¿Cómo puedo crear una LLC en California?

Crear una empresa en California no es una tarea fácil. Es un proceso de varios pasos que requiere una gran atención a los detalles y mucha paciencia. Para que esto sea lo más sencillo posible, vamos a centrarnos en uno de los tipos más comunes de pequeñas empresas en California: la sociedad de responsabilidad limitada, también conocida como LLC. Empecemos a hablar sobre cómo crear una LLC en California.

Paso 1: Elige un tipo de empresa

Hay varios tipos de empresas entre las que puedes elegir a la hora de iniciar empresa. Entre ellos, se incluyen:

• sociedad de responsabilidad limitada
• empresa unipersonal
• sociedad de personas
• sociedad anónima de tipo C
• sociedad anónima de tipo S

Vamos a profundizar en lo que debes hacer para crear una LLC en California. En comparación con las sociedades anónimas y las sociedades de personas, las LLC tienen dos grandes ventajas:

• Agilización tributaria. A diferencia de las sociedades anónimas, las LLC no tributan como entidad. Al llegar la temporada de impuestos, las ganancias y pérdidas de la LLC “se transfieren” a los miembros de la LLC, cada uno de los cuales incluye su parte de las ganancias y pérdidas en su declaración de impuestos individual.
• Responsabilidad personal limitada. A diferencia de lo que ocurre en una sociedad de personas, no eres responsable personalmente de las deudas y obligaciones de tu empresa, y tus bienes personales están protegidos en caso de demanda.

¿Por qué es importante?

El tipo de entidad que elijas no solo sienta las bases de la organización de tu empresa, sino también del modo en que tributarás y estarás protegido legalmente.

¿Qué debo hacer?

Si aún no te decidiste por un tipo de empresa, analiza las ventajas y desventajas de las entidades empresariales mencionadas anteriormente.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• Recuerda que, si bien una LLC tributa como empresa unipersonal (en el caso de las LLC unipersonales) o como una sociedad de personas (en el caso de las LLC de varios miembros), puede optar por tributar como una sociedad anónima de tipo S o una sociedad anónima de tipo C. (¿Quieres más detalles? En este video puedes ver cómo hacer que una LLC tribute como empresa unipersonal y no como sociedad anónima de tipo S). Determinar si tu LLC debe elegir un tratamiento tributario especial es una cuestión compleja que conviene decidir con el asesoramiento de un abogado o un asesor de impuestos.

Paso 2: Registra tu LLC en la Secretaría de Estado

Luego, debes presentar el acta constitutiva de tu empresa ante la Secretaría de Estado de California.
También puedes optar por crear tu empresa en otro lugar, por ejemplo, Delaware, Nevada u otro estado que cuente con leyes que favorezcan a las empresas y ofrezcan beneficios tributarios. Aunque, si desarrollas tu actividad en California, es probable que tengas que registrarte en California como entidad “foránea”, lo que significa que tendrías que pagar tasas en dos estados.

¿Por qué es importante?

Organizar tu empresa en la Secretaría de Estado establecerá tu entidad como una empresa comercial legal. Decidir cómo se va a llamar y reservar un nombre, que forma parte del proceso, también te ayudará a asegurarte de que tienes una identidad única y legal que podrás utilizar al trabajar con los clientes y con las agencias estatales y federales.

¿Qué debo hacer?

• Primero, necesitarás un nombre para tu nuevo proyecto comercial. Así que haz las averiguaciones necesarias, a través de Google, la Secretaría de Estado de California y, si quieres, la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de los Estados Unidos para encontrar un nombre distintivo para tu empresa.
• Luego, obtén una copia del formulario de solicitud de reserva de nombre de la Secretaría de Estado. Llénalo conforme a las instrucciones y devuélvelo por correo postal o en persona junto con el pago de $10. Así se ve el formulario:

• La reserva del nombre dura 60 días. Antes de que venza tu reserva, tienes que confirmarla registrando formalmente a tu empresa. Para hacerlo, debes presentar tu acta constitutiva a través del formulario LLC-1. Así se ve ese formulario:

• Llena el formulario LLC-1 según las instrucciones incluidas y devuélvelo por correo postal o en persona a la oficina de la Secretaría de Estado en Sacramento. También deberás incluir el pago de presentación de $70. Después de recibir tu formulario, la oficina de la Secretaría de Estado te enviará una copia del documento presentado de forma gratuita. Y, si lo solicitas, te certificarán esa copia con un costo de $5.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• Puedes usar tu domicilio si no tienes una dirección comercial. Solo ten en cuenta que esa información será pública.
• Se te pedirá que nombres a un agente individual o a un agente corporativo registrado para tu empresa. Esta persona debe proporcionar una dirección donde pueda recibir notificaciones legales, citaciones y otros requerimientos. Tú puedes ser el agente de tu LLC.
• Si quieres que tu empresa pueda funcionar con otro nombre, tienes que registrar ese nombre como “nombre comercial” (DBA), que también se conoce como nombre de empresa ficticio. Por ejemplo, Gusto es un nombre comercial. Nuestro nombre legal es ZenPayroll, Inc. Puedes registrar un nombre comercial en la secretaría del condado o en el registro del condado donde se encuentra tu empresa.
• Es posible que también tengas que registrar tu LLC en otros estados en los que desarrolles tu actividad. Si tienes una presencia física o un empleado en un estado, o si tienes reuniones frecuentes en persona con clientes o generas una gran parte de tus ingresos en un estado, es probable que se considere que desarrollas tu actividad comercial en ese estado. Por lo general, esto significa que también deberás pagar impuestos en ese estado.

