Así que vas a crear una empresa. Tienes la idea, la visión y algo de dinero para cubrir los primeros seis meses.
- Pasa el primer mes y todo va bien.
- Termina el segundo mes y empieza a ser difícil pagar las cuentas.
- Llega el tercer mes y te das cuenta de que ¡TE QUEDASTE SIN DINERO!
Muchas empresas nuevas subestiman el costo de llegar a ser operativas y el tiempo que les tomará alcanzar ese punto.
Entonces, ¿cómo se puede evitar que el dinero se escurra entre los dedos al crear una empresa?
Con una estrategia para cada centavo y estableciendo límites ANTES de gastar.
Esto se consigue estableciendo un presupuesto inicial, en el que se calculan todos los gastos y las posibles pérdidas que se prevén para la apertura de la empresa.
Claro que preparar una plantilla de presupuesto para la empresa no es tan divertido como comprar todo en Amazon, pero es el primer paso para mantener tu empresa a flote a largo plazo.
La plantilla de presupuesto para pequeñas empresas que todo propietario debería copiar
El presupuesto inicial es como el Yoda de tu nueva empresa. Es esa vocecita en tu mente que:
- Se asegura de que tengas suficiente flujo de caja para cubrir los primeros meses;
- Te ayuda a determinar con exactitud la cantidad de dinero que necesitarás después, y
- Te golpea con un palo cuando empiezas a gastar todo el efectivo.
En otras palabras, es el momento en el que piensas en todo lo que puedes tener que gastar (como rentar un local o comprar un nombre de dominio) y estableces un colchón en caso algo no salga bien (como reemplazar a ese diseñador que usaba demasiados emojis esotéricos).
Además, un presupuesto inicial resulta muy útil a la hora de presentar la empresa a inversores, solicitar préstamos para pequeñas empresas y decidir si puedes costear a tu primer empleado.
Copia la plantilla de presupuesto para empresas que aparece arriba en Google Drive y sigue estos pasos para elaborar un presupuesto para tu empresa que realmente puedas seguir.
Paso 1: Establece la cifra total del presupuesto
Antes de elaborar el presupuesto inicial, establece tu presupuesto objetivo. Este es el total que estás dispuesto a gastar para crear tu empresa.
La razón por la que primero fijamos nuestro presupuesto objetivo es establecer límites de gasto claros desde el principio.
A medida que avances con tu presupuesto, querrás gastar más de lo que puedes permitirte. (No te preocupes, es normal). Tu presupuesto objetivo te hará volver a la realidad. Ten en cuenta la cantidad de dinero que tienes o puedes obtener. ¿Cuál sería un gasto realista? Recuerda que si pides un préstamo, tendrás que pagarlo más tarde. Solo pide prestado lo que puedas pagar realmente. Si vas a usar tus ahorros personales, no los pongas todos en tu presupuesto. Reservar un pequeño colchón es importante porque siempre hay que tener un fondo para emergencias.
Paso 2: Clasifica los gastos iniciales
Vuelca todo aquello en lo que crees que vas a gastar dinero para crear tu empresa en una hoja de cálculo.
Los gastos iniciales no son costos operativos continuos; es lo que necesitas comprar para crear la empresa, pero en lo que no gastarás dinero para siempre.
Sé lo más detallado posible. No escribas solo “equipo fotográfico”. Anota exactamente las cámaras, el equipo de iluminación, lentes, estuches y cualquier otro elemento (pequeño o grande) que necesites comprar.
Después de enumerar todo lo que necesitas, clasifica cada artículo como:
- Esencial
- No esencial
- Para más adelante
Los artículos esenciales son costos en los que es absolutamente necesario incurrir para que tu empresa comience a funcionar. Por ejemplo, el costo de una licencia comercial.
Los artículos no esenciales son costos que facilitarán el funcionamiento de la empresa, pero que no son indispensables para su actividad. Esto es subjetivo, por lo que debes usar tu criterio en este punto. Un artículo no esencial puede ser el costo de un diseñador que cree un logotipo para ti. Aunque sería bueno tenerlo, podrías abrir tu empresa sin él.
Los artículos para más adelante son los que se pueden postergar por seis meses. Estos pueden ser los costos asociados con la expansión de tu empresa, como el equipo de fotografía para trabajos más grandes. Si esto no va a frenar el crecimiento de tu empresa, quizás sea un gasto para más adelante.
