Iniciar un negocio en California no es tarea fácil. Es un proceso de varios pasos que requiere mucha atención a los detalles y mucha paciencia. Para mantener las cosas lo más sencillas posible, nos vamos a centrar en uno de los tipos de pequeñas empresas más comunes en California: la sociedad de responsabilidad limitada, también conocida como LLC. Comencemos a formar una LLC en California con esta guía paso a paso.
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Cómo iniciar una LLC en California
Paso 1: Elija un tipo de negocio
Existen varios tipos de estructuras empresariales entre las que puede elegir al iniciar su LLC en California. Estas incluyen:
Corporación C (C corp)
Corporación S (S corp)
Nos centraremos en lo que necesita hacer para iniciar una LLC en California. En comparación con las corporaciones y las sociedades, una LLC ofrece dos ventajas principales para los propietarios de negocios:
Fiscalidad simplificada: A diferencia de una corporación, a una LLC no se le aplica impuesto a nivel de entidad. En la época de impuestos, las ganancias y pérdidas de la LLC «pasan» a los miembros de la LLC, y cada uno incluye su parte de las ganancias y pérdidas en su declaración de impuestos individual.
Protección limitada de responsabilidad personal: A diferencia de una sociedad colectiva, usted no es personalmente responsable de las deudas y responsabilidades de su empresa, y sus activos personales están protegidos en caso de una demanda.
¿Por qué es esto importante?
El tipo de entidad que elija no solo sienta las bases de cómo se organiza su negocio en California, sino también de cómo será gravado y protegido legalmente.
¿Qué debo hacer?
Si aún no ha decidido el tipo de negocio, considere las ventajas y desventajas de cada entidad empresarial enumeradas arriba.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Tenga en cuenta que, aunque una LLC tributa como empresa individual (para LLC de un solo miembro) o como sociedad (para LLC de varios miembros), puede optar por tributar como una corporación S o una corporación C. (¿Quiere más detalles? Vea este video sobre tener una LLC tributada como empresa individual frente a como S Corp). Determinar si su LLC debería elegir un tratamiento fiscal especial es una cuestión compleja que es mejor decidir con el asesoramiento de un abogado o un profesional fiscal.
Paso 2: Registre su LLC en la Secretaría de Estado
A continuación, debe presentar los Articles of Organization ante la oficina de la Secretaría de Estado de California para formar su LLC. También puede optar por formar su negocio en otro lugar, por ejemplo Delaware, Nevada u otro estado con leyes empresariales y beneficios fiscales favorables. Sin embargo, si realiza negocios en California, probablemente tendrá que registrarse en California como una LLC extranjera, lo que significa que tendría que pagar dos series de tasas estatales.
¿Por qué es esto importante?
Sus Articles of Organization establecerán su entidad como una empresa legal en el estado de California. Decidir y reservar un nombre para la LLC, que forma parte del proceso, también ayudará a garantizar que tenga una identidad legal y única para usar al trabajar con clientes y con agencias estatales y federales.
¿Qué debo hacer?
Primero, necesitará hacer una búsqueda de nombre para su nueva empresa. Por lo tanto, haga la investigación necesaria —a través de Google, el sitio web de la Secretaría de Estado de California, y si lo desea, con la United States Patent and Trademark Office—para encontrar un nombre distintivo para su negocio.
Luego, obtenga una copia del Name Reservation Request Form. Complételo según las instrucciones y envíelo por correo o en persona, junto con la tarifa de $10. Así es como se ve el formulario:
La reserva de nombre dura 60 días. Antes de que expire su reserva, los requisitos de nombramiento incluyen que debe reclamar el nombre registrando formalmente su negocio. Para hacerlo, debe presentar los Articles of Organization de su LLC mediante Form LLC-1. Así es como se ve ese formulario:
Complete el Form LLC-1 según las instrucciones incluidas y envíelo por correo o en persona a la oficina de la Secretaría de Estado en Sacramento. Después de recibir su formulario, la oficina de la Secretaría de Estado le devolverá una copia de su documento archivado de forma gratuita. Y, si la solicita, certificarán esa copia por una tarifa de $5.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Puede usar la dirección postal de su domicilio si no tiene una dirección de oficina, pero tenga en cuenta que esta información será pública.
Se le pedirá que designe ya sea a un agente individual o a un agente corporativo registrado para su negocio. Esta persona debe proporcionar una dirección física donde pueda recibir notificaciones legales, emplazamientos y citaciones. Usted puede ser el agente de su LLC.