Paso 3: Presenta una declaración de información

Después de presentar tu acta constitutiva, deberás presentar una declaración de información en la Secretaría de Estado de California. Este formulario ayuda al estado a mantenerse al día con respecto a los cambios en tu LLC, como la dirección comercial o los nombres de sus miembros.

¿Por qué es importante?

La ley de California exige que presentes un formulario LLC-12 en un plazo de 90 días tras el registro en la Secretaría de Estado y luego cada dos años para mantener activo el registro público de tu empresa.

¿Qué debo hacer?

• Puedes presentar el formulario LLC-12 electrónicamente con una tarjeta de crédito. El pago de presentación es de $20 y recibirás una copia en PDF por correo electrónico si la solicitas. También puedes enviar el formulario por correo postal o entregarlo en persona en la oficina de la Secretaría de Estado en Sacramento. Si optas por no presentar la solicitud en línea y quieres una copia física, tendrás que incluir un pago adicional. También puedes acceder a una copia digital en línea en cualquier momento.
• Así se ve el formulario LLC-12:

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• Si no presentas la declaración de información antes de las fechas límite exigidas, es posible que tu LLC sea suspendida y que pierdas así el derecho a administrar tu empresa legalmente. Si esto ocurre, tendrás que comunicarte con la Secretaría de Estado para saber qué debes hacer para reactivar legalmente tu LLC.

Paso 4: Solicita un EIN

Para pagar los impuestos de tu LLC al Tío Sam, lo más probable es que necesites un número de identificación del empleador (EIN). También conocido como identificación tributaria federal, el EIN es un número de 9 dígitos asignado por el IRS para identificar a tu empresa.

¿Por qué es importante?

Un EIN te permite abrir una cuenta bancaria para tu empresa, solicitar los diversos permisos para la empresa, establecer la nómina y pagar los impuestos federales sobre la nómina.

¿Qué debo hacer?

Llenar el formulario SS-4 del IRS para solicitar tu EIN. También puedes hacerlo en línea. Por su parte, el IRS te enviará un formulario CP-575 para confirmar tu nuevo EIN.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• No necesitarás un EIN si tu respuesta es “no” a todas estas preguntas.
• También puedes establecer tu año tributario en el formulario SS-4 si especificas el mes de cierre de tu año contable en la línea 12.

Paso 5: Crea un contrato social

Redactar un contrato social es un paso fundamental para iniciar tu empresa. Este documento interno establece diversos detalles, como los siguientes:

• Cómo se administra tu LLC
• Quién es el propietario de qué porcentaje de la empresa
• Cómo se recaudan los fondos
• Cómo se reparten las ganancias y las pérdidas entre los miembros
• Cómo se producen los cambios de miembros
• Cómo disolver la LLC

¿Por qué es importante?

• El estado de California exige que las LLC tengan un contrato social verbal o escrito, aunque aconseja tener uno formal y escrito. Sin embargo, no es necesario que lo presentes en la Secretaría de Estado. Solo mantenlo en tus archivos.
• Tener un contrato social te ayudará a establecer tu condición de entidad de responsabilidad limitada. Sin un contrato social, es más probable que un tribunal desconozca tu LLC en California y considere a sus miembros responsables en caso de sentencias contra la LLC.

¿Qué debo hacer?

• Elaborar un contrato social. Esta es una plantilla para tener en cuenta, aunque hay muchos formatos diferentes. Es posible que cada miembro de la LLC deba contratar a un abogado para que revise el contrato social.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

Un contrato social no es inalterable y puede actualizarse. Para asegurarte de que las actualizaciones se realicen sin problemas, incluye en el contrato social el proceso para hacerle modificaciones.

Paso 6: Abre una cuenta bancaria para tu LLC en California

Se necesita dinero para ganar dinero, así que lo más recomendable como próximo paso es que abras una cuenta bancaria para tu nueva LLC en California.

¿Por qué es importante?

• Una cuenta bancaria empresarial separa los bienes de la empresa de los personales, lo que es de gran ayuda en caso de demanda.También le facilita a tu contador saber con precisión qué gastos pertenecen a la empresa.

¿Qué debo hacer?