Hablando en serio, probablemente querrás gastar más de lo que tienes a tu alcance.
Priorizar tus gastos ahora te ayudará a tomar esas decisiones difíciles más adelante.
Calcula cuánto vas a gastar por cada artículo esencial y no esencial.
Recuerda incluir los costos dentro de los costos. Por ejemplo, un sitio web cuesta más que solo contratar a un diseñador. También tienes que pagar el alojamiento, los nombres de dominio, plugins, imágenes de archivo, y softwares de seguridad, respaldo y carrito de compras. Cuantos más detalles incluyas, más posibilidades tendrás de respetar tu presupuesto.
Una búsqueda general en Google sobre cuánto cuestan estas cosas (junto con tus propios cálculos) será suficiente.
Calcula el costo total de tus artículos esenciales y no esenciales.
Estos son tus costos iniciales previstos. Listo.
Paso 3: Calcula las pérdidas
El siguiente paso es calcular cuánto tardarás en empezar a ganar dinero mientras sigues acumulando gastos generales. Estas son las denominadas pérdidas.
Calculamos las pérdidas porque las empresas nuevas necesitan tiempo para crear una cartera de clientes. Así que el presupuesto debe tener en cuenta ese plazo.
1. Calcula tus gastos generales mensuales previstos
En este paso, haz una lista y suma todos tus gastos periódicos, o los gastos que tendrás que pagar más de una vez y que no están vinculados a tu producto o servicio. Entre estos, se incluyen:
- Gastos de nómina o payroll.
- Subcontratistas.
- Suscripciones de software.
- Tarifas del sitio web.
- Tarifas de publicidad.
- Alquiler de la oficina.
- Remuneración por tu tiempo (¡no vayas a olvidarlo!).
2. Calcula cuántos meses tardarás en comenzar a ganar dinero
Sé realista. Aunque tengas algunos ingresos, ¿cuánto tiempo te llevará llegar al punto de equilibrio?
En las primeras etapas de tu empresa, será difícil pronosticar tus ingresos. Comienza con la cifra total de ventas que necesitarás para alcanzar el punto de equilibrio y luego vuelve a esa cifra con tu tasa de conversión, o la probabilidad de que una persona se convierta en cliente.
Tasa de conversión = n.º de ventas/n.º de clientes potenciales x 100
Si tu empresa se dedica a la provisión de servicios, analiza el costo promedio de tus servicios, cuántos clientes necesitarás conseguir y con qué frecuencia trabajarás con esos clientes. Luego, analiza las medidas que debes tomar para llegar a ese punto. Por ejemplo:
Tu empresa se dedica a la venta de productos y necesitas ganar $5,000 al mes para alcanzar el punto de equilibrio.
- Tu producto cuesta $50, lo que significa que necesitas 100 ventas al mes para alcanzar el punto de equilibrio. ($50 por producto x 100 ventas = $5,000)
- Con una tasa de conversión del dos por ciento, necesitarás conseguir 5,000 posibles clientes al mes. (Tasa de conversión del dos por ciento = 100 ventas/5,000 clientes potenciales x 100)
- Planeas sumar 1,000 clientes potenciales más por mes al tráfico de la empresa. Eso significa que tardarás cinco meses en alcanzar el punto de equilibrio.
Tu empresa se dedica a la provisión de servicios y necesitas ganar $5,000 al mes para alcanzar el punto de equilibrio.
- Como propietario de una peluquería, alquilas dos sillas al mes por $1,000 cada una. (Dos sillas x $1000 = $2,000)
- El resto de tus ingresos proviene de los servicios de la peluquería, y el costo promedio de tus servicios es de $90. Tus clientes regresan cada dos meses, por lo que deberás conseguir 66 clientes en total para tener ingresos continuos que te permitan alcanzar el punto de equilibrio. (33 clientes por mes x $90 = $2970)
- Planeas conseguir 12 clientes nuevos por mes. Eso significa que tardarás cinco meses y medio en alcanzar el punto de equilibrio.
- Multiplica tus gastos generales mensuales previstos por el número de meses que tardarás en empezar a ganar dinero. El total representa tus pérdidas.
