Entonces usted está iniciando un negocio. Usted tiene la idea, la visión y algo de dinero para cubrir los primeros seis meses.
Pasa el primer mes y todo va bien.
Pasa el segundo mes y la situación se empieza a apretar.
Llega el tercer mes, y ¡OH, NO—usted se ha quedado sin dinero.
Muchas empresas nuevas subestiman cuánto cuesta ponerse en marcha y cuánto tiempo llevará llegar allí.
Entonces, ¿cómo puede evitar el drenaje financiero de iniciar un negocio? Teniendo un plan para cada céntimo y creando límites ANTES de gastar.
Esto se hace creando un presupuesto inicial, donde estimará todos los gastos y las pérdidas potenciales que incurrirá para abrir su negocio.
Claro, hacer un presupuesto empresarial no es tan divertido como comprar todas las cosas en Amazon, pero es el primer paso para mantener su empresa a flote a largo plazo.
La plantilla de presupuesto inicial que todo nuevo propietario de negocio debe copiar
Copie esta plantilla de presupuesto empresarial gratuita
Un presupuesto inicial es como el Yoda de su nuevo negocio. Es esa vocecita que:
Garantiza que tenga flujo de efectivo suficiente para cubrir los primeros meses de gastos operativos,
Le ayuda a determinar exactamente cuánto ingreso necesitará su negocio además de eso, y
Le da un llamado de atención cuando empieza a gastar todo su dinero y ve cómo se acumulan sus gastos reales.
En otras palabras, es donde piensa en todos los gastos empresariales en los que posiblemente necesite gastar dinero, como los costos fijos (p. ej., arrendar un local o comprar su nombre de dominio), los costos variables (es decir, los gastos que varían mes a mes, como el costo de los bienes vendidos), y en crear un colchón para las cosas que no salen bien (p. ej., reemplazar a ese diseñador que estaba demasiado aficionado a los emojis esotéricos).
Además, un presupuesto inicial resulta útil cuando está presentando su negocio a inversores, solicitando préstamos para pequeñas empresas, y al decidir si puede permitirse su primer empleado.
Copie la plantilla gratuita de presupuesto para pequeñas empresas de arriba en su Google Sheet, su hoja de cálculo de Microsoft Excel o Smartsheet, y siga estos pasos para la planificación del presupuesto empresarial que realmente podrá seguir.
Paso 1: Establezca su cifra total del presupuesto
Antes de elaborar su presupuesto inicial, fije su objetivo presupuestario (considerando su presupuesto mensual y anual). Este es el total que está dispuesto a gastar para iniciar su negocio.
La razón por la que debe fijar primero su objetivo presupuestario es establecer límites de gasto claros desde el principio. Al trabajar su presupuesto, querrá gastar más de lo que puede pagar. (No se preocupe, eso es normal.) Pero su objetivo presupuestario lo volverá a la realidad.
Considere la cantidad de dinero que tiene o puede obtener. ¿Qué es realista que pueda gastar?
Recuerde, si va a solicitar un préstamo, tendrá que devolverlo. Solo pida prestado lo que pueda pagar razonablemente. Si está usando sus ahorros personales, no los agote en su presupuesto. Dejar un pequeño margen es importante porque siempre debe mantener un fondo de emergencia para gastos imprevistos.
Paso 2: Categorice sus gastos iniciales
Anote todo en lo que crea que gastará dinero para iniciar su negocio y póngalo en la hoja de cálculo.
Los gastos iniciales no son costos operativos continuos; son las cosas iniciales que necesita comprar para iniciar su negocio, pero en las que no espera gastar dinero para siempre.
Sea lo más detallado posible con sus partidas. No escriba simplemente “equipo de fotografía.” Anote las cámaras exactas, los equipos de iluminación, los objetivos, las bolsas para hombro y todo lo demás (pequeño y grande) que necesitará comprar.
Después de haber listado todo lo que necesita, categorice cada elemento como…
Esencial
No esencial, y
Más tarde
EsencialLos elementos esenciales son costos que absolutamente debe asumir para poner su negocio en marcha. Por ejemplo, esto podría ser el costo de una licencia comercial.
No esencialLos elementos no esenciales son costos que facilitarán la gestión de su empresa pero no son cruciales para su funcionamiento. Esto es subjetivo, pero use su mejor criterio. Un elemento no esencial podría ser el costo de un diseñador que cree un logotipo para usted. Aunque sería agradable tenerlo, aún podría abrir su negocio sin uno.
