porque los empleados se clasifican de forma diferente a los contratistas independientes y los contratistas son quienes utilizan el formulario 1099.

A menudo, los contratistas 1099 pueden aportar la dosis extra de talento y velocidad que buscas. Sin embargo, al igual que para los empleados, también existe una buena cantidad de trámites para la contratación de contratistas independientes.

Una vez que hayas encontrado al profesional independiente perfecto para tu proyecto, no dejes que la enorme cantidad de formularios y documentos te haga perder el rumbo.

Y aunque siempre debes pedir a tu contador una lista de control para contratistas completa, aquí puedes ver algunos de los requisitos y las recomendaciones para saber qué tener en cuenta al contratar a un contratista nuevo.

Primero: Pon tus formularios de impuestos en orden

Cuando llegue la hora de preparar impuestos, quizás necesites dos documentos: el W-9 y el 1099-NEC. A continuación, incluimos los enlaces a los documentos correspondientes, pero sería bueno que visitaras el sitio web del IRS para asegurarte de tener las versiones más recientes.

Paso 1: Pide a tu contratista independiente que llene el formulario W-9

Cuando llegue la hora de preparar impuestos, el formulario W-9 será tu mejor amigo.
No es necesario que lo envíes a ningún lugar, pero se requiere que lo conserves en tus archivos por un mínimo de cuatro años. Pide a tu contratista que llene este formulario el primer día, para no tener que preocuparte por él más tarde.

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Solo carga los W-9 y nosotros presentaremos y enviaremos los 1099 de cada contratista por correo postal.

El formulario W-9 (solicitud de número de identificación del contribuyente) comienza simplemente verificando el nombre y la dirección del profesional independiente. A continuación, la casilla 3 (en la parte superior del formulario) te dirá cómo se clasifica la actividad de tu contratista. Siempre que este no dirija una sociedad anónima de tipo S o de tipo C, y que no le pagues con tarjeta de crédito o a través de una plataforma de pago de terceros (como PayPal), podrás presentar el formulario 1099-NEC en enero. (Más información más adelante).

Continuemos: La parte I incluye el número de identificación del contribuyente (TIN), de modo que el contratista no pueda eludir al IRS.

La parte II también te ayuda a confirmar que el contratista está autorizado legalmente a trabajar en los EE. UU. como residente o ciudadano estadounidense.

Cuando revises el W-9 del contratista, asegúrate de que se haya exentado de las retenciones de impuestos; deberá declarar impuestos por su cuenta. Tenemos un artículo entero dedicado a cómo llenar un W-9 que sería bueno que compartieras con tu contratista.

CONSEJO DE EXPERTO:
Si el profesional independiente es un residente extranjero o ciudadano, obtén el formulario W8-BEN en su lugar.

Paso 2: Llenar dos formularios 1099-NEC (copia A y B)

Marca tu calendario, porque este formulario tiene una fecha límite. En enero, verifica cuánto le pagaste al contratista independiente durante el último año. Si le pagaste más de $600 en el último año natural y la entidad empresarial del contratista no es una sociedad anónima de tipo S o de tipo C, tendrás que presentar un formulario 1099-NEC.

Consejo de experto: Si le pagaste a tu contratista a través de una tarjeta de crédito o una plataforma de pago (por ejemplo, PayPal), es posible que no debas presentar un 1099-NEC. Puede que se le exija a la entidad de liquidación de pagos que presente un 1099-K.

El 1099-NEC informa cuánto ganó un contratista independiente (pero no incluye los pagos realizados a través de tarjetas de crédito o plataformas de liquidación externas) mientras trabajaba contigo. Tanto tú como tu contratista lo necesitarán para declarar sus impuestos. Tanto tú como tu contratista lo necesitarán para declarar sus impuestos.

Cada 1099-NEC viene con una copia A y una copia B. Deberás presentar la copia A al IRS y enviar la copia B a tu contratista. Dado que el 1099-NEC no forma parte del Programa de Presentación Combinada Federal y Estatal, puede requerirse que proporciones un 1099-NEC a tu estado o al estado donde reside o trabaja el contratista. Asegúrate de consultar a tu contador para verificar que estás cumpliendo con las leyes estatales.