Si desea poder operar su negocio bajo otro nombre, debe registrar ese nombre como un “doing business as” (DBA), que también se conoce como nombre comercial ficticio. Por ejemplo, Gusto es un DBA. Nuestro nombre legal es ZenPayroll, Inc. Puede registrar un DBA en la oficina del secretario del condado (county clerk) o en la oficina del registrador del condado (county recorder) donde se encuentra su negocio.
También es posible que tenga que registrar su LLC en otros estados donde realice negocios. Si tiene una presencia física o un empleado en un estado, o si tiene reuniones presenciales frecuentes con clientes o genera una gran parte de sus ingresos en un estado, probablemente se le considerará que realiza negocios en ese estado. Esto usualmente significa que también tendrá que pagar impuestos a ese estado.
Paso 3: Presentar una Declaración de Información
Después de presentar sus Articles of Organization en California, deberá presentar una Declaración de Información inicial (también conocida como informe anual) ante la Secretaría de Estado de California. Esto mantiene al estado informado sobre cambios en su LLC, como la dirección comercial o los nombres de los miembros de la LLC.
¿Por qué es esto importante?
La ley de California requiere que presente un Form LLC-12 dentro de los 90 días de registrarse en la Secretaría de Estado y luego cada dos años, sirviendo como informe bienal, para mantener el registro público de su empresa en buen estado.
¿Qué debo hacer?
Puede presentar electrónicamente el Form LLC-12 con una tarjeta de crédito. La tarifa de presentación es de $20, y recibirá una copia en PDF por correo electrónico si la solicita. También puede enviar por correo o dejar el formulario en la oficina de la Secretaría de Estado en Sacramento. Si elige presentar de forma presencial y desea una copia física de su presentación, tendrá que incluir un pago adicional. También puede acceder a una copia digital en línea en cualquier momento.
Así es como se ve el Form LLC-12:
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Si no presenta su Declaración de Información antes de los plazos requeridos para la presentación estatal, su LLC puede ser suspendida y, efectivamente, perderá el derecho a operar su negocio. Si esto ocurre, tendrá que ponerse en contacto con la Secretaría de Estado para averiguar qué debe hacer para reactivar su LLC.
Paso 4: Solicitar un EIN
Para pagar impuestos federales sobre su LLC, probablemente necesitará un Employer Identification Number (EIN). También conocido como identificación fiscal federal, el EIN es un número de 9 dígitos asignado por el Internal Revenue Service (IRS) para identificar su negocio.
¿Por qué es esto importante?
Un EIN le permite abrir una cuenta bancaria para su negocio, solicitar varios permisos comerciales, establecer la nómina, y pagar los impuestos federales sobre la nómina.
¿Qué debo hacer?
Complete el Form SS-4 para solicitar su EIN. También puede hacerlo en línea. A cambio, el IRS le enviará un Form CP-575 para confirmar su nuevo EIN.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
No necesitará un EIN si responde “no” a todas estas preguntas.
También puede establecer su año fiscal en el Form SS-4 especificando el mes de cierre de su ejercicio contable en la línea 12.
Paso 5: Crear un acuerdo operativo
Redactar un acuerdo operativo de la LLC es un paso crucial en el proceso de formación de su negocio. Este documento interno establece los detalles sobre temas como la estructura de gestión para los propietarios de la LLC, incluyendo, entre otros:
Cómo se gestiona su LLC …
Gestionada por los miembros si está iniciando una LLC de un solo miembro, o si todos los propietarios del negocio —o «miembros»— participarán directamente en las operaciones
Gestionada por un gerente si planea contratar a un gerente externo, o si algunos de los propietarios del negocio no desean involucrarse en la gestión
Quién posee qué parte de la empresa
Cómo se recauda el dinero
Cómo se comparten las ganancias y pérdidas entre los miembros
Cómo ocurren los cambios de membresía
Cómo disolver la LLC
¿Por qué es esto importante?
El Estado de California exige que las LLC tengan un acuerdo operativo verbal o escrito, aunque recomiendan tener uno formal y por escrito. Sin embargo, no tiene que presentarlo ante la Secretaría de Estado. Simplemente consérvelo en sus registros.
Tener un acuerdo operativo ayudará a establecer su condición de responsabilidad limitada. Sin uno, es más probable que un tribunal ignore la LLC y haga que sus miembros respondan por sentencias contra la empresa.
¿Qué debo hacer?