Más tardeLos elementos 'Más tarde' son cosas que se pueden posponer durante seis meses. Pueden ser costos asociados con escalar su negocio, como equipo de fotografía para trabajos más grandes. Si no ralentizará el crecimiento de su negocio, probablemente sea un costo 'Más tarde'.
Para cada elemento esencial y no esencial, estime cuánto gastará.
Recuerde incluir los costos dentro de los costos. Por ejemplo, un sitio web cuesta más que solo contratar a un diseñador. También tiene que pagar por el alojamiento, los nombres de dominio, los complementos, la fotografía de archivo, el software de respaldo y seguridad, y el software de carrito de compras.
Cuanto más detallado sea, más probabilidades tendrá de ceñirse a su presupuesto. Una búsqueda general en Google sobre cuánto cuestan estas cosas (junto con sus propias estimaciones) servirá.
Calcule el costo total de sus elementos esenciales y no esenciales.
Estos son sus costos iniciales estimados. ¡Bam!
Paso 3: Estime sus pérdidas
El siguiente paso es estimar cuánto tiempo pasará sin generar ingresos mientras acumula gastos generales. Estos son sus pérdidas.
Estimamos las pérdidas porque las nuevas empresas necesitan tiempo para construir una base de clientes. Por eso quiere que su presupuesto contemple ese período de tiempo.
1. Calcule sus gastos generales mensuales estimados
En este paso, enumere y sume todos sus gastos recurrentes, o gastos que tendrá que pagar más de una vez y que no están vinculados a su producto o servicio. Estos incluyen cosas como:
Subcontratistas.
Suscripciones de software.
Gastos de publicidad.
Alquiler de su oficina.
Compensación por su tiempo (¡no se deje fuera!).
2. Estime cuántos meses pasará sin generar ingresos
Sea realista. Aunque pueda tener algunos ingresos, ¿cuánto tiempo le tomará alcanzar el punto de equilibrio?
En las primeras etapas de su negocio, será difícil prever sus ingresos. Empiece con el número total de ventas que necesitará para alcanzar el punto de equilibrio y luego retroceda a ese número con su tasa de conversión, es decir, la probabilidad de que una persona se convierta en cliente.
Si su negocio es de servicios, considere el costo promedio de sus servicios, cuántos clientes necesitará obtener y con qué frecuencia trabajará con esos clientes. Luego considere las acciones que necesita tomar para llegar allí. Por ejemplo:
Para comprender sus gastos generales, multiplique sus gastos mensuales estimados por el período de tiempo (es decir, cuántos meses) que pasará sin generar ingresos. El total representa sus pérdidas.
Paso 4: Añada un colchón a su presupuesto
Hemos llegado al punto en el que ya tiene resueltas dos partes esenciales de su presupuesto: sus costos iniciales y sus pérdidas. Antes de sumar ambas, hay un paso final—y a menudo pasado por alto—: añadir un colchón a su presupuesto.
Es raro que una persona pueda ceñirse totalmente a su presupuesto. Muchas personas tienden a gastar de más o alcanzar su límite sin cubrir algunos gastos clave. Añadir un colchón a su presupuesto crea una red de seguridad para que no esté buscando desesperadamente cómo cubrir gastos de última hora.
Es importante señalar que añadir un colchón a su presupuesto NO es una invitación a gastar más dinero. Es un airbag. Solo desplegará este airbag si realmente, realmente lo necesita.
¿Por qué 10 y 15 por ciento?
Tras 10 años trabajando con las finanzas de propietarios de pequeñas empresas, he observado que, en lugar de destrozar completamente sus presupuestos, las personas tienden a pasarse solo ligeramente. Es más fácil justificar un gasto excesivo cuando son solo $20 en lugar de $200. Pero estas decisiones financieras se acumulan.
Ahora está listo para sumar su presupuesto inicial y deducir sus pérdidas. El total es la cantidad estimada que necesitará para iniciar su negocio.
Paso 5: Ajuste su presupuesto
Después de pasar por los pasos 1–4, puede mirar su presupuesto estimado y decir: “¡Dios mío! ¡No puedo permitírmelo!” Por eso estamos haciendo esto.
El paso final para crear un presupuesto inicial es ajustar su presupuesto estimado para que coincida con la cifra objetivo que fijó en el Paso 1. Esto es lo que hará que iniciar un negocio sea realmente viable.