La fecha límite es el 31 de enero: Asegúrate de enviar el 1099-NEC al IRS y a tu contratista antes del último día de enero. Si cae en fin de semana, tienes hasta el lunes siguiente.

Si decides enviar la copia A del 1099-NEC al IRS por correo, asegúrate de incluir el formulario 1096: resumen anual y transmisión de las declaraciones informativas de los EE UU. Es la portada para las presentaciones en papel.

Para presentar los 1099 al IRS de manera electrónica a través del sistema FIRE, necesitarás un código de control de transmisor (TCC) que puedes solicitar mediante el formulario 4419. Procesar el papeleo toma tiempo, así que no te demores en presentar el formulario 4419. Tienes que hacerlo antes del 1 de noviembre del año anterior al que tienes previsto presentar los 1099 de manera electrónica. ¿Tienes más preguntas sobre la presentación electrónica? La publicación 1220 del IRS tiene instrucciones detalladas sobre cómo presentar los 1099 para el año tributario 2020.

Para enviar la copia B a tu contratista por correo electrónico, tendrás que obtener su consentimiento por escrito para entregar el documento de esa forma. Asegúrate de cumplir estos requisitos del IRS para el consentimiento de entrega electrónica antes de enviar el 1099-NEC a un contratista por correo electrónico. De lo contrario, deberás enviarlo por correo postal.

Recomendaciones para mantener tu lista de control para contratistas en orden

Registros, registros, registros. Una vez dominados los requisitos fiscales, hay otros hábitos que debes desarrollar para que tu relación con el contratista sea lo más fluida posible.

Al igual que con otras actividades de la empresa, conserva todos los documentos relacionados con tu trabajo con un profesional independiente: contratos, facturas, comprobantes de pago, etc. Los siguientes son algunos trucos que te ayudarán a cumplir las normas (y mantener la cordura).

Pide facturas a tu contratista independiente

No le pagues a tu contratista 1099 hasta que no te haya enviado una factura. Guarda todas las facturas como constancia. Y no aceptes ningún informe de gastos adicionales. ¿Por qué? Porque una gran libertad conlleva una gran responsabilidad; los gastos de la empresa del profesional independiente son responsabilidad de este.

Herramientas que revisar:

  • Bill.com para pagar y procesar las facturas
  • Harvest para controlar el tiempo
  • FreshBooks contabilidad para pequeñas empresas con facturación

Agrega al profesional independiente a la nómina

Un momento, ya sé lo que vas a preguntar: “¿Agregar a un profesional independiente a la nómina, o payroll, no borra los límites entre contratistas y empleados?” En algunos casos, es correcto agregarlo a la nómina. Según la duración de su relación, puede ser más fácil (y más eficiente) agregarlo directamente a la nómina de tu empresa.

Si hay una clasificación errónea de alguien como contratista, entonces la empresa o el trabajador pueden enviar el Formulario SS-8 al IRS, que determinará el estado del trabajador basado en una variedad de factores, incluyendo el contrato escrito, el tipo de relación y grado de control sobre el trabajo. (Esta distinción entre empleados y contratistas es la razón por la cual el gobierno ha observado cercanamente a Uber y Lyft, y a la economía de trabajos temporales en general).

Si un tipo de trabajador se considera un empleado, se deben seguir las leyes federales manejadas y aplicadas por el Departamento de Trabajo de los EE. UU. (DOL), así como las leyes estatales, junto con la deducción de impuestos sobre la nómina y la provisión de ciertas protecciones, como beneficios para empleados (o beneficios por desempleo en caso de pérdida del trabajo), al menos un salario mínimo, pago de horas extra si es elegible y compensación para trabajadores si es necesario.

Conserva los registros como un experto

Llevar los registros organizadamente es mucho más fácil si todo se comparte y almacena de manera electrónica. Hay aplicaciones específicas para las facturas y las nóminas, pero ¿qué pasa con otros documentos como los contratos, los acuerdos de confidencialidad (NDA) y otros archivos relacionados con el trabajo?

Herramientas que revisar:

Conservar registros detallados es parte de la actividad empresarial, pero no es necesario que te pierdas entre todo ese papeleo. Al dar seguimiento a las obligaciones y plazos, y usar herramientas digitales para agilizar los procesos, puedes cumplir con todos los requisitos sin que requiera mucho tiempo y esfuerzo.

Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.

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