Elabore el acuerdo operativo de su LLC. Cada miembro de la LLC también puede querer contratar a un abogado para que revise el documento antes de firmarlo.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Un acuerdo operativo no es inamovible y puede actualizarse. Para asegurarse de que las actualizaciones se puedan realizar sin problemas, incluya en su acuerdo el proceso para hacer enmiendas.
Paso 6: Abra una cuenta bancaria comercial para su LLC
Se necesita dinero para ganar dinero, así que lo siguiente que querrá hacer es abrir una cuenta bancaria para su nueva LLC.
¿Por qué es esto importante?
Una cuenta bancaria empresarial separa los activos de su negocio de los personales, lo que suele ser útil en caso de que sea demandado. También facilita a su contable saber exactamente qué gastos pertenecen a su negocio.
¿Qué debo hacer?
Contacte al banco de su elección para averiguar qué necesitará para abrir una cuenta bancaria empresarial para su LLC. La mayoría de los bancos solicitan información como su EIN, Articles of Organization y el acuerdo operativo.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Asegúrese de preguntar de antemano si puede obtener una cuenta gratuita para su negocio. Muchos bancos ofrecen esto.
Paso 7: Regístrese en la Franchise Tax Board (FTB)
Además de los impuestos federales, también tendrá que pagar impuestos al estado de California. Para hacerlo, tendrá que registrarse en la Franchise Tax Board (FTB).
¿Por qué es esto importante?
Las LLC en California deben pagar un impuesto de franquicia anual de $800 a la California Franchise Tax Board, además de tarifas adicionales si los ingresos totales de su LLC superan los $250,000.
Dentro del primer año, su impuesto anual inicial vence el día 15 del cuarto mes después de que se forme su LLC. Cada año a partir de entonces, el pago del impuesto anual vence el día 15 del cuarto mes de su año fiscal. (Si adopta el año calendario como su año fiscal, esto sería el 15 de abril.)
Estos pagos se deben realizar con el LLC Tax Voucher (FTB 3522).
¿Qué debo hacer?
Si desea pagar sus impuestos de California en línea, tendrá que llamar a la Franchise Tax Board al 1-800-852-5711 (o al 1-916-845-6500 desde fuera de los Estados Unidos) durante el horario comercial antes de iniciar el proceso de registro en línea.
También puede presentar sus impuestos por correo utilizando Form 568.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
La FTB define «ingresos totales» como la suma de los ingresos brutos y el costo de los bienes vendidos que se atribuyen a California.
A continuación se muestra el calendario de tarifas para LLC en California con ingresos totales de $250,000 o más. Esto es además del impuesto anual de $800 para LLC, y estas tarifas vencen el día 15 del sexto mes del año fiscal actual:
$900 si los ingresos totales son $250,000 – $499,999
$2,500 si los ingresos totales son $500,000 – $999,999
$6,000 si los ingresos totales son $1,000,000 – $4,999,999
$11,790 si los ingresos totales son $5,000,000 o más
Paso 8: ¿Va a contratar empleados? Regístrese en la EDD
Si desea contratar empleados a medida que su negocio crezca, necesitará obtener un número de cuenta de impuesto sobre la nómina del Employment Development Department (EDD).
¿Por qué es esto importante?
Para contratar empleados en California, debe tener un número de cuenta de impuesto sobre la nómina. Tener este número también le permitirá trabajar con proveedores de nómina como Gusto.
¿Qué debo hacer?
Solicitar un número de cuenta de impuesto sobre la nómina es fácil. Simplemente vaya a la e-Services for Business página y haga clic en “Enroll” para crear un nombre de usuario y una contraseña. Luego inicie sesión, haga clic en “New Employer”, seleccione el enlace “Click here to register for Employer Payroll Tax Account Number” y siga las instrucciones.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Si no verifica su dirección de correo electrónico dentro de las 24 horas, tendrá que comenzar el proceso de inscripción de nuevo.
Paso 9: Solicitar un permiso de vendedor
Si su LLC se dedica a vender o arrendar bienes, productos o propiedad tangible que normalmente estarían sujetos al impuesto sobre las ventas, California requiere que tenga un permiso de vendedor y que pague el impuesto sobre las ventas de esos artículos.
¿Por qué es esto importante?
Si realiza ventas sin un permiso de vendedor, podría ser multado o sufrir otras sanciones.
¿Qué debo hacer?
Puede registrarse en línea para obtener un permiso de vendedor sin costo en California Department of Tax and Fee Administration.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Si tiene más de una ubicación para su negocio, necesitará obtener permisos individuales para cada ubicación o un permiso consolidado. Regístrese para el permiso y la CDTFA decidirá qué tipo de permiso le concederá.