1. Primero, revise sus gastos iniciales y todos los elementos marcados como no esenciales
¿Cuáles de estos elementos puede eliminar?
¿Puede alguno de estos elementos marcarse para más tarde?
¿Hay alguna forma en que pueda reducir el costo de estos elementos (por ejemplo, comprar algo usado, adquirir menos licencias, cambiar a un plan inferior, etc.)?
2. Pase a sus gastos generales
¿Son todos estos gastos absolutamente necesarios para su negocio durante los primeros seis meses?
¿Dónde puede reducir costos?
¿Se pueden posponer algunos de estos costos durante seis meses? Supongamos que está lanzando un negocio de fotografía. Dado que usted y su equipo viajarán bastante, puede ser innecesario pagar el alquiler de un espacio de oficina físico.
3. Si aún no puede equilibrar su presupuesto, reevalúe sus costos esenciales
¿Cuáles de estos costos son realmente esenciales?
¿Hay formas de reducir estos costos esenciales? Por ejemplo, puede pensar que un objetivo nuevo para su cámara es absolutamente esencial, pero ¿podría alquilar un objetivo en lugar de comprarlo? ¿Podría comprarlo usado o reacondicionado? Sea creativo en cómo puede ahorrar dinero.
Si está atascado, considere hablar con otros propietarios de negocios en su industria para ver cómo han podido reducir costos.
4. Repita este proceso hasta que la cifra objetivo de su presupuesto coincida con su estimación
La elaboración del presupuesto es lo más importante que puede hacer antes de abrir su negocio. No solo comienza su nueva etapa preparado para los costos, sino que también desarrolla la habilidad de gastar intencionalmente con enfoque en el resultado final.
Con objetivos financieros, no solo mantendrá sus cifras reales bajo control para darse una mayor probabilidad de tener éxito en su primer año, sino que también se preparará para construir una startup con un estado de pérdidas y ganancias del que pueda estar orgulloso, reflejando un negocio sostenible que estará presente durante décadas.
Preguntas frecuentes
¿Hay plantillas de presupuesto gratuitas para startups?
¡Sí, muchísimas! Puedes consultar la plantilla de presupuesto gratuita de Gusto aquí. La Administración de Pequeñas Empresas (SBA) también ofrece plantillas de presupuesto gratuitas, al igual que muchas otras plataformas para pequeñas empresas.
¿Cuánto dinero debo presupuestar para iniciar un negocio?
El presupuesto que debes presupuestar para iniciar un negocio depende de tu modelo de negocio, sector, ubicación y finanzas personales. Como mínimo, necesitarás suficiente dinero para cubrir los costos de registrar tu negocio, pagar las suscripciones de software y sitio web, comprar inventario y materiales, asegurar el equipo y, posiblemente, alquilar o comprar un espacio comercial. Los costos iniciales de puesta en marcha de un negocio pueden variar desde unos pocos miles de dólares hasta cifras de cinco o seis cifras, dependiendo del tamaño de tu operación. Para determinar exactamente cuánto dinero necesitas al principio, desplázate hacia arriba y sigue nuestro cálculo de presupuesto paso a paso.
¿Cuánto tiempo debería cubrir un presupuesto de startup (por ejemplo, los primeros 3, 6 o 12 meses)?
Idealmente, el presupuesto inicial de tu negocio debería cubrir los primeros seis meses de operaciones. Esto incluye alquiler, servicios públicos, materiales, inventario, costos de marketing y publicidad, nómina y cualquier reembolso de préstamos.
¿Cómo debería un presupuesto inicial considerar los gastos impredecibles o variables?
Es crucial aumentar tu presupuesto para tener en cuenta los gastos impredecibles o variables. Por cada línea de tu presupuesto inicial, suma el 10% de ese gasto a tus costos estimados. Para tu presupuesto operativo mensual, suma el 15% al total de los costos operativos mensuales.
¿Con qué frecuencia deben los fundadores actualizar el presupuesto inicial después del lanzamiento?
Es útil actualizar tu presupuesto mensualmente después del lanzamiento de tu nuevo negocio. Revisar tu flujo de caja y gastos mensualmente te dará una buena idea de qué está funcionando y qué podrías necesitar ajustar inicialmente. Piensa: invertir más dinero en marketing para ampliar tu base de clientes o ajustar el precio de tus productos.