Paso 4: Refuerza el presupuesto
En este punto, ya tienes claras dos partes esenciales de tu presupuesto: los costos iniciales y las pérdidas. Antes de sumar las dos cosas, hay un último paso —que a menudo se pasa por alto—, reforzar el presupuesto.
Es raro que alguien respete su presupuesto al cien por ciento. Muchas personas tienden a gastar más de la cuenta o a gastar su máximo sin cubrir algunos gastos clave. Al reforzar el presupuesto, creas una red de seguridad para no tener que esforzarte por cubrir los gastos de último momento.
Es importante tener en cuenta que reforzar el presupuesto NO es una invitación a gastar más dinero. Es como un airbag. Solo despliegas el airbag si REALMENTE lo necesitas.
Cómo reforzar el presupuesto:
- Toma cada línea de tu presupuesto inicial y suma el 10 por ciento de ese gasto a tus costos previstos.
- Para tu presupuesto operativo mensual, suma un 15 por ciento al total de los costos operativos mensuales.
Consulta la columna D de nuestro modelo de hoja de cálculo de presupuesto inicial para saber cómo se ve.
¿Por qué un 10 y un 15 por ciento?
Después de 10 años de encargarme de las finanzas de propietarios de pequeñas empresas, me di cuenta de que, en lugar de destrozar completamente sus presupuestos, todos tienden a excederse ligeramente. Es más fácil justificar gastar más de la cuenta cuando son solo $20 que cuando son $200.
Pero todo suma.
Ya estás listo para calcular todos los puntos de tu presupuesto inicial y deducir tus pérdidas. El total es la cantidad prevista que necesitarás para crear tu empresa.
Paso 5: Ajusta el presupuesto
Después de haber completado del paso 1 al 4, es posible que veas tu presupuesto previsto y pienses: “¡Vaya! No me alcanza para eso”. Por ese motivo hacemos esto.
El último paso para elaborar un presupuesto inicial es ajustar el presupuesto previsto para que coincida con la cifra del presupuesto objetivo que se fijó en el paso 1. Esto es lo que hará que crear una empresa sea realmente factible.
1. Primero, revisa tus gastos iniciales y todos los artículos marcados como no esenciales.
- ¿Cuáles de estos artículos puedes eliminar?
- ¿Alguno de estos artículos puede marcarse para más tarde?
- ¿Hay alguna forma de reducir el costo de estos artículos (p. ej., comprarlos usados, comprar menos licencias, contratar un plan más bajo, etc.)?
2. Pasa ahora a los gastos generales
- ¿Todos estos gastos son absolutamente necesarios para tu empresa durante los primeros seis meses?
- ¿Dónde puedes reducir costos?
- ¿Alguno de estos costos puede postergarse hasta dentro de seis meses? Digamos que estás creando una empresa de fotografía. Dado que tú y tu equipo viajarán bastante, puede que no sea necesario pagar el alquiler de una oficina física.
3. Si sigues sin conseguir que tu presupuesto se equilibre, reevalúa tus costos esenciales
- ¿Cuáles de estos costos son realmente esenciales?
- ¿Hay alguna forma de reducir esos costos esenciales? Por ejemplo, puedes pensar que una nueva lente para tu cámara es absolutamente esencial, pero ¿es posible alquilar una en lugar de comprarla? ¿Es posible comprarla usada o reacondicionada? Sé creativo a la hora de ahorrar dinero.
- Si no lo consigues, considera la posibilidad de hablar con otros propietarios de empresas de tu rubro para ver cómo lograron bajar los costos.
4. Repite este proceso hasta que la cifra del presupuesto objetivo coincida con la prevista
Elaborar un presupuesto es lo más importante que puedes hacer antes de abrir tu empresa.
No solo empiezas tu nuevo capítulo preparado para afrontar los costos, sino que además desarrollas la habilidad de gastar con un propósito definido y de manera controlada.
Así que mantén tu dinero bajo control y date una mayor oportunidad de construir un negocio rentable y sostenible que perdure por décadas.
Nota: La información compartida no debe tomarse como asesoramiento fiscal, legal, de beneficios, financiero o de recursos humanos. Dado que las reglas y regulaciones cambian con el tiempo y pueden variar según la ubicación, consulte a un abogado o experto en recursos humanos para obtener orientación específica para su caso.