• Comunícate con el banco que prefieras para averiguar qué necesitarás para abrir una cuenta bancaria empresarial para tu LLC. La mayoría de los bancos piden información como el EIN, el acta constitutiva y el contrato social.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• Asegúrate de preguntar por adelantado si puedes acceder a una cuenta gratuita para tu empresa. Muchos bancos ofrecen esta posibilidad.

Paso 7: Regístrate en el Departamento de Impuestos Estatales

Además de los impuestos federales, también tendrás que pagar impuestos al estado de California.
Para hacerlo, deberás registrarte en el Departamento de Impuestos Estatales.

¿Por qué es importante?

• Cada año, se exige a las LLC de California que paguen un impuesto de $800 al Departamento de Impuestos Estatales, además de tarifas adicionales si los ingresos totales de la LLC superan los $250,000.
• El primer impuesto de la LLC vence el día 15 del cuarto mes después de su constitución. En los años siguientes, el impuesto vencerá el día 15 del cuarto mes del año tributario. (Si adoptas el año natural como año tributario, esta fecha sería el 15 de abril).

¿Qué debo hacer?

• Si quieres pagar tus impuestos de California en línea, tendrás que llamar al Departamento de Impuestos Estatales al 1-800-353-9032 (o al 1-916-845-2829 desde fuera de los Estados Unidos) antes de iniciar el proceso de registro en línea.
• También puedes presentar tus impuestos por correo postal mediante el formulario 568.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• La Junta de Impuestos de Franquicia (FTB) define los “ingresos totales” como la suma de los recibos brutos y el costo de los bienes vendidos atribuibles a California.
• A continuación, se muestra la lista de tarifas para las LLC de California con rentas totales de $250,000 o más. Esto se suma al impuesto anual de $800 de la LLC.
• $900 si la renta total es de $250,000 a $499,999
• $2,500 si la renta total es de $500,000 a $999,999
• $6,000 si la renta total es de $1,000,000 a $4,999,999
• $11,790 si la renta total es de $5,000,000 o más

Paso 8: ¿Vas a contratar empleados?

Si quieres contratar empleados a medida que tu empresa crece, necesitarás obtener un número de cuenta de impuestos sobre la nómina en el Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD).

¿Por qué es importante

• Para contratar legalmente a empleados en California, debes tener un número de cuenta de impuestos sobre la nómina.Tener este número también te permitirá trabajar con proveedores de nómina como Gusto.

¿Qué debo hacer?

• Solicitar un número de cuenta de impuestos sobre la nómina es fácil. Solo tienes que ir a la página de servicios electrónicos para empresas de la EDD y hacer clic en “Inscribirse” para crear un usuario y una contraseña. Luego, inicia sesión, haz clic en “Nuevo empleador”, selecciona el enlace “Haz clic aquí para registrarte para el número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador” y sigue las instrucciones.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• Si no confirmas tu dirección de correo electrónico en un plazo de 24 horas, tendrás que volver a iniciar el proceso de inscripción.

Paso 9: Solicita un permiso de vendedor

Si tu LLC se dedica a la venta o al alquiler de mercancías, productos o bienes tangibles que normalmente estarían sujetos al impuesto sobre las ventas, California requiere que tengas un permiso de vendedor y que pagues el impuesto sobre las ventas de esos artículos.

¿Por qué es importante?

• Si vendes sin tener un permiso de vendedor, puedes recibir una multa o alguna otra sanción.

¿Qué debo hacer?

• Puedes obtener un permiso de vendedor sin costo alguno en el Departamento de Administración de Impuestos y Cuotas de California (CDTFA). Regístrate para solicitar tu permiso de vendedor en línea haciendo clic en “Registrar una nueva actividad empresarial”.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• Si tu empresa tiene más de un local, tendrás que obtener permisos individuales para cada local o un permiso consolidado. Solo tienes que registrarte para obtener el permiso y la CDTFA decidirá qué tipo de permiso darte.

Paso 10: Cumple con los requisitos tributarios del condado o de la ciudad

Ya hablamos de los impuestos federales y estatales. Además de eso, algunos condados y ciudades pueden exigirte el pago de impuestos locales.

¿Por qué es importante?

• De los impuestos no se salva nadie. Tienes que pagarlos.

¿Qué debo hacer?

• Busca en Google el nombre de tu ciudad junto con “registrar tu empresa” para ver si tu ciudad tiene requisitos tributarios. A continuación, haz lo mismo con el nombre de tu condado.

¿Hay algún detalle que deba tener en cuenta?

• Hagas lo que hagas, no te saltes este paso. La omisión del pago de impuestos puede causarte grandes problemas con el gobierno.

Felicitaciones, ¡llegaste al final de este tutorial! A estas alturas debe estar bastante claro cómo crear una LLC en California no es algo que puedas resolver en una tarde o, incluso, en una semana. Pero, si sigues atentamente los pasos anteriores, superarás los obstáculos básicos para que tu empresa despegue.

El abogado especializado en pequeñas empresas Sam Mollaei aportó sus conocimientos y consejos para este artículo.