Paso 10: Cumpla con los requisitos fiscales del condado y/o de la ciudad
Ya hemos hablado de impuestos federales y estatales. Además de eso, algunos condados y ciudades pueden exigirle que pague impuestos locales.
¿Por qué es esto importante?
El fisco no espera a ningún emprendedor. Debe pagar sus impuestos.
¿Qué debo hacer?
Busque en Google el nombre de su ciudad junto con “register your business” para ver si su ciudad tiene requisitos fiscales. Luego haga lo mismo con el nombre de su condado.
¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?
Haga lo que haga, no omita este paso. No pagar impuestos puede causarle serios problemas con el gobierno.
¿Cuánto cuesta formar y mantener una LLC en California?
Como mencionamos anteriormente, existe una variedad de tarifas que los propietarios de negocios deben pagar para formar y mantener una LLC en California. Para empezar, los futuros propietarios de negocios deben pagar las siguientes tarifas para formar su empresa en el estado:
Tarifa de presentación de Articles of Organization: $70
Tarifa de presentación de la Declaración de Información: $20
Tarifa de reserva de nombre: $10
Servicio de agente registrado: opcional, y el precio depende de la empresa
Una vez que su negocio esté establecido, puede esperar pagar estas tarifas anualmente (excepto la tarifa de presentación de la Declaración de Información):
Impuesto anual de franquicia: $800
Tarifa de LLC basada en los ingresos: comienza en $900 una vez que los ingresos totales de su LLC superen los $250,000
Tarifa de presentación de la Declaración de Información: $20 cada dos años después del registro inicial
Licencias y permisos comerciales adicionales: el precio depende del permiso o la licencia
¿Qué licencias o permisos necesita una LLC en California para operar?
Además de un permiso de vendedor (si planea vender bienes o servicios gravables), es posible que deba solicitar ciertas licencias o permisos comerciales para operar su negocio en el estado. Estos pueden incluir:
Licencias profesionales, si va a iniciar una práctica de derecho, bienes raíces u otra similar dentro del estado
Permisos de construcción o de señalización, dependiendo de su ubicación y actividades comerciales
Permisos sanitarios para negocios relacionados con alimentos
Tenga en cuenta que puede necesitar licencias comerciales adicionales para operar en ciertos condados o ciudades de California. Por ejemplo, el condado de Los Ángeles y la ciudad de San Francisco exigen que los propietarios de negocios se registren en sus respectivas agencias antes de poder operar dentro de sus jurisdicciones.
Para obtener orientación adicional, la CalGold permit assistance tool puede ayudarle a determinar qué permisos estatales y locales específicos podría necesitar su negocio.
Cómo registrar LLC extranjeras en California
Si posee una LLC de otro estado y planea hacer negocios en California, debe registrar su empresa como una entidad extranjera en el estado y obtener la calificación extranjera.
Para hacerlo, primero presente una Application to Register a Foreign LLC (Form LLC-5) ante la oficina de la Secretaría de Estado de California, presente un certificate of good standing de su estado de origen de la LLC y pague la tarifa de presentación de $70.
A partir de ahí, pasará por el proceso que siguen las LLC nacionales para establecerse en el estado —incluyendo elegir un agente registrado en California, presentar una declaración de información inicial y pagar el impuesto anual de franquicia de $800 y otras tarifas de constitución.
¿California permite las series LLC?
Una series LLC es un conjunto de LLC estructuradas bajo una LLC principal. Cada unidad de la LLC tiene sus propios miembros, operaciones, activos y registros financieros, mientras que la LLC principal actúa como la empresa paraguas para todas las unidades.
California no permite la formación de series LLC dentro del estado, pero reconoce las que se han establecido en otros estados. Si una series LLC desea hacer negocios en California, debe pagar el impuesto de franquicia de $800 y otras tarifas de constitución por cada LLC en la serie.
Para más información, visite la California Secretary of State website.
¡Felicidades: ha llegado al final de estas instrucciones clave! A estas alturas debería quedar bastante claro que la constitución de una LLC en California no es algo que la mayoría de las personas resuelva en una sola tarde. Pero si sigue cuidadosamente los pasos anteriores—o contrate un servicio de constitución o un servicio de agente registrado para constituir una LLC—habrá superado los obstáculos básicos y los documentos legales necesarios para poner en marcha su negocio.
